Spesifikasi Pekerjaan Eksternal Auditor
A. Pekerjaan Umum
1. Memastikan posisi keuangan dari program hibah pada akhir periode pelaporan,
jumlah dana yang diterima dan pengeluaran untuk periode pelaporan, disajikan
secara wajar dalam semua hal yang material oleh PR dan SR di dalam GPFS dan
sesuai dengan kerangka akuntansi yang berlaku. (Annex 3: Comprehensive Auditor’s
Report template - Special Purpose Grant Financial Statement (SPGFS) Audit);
2. Memastikan semua hal yang material, dana hibah telah digunakan sesuai dengan
ketentuan Perjanjian Hibah, termasuk anggaran yang disetujui, rencana kerja dan
perubahannya sebagaimana tercantum dalam perjanjian hibah;
3. Memastikan GPFS sesuai dengan mata anggaran program (kode pembukuan) yang
memberikan dasar untuk penyusunan laporan keuangan program hibah keuangan
dan mencerminkan transaksi keuangan sehubungan dengan program, sebagaimana
yang tertera dalam program pelaksanaan kegiatan;
4. Memastikan GPFS sesuai dengan informasi lainnya yang dilaporkan ke the Global
Fund (TGF) contohnya seperti Progress Update/Progress Update Disbursement
Request (PU/PUDR), laporan keuangan tahunan dan laporan kas triwulan;
5. Laporan neraca atau laporan posisi keuangan dari entitas pelaksana telah
terkonsolidasi yang secara jelas menunjukan aset dan kewajiban dari program hibah;
6. Laporan arus kas masing-masing entitas pelaksana telah terkonsolidasi dengan
laporan program hibah (Annex 2: Financial Statements cash basis and commitments
reconciliation template);
7. Catatan atas laporan keuangan yang menggambarkan prinsip akuntansi yang
berlaku;
8. Pernyataan yang menunjukan total transfer the Global Fund ke PR dan rekonsiliasi
jumlah tersebut pada saldo akhir kas akhir periode pelaporan;
9. Laporan uang muka SR dan rekonsiliasi jumlah uang muka yang diberikan oleh PR
kepada SR dengan pengeluaran yang dicatat oleh SR, dan saldo kas SR pada akhir
periode pelaporan;
10. Sebagai lampiran laporan keuangan, daftar semua aset tetap yang dibeli, dengan
mencantumkan tanggal, nilai dan kondisi aset dan stock persediaan untuk semua
produk kesehatan pada tanggal pelaporan;
11. Rekonsiliasi antara konsolidasi laporan pendapatan dan laporan biaya dan laporan
keuangan tahunan untuk periode yang sama dilaporkan kepada the Global Fund dan
jika ada catatan kaki lainnya. (Annex 1: Financial statements accrual basis template).
B. Lingkup Kerja Audit
Persyaratan minimumnya adalah bahwa audit akan dilaksanakan sesuai dengan
International Standards on Auditing (ISA) atau International Standards of Supreme Audit
Institutions (ISSAI), yang mencakup pengujian dan pengendalian yang dianggap perlu
oleh auditor dalam situasi tersebut. Sebagai bagian dari prosedur pengujian audit,
perhatian khusus harus diberikan pada area-area berikut:
1. Kepatuhan sesuai dengan undang-undang yang berlaku;
2. Rekonsiliasi buku besar dengan Laporan Keuangan Hibah Tujuan Khusus (SPGFS);
3. Kurs yang digunakan untuk konversi;
4. Pengeluaran Hibah;
5. Biaya yang memenuhi syarat;
6. Sistem Pengendalian Internal;
7. Tindak lanjut temuan dari laporan audit sebelumnya;
8. Rekening bank yang ditunjuk;
9. Pengamanan Aset;
10. Pengadaan Barang dan Jasa;
11. Sistem Pengadaan untuk Produk Farmasi dan Kesehatan;
12. Pencairan ke Provinsi dan SR Pusat;
13. Retensi data dan dokumen pendukung Pendanaan;
14. Biaya Sumber Daya Manusia;
15. Biaya terkait perjalanan.
C. Laporan Auditor
Dalam penyampaian laporan audit, auditor yang terpilih akan melaporkan opini audit
dengan laporan konsolidasi yang sesuai dengan ISA dan ISSAI.
D. Management Letter(M/L)
Sebagai tambahan dari laporan audit, auditor akan menyiapkan surat manajemen di
mana mereka harus:
1. Memberikan komentar atas contoh-contoh ketidakpatuhan dalam catatan akuntansi,
prosedur, sistem, dan kontrol yang diperiksa selama audit dengan referensi khusus
pada pengeluaran yang tidak memenuhi syarat dan kelemahan sistematis;
2. Memberikan rekomendasi untuk mengatasi kekurangan yang diamati dan
kelemahan dalam sistem dan kontrol yang dapat segera dilakukan;
3. Mengkomunikasikan hal-hal yang telah menjadi perhatian selama audit yang
mungkin memiliki dampak yang signifikan terhadap pelaksanaan dan keberlanjutan
program hibah;
4. Kerangka kerja Pengendalian Internal program hibah dalam Management Letter
minimal harus mencakup lima bagian berikut:
- Pengendalian internal: bagian ini harus mencakup semua masalah pengendalian
internal utama lainnya yang dicatat oleh auditor dalam melakukan tinjauan yang
dijelaskan dalam ruang lingkup pekerjaan terutama dalam sub-kategori berikut (a)
Manajemen Keuangan, (b) Manajemen SR (c) Manajemen program (d)
Manajemen persediaan;
- Kepatuhan terhadap perjanjian hibah dan hukum yang berlaku: bagian ini
menekankan setiap contoh ketidakpatuhan terhadap perjanjian hibah yang
relevan yang dicatat oleh auditor selama pekerjaan mereka dalam membentuk
opini atas SPGFS atau mengkonfirmasi bahwa tidak ada yang teridentifikasi
dalam sampel yang diuji. Hal ini menyiratkan bahwa auditor harus memastikan
bahwa pengeluaran tersebut sesuai dengan kegiatan yang disetujui dalam
anggaran terperinci untuk periode yang relevan yang sedang direview serta
sesuai dengan penyesuaian anggaran berikutnya termasuk persetujuan yang
diperlukan untuk realokasi anggaran tersebut;
- Nilai untuk uang: bagian ini harus mencakup pandangan auditor terhadap
pertimbangan PR dan SR tentang ekonomis dan efisiensi sebagai bagian dari
tinjauan auditor terhadap pengeluaran hibah. Tim the Global Fund dapat
mengajukan permintaan agar layanan tambahan ini diberikan oleh auditor. Semua
masalah yang dicatat seputar nilai untuk uang (kekurangan kontrol, perkiraan
kerugian yang timbul sebagai akibat dari proses yang tidak efisien, dan lain-lain)
harus dinyatakan dalam surat kepada manajemen;
- Pengeluaran yang tidak memenuhi syarat dan tidak didukung: bagian ini harus
menyediakan tabel pengeluaran yang tidak sesuai yang diidentifikasi oleh auditor
selama pekerjaan mereka;
- Tindak lanjut atas laporan audit sebelumnya: pada bagian ini, auditor akan
melaporkan status pelaksanaan dari rekomendasi yang terdapat dalam laporan
audit sebelumnya.
5. Manajemen resiko untuk bagian pengelolaan keuangan dalam surat kepada
Manajemen, auditor diharapkan untuk mengkategorikan setiap temuan, jika ada, ke
dalam satu dari enam sub-kategori resiko keuangan yang ditetapkan oleh the
Global Fund dan menyediakan tabel ringkasan yang menunjukkan temuan-temuan
per sub-kategori risiko dan peringkatnya. Keenam kategori tersebut adalah:
- Pengaturan aliran dana yang tidak memenuhi standard;
- Pengendalian internal yang tidak memenuhi standard;
- Penipuan Keuangan, Korupsi dan Pencurian;
- Akuntansi dan Pelaporan Keuangan yang tidak memenuhi standard;
- Nilai uang yang terbatas; dan
- Pengaturan audit yang tidak memenuhi standard.
6. Cantumkan kedalam surat kepada manajemen tanggapan yang telah dibuat oleh
PR dan SR atas rekomendasi audit, bersama dengan jadwal pelaksanaan
rekomendasi yang telah disepakati. dalam kasus di mana PR atau SR tidak
menerima temuan audit, laporan surat kepada manajemen akan menyatakan
bahwa program manager tidak setuju dengan rekomendasi yang tertulis dalam
laporan. semua pengamatan dan rekomendasi akan didiskusikan dengan
manajemen PR dan SR sebelum surat kepada manajemen diselesaikan.
7. Jelaskan setiap contoh ketidakpatuhan terhadap perjanjian Hibah yang dicatat oleh
auditor dalam proses kerja mereka untuk membentuk opini atas GPFS;
8. Surat kepada manajemen harus menyatakan bahwa auditor mengetahui dan
menyetujui bahwa surat kepada manajemen akan dibagikan kepada TGF dan
Local Fund Agent (LFA) secara rahasia;
9. Surat manajemen harus menggunakan sistem poin penilaian tergantung pada
tingkat kepatuhan sesuai dengan yang diusulkan dalam pedoman untuk audit
tahunan laporan keuangan PR dan SR;
10. Silahkan lihat lampiran dibawah ini untuk panduan umum tentang surat kepada
manajemen:
a. Standard on communicating management letter issues to those charged with
governance of an entity :
http://web.ifac.org/download/ISA_260_standalone_2009_handbook.pdf
b. also that on reporting internal control deficiencies :
http://web.ifac.org/download/ISA_265_standalone_2009_Handbook.pdf.
c. in the case of public-sector or government auditor (i.e the supreme audit
institution) guidance can be obtained:
http://intosai.connexcchosting.net/blueline/upload/1codethaudstande.pdf)
E. Syarat Kualifikasi Tenaga Ahli
Memiliki staf yang kompeten sebagai berikut:
a. Satu Orang Partner/Tenaga Ahli Kepala (CPA/Sertifikat Akuntan/CA), Minimal
Pendidikan S1 Akuntansi/Ekonomi dan Pengalaman 15 tahun;
b. Satu Orang Manager Tim/Tenaga Ahli Utama (Sertifikat Akuntan /Chartered
Accountant), Minimal pendidikan Sarjana Akuntansi /Ekonomi dan Pengalaman 10
tahun;
c. 11 Orang Supervisor/Tenaga Ahli (Serfikat Akuntan/ Chartered Accountant) Minimal
Pendidikan S1 Akuntansi/Ekonomi dan Pengalaman 5 tahun;
d. 23 Orang Auditor/Tenaga Ahli Muda Minimal Pendidikan S1 Jurusan
Akuntansi/Ekonomi dan Pengalaman 3 Tahun.
F. Metodologi yang digunakan dengan sistem seleksi dengan syarat:
1. Metode kerja :
a. Melakukan koordinasi dengan PR dan SR;
b. Membuat jadwal pelaksanaan audit untuk PR dan SR;
c. Melakukan Kick Of Meeting di PR dan SR;
d. Memberikan daftar sampling voucher yang diaudit
e. Melakukan audit di PR dan SR, termasuk :
• Memperoleh bukti mengenai desain pengendalian dan melakukan pengujian
pengendalian
• Prosedur Substantif
• Pengambilan sampel dan cara lain untuk memilih item untuk pengujian
• Prosedur analitis
• Menggunakan hasil kerja auditor internal
• Menggunakan hasil kerja seorang ahli
• Representasi tertulis
• Memorandum Pembekalan ('Aide Mémoire')
f. Melakukan tindak lanjut untuk temuan audit tahun sebelumnya;
g. Melakukan Closing Meeting di PR dan SR;
h. Membuat Laporan Audit.
2. Syarat dalam pekerjaan
a. Kualitas hasil pekerjaan sesuai dengan kerangka acuan kerja.
Dimana auditor memahami dan melaksanakan prosedur audit dengan benar,
memahami dan menggunakan metode pengambilan sample dengan benar.
professional, independen dalam pelaksanaan audit dan penyusunan laporan audit.
b. Kemampuan atau prestasi pekerjaan sesuai dengan jadwal dan tidak ada
keterlambatan.
Auditor mampu menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan kerangka acuan dan
menyelesaikan laporan audit sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan dalam
kontrak
c. Pelaksanaan pekerjaan sesuai jangka waktu yang ditetapkan dalam kontrak.
Auditor meyelesaikan pekerjaan sesuai dengan jangka waktu dan jadwal yang sudah
disepakati di dalam kontrak dan tidak terjadi keterlambatan dalam menyelesaikan
pekerjaan dan laporan
d. Kualifikasi, jumlah dan waktu penugasan tenaga ahli dari auditor sesuai dengan
kontrak dan dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan jadwal dan jangka waktu.
e. Ketaatan dan kelengkapan dalam memenuhi administrasi pekerjaan sesuai dengan
kontrak.
Auditor memenuhi dan melengkapi persyaratan administrasi sesuai dengan
persyaratan dan tepat waktu
3. Kriteria Penilaian
Kriteria penilaian yang dilakukan adalah 70 Teknis dan 30 Harga
Ambang Batas Penialaian 80
G. Syarat Kantor Akuntan Publik yang wajib dipilih adalah sebagai berikut:
Kantor akuntan publik harus mempunyai ijin praktik dan masuk dalam daftar the Global
Fund untuk mengikuti undangan tender ini adalah sebagai berikut:
A. Memiliki pengalaman audit internasional atau audit hibah atau PHLN dalam 10
tahaun terakhir
B. KBKI : [822] Jasa akuntansi, pemeriksaan keuangan dan pembukuan
C. KBLI: 69201 - Aktivitas Akuntansi, Pembukuan dan Pemeriksa
1. Imelda & Rekan (Member of Deloitte)
2. Siddharta Widjaja & Rekan (Member of KPMG)
3. Amir Abadi Jusuf, Aryanto, Mawar & Rekan (Member of RSM)
4. Mulyamin Sensi Suryanto & Lianny (Member of Moore Stephens International Ltd.)
5. Tanubrata Sutanto Fahmi & Rekan (Member of BDO)
6. Kosasih, Nurdiyaman, Tjahjo & Rekan (Member of Crowe Horwath International)
7. Doli, Bambang, Sudarmadji & Dadang (Member of BKR)
8. Paul Hadiwinata, Hidajat, Arsono, Ade Fatma &Rekan (Member of PKFInternational
Ltd)
9. Anwar & Rekan (Member of DFK)
10. Tjiendradjaja & Handoko Tomo (Member of Mazar Moores Rowland Indonesia)
11. Hadori Sugiarto Adi & Rekan (Member of HLB)
12. Hendrawinata, Hanny, Erwin & Sumargo (Member of Kreston)
13. Tjahjadi & Tamara (Member of Morison KSi)
14. Gani Sigiro &Handayani (Member of Grant Thornton International LTD)