Kerangka Acuan Kerja (KAK) Pengadaan
Jasa Profesional Conference Organizer (PCO) Kegiatan
Asia Pacific Leaders’ Summit on Malaria Elimination
Tahun 2025
1. LATAR BELAKANG : Malaria masih merupakan salah satu masalah kesehatan
global yang penting dan membutuhkan perhatian serius. World
Malaria Report 2024 melaporkan terdapat 263 juta kasus malaria di
dunia dan 94% di antaranya terjadi di Afrika. Di tingkat global,
Indonesia menempati peringkat ke-32 dari 83 negara endemis
malaria, dengan estimasi lebih dari 1 juta kasus setiap tahunnya.
Indonesia juga menempati peringkat kedua tertinggi setelah India
dalam jumlah kasus malaria di antara negara-negara regional WHO
Asia Tenggara. Di tingkat nasional, sebanyak 78% atau 401 dari 514
kabupaten/kota di Indonesia telah mencapai status eliminasi malaria.
Namun, tantangan besar masih tersisa, terutama di wilayah Tanah
Papua yang menyumbang sekitar 93% dari total kasus malaria
nasional. Tingginya beban malaria di wilayah ini disebabkan oleh
berbagai faktor, termasuk distribusi geografis yang sulit dijangkau,
tingginya mobilitas penduduk, serta keterbatasan akses layanan
kesehatan yang berkualitas. Selain tantangan epidemiologis dan
operasional, isu pembiayaan juga menjadi hambatan dalam upaya
eliminasi malaria. Keterbatasan anggaran, ketergantungan pada
donor eksternal, serta alokasi dana daerah yang belum optimal
menghambat konsistensi program, keberlanjutan intervensi, dan
inovasi teknologi dalam pengendalian malaria.
Asia Pacific Leaders’ Summit on Malaria Elimination
merupakan forum tingkat tinggi yang pertama kali diselenggarakan
pada tahun 2016 di Bangkok, dan menjadi wadah penting untuk
pertukaran informasi, dialog kebijakan, serta penguatan kolaborasi
antar pemangku kepentingan nasional, regional, dan global dalam
upaya eliminasi malaria. Summit ini diselenggarakan oleh Asia
Pacific Leaders Malaria Alliance (APLMA) bekerja sama dengan
negara tuan rumah dan mitra utama seperti APMEN, Global Fund,
WHO, serta sektor swasta.
Pada tahun 2025, Pemerintah Indonesia ditunjuk sebagai tuan
rumah untuk Summit ke-9 yang akan diselenggarakan di Bali pada
tanggal 16–17 Juni 2025. Forum ini menjadi peluang strategis bagi
Indonesia untuk menunjukkan kepemimpinan dalam eliminasi
malaria, memperkuat kerja sama lintas sektor, dan menegaskan
komitmen regional terhadap target eliminasi malaria tahun 2030.
Pertemuan ini digendakan dihadiri oleh Presiden RI Bapak Prabowo
Subiantoro, Menteri Kesehatan RI Bapak Bapak Budi G. Sadikin,
Presiden RI ke-6 Bapak Susilo Bambang Yudhoyono selaku Special
Advisor APLMA, Perdana Menteri Papua Nugini, Peter Sands
(Executive Director of The Global Fund), Menteri Kesehatan dari
berbagai negara di Asia Pasifik, para ahli malaria di tingkat global
serta pejabat dari organisasi yang menangani masalah pengendalian
malaria.
2. MAKSUD DAN : a. Maksud
TUJUAN Maksud pekerjaan/pengadaan adalah terlaksananya kegiatan 9th
Asia Pacific Leaders’ Summit on Malaria Elimination menggunakan
jasa Profesional Conference Organizer (PCO) yang sudah
ditentukan
b. Tujuan
Tujuan pekerjaan/pengadaan adalah mendorong komitmen politik
tingkat tinggi dan memperkuat kolaborasi lintas negara dan sektor
di kawasan Asia Pasifik dalam rangka percepatan eliminasi malaria
menuju tahun 2030
3. TARGET/ SASARAN : Target/ sasaran yang ingin dicapai dalam pengadaan adalah
terlaksananya kegiatan 9th Asia Pacific Leaders’ Summit on Malaria
Elimination di Bali pada tanggal 16 – 17 Juni 2025.
Untuk mencapai sasaran ini maka dilakukan pengadaan jasa PCO
dengan metode penunjukan langsung kepada PT Royalindo Expoduta
sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Penunjukan kepada PT Royalindo Expoduta karena pengalaman
dalam menjadi PCO pada penyelenggaraan pertemuan internasional
high level yang melibatkan negara lain (multi negara) dan organisasi
internasional seperti pertemuan G-20 dan GAVI Board Meeting Tahun
2024.
4. NAMA ORGANISASI : Nama organisasi yang menyelenggarakan/melaksanakan pengadaan
PENGADAAN barang:
BARANG a. K/L/D/I : Kementerian Kesehatan Republik Indonesia
b. Satker : Ditjen Penanggulangan Penyakit
5. SUMBER DANA DAN : a. Sumber Dana : DIPA APBN Ditjen P2P tahun anggaran 2025
PERKIRAAN BIAYA b. Total perkiraan biaya yang diperlukan : Rp. 1.321.122.000 (Satu
Milyar Tiga Ratus Dua Puluh Satu Juta Seratus Dua Puluh Dua
Rupiah)
6. JANGKA WAKTU : Waktu dibutuhkan : 16 – 17 Juni 2025
PELAKSANAAN
7. TENAGA AHLI/ : -
TERAMPIL
8. SPESIFIKASI TEKNIS : Spesifikasi terlampir
9. PELATIHAN : -
Jakarta, Juni 2025
PPK I Unit Kerja Direktorat PM
Totok Haryanto, SKM.Mkes
Spesifikasi
SPESIFIKASI JASA PROFESIONAL CONFERENCE ORGANIZER (PCO) KEGIATAN
ASIA PACIFIC LEADER’S SUMMIT ON MALARIA ELIMINATION
TAHUN 2025
1. Rincian kegiatan Pengadaan Asia Pacific Leader’s Summit on Malaria Elimination adalah
sebagai berikut:
No Item Keterangan
1 Ruang Pengadaan paket kegiatan dalam rangka 9th Asia Pacific Leader’s
lingkup Summit on Malaria Elimination di Bali pada tanggal 16-17 Juni 2025
2 Kriteria - Memiliki akte pendirian perusahaan dan atau perubahannya yang
Umum telah disahkan oleh Kementerian Hukum dan HAM RI.
- Memiliki surat keterangan domisili dan tanda daftar perusahaan
(TDP) yang masih berlaku.
- Memiliki NPWP dan perpajakan tahun terakhir, dengan
melampirkan KSWP (dengan status valid).
- Memiliki surat ijin kegiatan/usaha konvensi, perjalanan insentif, dan
pameran (Meeting, Incentive, Convention & Exhibition/MICE) dari
instansi berwenang dan masih berlaku.
- Memiliki pengalaman kerja dalam skala Konferensi Internasional
setingkat Menteri yang dihadiri paling sedikit minimal 20 (dua puluh)
negara minimal sebanyak 10 (sepuluh) kali dalam kurun waktu 5
(lima) tahun terakhir, dibuktikan dengan Kontrak Kerja, Berita Acara
Serah Terima Pekerjaan, bukti foto dan deskripsi acara.
- Memiliki surat referensi dari pemberi tugas untuk pengalaman kerja
dalam skala Konferensi Internasional setingkat Menteri yang dihadiri
paling sedikit minimal 20 (dua puluh) negara minimal sebanyak 10
(sepuluh) kali dalam kurun waktu 5 (lima) tahun terakhir.
- Memiliki kemampuan untuk menyediakan
fasilitas/peralatan/perlengkapan untuk melaksanakan acara.
- Surat pernyataan tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak pailit,
kegiatan usahanya tidak sedang dihentikan, dan/atau direksi yang
bertindak untuk dan atas nama perusahaan tidak sedang dalam
menjalani sanksi pidana.
- Surat pernyataan kesanggupan menyediakan perlengkapan:
perlengkapan (LED, sound system, lighting, panggung & dekorasi,
mini garden, dll), sewa kendaraan, media outdoor, serta
dokumentasi foto dan video.
- Memiliki jadwal pelaksanaan pekerjaan (timeline) sesuai dengan
dokumen pengadaan.
- Memiliki Tanda Daftar Usaha Pariwisata (sesuai dengan kualifikasi
di atas).
- Memenuhi syarat KBLI 82301: Penyelenggara Pertemuan,
Perjalanan Insentif, Konferensi dan Pameran.
3 Cakupan Vendor harus mampu menyediakan dukungan kegiatan sebagai berikut:
kerja a. Rangkaian “Dinner Reception” dengan rincian:
1 MC Dinner Reception 1 orang
2 Makan Crew & Talent (Nasi box dan snack) 1 paket
3 Welcome Drink 300 paket
4 Cocktail Canape (Custom) 300 paket
5 VIP Set Menu (3 course) 50 paket
6 Buffet Menu 250 paket
7 Live Cooking - sate 6 paket
8 Live Cooking - Jimbaran grill 6 paket
9 Minuman (free flow) 1 paket
10 Genset 3 unit
11 Dekorasi mini garden depan panggung dan VIP 1 paket
Table flower
12 Panggung Dinner, uk. 9,66m x 3,66m x 40cm 1 unit
dengan finishing karpet hitam
13 Backdrop Dinner, uk. 9,66m x 3m dengan PVC 1 unit
digital Printing
14 Lighting Dinner untuk mendukung suasana dan 1 paket
panggung termasuk
15 Sound System Dinner dg kapasitas 10.000 watt 1 paket
Mic Wireless + standing mic
16 Setup and Dismantle 1 paket
17 Sewa 2 LED System (7m x 2m) sisi kanan dan 28 m
kiri
b. Rangkaian “Art Performance” dengan rincian:
1 Art Performance Opening Ceremony (16 Juni
1 paket
2025)
Tarian Tradisional Welcome Dinner +Properti
2 1 paket
tari+Transport+Kostum+Make up
3 Pemain musik traditional termasuk latihan 1 paket
4 Full Band 1 paket
5 Show Management Arrangement 1 paket
6 Usher 1 paket
7 Tenda Talent (Tari Tradisional) 20 M
8 Tenda Talent (Band) 20 M
c. Belanja Bahan Lainnya
1 Souvenir VIP 20 paket
2 Kit Peserta 230 paket
3 Tas Peserta 230 paket
4 ATK dan Computer Supply 1 paket
SPESIFIKASI
RINCIAN KEGIATAN SPESIFIKASI Jumlah
A Dinner Reception
- Mampu berkomunikasi dengan lancar
dalam Bahasa Inggris
- Berpengalaman membawakan acara
resmi dan/atau semi formal internasional
di tingkat kementerian/lembaga
- Memahami tata urutan penyebutan
pejabat dan tamu kehormatan sesuai
dengan hierarki yang berlaku.
- Mampu menyampaikan informasi
1 MC Dinner Reception dengan jelas dan menarik, serta semi 1 orang
formal dalam pembawaan.
- Mampu berkomunikasi dengan baik dan
aktif termasuk dengan tim penyelenggara
untuk memastikan kelancaran acara.
- Cepat beradaptasi dengan kondisi yang
ada dan mampu berimprovisasi pada
situasi yang dibutuhkan
- Berpenampilan rapih, menarik, formal,
dan mencerminkan budaya tuan rumah
- Menu masakan dan snack Indonesia
Makan Crew & Talent (Nasi - Dimasukan ke dalam box yang rapih dan
2 1 paket
box dan snack) higienis
- 130 pax
3 - Disajikan saat tamu datang
Welcome Drink - Berupa minuman non-alkohol seperti jus
300 pax
buah segar, Infused Water, jamu
tradisional, dll.
4 - Mampu menyediakan cocktail seperti Jus
buah segar, infused water, mocktail
(tanpa alkohol), atau sparkling tea.
- Mampu menyediakan canapes seperti
Cocktail Canape (Custom) 300 pax
Salmon & cream cheese di atas crackers,
Mini quiche lorraine, chicken vol-au-vent,
Tomato bruschetta, hummus di atas
mentimun, Mini eclair, atau fruit tartlet.
- Terdiri dari Appetizer – Hidangan
pembuka ringan, Main Course – Hidangan
utama (daging/ikan/vegetarian), dan
Dessert – Penutup manis
- Porsi disesuaikan untuk satu orang (fine-
dining portion, elegan )
- Penyajian Per piring, dengan plating rapi
5 VIP Set Menu ( 3 course) dan estetis 50 paket
- Menggunakan piring porselen premium,
sendok-garpu formal (3–5 set), gelas kaca
- Pelayan harus terlatih fine-dining service
dan bisa berbahasa Indonesia dan Inggris
(Bilingual) dengan baik
- Siapkan menu khusus (vegetarian,
gluten-free, halal) atas permintaan tamu
6 Terdiri dari : 2 main menu, 2 side menu
Buffet Menu 250 pax
dan 3 desert
RINCIAN KEGIATAN SPESIFIKASI Jumlah
Appetizer (Pembuka dingin)
Soup (Sup hangat)
Main Course (Hidangan utama: daging,
ikan, vegetarian)
Side Dish (Pelengkap: nasi, kentang,
7 Live Cooking - sate sayuran) 150 pax
Salad Bar
Dessert Bar
Beverage Station (minuman dingin dan
panas)
8 Grill Seafood dengan bahan baku segar
Live Cooking - Jimbaran grill 150 pax
(fresh raw material)
9 Minuman (free Flow ) Kopi dan teh dengan gula, dairy terpisah 1 paket
10 paket genset terdiri dari 3 genset dengan
Genset 3 unit
kemampuan minimal 10.000 VA
11 Dekorasi mini garden depan menggunakan tanaman asli.
panggung dan VIP Table 1 paket
flower
Panggung Dinner, uk. 9,66m toleransi ukuran 0,5m
12 x 3,66m x 40cm dengan 1 unit
finishing karpet hitam
13 Backdrop Dinner, uk. 9,66m x toleransi ukuran 0,5m
3m dengan PVC digital 1 unit
Printing
Lighting Dinner untuk
14 mendukung suasana dan 1 paket
panggung termasuk
15 Sound System Dinner dg
kapasitas 10.000 watt Mic 1 paket
Wireless + standing mic
16 Setup and Dismantle 1 paket
Sewa 2 LED System (7m x
17 28 M
2m) sisi kanan dan kiri
B Art Performance
tarian selamat datang/penyambutan yang
Art Performance Opening
1 mempunyai makna 1 paket
Ceremony 16 Juni
penghormatan.,terlihat elegan, mewah
2 Tarian Tradisional Welcome Tarian Langgam Nusantara (misal: tari
Dinner +Properti Bali, Piring, Gandrung, Gong, tifa)
1 paket
tari+Transport+Kostum+Make
up
3 Pemain musik traditional pemain musik yang mampu mendukung
1 paket
termasuk latihan tarian tradisional pada welcome dinner
4 Band Lokal yang pernah tampil pada
event international. Line up terdiri dari : 2
Full Band 1 paket
Vocalist Female; 1 Violinist; 1 Drummer; 1
Gitarist; 1 Bassist; 1 Keyboardist
5 Show Management
1 paket
Arrangement
6 Berpengalaman dalam mengatur
Usher kegiatan/event yang bersifat internasional 1 paket
dan formal.
7 Tenda Talent (Tari Tenda
20 M
Tradisional)
RINCIAN KEGIATAN SPESIFIKASI Jumlah
8 Tenda Talent (Band) 20 M
C Belanja Bahan Lainnya
A. Paket Kopi Luwak Premium
- 2 bungkus kopi luwak Mandheling
King
- Masing-masing berat 100 gram.
- Terdapat akrilik unprocessed luwak
coffee
- Hardbox kokoh dengan bahan board,
- ukurannya menyesuaikan dengan
1 Souvenir VIP 20 paket
isinya.
- Paket sebanyak 20 pax.
B. Shopping Bag
- Terbuat dari bahan pandan yang
dirajut dengan Kuat dan kokoh.
- Ukuran menyesuaikan kotak kopi.
- Jumlah 20 buah
A. Pouch
- Menggunakan bahan anyaman
pandan
- Ukuran pouch kurang lebih 20x15x3
cm
- Desain logo Asian Summit warna
sesuai dengan logo dengan sablon
- Jumlah 230 pax
2 Kit Peserta B. Kipas tradisional 230 paket
- Jumlah 230 pax
- bahan kayu yang ditutup dengan
kain batik bali atau warna cream polos
(dibubuhi logo)
C. Diffuser stick atau aroma terapi
- Jumlah 230 pax
- Untuk wangi menyesuaikan
- Dilengkapi dengan box
- Bahan anyaman pandan yang kuat
dan tahan lama.
- Ukuran tas tidak dapat ditentukan
3 Tas Peserta secara pasti dari gambar, tetapi 230 paket
tampak cukup besar untuk membawa
barang-barang seperti buku atau
dokumen.
Kertas 5 rim, tinta printer tipe 85A 3
buah, sticky notes 3 pcs, pulpen biru
0.7 4 pcs, spidol besar 2 pcs, lakban
4 ATK dan Computer Supply 1 paket
bening 1 pc, lakban cokelat 1 pc,
binder clip 107 1 kotak, map plastik ,
odner 3 buah
C. Belanja Bahan Lainnya
1. Souvenir VIP
A. Paket Kopi Luwak Premium
a. 2 bungkus kopi luwak Mandheling King.
b. Masing-masing berat 100 gram.
c. Terdapat akrilik unprocessed luwak coffee
d. Hardbox kokoh dengan bahan board,
ukurannya menyesuaikan dengan isinya.
e. Paket sebanyak 20 pax.
B. Shopping Bag
a. Terbuat dari bahan pandan yang dirajut dengan
Kuat dan kokoh.
b. Ukuran menyesuaikan kotak kopi.
c. Jumlah 20 buah
.
2. Kit Peserta
A. Pouch
a. Menggunakan bahan anyaman pandan
b. Ukuran pouch kurang lebih 20x15x3 cm
c. Desain logo Asian Summit warna sesuai dengan logo
dengan sablon
d. Jumlah 230 pax
B. Kipas tradisional
- Jumlah 230 pax
- bahan kayu yang ditutup dengan
kain batik bali atau
warna cream polos (dibubuhi logo)
C. Diffuser stick atau aroma terapi
- Jumlah 230 pax
- Untuk wangi menyesuaikan
- Dilengkapi dengan box
3. Tas Peserta
- Bahan anyaman pandan yang kuat dan tahan lama.
- Ukuran tas tidak dapat ditentukan secara pasti dari gambar,
tetapi tampak cukup besar untuk membawa barang-barang
seperti buku atau dokumen.
- Jumlah 230 pax