URAIAN DESKRIPSI PEKERJAAN
POSISI URAIAN PEKERJAAN
Sekretaris Komite Seni Rupa • Membuat draft surat menyurat formal yang dikeluarkan oleh
DKJ untuk stakeholder (Pemerintah, Narasumber, dan lain-
lain)
• Bersama Pengurus Harian DKJ merencanakan rapat rutin
PH, rapat pleno
• Membuat, menyebarkan undangan dan menulis notulensi
seluruh rapat PH (Komite, Pleno, Stakeholder)
• Menyebarkan hasil notulensi setelah disetujui oleh Pengurus
Harian
• Mengarsipkan hasil seluruh surat-menyurat dan notulensi
pertemuan
• Mengatur jadwal pertemuan rutin DKJ dan pertemuan
dengan stakeholder DKJ (Pemerintahan, Kedutaan);
• Mendampingi Pengurus Harian apabila melakukan
pertemuan dengan stakeholder di dalam dan luar kantor
DKJ;
• Mengarsipkan dokumen organisasi yang dikeluarkan oleh
Pengurus Harian (terlampir);
• Menyambut tamu Pengurus Harian DKJ
• Memeriksa kelengkapan administrasi program yang
diajukan oleh sekretaris komite & komisi.
• Membuat laporan kerja bulanan dan bersama PH membuat
laporan kerja PH tahunan
• Berkoordinasi dengan semua sekretaris Komite, Komisi,
Humas dan dan Koordinator Teknis Program untuk
memastikan semua proses pelaporan DKJ tepat waktu dan
sesuai prosedur.
• Untuk operasional program DKJ: memastikan seluruh
proses awal, serta berkoordinasi adanya leads project,
technical support (berupa gambar/ lay-out / BQ / RAB);
memastikan perhitungan costing; pengadaan penawaran
(kesesuaian flyer / katalog, spesifikasi, dan gambar serta
bekerja sama dengan pihak ketiga (baik dari pemerintah,
pemprov, maupun swasta). Memantau efisiensi, kualitas
hasil produksi, hingga jadwal pemasangan dapat berjalan
dan terlaksana dengan baik
• Membuat draft surat-menyurat formal yang dikeluarkan oleh
komite untuk stakeholder (Pemerintah, Narasumber, dan
lain-lain)
• Mengatur dan mencatat hasil pertemuan;
• Bersama Ketua Komite merencanakan rapat rutin komite
dan rapat dengan stakeholder komite, menyebarkan
undangan rapat dan membuat notulensi seluruh rapat
Komite
• Menyebarkan hasil pertemuan setelah disetujui oleh Ketua
Komite
• Mengarsipkan hasil seluruh surat-menyurat dan notulensi
Pertemuan
• Mengatur jadwal pertemuan Komite dengan Stakeholder
DKJ (Pemerintahan, Kedutaan);
• Mendampingi Komite apabila melakukan pertemuan dengan
stakeholder di dalam dan luar kantor DKJ;
• Mengarsipkan dokumen organisasi yang dikeluarkan oleh
Komite.
• Mengecek kelengkapan administrasi program untuk
diajukan ke Unit Pelaksana PKJ TIM
• Memahami dan melakukan semua proses operasional
program sesuai prosedur yang berlaku
• Untuk operasional program DKJ: memastikan seluruh
proses awal, serta berkoordinasi adanya leads project,
technical support (berupa gambar/ lay-out / BQ / RAB);
memastikan perhitungan costing; pengadaan penawaran
(kesesuaian flyer / katalog, spesifikasi, dan gambar serta
bekerja sama dengan pihak ketiga (baik dari pemerintah,
pemprov, maupun swasta).
• Memantau efisiensi, kualitas hasil produksi, hingga jadwal
pemasangan dapat berjalan dan terlaksana dengan baik.
• Menyusun database terkait narasumber, pekerja event,
vendor dan undangan yang terhubung dengan DKJ.
• Memastikan administrasi program sesuai prosedur, selesai
tepat waktu dan menjaga hubungan baik dengan semua
yang terlibat dalam pelaksanaan program, baik internal
ataupun eksternal.
• Membuat laporan kerja bulanan dan bersama komite
laporan kerja komite akhir tahun.
• Melakukan pendekatan filantropis terhadap lembaga terkait
sesuai arahan komisi.
• Mengintegrasikan tanggung jawab sosial dalam seluruh
operasional komisi.
• Membantu entitas non pemberi hibah dengan
mempertemukan para penyandang dana untuk berjejaring,
mampu mempelajari praktik terbaik atau praktik baru, dan
memperoleh informasi yang dapat menginformasikan dan
meningkatkan pemberian dana untuk perkembangan terbaik
bagi masyarakat berkesenian.