KERANGKA ACUAN KERJA
(KAK)
JASA KONSULTANSI BERORIENTASI LAYANAN-JASA KHUSUS
Penyusunan Peraturan Bupati Pengelolaan Arsip Dinamis
Kabupaten Bandung Barat
TAHUN 2025
KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
Penyusunan Perbup Pengelolaan Arsip Dinamis
Kabupaten Bandung Barat
URAIAN PENDAHULUAN
1. Latar belakang Pengelolaan arsip pada dasarnya merupakan salah satu kegiatan yang
ditujukan untuk mengelola segala dokumen-dokumen yang ada dalam suatu
organisasi atau instansi yang dapat digunakan sebagai penunjang aktivitas
organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya. Pengelolaan arsip memegang
peranan penting bagi jalannya suatu organisasi, yaitu sebagai sumber
informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang dapat bermanfaat untuk
bahan penelitian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program
pengembangan dari organisasi yang bersangkutan.
Penyelenggaraan kearsipan di tingkat kabupaten menjadi tanggung jawab
Pemerintah Daerah dan dilaksanakan oleh Lembaga Kearsipan Daerah,
dimana lembaga kearsipan daerah dalam kegiatan sehari-hari maupun
kegiatan secara history tidak akan terlepas dari aktifitas penciptaan arsip
dinamis aktif, arsip dinamis inaktif da arsip statis. Pengelolaan arsip dinamis
pada dasarnya meliputi kegiatan penciptaan arsip, penggunaan arsip,
pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip yang menjadi tanggung jawab dalam
pengelolaannya adalah arsip vital, arsip aktif dan arsip inaktif serta arsip
statis.
Untuk itu perlu dibuatkan peraturan untuk mempertegas pengelolaan arsip di
Kabaupatn Bandung Barat. Dengan adanya peraturan bupati tentang
pengelolaan arsip dinamis ini diharapkan tata kelola arsip di Kabupaten
Bandung Barat akan menjadi lebih baik dan bermanfaat sebagai penunjang
administrasi pemerintahan, sehingga kedepan fungsi arsip di Kabupaten
Bandung Barat akan sangat nyata dirasakan keberadaannya.
2. Maksud Maksud penyusunan Peraturan Bupati Pengelolaan Arsip Dinamis yaitu,
Tersedianya kebijakan yang mendukung pengelolaan arsip disetiap
lembaga, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, dan organisasi
kemasyarakatan; dan
3. Tujuan Peraturan Bupati Pengelolaan Arsip Dinamis Penghargaan ini yaitu :
1. Tersedianya pedoman teknis yang mendukung pengelolaan arsip
disetiap lembaga, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, dan
organisasi kemasyarakatan; dan
2. Meningkatnya kemampuan melakukan pengelolaan arsip bagi
lembaga, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, dan organisasi
kemasyarakatan
4. Lokasi Kegiatan Lokasi kegiatan ini adalah Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten
Bandung Barat.
5. Sumber Kegiatan ini dibiayai dari dana APBD kabupaten Bandung Barat Tahun
Pendanaan Anggaran 2025 dengan nilai pagu anggaran 88.770.000,- pada program
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS DAERAH KABUPATEN/KOTA
dengan kode rekening 5.1.02.02.09.0014
6. Nama dan a. Nama dan Organisasi :
Organisasi Dinas Arsip dan Perpustakaan
Pejabat Pembuat b. Nama Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) :
Komitmen dan DADAN IRPANSAH, ST
PPTK NIP. 198306112010011008
c. Nama Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) :
Puspa Kusuma Nagara, S.Si.,M.I.P
NIP. 198310011010012010
DATA PENUNJANG
1. Data Dasar Data yang disediakan oleh Pejabat Pembuat Komitmen yang dapat
digunakan adalah :
a. Data existing Arsip Kabupaten Bandung Barat baik digital maupun
fisik.
2. StandarTeknis -
3. Studi-studiTerdahulu - Dokumen Peraturan Bupati tentang Pengelolaan arsip dinamis pada
daerah lain
4. Referensi Hukum 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh pencipta arsip;
2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan
Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2014
Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali, terakhir
dengan Undangundang Nomor 9 Tahun 2015 tentang
Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 23 Tahun
2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 58 Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5679);
3. Peraturan pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012
Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 10 Tahun 1988) ;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan, pengelolaan arsip dinamis wajib dilakukan oleh
pencipta arsip.
5. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 18 Tahun
2016 Tentang Perangkat Daerah;
6. Peraturan Daerah Kabupaten Bandung Barat Nomor 9 Tahun
2016 tentang Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten
Bandung Barat;
7. Peraturan Presiden Nomor 29 tahun 2014 tentang Sistem
Akuntabiltas Kinerja Instansi Pemerintah ;
RUANGLINGKUP
1. Lingkup Kegiatan Adapun ruang lingkup kegiatan dalam rangka pelaksanaan pekerjaan
penyusunan Peraturan bupati tentang penelolaan arsip dan tentang
pemebrian penghargaan Dinas Arsip Dan Perpustakaan Daerah
Kabupaten Bandung Barat adalah sebagai berikut :
1) Pengolahan data dan informasi gambaran kersipan
2) Identifikasi permasalahan dan isu strategis pengelolaan kearsipan;
3) Perumusan tujuan dan sasaran;
4) Formulasi dan perumusan peraturan bupati
5) Penetapan kinerja pengelolaan arsip dinamis
6) Penyusunan Rancangan/Peraturan Bupati pengelolaan arsip
dinamis
2. Keluaran Hasil yang diharapkan dari kegiatan pekerjaan ini adalah berupa
dokumen Rancangan/Peraturan Bupati Tentang Pengelolaan Arsip
Dinamis di Kabupaten Bandung Barat.
3. Peralatan, Material, Pejabat Pembuat Komitmen dapat mengangkat petugas atau wakilnya
Personil dan Fasilitas yang bertindak sebagai pengawas atau pelaksana teknis dalam rangka
dari Pejabat Pembuat pelaksanaan kegiatan pekerjaan penyusunan Peraturan Bupati Tentang
Komitmen Pengelolaan Arsip Dinamis di Kabupaten Bandung Barat
4. Peralatan dan Material Penyedia jasa konsultansi harus menyediakan peralatan yang digunakan
dari Penyedia Jasa untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan.
Konsultansi
5. Lingkup Kewenangan Lingkup kewenangan kegiatan meliputi : konsultan harus bekerjasama
Penyedia Jasa dengan pihak terkait yang mendukung kegiatan ini sepenuhnya dengan
penuh tanggung jawab sesuai dengan kebijakan dan ketentuan-ketentuan
yang telah ditentukan.
6. Jangka Waktu Untuk pekerjaan penyusunan Peraturan Bupati Tentang Pengelolaan
Penyelesaian Kegiatan Arsip di Kabupaten Bandung Barat ini diberikan jangka waktu
penyelesaian kegiatan selama 1,5 (Satu koma lima) bulan atau 45
(Empat Puluh Lima) hari kalender. Penugasan tenaga Konsultan serta
jumlah “man month” untuk pelayanan jasa Konsultan disesuaikan dengan
besarnya ruang lingkup layanan jasa.
7. Personil Konsultan yang diserahi pekerjaan ini wajib menyediakan jasanya
semaksimal mungkin untuk menyelenggarakan pekerjaan, sehingga
diperoleh hasil pekerjaan yang baik dan memenuhi segala persyaratan
yang ditetapkan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Dalam melaksanakan pekerjaannya, konsultan terikat pada metode dan
standar yang berlaku dalam lingkungan kabupaten Bandung Barat secara
khusus dan secara umum metode dan standar yang diakui di Indonesia.
Tenaga ahli Konsultan harus bekerja secara penuh dan mempunyai
kualifikasi sebagai berikut :
a) Ketua Tim (Team Leader);
Sarjana Hukum (S-1) yang berpengalaman minimal 4 (lima) tahun
dalam menangani pekerjaan sebagai Ketua Tim dan Tenaga Ahli
diberbagai pekerjaan yang ditangani oleh konsultan, khususnya
pekerjaan yang berkaitan dengan studi, bantuan teknis dan naskah
akademis.
b) Ahli Arsiparis
Sarjana Arsip/Perpustakaan/administrasi Perkantoran/Administrasi
Negara (S-1/D4) yang berpengalaman minimal 3 (lima) tahun dalam
menangani pekerjaan sebagai ahli diberbagai pekerjaan yang
ditangani oleh konsultan, khususnya pekerjaan yang berkaitan
dengan studi, bantuan teknis dan naskah akademis.
c) Ahli Manajemen
Sarjana Sosial/Manajemen Ekonomi/ (S-1) yang berpengalaman
minimal 3 (lima) tahun dalam menangani pekerjaan sebagai ahli
diberbagai pekerjaan yang ditangani oleh konsultan, khususnya
pekerjaan yang berkaitan dengan studi, bantuan teknis dan naskah
akademis.
LAPORAN
1. Laporan Pendahuluan Laporan Pendahuluan (Inception Report), diserahkan pada minggu
ke-3 sebanyak 5 (lima) eksemplar. lsi dari laporan ini adalah uraian
ringkas mengenai rencana awal pelaksanaan pekerjaan berdasarkan
sebagian dari data primer dan sekunder yang sudah diperoleh melalui
survey dan koordinasi awal, juga metodologi serta pendekatan teknis
pelaksanaan pekerjaan.
2. Dokumen Peratuaran Dokumen Rancangan/Peraturan Bupati tentang Pengelolaan Arsip
Bupati sebanyak 5 (lima) eksemplar dilengkapi dengan 2 (dua) buah flash disk.
Ditetapkan di Bandung Barat
Pada tanggal : 5 Juni 2025
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
DADAN IRPANSAH, ST.
NIP. 198306112010011008