URAIAN SINGKAT
STUDI PENELITIAN DAN BANTUAN TEKNIK
PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP)
DINAS ARSIP DAN PERPUSTAKAAN
KABUPATEN BANDUNG BARAT
2025
LATAR BELAKANG
Penyelenggaraan pemerintahan daerah pada era reformasi birokrasi menuntut
adanya sistem kerja yang efektif, efisien, transparan, dan akuntabel. Salah satu
instrumen yang sangat penting dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang
baik (good governance) dan pemerintahan yang bersih (clean government) adalah
Standar Operasional Prosedur (SOP).
SOP berfungsi sebagai pedoman kerja tertulis yang menggambarkan langkah-
langkah pelaksanaan suatu kegiatan secara sistematis, konsisten, dan terukur.
Melalui SOP, setiap pegawai memiliki acuan yang jelas mengenai tahapan kerja,
tanggung jawab, serta hasil yang harus dicapai dalam setiap kegiatan. Dengan
demikian, keberadaan SOP tidak hanya membantu efektivitas pelaksanaan tugas,
tetapi juga menjamin konsistensi kualitas layanan publik dan meningkatkan
akuntabilitas kinerja organisasi.
Dalam konteks Dinas Arsip dan Perpustakaan (Disarpus) Kabupaten Bandung
Barat, peran SOP menjadi sangat strategis. Sebagai perangkat daerah yang memiliki
tugas pokok dan fungsi dalam bidang pengelolaan arsip daerah, pelayanan
perpustakaan, pengembangan literasi masyarakat, serta pembinaan kelembagaan
kearsipan, Disarpus dituntut untuk memiliki tata kelola internal yang tertib, terukur,
dan sesuai dengan standar nasional kearsipan serta pedoman pelayanan publik.
Namun, berdasarkan hasil evaluasi internal dan pengamatan awal, masih
ditemukan beberapa permasalahan dalam penerapan sistem dan tata laksana kerja di
lingkungan Disarpus KBB, antara lain:
Belum adanya pemetaan proses bisnis yang komprehensif di setiap bidang dan
unit kerja;
Belum seluruh kegiatan memiliki dokumen SOP yang terdokumentasi dengan
baik, atau masih menggunakan SOP lama yang belum disesuaikan dengan
perubahan struktur organisasi dan regulasi terbaru;
Terdapat tumpang tindih tugas dan kewenangan antarbagian yang
menyebabkan ketidakefisienan kerja;
Pelaksanaan layanan publik, baik di bidang kearsipan maupun perpustakaan,
masih memiliki perbedaan standar antarunit, sehingga kualitas layanan belum
seragam;
Keterbatasan kapasitas sumber daya aparatur dalam menyusun dan
mengimplementasikan SOP secara sistematis.
Kondisi tersebut menimbulkan dampak pada kurangnya efektivitas koordinasi
antarunit, rendahnya kecepatan pelayanan, serta belum optimalnya pelaksanaan
fungsi pembinaan kearsipan dan literasi masyarakat. Oleh karena itu, perlu dilakukan
suatu studi penelitian yang mendalam untuk mengidentifikasi permasalahan dan
kebutuhan riil dalam sistem kerja di lingkungan Disarpus, serta memberikan bantuan
teknik penyusunan dan penyempurnaan SOP yang sesuai dengan karakteristik
kelembagaan dan regulasi yang berlaku.
Kegiatan “Studi Penelitian dan Bantuan Teknik Penyusunan SOP” ini bertujuan
untuk melakukan analisis proses bisnis (business process analysis) di seluruh bidang
dan unit kerja Disarpus, meliputi Bidang Kearsipan, Bidang Perpustakaan,
Sekretariat, dan Unit Pelaksana Teknis (UPT). Dari hasil analisis tersebut, akan
disusun dan disempurnakan dokumen SOP yang memenuhi unsur-unsur standar
sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi (PermenPAN-RB) Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.
Kegiatan ini tidak hanya menitikberatkan pada penyusunan dokumen SOP
secara administratif, tetapi juga pada pendampingan teknis (technical assistance)
yang bersifat partisipatif dan edukatif, agar setiap pegawai memahami fungsi,
manfaat, dan implementasi SOP dalam pelaksanaan tugas sehari-hari. Dengan
demikian, hasil dari kegiatan ini akan berdampak langsung pada peningkatan
kapasitas aparatur serta memperkuat budaya kerja berbasis sistem dan data.
Selain untuk meningkatkan kualitas internal kelembagaan, kegiatan ini juga
memiliki dampak strategis dalam mendukung misi Pemerintah Kabupaten Bandung
Barat, khususnya dalam:
Mewujudkan reformasi birokrasi daerah yang profesional dan berintegritas;
Meningkatkan kualitas pelayanan publik berbasis efisiensi dan kepastian
prosedur;
Mengoptimalkan sistem manajemen arsip dan literasi yang modern, transparan,
dan berdaya guna.
Dengan tersusunnya dokumen SOP yang valid, terintegrasi, dan sesuai standar
nasional, diharapkan seluruh bidang di Disarpus KBB memiliki pedoman kerja yang
seragam, sehingga:
pelaksanaan tugas lebih efektif, efisien, dan berorientasi hasil;
pelayanan publik menjadi lebih cepat, transparan, dan akuntabel;
sistem pengawasan dan evaluasi kinerja dapat dilakukan secara objektif;
serta terwujudnya tata kelola kelembagaan yang adaptif terhadap perkembangan
teknologi informasi dan tuntutan masyarakat.
Dengan demikian, kegiatan Studi Penelitian dan Bantuan Teknik Penyusunan
SOP di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Bandung Barat merupakan
langkah strategis dalam memperkuat pondasi reformasi birokrasi, meningkatkan
mutu pelayanan publik, serta menciptakan budaya kerja yang terstandar dan
profesional di lingkungan perangkat daerah.
Tujuan
Tujuan dari kegiatan Studi Penelitian dan Bantuan Teknik Penyusunan SOP
adalah:
a. Melakukan kajian terhadap proses bisnis, mekanisme kerja, dan alur
pelayanan di setiap bidang/unit di lingkungan Disarpus KBB.
b. Mengidentifikasi kebutuhan penyusunan dan/atau perbaikan SOP
berdasarkan hasil penelitian dan analisis.
c. Memberikan pendampingan teknis dalam penyusunan dan penyempurnaan
dokumen SOP sesuai ketentuan PermenPAN-RB Nomor 35 Tahun 2012.
d. Menyusun dokumen SOP yang lengkap, terintegrasi, dan siap diterapkan
sebagai pedoman kerja di lingkungan Disarpus KBB.
Sasaran
Sasaran dari kegiatan ini adalah:
a. Tersusunnya hasil studi dan analisis proses bisnis di seluruh bidang
Disarpus KBB (Bidang Kearsipan, Bidang Perpustakaan, Sekretariat, dan
UPTD).
b. Tersusunnya daftar kebutuhan SOP berdasarkan hasil pemetaan dan
penelitian kegiatan pada masing-masing unit kerja.
c. Tersusunnya dokumen SOP yang meliputi tujuan, ruang lingkup, dasar
hukum, pelaksana, alur proses, waktu pelaksanaan, serta output kegiatan.
d. Tersusunnya laporan kegiatan penelitian dan bantuan teknis penyusunan
SOP lengkap dengan rekomendasi implementasi dan strategi pengawasan
penerapannya.
e. Peningkatan kapasitas pegawai Disarpus dalam memahami dan
menerapkan SOP di lingkungan kerja masing-masing.
Waktu
Pelaksanaan kegiatan penyusunan SOP bidang Kearsipan Dinas Arsip dan
Perpustakaan di Kabupaten Bandung Barat dilaksanakan selama 45 (empat
puluh lima) hari kalender, dengan tata waktu sebagai berikut :
Minggu
No Uraian
I II III IV V VI
1. Persiapan
2. Koordinasi dengan lembaga/ dinas
terkait
3. Pengumpulan data/Survei/ FGD
4. Pengolahan dan analisis data
5. Penyusunan dokumen kajian
6. Pelaporan output kegiatan
a. Laporan pendahuluan
b. Laporan akhir, executive
summary, dan poster
Penutup
Demikian uraian singkat ini disusun, untuk menjadi bagian dokumen informasi
fdalam pelaksanaan pengadaan.
Bandung Barat, Oktober 2025
PEJABAT PEMBUAT
KOMITMEN/PPK
DADAN IRPANSAH, ST
NIP. 198306112010011008