Uraian Singkat Pekerjaan - Penyedia Jasa Lainnya (Event Organizer)
Puncak Acara Mangrofest 2025
TMII, Minggu, 7 Desember 2025
Kegiatan puncak Mangroves for Coastal Resilience (M4CR) – Mangrofest 2025 terdiri
dari tiga sub-acara besar yaitu:
● Mangrove Fun Run & Family Walk,
● Mangrove Art Festival, dan
● Mangrove Music Festival,
yang dilaksanakan secara terpadu di lingkungan Taman Mini Indonesia Indah (TMII)
dengan mengusung prinsip “Green Event”.
Event Organizer (EO) bertanggung jawab penuh terhadap seluruh tahapan kegiatan
mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga pelaporan, dengan memastikan seluruh
unsur teknis, keselamatan, dan komunikasi publik berjalan sesuai ketentuan.
A. Tahap Pra-Acara
● Perencanaan Teknis dan Penataan Area
Event Organizer (EO) menyusun perencanaan teknis menyeluruh untuk memastikan
seluruh kegiatan dapat berjalan dengan aman dan tertata. Ruang lingkup ini
mencakup penyusunan master plan, site plan, dan layout detail area kegiatan,
meliputi panggung utama (rigging ukuran 6x4m dengan tinggi 50-100cm), area
start–finish (gate dengan desain bertemakan mangrove), rute, area booth pameran
(sebanyak 30 booth), zona UMKM, area VIP, pos medis, area backstage, photo
booth (4 unit), serta jalur evakuasi.
EO menyiapkan kebutuhan fisik dan infrastruktur yang diperlukan, seperti tenda
berbagai ukuran, panggung outdoor, rigging, tata cahaya, tata suara, LED
screen/videotron, pembatas area, traffic cone, panel pameran, backdrop,
meja-kursi, rak display, dan perlengkapan teknis lainnya. Termasuk pula penataan
utilitas, mulai dari pemasangan instalasi listrik, distribusi daya, penempatan genset
utama dan cadangan, jalur kabel, hingga pengadaan 30 unit toilet portable.
● Perizinan dan Administrasi
EO bertanggung jawab memastikan seluruh perizinan terkait pelaksanaan kegiatan
diperoleh secara sah, termasuk izin lokasi dari TMII, izin keramaian dari Kepolisian,
izin penggunaan genset dan kelistrikan, serta izin kebisingan (SPL). EO juga
menyiapkan asuransi kegiatan dan perlindungan peserta, serta melakukan
koordinasi administratif dengan pengelola lokasi dan pihak terkait lainnya.
● Perencanaan dan Pengelolaan Sub-Event Mangrove Fun Run & Family
Walk
EO merancang dan menyiapkan rute Fun Run 5K dan Family Walk 3K secara aman
dan informatif. Pekerjaan ini meliputi pemasangan rambu rute, pembatas area,
traffic cone, dan penanda arah. EO menyiapkan area start–finish termasuk gate,
dekorasi pendukung, sound system, serta area pemanasan.
EO mengoperasikan water station lengkap dengan meja, galon air, gelas kertas, dan
tempat sampah. Selain itu, EO menyediakan marshal di titik-titik kritis rute, sweeper
team, serta perlengkapan keselamatan yang diperlukan bagi peserta.
● Perencanaan dan Pengelolaan Sub-Event Mangrove Art Festival
Mangrove Art Festival: Menyusun konsep pameran seni dan instalasi bertema
mangrove serta area UMKM dan edukasi lingkungan, termasuk pengelolaan booth
pameran dari instansi, NGO, komunitas, dan UMKM—meliputi layout area,
kebutuhan listrik, meja, kursi, pencahayaan pameran, perlengkapan display, alur
loading barang, serta standar visual booth bertema mangrove.
● Perencanaan dan Pengelolaan Sub-Event Mangrove Music Festival
EO menyediakan kebutuhan teknis konser yang meliputi panggung konser outdoor
(roders 14x10m tinggi 150cm), rigging, lighting, sound system, LED
screen/Videotron, serta sistem kontrol FOH/monitor. EO menyiapkan ruang
backstage, fasilitas talent, crew panggung, teknisi suara dan cahaya, serta
mendukung proses rehearsal, pengaturan rundown, dan soundcheck agar jalannya
pertunjukan berlangsung aman dan tertib.
● Pengelolaan Pendaftaran Peserta dan Distribusi Race Pack
EO wajib melaksanakan seluruh proses pendaftaran peserta secara profesional,
transparan, dan terverifikasi, dengan tanggung jawab sebagai berikut: membuka
kanal pendaftaran berbasis daring (website atau online form) yang mudah diakses
oleh publik, menyediakan sistem pengelolaan data peserta (registration dashboard)
yang mampu menampilkan data real-time jumlah pendaftar dan kategori,
menyusun dan mengirimkan confirmation email serta e-waiver kepada peserta yang
berhasil mendaftar, menyiapkan dan mendistribusikan race pack (kaos, nomor BIB,
tas, dan merchandise pendukung) secara terorganisir melalui sistem antrean yang
tertib dan efisien, menyediakan help desk atau meja informasi selama proses
pengambilan race pack dan saat acara berlangsung, menjamin keamanan data
pribadi peserta dan mematuhi ketentuan perlindungan data (privasi dan hak
penggunaan foto/video), menyusun laporan rekapitulasi pendaftaran peserta yang
memuat data demografis, asal daerah, dan kategori lomba.
● Sistem Registrasi dan Teknologi Pendukung
Menyusun dan mengoperasikan sistem check-in dan check-out digital pada hari
pelaksanaan, termasuk penyediaan QR code scanner, sistem validasi BIB, dan
pelacakan statistik kehadiran peserta. EO juga bertanggung jawab menyediakan
backup system jika terjadi gangguan jaringan.
● Konsep Green Event dan Komunikasi
Merancang dan menerapkan prinsip ramah lingkungan, termasuk pengurangan
plastik sekali pakai, penggunaan bahan dekorasi daur ulang, dan penyediaan refill
station/water station. Menyusun jalur komunikasi operasional antara panitia, vendor,
dan pihak keamanan, serta melakukan koordinasi lintas instansi.
● Koordinasi dengan Stakeholder dan Komunitas
Melakukan pendekatan dan kerja sama dengan minimal lima komunitas lari serta
mitra media, sponsor, lembaga seni, dan komunitas pesisir untuk memperluas
partisipasi publik dan dampak kampanye “Mangrove untuk Masa Depan”. EO juga
berkoordinasi dengan pengisi acara, peserta booth, vendor teknis, tim keamanan,
tenaga medis, dan pengelola lokasi untuk memastikan kesiapan teknis dan
operasional seluruh rangkaian kegiatan sejak persiapan hingga hari pelaksanaan.
B. Tahap Pelaksanaan Acara (Hari-H)
● Pelaksanaan Operasional Lapangan
Mengelola seluruh aspek operasional di lokasi acara, termasuk pengaturan lalu
lintas peserta, keamanan, crowd control, pelayanan medis, serta kebersihan area.
EO wajib menyiapkan tim lapangan yang terdiri dari security officer, marshal, stage
crew, petugas medis, dan petugas kebersihan sesuai kapasitas ±5.000 orang.
● Pelaksanaan Sub-Event
Fun Run & Family Walk: Menjalankan kegiatan lari dan jalan santai dengan sistem
start–finish yang teratur, water station yang berfungsi, dan petugas medis yang
siaga.
Art Festival: Menyelenggarakan kegiatan seni, pameran, dan edukasi lingkungan
sesuai tema dan layout yang disetujui.
Music Festival: Mengelola tata acara konser musik, manajemen panggung, kontrol
kebisingan, memenuhi semua kebutuhan para pengisi acara, dan memprioritaskan
keselamatan artis serta penonton.
● Pelayanan Kesehatan dan Keselamatan
Mengoperasikan pos medis utama dan mobile team, menyediakan ambulans, alat
AED, serta fire extinguisher di lokasi strategis, dengan waktu tanggap maksimal
empat menit untuk setiap insiden.
● Penerapan Green Event dan Manajemen Sampah
Menjalankan prinsip ramah lingkungan di lapangan, menyediakan tempat sampah
terpilah, water station, serta tim untuk memastikan pelaksanaan green event
berjalan efektif.
● Dokumentasi dan Publikasi Lapangan
Menugaskan tim dokumentasi untuk peliputan kegiatan secara menyeluruh, meliputi
momen penting, testimoni peserta, serta visualisasi penerapan green event untuk
kebutuhan laporan dan publikasi M4CR.
C. Tahap Pasca-Acara
● Pembongkaran dan Pemulihan Lokasi
Membongkar seluruh instalasi panggung, booth, tenda, dan dekorasi dengan
memperhatikan keselamatan kerja dan menjaga kebersihan area.
EO wajib menyerahkan kembali area kepada pengelola TMII dalam kondisi bersih
dan rapi dengan disertai Berita Acara Serah Terima (BAST).
● Pelaporan dan Evaluasi
Menyusun dan menyerahkan laporan kegiatan yang mencakup: laporan teknis
pelaksanaan (pra, hari-H, dan pasca-acara), laporan pendaftaran dan kehadiran
peserta, laporan keamanan, medis, dan keselamatan kerja, laporan penerapan
green event (volume sampah, pengelolaan limbah, efisiensi energi), laporan
dokumentasi (foto, video, dan after movie), laporan rekomendasi dan lesson
learned, serta laporan diserahkan dalam bentuk cetak dan digital (PDF) paling
lambat 10 hari kerja setelah acara berakhir.