TERM OF REFERENCE (TOR)
SURVEILLANCE AUDIT ISO 9001:2015 SISTEM MANAJEMEN MUTU
PADA BALAI PEMANTAPAN KAWASAN HUTAN
WILAYAH III PONTIANAK
A. Latar Belakang
Tugas BPKH Wilayah III berdasarkan Peraturan Menteri Kehutanan Nomor
3 Tahun 2025 tentang Organisasi dan Tata Kerja Balai Pemantapan Kawasan
Hutan adalah melaksanakan pengukuhan kawasan hutan, penyiapan bahan
perencanaan kehutanan wilayah, penyiapan data perubahan fungsi dan
peruntukan kawasan hutan, dan pengelolaan data dan infromasi sumber daya
hutan.
Untuk melaksanakan tugas tersebut, BPKH Wilayah III menyelenggarakan
fungsi, antara lain : (1) pelaksanaan penataan batas, rekonstruksi batas, dan
pemetaan kawasan hutan, dan sosialisasi batas kawasan hutan; (2) pelaksanaan
inventarisasi dan verifikasi penguasaan tanah dalam kawasan hutan; (3)
pelaksanaan monitoring, evaluasi, dan penilaian penggunaan kawasan hutan; (4)
pelaksanaan penilaian teknis tata batas penataan batas areal kerja perizinan
berusaha pemanfaatan hutan, persetujuan pengelolaan perhutanan sosial,
persetujuan penggunaan kawasan hutan, persetujuan pelepasan kawasan
hutan, dan penetapan kawasan hutan dengan tujuan tertentu; (5) pelaksanaan
inventarisasi hutan skala nasional di wilayah; (6) pelaksanaan pengumpulan,
pengolahan dan penyajian data dan informasi sumber daya hutan, di bidang
planologi kehutanan; (7) pelaksanaan penyebarluasan informasi geospasial
kehutanan; (8) pelaksanaan penyiapan dan penyajian data dan informasi
perencanaan kehutanan, pengukuhan kawasan hutan, penatagunaan kawasan
hutan, wilayah pengelolaan hutan, pemanfaatan hutan dan penggunaan
kawasan hutan; (9) pelaksanaan penyusunan rencana, program, anggaran, dan
pelaporan, urusan administrasi sumber daya manusia, keuangan, pengelolaan
barang milik/kekayaan negara, tata persuratan, kearsipan, kerumahtanggan, dan
hubungan masyarakat, advokasi hukum, dan pengelolaan data dan informasi.
Tugas dan fungsi yang diemban BPKH Wilayah III tersebut, merupakan
bentuk layanan yang dibutuhkan oleh para pihak. Dengan begitu, BPKH perlu
menyusun layanan yang mampu meminimalisasi kesalahan; pelaporan dan
komunikasi yang prima; produk dan layanan yang berkualitas; pemberian
layanan yang terjadwal; serta berdasarkan standar pengelolaan yang terukur dan
transparan. BPKH Wilayah III telah memliki sertifikat ISO 9001:2015. Sistem
tersebut adalah Sistem Manajemen Mutu ISO (International Standardization
Organization) 9001:2015.
ISO 9001:2015 merupakan standar manajemen mutu yang dikeluarkan oleh
International Organization for Standardization, dikenal juga dengan ISO yang
berisikan persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi sebuah
perusahaan/organisasi dalam membentuk suatu quality management system.
Dengan berpedoman pada ISO 9001:2015, sebuah organisasi/perusahaan dapat
melakukan evaluasi apakah produk (barang/jasa) dan proses yang dilakukan
oleh organisasi/perusahaan tersebut dapat memenuhi keinginan/persyaratan dari
customer secara konsisten. Selain itu, penerapan sistem manajemen mutu ISO
9001:2015 juga dapat memastikan konsistensi mutu produk dan jasa yang
dihasilkan sesuai dengan persyaratan perusahaan ataupun pelanggan serta
mencegah terjadi kegagalan mutu produk atau jasa sepanjang proses produksi.
Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 diharapkan dapat
memberikan beberapa manfaat bagi BPKH Wilayah III, antara lain : (1)
meningkatkan konsistensi proses dan kualitas layanan; (2) meningkatkan
pengendalian resiko dan pemanfaatan peluang; (3) sarana pemenuhan terhadap
peraturan perundang-undangan yang berlaku; (4) mendapatkan efisiensi
penggunaan biaya dan keuntungan finansial; (5) sarana pengelolaan SDM,
infrastruktur dan lingkungan kerja; (6) meningkatnya komunikasi, kepercayaan
dan kepuasan pengguna layanan; (7) meningkatnya kredibilitas dan daya saing
organisasi.
Selain hal tersebut, Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 perlu
dilakukan Surveillance Audit ISO agar dapat dinilai konsistensi nya dan
diharapkan sebagai bagian dari upaya BPKH Wilayah III dalam pencapaian
pembangunan Zona Integritas menuju Wilayah Bebas dari Korupsi dan Wilayah
Birokrasi Bersih dan Melayani dalam mewujudkan pelayanan prima dan
berkualitas.
B. Dasar Hukum
a. Undang-Undang Nomor 41 Tahun 1999 tentang Kehutanan, sebagaimana
telah diubah beberapa kali, terakhir dengan Undang-Undang Nomor 11
Tahun 2020 tanggal 2 November 2020 tentang Cipta Kerja;
b. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;
c. Peraturan Pemerintah Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design
Reformasi Birokrasi 2010-2025;
d. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Nomor 5 Tahun 2024 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 90 Tahun
2021 tentang Pembangunan dan Evaluasi Zona Integritas Menuju Wilayah
Bebas dari Korupsi dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani di Instansi
Pemerintah;
e. Peraturan Menteri Kehutanan Nomor 3 Tahun 2025 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Balai Pemantapan Kawasan Hutan.
C. Maksud dan Tujuan
Kegiatan Surveillance Audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
dimaksudkan untuk mempercepat implementasi pelayanan publik yang sesuai
standar manajemen mutu pelayanan pada BPKH Wilayah III.
Tujuannya adalah mewujudkan mutu pelayanan publik sesuai standar ISO
9001:2015 pada BPKH Wilayah III.
D. Manfaat/Target Sasaran
Manfaat yang diharapkan dari kegiatan Surveillance Audit Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001:2015 adalah sebagai berikut :
1. Percepatan pemahaman dan kesadaran seluruh pegawai perihal persyaratan
standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015;
2. percepatan penyusunan dokumen Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015;
3. Percepatan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015;
4. Percepatan sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.
E. Ruang Lingkup Kegiatan
Ruang lingkup kegiatan pendampingan sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2015 adalah sebagai berikut :
1. Mereview kembali tentang dokumen ISO yang sudah dibuat dihubungkan
dengan implementasi di lapangan;
2. Mereview bisnis proses;
3. Melaksanakan audit untuk melihat kesesuaian implementasi ISO 9001:2015
sesuai dengan bisnis proses;
4. Mengumpulkan semua data yang didapatkan saat audit;
5. Reporting secara system;
F. Metode Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan Surveillance Audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 akan
dilaksanakan secara daring dengan metode ceramah, diskusi, pelatihan, dan
workshop menggunakan layanan aplikasi video conference yang disepakati
antara BPKH Wilayah III dengan penyedia terpilih/pendamping.
G. Jangka Waktu dan Tahapan Pelaksanaan Kegiatan
Kegiatan Surveillance Audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
direncanakan akan dilaksanakan dalam kurun waktu 1 (bulan) bulan sejak
penandatanganan kontrak. Tahapan pelaksanaan kegiatan adalah :
1. Penyusunan SK Tim Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 BPKH
Wilayah III;
2. Proses pengadaan jasa penyedia;
3. Dokumen Review dan Report Review;
4. Surveillance Audit ISO 9001:2015;
5. Reporting Audit and Laporan Akhir;
H. Kebutuhan Anggaran Biaya dan Tata Waktu
Kegiatan Surveillance Audit Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015
membutuhkan anggaran sebesar Rp.21.000.000,- (dua puluh satu juta rupiah)
dengan rincian sebagai berikut :
No. Kegiatan Tujuan Metode Biaya
1 Dokumen • Mereview • Mereview dok secara Rp.5.000.000,-
Review Dan
kembali tentang Offline di kantor AQC
dokumen ISO dengan di pimpin oleh
Report
yang sudah lead auditor yang sudah
Review
dibuat ditunjuk
dihubungkan • Mereview kembali
dengan report audit di tahun
implementasi di sebelumnya
lapangan • Membuat audit plan
• Mereview bisnis yang nantinya
proses dikirmkan ke BPKH
• Mereview Dok Wilayah III Pekanbaru
ISO untuk persiapan audit
2. Surveillance • Melaksanakan • pemeriksaan Rp.10.000.000,-
Audit
audit untuk dokumentasi (manual,
melihat prosedur, instruksi
keseuaian kerja, form dan
implementasi dokumen terkait
ISO 9001:2015 lainnya) .
sesuai dengan • wawancara dan diskusi
bisnis proses dengan manajemen &
staff yang terlibat untuk
memastikan konsistensi
pelaksanaan prosedur
• Observasi Lapangan/
Site Tour
• pemeriksaan terhadap
records (catatan mutu)
3. Reporting • Mengumpulkan • Reporting sementara Rp.6.000.000,-
Audit Dan semua data data /hasil audit disampaikan
yang didaptkan pada saat closing
Laporan
Akhir saat audit meeting
dilapangan • Reporting selanjutkan
dalam bentuk akan disajikan dalam
report bentuk laporan akhir
• Reporting secara dalam bentuk Buku
sistem AQC
Internasional
• Penerbitan surat
rekomendasi
(Notification
Letter)
Demikian Term Of Reference (TOR) ini dibuat, untuk dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.
Pontianak, September 2025
Pejabat Pengadaan Barang/Jasa, Pejabat Pembuat Komitmen,
Riko Rizaldi, S.Kom Zuhdan Arief F., S.Hut.,M.T., M.Sc
NIP. 19900105 201902 1 002 NIP. 19770314 200312 1 002
Mengetahui :
Kepala Balai,
Zuhdan Arief F., S.Hut.,M.T., M.Sc
NIP. 19770314 200312 1 002
KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)/
TERM OF REFERENCE (TOR)
KEGIATAN SURVEILLANCE AUDIT ISO 9001:2015 SISTEM MANAJEMEN MUTU
BPKH WILAYAH III TAHUN 2025
OUTPUT
SURAT PERINTAH KERJA (SPK)
&
SURAT PERINTAH MULAI KERJA (SPMK)
KEMENTERIAN DAN KEHUTANAN
DIREKTORAT JENDERAL PLANOLOGI KEHUTANAN
BALAI PEMANTAPAN KAWASAN HUTAN WILAYAH III
Jl. Jendral Ahmad Yani No.121, Bansir Darat, Kec. Pontianak Tenggara,
Kota Pontianak, Kalimantan Barat
Email :bpkh3pontianak@gmail.com