Offline Acticity Pmo M4cr (Mangrofest)

Uraian Singkat Pekerjaan - Penyedia Jasa Lainnya (Event Organizer)    
                   Puncak Acara Mangrofest 2025                           
                                                                          
                   TMII, Minggu, 7 Desember 2025                          
                                                                          
                                                                          
Kegiatan puncak Mangroves for Coastal Resilience (M4CR) – Mangrofest 2025 terdiri
                                                                          
dari tiga sub-acara besar yaitu:                                          
                                                                          
       ●  Mangrove Fun Run & Family Walk,                                 
       ●  Mangrove Art Festival, dan                                      
                                                                          
       ●  Mangrove Music Festival,                                        
                                                                          
yang dilaksanakan secara terpadu di lingkungan Taman Mini Indonesia Indah (TMII)
                                                                          
dengan mengusung prinsip “Green Event”.                                   
Event Organizer (EO) bertanggung jawab penuh terhadap seluruh tahapan kegiatan
                                                                          
mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga pelaporan, dengan memastikan seluruh
                                                                          
unsur teknis, keselamatan, dan komunikasi publik berjalan sesuai ketentuan.
A. Tahap Pra-Acara                                                        
                                                                          
       ●  Perencanaan Teknis dan Penataan Area                            
                                                                          
   Event Organizer (EO) menyusun perencanaan teknis menyeluruh untuk memastikan
   seluruh kegiatan dapat berjalan dengan aman dan tertata. Ruang lingkup ini
                                                                          
   mencakup penyusunan master plan, site plan, dan layout detail area kegiatan,
                                                                          
   meliputi panggung utama (rigging ukuran 6x4m dengan tinggi 50-100cm), area
   start–finish (gate dengan desain bertemakan mangrove), rute, area booth pameran
                                                                          
   (sebanyak 30 booth), zona UMKM, area VIP, pos medis, area backstage, photo
                                                                          
   booth (4 unit), serta jalur evakuasi.                                  
   EO menyiapkan kebutuhan fisik dan infrastruktur yang diperlukan, seperti tenda
                                                                          
   berbagai ukuran, panggung outdoor, rigging, tata cahaya, tata suara, LED
                                                                          
   screen/videotron, pembatas area, traffic cone, panel pameran, backdrop,
   meja-kursi, rak display, dan perlengkapan teknis lainnya. Termasuk pula penataan
                                                                          
   utilitas, mulai dari pemasangan instalasi listrik, distribusi daya, penempatan genset
                                                                          
   utama dan cadangan, jalur kabel, hingga pengadaan 30 unit toilet portable.
       ●  Perizinan dan Administrasi                                      
   EO bertanggung jawab memastikan seluruh perizinan terkait pelaksanaan kegiatan
   diperoleh secara sah, termasuk izin lokasi dari TMII, izin keramaian dari Kepolisian,
                                                                          
   izin penggunaan genset dan kelistrikan, serta izin kebisingan (SPL). EO juga
                                                                          
   menyiapkan asuransi kegiatan dan perlindungan peserta, serta melakukan 
   koordinasi administratif dengan pengelola lokasi dan pihak terkait lainnya.
                                                                          
       ●  Perencanaan dan Pengelolaan Sub-Event Mangrove Fun Run & Family 
                                                                          
          Walk                                                            
   EO merancang dan menyiapkan rute Fun Run 5K dan Family Walk 3K secara aman
                                                                          
   dan informatif. Pekerjaan ini meliputi pemasangan rambu rute, pembatas area,
                                                                          
   traffic cone, dan penanda arah. EO menyiapkan area start–finish termasuk gate,
   dekorasi pendukung, sound system, serta area pemanasan.                
                                                                          
   EO mengoperasikan water station lengkap dengan meja, galon air, gelas kertas, dan
                                                                          
   tempat sampah. Selain itu, EO menyediakan marshal di titik-titik kritis rute, sweeper
   team, serta perlengkapan keselamatan yang diperlukan bagi peserta.     
                                                                          
       ●  Perencanaan dan Pengelolaan Sub-Event Mangrove Art Festival     
                                                                          
   Mangrove Art Festival: Menyusun konsep pameran seni dan instalasi bertema
   mangrove serta area UMKM dan edukasi lingkungan, termasuk pengelolaan booth
                                                                          
   pameran dari instansi, NGO, komunitas, dan UMKM—meliputi layout area,  
                                                                          
   kebutuhan listrik, meja, kursi, pencahayaan pameran, perlengkapan display, alur
   loading barang, serta standar visual booth bertema mangrove.           
                                                                          
       ●  Perencanaan dan Pengelolaan Sub-Event Mangrove Music Festival   
                                                                          
   EO menyediakan kebutuhan teknis konser yang meliputi panggung konser outdoor
                                                                          
   (roders 14x10m tinggi 150cm), rigging, lighting, sound system, LED     
   screen/Videotron, serta sistem kontrol FOH/monitor. EO menyiapkan ruang
                                                                          
   backstage, fasilitas talent, crew panggung, teknisi suara dan cahaya, serta
                                                                          
   mendukung proses rehearsal, pengaturan rundown, dan soundcheck agar jalannya
   pertunjukan berlangsung aman dan tertib.                               
                                                                          
       ●  Pengelolaan Pendaftaran Peserta dan Distribusi Race Pack        
                                                                          
   EO wajib melaksanakan seluruh proses pendaftaran peserta secara profesional,
   transparan, dan terverifikasi, dengan tanggung jawab sebagai berikut: membuka
   kanal pendaftaran berbasis daring (website atau online form) yang mudah diakses
   oleh publik, menyediakan sistem pengelolaan data peserta (registration dashboard)
                                                                          
   yang mampu  menampilkan data real-time jumlah pendaftar dan kategori,  
                                                                          
   menyusun dan mengirimkan confirmation email serta e-waiver kepada peserta yang
   berhasil mendaftar, menyiapkan dan mendistribusikan race pack (kaos, nomor BIB,
                                                                          
   tas, dan merchandise pendukung) secara terorganisir melalui sistem antrean yang
                                                                          
   tertib dan efisien, menyediakan help desk atau meja informasi selama proses
   pengambilan race pack dan saat acara berlangsung, menjamin keamanan data
                                                                          
   pribadi peserta dan mematuhi ketentuan perlindungan data (privasi dan hak
                                                                          
   penggunaan foto/video), menyusun laporan rekapitulasi pendaftaran peserta yang
   memuat data demografis, asal daerah, dan kategori lomba.               
                                                                          
       ●  Sistem Registrasi dan Teknologi Pendukung                       
                                                                          
   Menyusun dan mengoperasikan sistem check-in dan check-out digital pada hari
   pelaksanaan, termasuk penyediaan QR code scanner, sistem validasi BIB, dan
                                                                          
   pelacakan statistik kehadiran peserta. EO juga bertanggung jawab menyediakan
                                                                          
   backup system jika terjadi gangguan jaringan.                          
                                                                          
       ●  Konsep Green Event dan Komunikasi                               
   Merancang dan menerapkan prinsip ramah lingkungan, termasuk pengurangan
                                                                          
   plastik sekali pakai, penggunaan bahan dekorasi daur ulang, dan penyediaan refill
                                                                          
   station/water station. Menyusun jalur komunikasi operasional antara panitia, vendor,
   dan pihak keamanan, serta melakukan koordinasi lintas instansi.        
                                                                          
       ●  Koordinasi dengan Stakeholder dan Komunitas                     
                                                                          
   Melakukan pendekatan dan kerja sama dengan minimal lima komunitas lari serta
   mitra media, sponsor, lembaga seni, dan komunitas pesisir untuk memperluas
                                                                          
   partisipasi publik dan dampak kampanye “Mangrove untuk Masa Depan”. EO juga
                                                                          
   berkoordinasi dengan pengisi acara, peserta booth, vendor teknis, tim keamanan,
   tenaga medis, dan pengelola lokasi untuk memastikan kesiapan teknis dan
                                                                          
   operasional seluruh rangkaian kegiatan sejak persiapan hingga hari pelaksanaan.
                                                                          
B. Tahap Pelaksanaan Acara (Hari-H)                                       
     ●  Pelaksanaan Operasional Lapangan                                  
   Mengelola seluruh aspek operasional di lokasi acara, termasuk pengaturan lalu
   lintas peserta, keamanan, crowd control, pelayanan medis, serta kebersihan area.
                                                                          
   EO wajib menyiapkan tim lapangan yang terdiri dari security officer, marshal, stage
                                                                          
   crew, petugas medis, dan petugas kebersihan sesuai kapasitas ±5.000 orang.
     ●  Pelaksanaan Sub-Event                                             
                                                                          
   Fun Run & Family Walk: Menjalankan kegiatan lari dan jalan santai dengan sistem
                                                                          
   start–finish yang teratur, water station yang berfungsi, dan petugas medis yang
   siaga.                                                                 
                                                                          
   Art Festival: Menyelenggarakan kegiatan seni, pameran, dan edukasi lingkungan
                                                                          
   sesuai tema dan layout yang disetujui.                                 
   Music Festival: Mengelola tata acara konser musik, manajemen panggung, kontrol
                                                                          
   kebisingan, memenuhi semua kebutuhan para pengisi acara, dan memprioritaskan
                                                                          
   keselamatan artis serta penonton.                                      
     ●  Pelayanan Kesehatan dan Keselamatan                               
                                                                          
   Mengoperasikan pos medis utama dan mobile team, menyediakan ambulans, alat
                                                                          
   AED, serta fire extinguisher di lokasi strategis, dengan waktu tanggap maksimal
   empat menit untuk setiap insiden.                                      
                                                                          
     ●  Penerapan Green Event dan Manajemen Sampah                        
                                                                          
   Menjalankan prinsip ramah lingkungan di lapangan, menyediakan tempat sampah
                                                                          
   terpilah, water station, serta tim untuk memastikan pelaksanaan green event
   berjalan efektif.                                                      
                                                                          
     ●  Dokumentasi dan Publikasi Lapangan                                
                                                                          
   Menugaskan tim dokumentasi untuk peliputan kegiatan secara menyeluruh, meliputi
   momen penting, testimoni peserta, serta visualisasi penerapan green event untuk
                                                                          
   kebutuhan laporan dan publikasi M4CR.                                  
                                                                          
C. Tahap Pasca-Acara                                                      
     ●  Pembongkaran dan Pemulihan Lokasi                                 
                                                                          
   Membongkar seluruh instalasi panggung, booth, tenda, dan dekorasi dengan
                                                                          
   memperhatikan keselamatan kerja dan menjaga kebersihan area.           
   EO wajib menyerahkan kembali area kepada pengelola TMII dalam kondisi bersih
   dan rapi dengan disertai Berita Acara Serah Terima (BAST).             
                                                                          
                                                                          
     ●  Pelaporan dan Evaluasi                                            
                                                                          
   Menyusun dan menyerahkan laporan kegiatan yang mencakup: laporan teknis
   pelaksanaan (pra, hari-H, dan pasca-acara), laporan pendaftaran dan kehadiran
                                                                          
   peserta, laporan keamanan, medis, dan keselamatan kerja, laporan penerapan
                                                                          
   green event (volume sampah, pengelolaan limbah, efisiensi energi), laporan
   dokumentasi (foto, video, dan after movie), laporan rekomendasi dan lesson
                                                                          
   learned, serta laporan diserahkan dalam bentuk cetak dan digital (PDF) paling
                                                                          
   lambat 10 hari kerja setelah acara berakhir.