Uraian singkat pekerjaan atas Pengadaan Jasa Pemilahan dan Penataan Arsip di Record
Central Kebutuhan Substansi Umum adalah :
1 MAKSUD DAN a. Maksud
TUJUAN
Maksud dari kegiatan Jasa Pemilahan dan Penataan Arsip di
RS Kanker Dharmais Jakarta adalah untuk melaksanakan
kegiatan pengelolaan arsip pendukung kegiatan Rumah Sakit
di Kanker Dharmais Jakarta, yaitu pemilihan, penataan,
pencatatan dan penyimpanan arsip secara manual yang lebih
efektif sehingga upaya penemuan kembali arsip yang
disimpan dapat dilakukan secara cepat sesuai dengan
sasaran yang diinginkan
b. Tujuan
Tujuan dari Kegiatan Jasa Pemilahan dan Penataan Arsip
Rumah Sakit di RS Kanker Dharmais Jakarta adalah menata
kembali Arsip dengan mengelompokan arsip berdasarkan
Fungsi Lembaga/Institusi Rumah Sakit dalam Pola Klasifikasi
dan Jadwal Retensi Arsip yang ditentukan oleh pemangku
kebijakan kearsipan di RS Kanker Dharmais.
Tujuan akhir dari kegiatan ini adalah untuk meningkatkan
peranan dan fungsi arsip sebagai sumber informasi dalam
rangka menunjang pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di
masing-masing unit Kearsipan secara optimal.
Adapun penjabaran dari tujuan yang hendak dicapai secara
teknis adalah meliputi hal-hal sebagai berikut :
Memudahkan dalam penyimpanan dan pencarian arsip
kembali;
Menjaga arsip data dari kepunahan, hilang, atau terselip,
maupun hancur dimakan usia;
Untuk pengamanan arsip dari pihak-pihak yang tidak
berkepentingan;
Tersedianya manajemen arsip yang handal, efektif, dan
efisien serta dapat diintegrasikan dengan system yang
sudah dibangun sebelumnya;
Meningkatkan pelayanan dan pengawasan pengelolaan
arsip Rumah Sakit.
2 TARGET/SASARAN Tertatanya arsip berdasarkan Fungsi Lembaga/Institusi Rumah
Sakit dalam Pola Klasifikasi dan Jadwal Retensi Arsip
3 RUANG LINGKUP Ruang lingkup/batasan lingkup pekerjaan pengadaan ini, meliputi :
PENGADAAN/LOKASI
Persiapan, pembersihan, pemilahan dan penataan arsip.
PEKERJAAN,
1. Pekerjaan Penyiapan Arsip atau Pembersihan Arsip Secara
FASILITAS
Fisik Terhadap 2806 Box Yang Sudah Dipilah
2. Mengidentifikasi Berkas Yang Terdiri Dari Indeks/Judul Berkas
3. Penyusunan Daftar Arsip Inaktif Terhadap 2806 Box Yang
Sudah Dipilah.
4. Melakukan Entry Manual Terhadap Isian Daftar Arsip Inaktif
Pada Poin ke-3 ke dalam Aplikasi EFS Yang Sudah Terinstall
Sebelumnya di Local Server
5. Penataan Arsip Inaktif Kedalam Box dan Arsip
4 METODE KERJA Metoda kerja yang harus dilakukan oleh Penyedia dalam
melaksanakan pekerjaan, sesuai dengan persyaratan yang
ditetapkan, antara lain meliputi:
1. Pelaksanaan pekerjaan Penyediaan Jasa Pemilahan dan
Penataan Arsip di Record Center Rumah Sakit Kanker
Dharmais dilakukan berdasarkan dokumen pengadaan &
lingkup pekerjaan (BQ dan spesifikasi teknis), dengan
segala tambahan dan perubahannya pada saat penjelasan
pekerjaan / aanwijzing, serta ketentuan teknis (pedoman
dan standar teknis yang dipersyaratkan).
2. Pelaksanaan pekerjaan dilakukan sesuai dengan kualitas
masukan (bahan, tenaga, dan alat), kualitas proses (tata
cara pelaksanaan pekerjaan), dan kualitas hasil pekerjaan,
seperti yang tercantum dalam spesifikasi teknis.
3. Pelaksanaan kerja akan didahului dengan
penandatanganan Kontrak Kerja Pelaksanaan dan
selanjutnya dibuat laporan kemajuan pekerjaan hingga
berita acara serah terima pekerjaan yang dilanjutkan
pemeriksaan pekerjaan oleh tim penerima pekerjaan.
4. Masa pemeliharaan menjadi tanggung jawab penyedia
jasa dengan kewajibannya memperbaiki segala cacat atau
kerusakan dan kekurangan yang terjadi selama masa
pemeliharaan.
5. Dalam masa pemeliharaan semua bahan yang digunakan,
harus diuji coba sesuai fungsinya. Apabila terjadi
kekurangan atau kerusakan, maka harus diperbaiki sampai
berfungsi dengan sempurna.
6. Dalam melaksanakan pekerjaan tidak mengganggu
pelayanan rumah sakit.
7. Mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja & material untuk
mencegah terjadinya keterlambatan pekerjaan.
5
SPESIFIKASI TEKNIS
a. Menghitung Volume/Jumlah Arsip Yang Akan Dikelola
PEKERJAAN
b. Menyiapkan ATK. Boks Arsip Ukuran Lebar 20 cm Dimana
PENGADAAN
Material Box Arsip Sudah Disediakan Oleh Pelanggan
BARANG
c. Memilah Antara Arsip, Non Arsip dan Duplikasi
d. Memilah Arsip Yang Terdiri Dari Bentuk Bekas & Lembaran
Lepas
e. Non Arsip & Duplikasi Untuk Dimusnakan Dengan Membuat
Daftar Arsip Usul Musnah
f. Arsip Dikelompokan Dalam Fungsi-fungsi Yang Dibuat Dalam
Skema Pembenahan Arsip
g. Mencatat Identifikasi Berkas Yang Terdiri Dari Indeks/Judul
Berkas; Periode Wktu; Tingkat
h. Perkembangan (Asli, Salinan, Tembusan, Pertinggal,
Fotokopi/Duplikat); dan Retensi
i. Memasukan/Menyiapkan Arsip Dalam Box Arsip
j. Membuat Daftar Isi Box Yang Terdiri Dari Kode Klarifikasi; Isi
Box Arsip; Unit Pengolah Pencipta; Periode Waktu;Retensi
k. Membuat Daftar Arsip Inaktif Berdasarkan Kelompok Fungsi
Lembaga/Perusahaan
l. Mengentry Data Arsip Inaktif Berdasarkan Format Yang
Selama Ini Digunakan (Dalam Bentuk Exel)
m. Memasukan Data Arsip Inaktif yang sudah di entry ke Dalam
Aplikasi
n. Pekerjaan Pelabelan dan Penataan Dalam Folder/Box
o. Pembuatan Daftar Arsip