URAIAN SINGKAT PEKERJAAN
PEKERJAAN : Pengadaan Jasa Pengelolaan Kearsipan Unit Pengadaan Tanah
Ruang Lingkup Pekerjaan yang akan dilaksanakan adalah :
Output/Keluaran :
Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan kegiatan Pengadaan Jasa Pengelolaan
Kearsipan Unit Pengadaan Tanah ini adalah sebagai berikut :
a. Hasil inventarisasi dokumen pekerjaan digitalisasi arsip;
b. Daftar nomor dokumen elektronik yang sudah discan dan nama filenya;
c. Softcopy data digital hasil scan yang telah tersimpan dengan baik;
d. Backup file softcopy digital hasil scan di dalam media penyimpanan (hard disk).
Sumber dana : APBD Tahun Anggaran 2025.
Total perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan Barang/Jasa ini adalah
Rp 198.725.476,00 (Seratus Sembilan Puluh Delapan Juta Tujuh Ratus Dua Puluh Lima Ribu
Empat Ratus Tujuh Puluh Enam Rupiah).
Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan/pengadaan adalah 4 (Empat) bulan kalender.
Lingkup kegiatan pekerjaan Pengadaan Jasa Pengelolaan Kearsipan adalah melakukan
kegiatan sebagai berikut :
a. Persiapan
- Menerima arsip dari staff UPT SDA arsip yang akan di alih mediakan
- Identifikasi kebutuhan arsip Unit Pengadaan Tanah
- Penyusunan rencana kerja dan timeline kegiatan kearsipan
b. Inventarisasi Arsip
- Pemetaan dan pendataan arsip sesuai dengan kategori dan klasifikasi yang berlaku
(arsip tahun 2008 s.d. tahun 2010)
- Pengelompokan arsip berdasarkan kriteria tertentu (jenis, tahun, dan relevansi)
- Pembuatan daftar arsip aktif, semi-aktif, dan inaktif
c. Pengelolaan Arsip
- Penyusunan dan penyimpanan arsip sesuai dengan sistem klasifikasi yang disepakati
- Hasil scan arsip yang dilakukan oleh Penyedia Jasa Konsultan disimpan (di-upload) ke
dalam server penyimpanan data milik UP Tanah DSDA.
- Penggunaan teknologi informasi dalam manajemen arsip (sistem pengelolaan dokumen
elektronik)
- Pelabelan dan pengkodean arsip untuk mempermudah penelusuran
- Melakukan alih media dan mengunggah hasil alih media ke server yang ditunjuk oleh
UPT SDA
- Melakukan perapihan hasil digitalisasi dan penyusunan arsip ke susunan awal.
- Mengembalikan arsip kembali kepada staff UPT SDA
- Pemindahan arsip dari unit kerja ke pusat arsip atau gudang arsip
d. Pemeliharaan dan Pelestarian Arsip
- Digitalisasi arsip untuk pelestarian jangka Panjang
- Penyusunan backup arsip dalam bentuk digital
e. Dokumentasi dan Pelaporan
- Penyusunan laporan kegiatan
- Dokumentasi seluruh proses kearsipan
- Penyiapan data untuk audit atau keperluan legalitas
Jakarta, 23 April 2025