A. URAIAN PEKERJAAN :
Tenaga Ahli Tidak Ber SKA / SKK penunjang Jasa Kerja Sama DPRD
untuk kegiatan Penyediaan Jasa pengelola kegiatan kerja sama DPRD :
a. Tim Ahli akan memberikan panduan dan saran teknis memberikan
panduan dan Saran Teknis. Tim Ahli bertugas memberikan arahan yang
jelas mengenai langkah-langkah teknis yang perlu diambil dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi kegiatan kerja sama. Ini
mencakup penyusunan strategi yang efisien dan efektif untuk memastikan
bahwa tujuan kerja sama tercapai sesuai dengan standar yang
ditetapkan. Aspek Perencanaan untuk memastikan bahwa perencanaan
kegiatan kerja sama dilakukan secara komprehensif, meliputi identifikasi
tujuan, penentuan langkah-langkah yang diperlukan, serta penyusunan
anggaran dan sumber daya yang diperlukan untuk mendukung kegiatan
tersebut. Dalam tahap pelaksanaan, Tim Ahli berfungsi untuk
memberikan saran dalam mengelola kegiatan, memantau implementasi
agar sesuai dengan rencana, serta memecahkan masalah teknis yang
mungkin timbul dan memiliki peran dalam mengevaluasi hasil dari
kegiatan kerja sama yang sudah dilaksanakan. Ini termasuk melakukan
analisis terhadap pencapaian tujuan, efektivitas, serta rekomendasi
perbaikan untuk kegiatan yang akan datang. Kepatuhan terhadap
Kebijakan, Prosedur, dan Peraturan dengan bertanggung jawab untuk
memastikan bahwa seluruh kegiatan kerja sama dijalankan sesuai
dengan kebijakan, prosedur, dan peraturan yang berlaku. Hal ini bertujuan
untuk menjaga keselarasan antara kegiatan yang dilakukan dengan
aturan yang ditetapkan oleh lembaga atau instansi terkait.
b. Tim Ahli untuk Membantu Perjalanan Dinas Luar Negeri Perencanaan
Administrasi mengatur kebutuhan perjalanan dinas luar negeri, termasuk
pemesanan tiket penerbangan, akomodasi, transportasi lokal, dan
pengaturan jadwal kegiatan. Menyusun dokumen perjalanan seperti
paspor, visa, dan surat izin terkait. Mengkoordinasikan kebutuhan
tambahan seperti asuransi perjalanan. Membuat TOR atau KAK
perjalanan dinas luar negeri dengan mempertimbangkan tujuan,
anggaran, dan aturan yang berlaku. Berkoordinasi terkait persetujuan
perjalanan dinas luar negeri ke instansi terkait, seperti:
a) Pusat Fasilitasi Kerjasama Kementerian Dalam Negeri Republik
Indonesia.
b) Biro Kerjasama Teknik Luar Negeri (KTLN) Kementerian Sekretariat
Negara Republik Indonesia.
c) Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia.
Melakukan komunikasi dengan pihak Kedutaan Besar Republik Indonesia
atau pihak counterpart terkait kebutuhan perjalanan dinas, seperti
undangan resmi atau konfirmasi jadwal. Memproses dokumen pendukung
perjalanan dinas luar negeri, seperti paspor, visa, tiket perjalanan, dan bukti
akomodasi. Membuat daftar Surat Pertanggung Jawaban (SPJ) Perjalanan
Dinas Luar Negeri. Membantu proses penyusunan laporan hasil kunjungan
sesuai format yang ditentukan dan memastikan dokumentasi lengkap.
c. Tim Ahli untuk Membantu Penerapan Transparansi dan Akuntabilitas.
Mengembangkan dan menerapkan sistem pengelolaan administrasi
perjalanan dinas yang transparan, meliputi perencanaan, pelaksanaan,
dan pelaporan. Memastikan setiap tahapan perjalanan dinas
terdokumentasi secara jelas dan dapat diakses oleh pihak yang
berkepentingan. Memberikan laporan terbuka terkait penggunaan
anggaran dan pelaksanaan kegiatan.
d. Tim Ahli untuk Membantu Pelatihan dan Sosialisasi Menyusun program
pelatihan dan sosialisasi terkait pengelolaan administrasi perjalanan dinas
sesuai kebutuhan. Mengidentifikasi materi pelatihan, seperti tata kelola
administrasi perjalanan, pengendalian anggaran, penerapan transparansi,
dan akuntabilitas. Menentukan jadwal, lokasi, dan metode pelatihan, baik
secara daring maupun luring, untuk memastikan efektivitas kegiatan. Tim
Ahli berperan dalam menyusun dokumen-dokumen yang terkait dengan
perjanjian kerja sama, termasuk tujuan, mekanisme, dan indikator kinerja
yang jelas. Mereka membantu dalam merancang perjanjian atau
memorandum of understanding (MoU) yang akan dijalankan dengan pihak
luar.
e. Tim Ahli akan melakukan analisis terkait potensi kerja sama dengan pihak
lain, termasuk analisis kebutuhan dan manfaat yang akan diperoleh dari
kerja sama tersebut. Penilaian terhadap kesiapan dan kapasitas pihak-
pihak yang terlibat dalam kerja sama juga menjadi bagian dari tugas tim
ahli.
f. Tim Ahli bertanggung jawab untuk mendokumentasikan seluruh proses
kerja sama, termasuk laporan berkala mengenai perkembangan,
pencapaian, dan evaluasi hasil yang dicapai. Laporan ini sangat penting
untuk memberikan transparansi dan pertanggungjawaban kepada DPRD
dan pihak-pihak terkait lainnya.