URAIAN SINGKAT PEKERJAAN
1. Ruang Lingkup Untuk ruang lingkup pengembangan aplikasi pada UPK PPUKMP
Pulogadung adalah sebagai berikut :
1. Sistem Layanan Lahan dan/atau Fasilitas Kerja
Pembangunan Sistem Layanan Lahan dan/atau Fasilitas Kerja
merupakan pembangunan sistem layanan yang bertujuan untuk
mempermudah masyarakat dalam mengakses layanan penyewaan
lahan/fasilitas kerja yang disediakan oleh UPK PPUKMP
Pulogadung dan layanan penerbitan rekomendasi sertifikat HGB di
atas sertifikat HPL yang dikelola UPK PPUKMP Pulogadung,
mempermudah pelaksanaan monitoring dan evaluasi proses
dokumen perjanjian sewa lahan/fasilitas kerja sesuai permohonan
yang diajukan calon penyewa.
Terdapat 2 jenis layanan yang akan difasilitasi melalui sistem
layanan ini, yaitu:
a. Layanan penerbitan rekomendasi sertifikat HGB di atas
sertifikat HPL
Pemohon yang membutuhkan rekomendasi sertifikat HGB di
atas sertifikat HPL mengakses sistem dan mengajukan
permohonan penerbitan rekomendasi. Sistem dimaksud akan
terintegrasi dengan aplikasi Jakevo untuk penerbitan
rekomendasi.
b. Layanan Sewa Fasilitas Kerja/Lahan
Pemohon yang hendak mengajukan sewa lahan/fasilitas kerja
mengakses sistem dan mengunggah permohonan dan
dokumen yang dipersyaratkan. Kemudian UPK PPUKMP
Pulogadung memproses permohonan dimaksud dalam sistem
dengan keluaran draft perjanjian sewa kontrak. Selanjutnya,
penyewa dan Kepala UPK PPUKMP Pulogadung
menandatangani perjanjian sewa kontrak, dan selanjutnya terbit
tagihan sewa setiap bulan. Tagihan yang sudah dan belum
dibayar secara otomatis terekap dalam sistem. Tagihan yang
belum dibayar akan ditagihkan ke bulan berikutnya.
2. Sistem Manajemen Arsip
Sistem manajemen arsip memfasilitasi akses dan penyediaan arsip
UPK PPUKMP Pulogadung, dan juga diperuntukkan sebagai media
sumber informasi terkait regulasi, petunjuk teknis, dan dokumen
lainnya yang berkaitan dengan UPK PPUKMP Pulogadung. Role
access sistem manajemen arsip diperuntukkan bagi pegawai UPK
PPUKMP Pulogadung.
3. Sistem Penganggaran
Pembangunan sistem penganggaran bertujuan untuk
penyediaan proses perencanaan anggaran yang akuntabel dan
dapat dipertanggungjawabkan prosesnya. Melalui sistem ini,
diharapkan perhitungan penganggaran akurat baik dari sisi
perhitungan maupun pemilihan komponen. Selain itu,
diharapkan proses penganggaran dapat lebih mudah dimonitor
mulai dari pengusulan, pembahasan, sampai penetapan
anggaran.
4. Sistem Kepegawaian
Sistem Kepegawaian merupakan aplikasi penyimpanan data
pegawai, terdiri dari modul berikut: 1) modul master kepegawaian;
2) modul penggajian; 3) modul cuti pegawai; 4) modul kinerja;
5) modul hukuman disiplin; 6) modul mutasi pegawai; 7) modul
rekruitmen pegawai; dan 8) modul master pendidikan dan
pelatihan (Diklat) pegawai Non ASN.
Adapun kebutuhan perangkat keras untuk masing – masing aplikasi
adalah sebagai berikut:
a. Production
Server untuk production sebanyak 1 (satu) buah dengan spesifikasi:
HDD/SDD 300 GB, RAM 8 GB, processor minimal 8 core.
b. Development
Server untuk aplikasi dan database development untuk sebanyak 1
(satu) buah dengan spesifikasi : HDD 200 GB, RAM 6 GB, processor
4 core.
2. Spesifikasi Teknis Pekerjaan Dukungan Teknis Operasional Sistem Informasi
Kebutuhan Belanja Manajemen yang dilakukan oleh tenaga ahli meliputi meliputi:
SPBE
1. Sistem Layanan Lahan dan/atau Fasilitas Kerja
- Pada Sistem Layanan Lahan dan/atau Fasilitas Kerja akan
dikembangkan beberapa menu berupa :
a. Menu pendaftaran akun untuk pemohon
Modul ini hanya dilakukan sekali oleh Pemohon untuk
mengisi data diri pemohon yang ingin menyewa lahan
pada Kawasan UPK PPUKMP Pulogadung. Pada modul
ini juga disertakan verifikasi kode OTP yang dikirimkan
ke email atau aplikasi Whatssapp;
b. Menu penyewaan lahan/fasilitas kerja
Modul ini berisi data master lahan/fasilitas kerja di
Kawasan UPK PPUKMP Pulogadung dan pengajuan
permohonan sewa oleh Pemohon;
c. Menu Petugas Loket
Modul ini berisi penerimaan berkas pengajuan sewa
yang akan diverifikasi oleh petugas loket dan diajukan
kepada Kepala UPK PPUKMP Pulogadung. Pada menu
ini, Kepala UPK PPUKMP Pulogadung dapat melakukan
verifikasi berupa status persetujuan atau penolakan
permohonan sewa lahan/fasilitas kerja;
d. Menu telaah permohonan dan perjanjian sewa
Pada modul ini, staf satuan pelaksana sarana dan
prasarana, Kasatpel sarana dan prasarana, memproses
telaah permohonan sewa dari pemohon. Kemudian,
setelah telaah didisposisi oleh Kepala UPK PPUKMP
Pulogadung, staf satuan pelaksana sarana dan
prasarana, Kasatpel sarana dan prasarana memproses
penyusunan konsep perjanjian sewa. Selanjutnya, staf
satuan pelaksana pembinaan usaha, Kasatpel
pembinaan usaha, sub bagian Tata Usaha, sub bagian
Keuangan, dan Kepala UPK PPUKMP Pulogadung
memverifikasi permohan dan konsep perjanjian sewa.
Keluaran modul ini antara lain telaah, konsep perjanjian
sewa, lembar verifikasi perjanjian sewa per unit kerja,
berita acara teknis, lembar profil UKM/IKM;
e. Menu pembayaran pada akun Pemohon untuk
mengunggah bukti transfer sewa lahan dan pada akun
Kasatpel Pembinaan Usaha serta pada akun Sub Bagian
Keuangan untuk untuk penerbitan nomor virtual account,
verifikasi status pembayaran sewa lahan, membuat
kwitansi pembayaran tagihan sewa, mengunggah
rekening koran dan bukti pembayaran, dan mengunduh
rincian tagihan melalui aplikasi;
f. Menu kontrak untuk melakukan pengecekan dan validasi
untuk isi konsep perjanjian sewa kontrak;
g. Menu dashboard yang berisikan data rekapitulasi dan
detail data layanan penyewaan lahan milik UPK
PPUKMP Pulogadung disertai dengan fitur export data
menjadi excel;
h. Menu master pengguna pada akun admin sistem untuk
mengisi data pegawai UPK PPUKMP Pulogadung dan
terintegrasi dengan Sistem Kepegawaian;
i. Menu master dokumen pada akun admin sistem yang
berisikan dokumen yang dibutuhkan sebagai syarat
pengajuan sewa lahan;
j. Menu master role access user pada akun admin sistem
untuk hak akses setiap pengguna sistem;
k. Menu master lokasi pada akun admin sistem untuk
mengelola data lokasi lahan yang akan disewakan;
l. Menu master jenis sewa pada akun admin sistem untuk
mengelola data jenis sewa lahan. Pada menu ini
berisikan pilihan untuk sewa kontrak dan sewa beli; dan
m. Menu master tarif sewa lahan pada akun admin sistem
untuk mengelola data tarif sewa lahan/fasilitas kerja;
n. Modul pengajuan pemanfaatan lahan untuk lahan yang
ingin disewakan secara komersil kepada
perorangan/badan usaha.
- Proses bisnis aplikasi
Pengembangan aplikasi untuk layanan pada repositori SPBE
untuk mendukung layanan : Peningkatan Pelayanan BLUD
- User level aplikasi
a. Pemohon (Penyewa)
b. Pegawai UPK PPUKMP Pulogadung
c. Kasatpel Pembinaan Usaha
d. Kasatpel Prasarana dan Sarana
e. Sub Bagian Tata Usaha
f. Sub Bagian Keuangan
g. Satuan Pengawas Internal
h. Kepala UPK PPUKMP Pulogadung
- Output aplikasi
a. Draft Kontrak Sewa Lahan/Fasilitas Kerja
b. Status Pembayaran Tagihan Sewa Lahan/Fasilitas Kerja
c. Rekapitulasi Piutang Sewa dan Pendapatan Sewa
d. Rincian data penyewa
e. Rincian data kontrak
f. Rincian data Lahan/Fasilitas Kerja
g. Data perkembangan pemohon sewa
h. Rincian penyewa yang berakhir jangka waktu sewanya
- Integrasi
a. Integrasi dengan Sistem Informasi Manajemen Pegawai
(SIMPEG) untuk data Pegawai dengan status ASN pada
UPK PPUKMP PPUKMP Pulogadung
b. Integrasi dengan sistem informasi manajemen pegawai
UPK PPUKMP Pulogadung
c. Integrasi dengan aplikasi E-Retribusi Online System (E-
ROS) milik Bapenda Provinsi DKI Jakarta untuk nomor
SSRD dan nomor NTPD
d. Integrasi dengan data Kependudukan dan Catatan Sipil
Kementrian Dalam Negeri Republik Indonesia untuk
penyewa lahan/fasilitas kerja
e. Integrasi dengan data Direktorat Jenderal Pajak terkait
data Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) penyewa lahan
f. Integrasi dengan data Nomor Induk Berusaha dari
DPMPTSP
g. Integrasi dengan data Jakpreneur dari Pusdatin
PPKUKM
h. Integrasi pemetaan Lokasi lahan/fasilitas kerja pada
jakartasatu dari DCKTRP
2. Sistem penyimpanan arsip
- Pada sistem penyimpanan arsip memiliki menu yang akan
dikembangkan berupa :
a. Menu master berkas pada akun Admin Sistem yang
berisikan data nama dan jenis berkas untuk data unggah
berkas.
b. Menu dokumen pada akun pegawai UPK PPUKMP
Pulogadung teridiri dari beberapa sub menu, yaitu :
- Halaman login untuk semua pengguna pada sistem
anggaran untuk UPK PPUKMP Pulogadung sesuai
dengan role akses pengguna;
- Sub menu surat masuk yang berisikan data nama
berkas, jenis berkas, tanggal upload, tanggal masuk
surat, tanggal surat, nomor surat, dari, perihal,
disposisi Kepala UPK, tanda terima, disposisi
Kasubag TU, softcopy berkas, Penggunggah dan
lokasi berkas
- Sub menu surat internal yang berisikan data nama
berkas, jenis berkas, tanggal masuk surat, tanggal
surat, nomor surat, dari, perihal, disposisi Kepala
UPK, softcopy berkas, Penggunggah dan lokasi
berkas
- Sub menu surat keluar yang berisikan data nama
berkas, jenis berkas, tanggal surat, nomor surat,
kepada, dari, perihal, disposisi Kepala UPK, softcopy
berkas, Penggunggah dan lokasi berkas
- Sub menu surat kontrak yang berisikan data nama
berkas, jenis berkas, tanggal surat, nama
pengusaha, alamat, softcopy berkas, Penggunggah
dan lokasi berkas
- Sub menu surat keputusan / edaran yang berisikan
data nama berkas, jenis berkas, tanggal surat, nomor
surat, kepada, perihal, softcopy berkas,
Penggunggah dan lokasi berkas
- Sub menu surat masuk loket yang berisikan data
nama berkas, jenis berkas, tanggal surat, dari,
perihal, nama petugas loket, tanggal diteriman
Sekertaris Pimpinan, softcopy berkas, Penggunggah
dan lokasi berkas
- Proses bisnis aplikasi
Pengembangan aplikasi untuk layanan pada repositori SPBE
untuk mendukung layanan : Peningkatan Pelayanan BLUD
- User level aplikasi
a. Pegawai UPK PPUKMP Pulogadung
b. Kasatpel Pembinaan Usaha
c. Kasatpel Prasarana dan Sarana
d. Sub Bagian Tata Usaha
e. Sub Bagian Keuangan
f. Satuan Pengawas Internal
g. Kepala UPK PPUKMP Pulogadung
- Output aplikasi
a. Softcopy arsip sebagai repositori dokumen pada UPK
PPUKMP Pulogadung sebagai repository dokumen
b. Informasi lokasi penyimpanan arsip hardcopy
c. Informasi retensi penyimpanan arsip
d. Daftar arsip
e. Ringkasan isi dokumen
b. Integrasi
a. Integrasi dengan jdih.jakarta.go.id
3. Sistem Penganggaran
- Pada pembangunan sistem penganggaran, akan
dikembangkan menu berupa:
a. Halaman login untuk semua pengguna pada sistem
penganggaran sesuai dengan role akses masing-masing
pengguna;
b. Menu dashboard yang berisikan data rekapitulasi untuk
anggaran dan realisasi pada UPK PPUKMP Pulogadung;
c. Menu pendaftaran akun pengguna sistem;
d. Menu master data komponen, judul program, jdul
kegiatan, judul sub kegiatan pada akun Admin;
e. Menu anggaran pada akun staf masing – masing unit
untuk pengajuan program kegiatan dan anggaran;
f. Menu validasi anggaran pada akun Kasatpel, Sub Bagian
Tata Usaha, dan Kepala UPK PPUKMP Pulogadung
untuk melakukan validasi anggaran yang akan disetujui;
g. Modul tanda tangan elektronik (TTE) untuk anggaran
yang sudah divalidasi; dan
h. Menu dokumen anggaran.
- Proses bisnis aplikasi
Pengembangan aplikasi untuk layanan pada repositori SPBE
untuk mendukung layanan : Peningkatan Pelayanan BLUD
- User level aplikasi
a. Staf UPK PPUKMP Pulogadung
b. Kasatpel Pembinaan Usaha
c. Kasatpel Prasarana dan Sarana
d. Sub Bagian Tata Usaha
e. Satuan Pengawas Internal
f. Kepala UPK PPUKMP Pulogadung
- Output aplikasi
a. Dokumen anggaran elektronik dan tanda tangan
elektronik
b. Log proses penganggaran
- Integrasi
a. Integrasi dengan Sistem Informasi Manajemen Pegawai
(SIMPEG) untuk nama Kasatpel, Sub Bagian Tata Usaha
dan Kepala UPK PPUKMP Pulogadung
b. Integrasi dengan sistem informasi Kepegawaian
4. Sistem Kepegawaian
- Pembangunan Sistem informasi manajemen pegawai Non
ASN untuk UPK PPUKMP Pulogadung memiliki modul yang
akan dikembangkan berupa:
a. Menu master kepegawaian
Modul ini berisikan data kepegawaian UPK PPUKMP
Pulogadung yang terdiri dari PNS dan Pegawai Non PNS
(termasuk PJLP). Modul ini terdiri dari beberapa sub menu,
yaitu :
- Menu master pegawai yang berisikan data pegawai. Data
ini tersedia pada akun Admin Sistem
- Menu dashboard pada akun Admin Sistem, Kepala Satuan
Pelaksana (Kasatpel), Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan
Kepala Sub Bagian Keuangan, Kepala UPK PPUKMP.
b. Modul penggajian kepegawaian
Pada modul ini, berisikan data penggajian yang Pegawai Non
PNS UPK PPUKMP Pulogadung (termasuk PJLP). Menu ini
menampilkan data riwayat penggajian yang diberikan kepada
dan rincian gaji masing-masing pegawai. Fitur pada modul ini
adalah sebagai berikut :
- Fitur riwayat penggajian pegawai Non ASN pada akun Sub
Bagian Keuangan
- Fitur pengisian data penggajian Non ASN pada akun Sub
Bagian Keuangan
- Fitur edit data penggajian Non ASN pada akun Sub Bagian
Keuangan
- Menu dashboard pada akun Kepala Satuan Pelaksana
Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Bagian Keuangan dan
Kepala UPK PPUKMP
- Fitur penerbitan slip gaji/tunjangan
- Fitur penerbitan rincian pembayaran gaji
- Fitur penerbitan rincian pembayaran tunjangan
- Fitur rekap pembayaran gaji/tunjangan
- Fitur penerbitan bukti potong PPh Ps.21
- Fitur rekap pembayaran potongan gaji/tunjangan
- Fitur perhitungan potongan karena keterlambatan,
ketidakhadiran tanpa alasan, dan hukuman disiplin
c. Modul cuti pegawai
Pada modul ini berisikan data cuti pegawai berisikan data
pengajuan cuti, baik untuk PNS, Pegawai Non PNS, maupun
PJLP. Sehingga semua syarat pengajuan cuti dapat
dilakukan pada aplikasi ini. Adapun menu pada modul
pengajuan cuti ini adalah sebagai berikut :
- Menu pengajuan cuti pada akun Pegawai PJLP dan BLUD
pada akun Pegawai
- Menu validasi pengajuan cuti pada akun Kepala Satuan
Pelaksana masing – masing Bidang / Unit
- Menu validasi pengajuan cuti pada akun Kepala Sub Bagian
Tata Usaha
- Menu dashboard pada akun Ketua Satuan Pelaksana
(Kasatpel), Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Bagian
Keuangan dan Kepala UPK PPUKMP
d. Modul Key Performance Indicators (KPI) pegawai Non ASN
Pada modul ini berisikan data KPI pegawai Non ASN yang
telah ditentukan oleh masing – masing Bidang dan disetujui
oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha. Pada modul ini,
menentukan target kinerja, capaian kinerja pegawai Non
ASN, dan dasar dalam pemberian tunjangan kinerja. Sub
menu pada modul KPI pegawai Non ASN ini adalah sebagai
berikut :
- Menu pengisian target kinerja pegawai Non ASN Bidang /
Unit
- Menu pengisian data realisasi kinerja pegawai Non ASN
pada akun masing – masing pegawai Non ASN
- Menu validasi data KPI pegawai Non ASN pada akun
Kasatpel/Kasubbag
- Menu validasi data KPI pegawai Non ASN pada akun
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
- Menu dashboard pada akun Kepala Satuan Pelaksana
(Kasatpel), Kepala Sub Bagian Tata Usaha, Kepala Sub
Bagian Keuangan dan Kepala UPK PPUKMP
e. Modul hukuman disiplin
Pada modul ini berisikan data hukuman disiplin pegawai Non
ASN yang melakukan kesalahan. Data ini sebagai catatan
untuk para pemangku kepentingan dalam menentukan
keberlanjutan pekerjaan bagi para pegawai Non ASN. Pada
modul ini berisikan beberapa menu yaitu :
- Menu pengisian data hukuman disiplin pada akun Kasatpel
pada masing – masing Bidang / Unit
- Menu validasi data hukuman disiplin pada akun Kepala
Satuan Sub Bagian Tata Usaha
- Menu riwayat data hukuman disiplin pada akun pegawai
Non ASN, Kasatpel, Kepala Sub Bagian Tata Usaha,
Bagian Keuangan dan Kepala UPK PPUKMP
f. Modul mutasi pegawai Non ASN
Modul mutasi pegawai Non ASN berisikan data pengisian dan
riwayat mutasi pegawai Non ASN. Menu pada modul mutasi
pegawai Non ASN adalah sebagai berikut :
- Menu pengisian data mutasi pegawai Non ASN pada akun
Admin Sistem.
- Menu riwayat mutasi pegawai pada akun masing – masing
pegawai Non ASN, Admin Sistem, Kepala Sub Bagian Tata
Usaha dan Kepala UPK PPUKMP Pulogadung
- Menu dashboard pada akun Admin Sistem, Kepala Sub
Bagian Tata Usaha dan Kepala UPK PPUKMP.
g. Modul rekrutmen pegawai Non ASN
- Menu pengisian data pengumuman pada rekrutmen
pegawai Non ASN pada akun Admin Sistem
- Menu pengisian data tahapan seleksi rekruitmen pegawai
Non ASN pada akun Admin Sistem
- Menu pendaftaran lowongan pegawai Non ASN pada akun
calon pegawai Non ASN
- Menu pengisian penilaian masing – masing tahapan seleksi
pada akun Kasatpel pada masing – masing Bidang / Unit
- Menu validasi data penerimaan pegawai Non ASN pada
akun Kepala Sub Bagian Tata Usaha
- Menu pengisian data pengumuman penerimaan pegawai
Non ASN disertai dengan hasil seleksi
- Menu dashboard pada akun Kasatpel, Admin Sistem,
Kepala Sub Bagian Tata Usaha dan Kepala UPK PPKUMP
Pulogadung
h. Modul master pendidikan dan pelatihan (Diklat) pegawai Non
ASN
Modul master pendidikan dan pelatihan (Diklat) pegawai Non
ASN. Modul ini bertujuan untuk mencatat semua Pendidikan
dan pelatihan yang telah diikuti oleh pegawai Non ASN
selama menjadi pegawai UPK PPUKMP. Adapun beberapa
menu pada modul ini adalah sebagai berikut :
- Menu pengisian data Pendidikan dan Pelatihan (Diklat)
pada masing – masing akun Pegawai Non ASN
- Menu validasi data diklat pegawai Non ASN pada akun
Kasatpel
- Menu riwayat data diklat pada akun pegawai Non ASN,
kasatpel
- Menu dashboard Diklat pada akun Kasatpel, Kepala Sub
Bagian Tata Usaha dan Kepala UPK PPUKMP
c. Proses bisnis aplikasi
Pengembangan aplikasi untuk layanan pada repositori SPBE
untuk mendukung layanan Peningkatan Pelayanan BLUD.
d. User level aplikasi
a. Admin sistem
b. Staf UPK PPUKMP Pulogadung
c. Kasatpel Pembinaan Usaha
d. Kasatpel Prasarana dan Sarana
e. Sub Bagian Tata Usaha
f. Satuan Pengawas Internal
g. Kepala UPK PPUKMP Pulogadung
e. Output aplikasi
Ouput (luaran) pada SIM Pegawai Non ASN ini adalah
sebagai berikut :
a. Data pegawai Non ASN
b. Data penggajian pegawai Non ASN
c. Slip penggajian pegawai Non ASN
d. Data Bukti Potong Pajak
e. Data Potongan Tunjangan Kinerja
f. Data dan Form Cuti pegawai Non ASN
g. Data capaian kinerja pegawai Non ASN
h. Data hukuman disiplin pegawai Non ASN
i. Data mutasi pegawai Non ASN
j. Data rekrutmen pegawai Non ASN
k. Data pendidikan dan pelatihan pegawai Non ASN
f. Integrasi
a. Integrasi dengan Sistem Informasi Manajemen Pegawai
(SIMPEG) untuk data Pegawai dengan status ASN pada
UPK PIK PPUKMP Pulogadung
b. Integrasi dengan layanan lahan dan/atau fasilitas kerja
3. Keluaran a. Teruji, terbangunnya, dan terpeliharanya Sistem Informasi
berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang
dikelola oleh Unit Pengelola Kawasan Pusat Pengembangan
Usaha Kecil dan Menengah serta Pemukiman (UPK PPUKMP)
Pulogadung.
b. Software (Source Code) aplikasi dan dokumen pendukung
lainnya diserahkan kepada Unit Pengelola Kawasan Pusat
Pengembangan Usaha Kecil dan Menengah serta Pemukiman
(UPK PPUKMP) Pulogadung yang menjadi sepenuhnya milik
Pemerintah Provinsi DKI Jakarta.
c. Implementasi Aplikasi di Unit Pengelola Kawasan Pusat
Pengembangan Usaha Kecil dan Menengah serta Pemukiman
(UPK PPUKMP) Pulogadung mencakup:
● Alih teknologi
Menjelaskan penggunaan dari aplikasi, struktur data, dan
pemrograman.
● Maintenance
Perawatan dari aplikasi jika ada error sewaktu implementasi
aplikasi.
● Installasi
Konfigurasi aplikasi dan database pada server.
Laporan kegiatan oleh masing-masing pegawai.