KERANGKA ACUAN KERJA
PAKET PEKERJAAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
(SIMPEG) KOTA MADIUN
Kegiatan : Pengelolaan E-government di Lingkup Pemerintah Daerah
Kabupaten/Kota
Sub Kegiatan : Pembangunan dan/atau Pengembangan Aplikasi Khusus yang
sesuai dengan arsitektur dan peta rencana SPBE pemerintah
daerah
1. LATAR BELAKANG
Produktivitas kerja suatu organisasi atau instansi ditingkatkan melalui kualitas
sumber daya manusia. Setiap organisasi atau instansi yang ingin terus berkembang
harus mampu meningkatkan kualitas sumber daya manusianya. Salah satu cara untuk
menilai kualitas sumber daya manusia dapat dilihat dari kinerja dan perilaku seorang
pegawai. Kebutuhan akan data dan informasi kepegawaian yang cepat, akurat dan
terintegrasi menjadi semakin mendesak seiring dengan meningkatnya kompleksitas
manajemen sumber daya manusia. Dalam konteks pemerintahan, sistem informasi
kepegawaian dibutuhkan untuk mendukung pribsip akuntabilitas, transparansi dan
efektivitas birokrasi sebagaimana diamanatkan dalam berbagai peraturan perundang-
undangan, antara lain :
Ø Undang-undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) yang
mengamankan pengelolaan data ASN secara terintegrasi sebagai dasar dalam
pembinaan karier, penggajian dan penilaian kinerja.
Ø Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 jo. PP Nomor 17 Tahun 2020
tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil yang menegaskan pentingnya sistem
informasi sebagai pendukung pengambilan keputusan berbasis data dalam
manajemen PNS.
Ø Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan
Berbasis Elektronik (SPBE) yang mendorong digitalisasi proses pemerintahan,
termasuk manajemen kepegawaian, agar lebih efisien, transparan dan
terintegrasi.
Ø Peraturan Badan Kepegawaian Negara (BKN) mengenai pengelolaan data
kepegawaian nasional yang mewajibkan instansi untuk menyampaikan data
kepegawaian secara tepat waktu dan akurat melalui sistem yang terstandar.
Dengan terus di kembangkan Sistem Informasi Kepegawaian agar dapat
menyediakan data pegawai yang terpusat, mempermudah proses administrasi,
mendukung perencanaan kebutuhan pegawai, menjadi dasar pengambilan keputusan,
meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, dan semua itu berjalan seiring
berkembangnya kebutuhan tahun berjalan serta berlandaskan peraturan yang ada. Oleh
karena itu, pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian bukan hanya merupakan
kebutuhan teknis tetapi juga implementasi dari regulasi pemerintah dalam rangka
menwujudkan tata kelola sumber daya manusia aparatur yang profesional, efektif dan
modern.
2. MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dan tujuan dilakukan pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian
(SIMPEG) oleh Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia bersama
Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Madiun, sebagai berikut :
Ø Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan data kepegawaian melalui sistem
yang terkomputerisasi dan terintegrasi.
Ø Menyediakan basis data pegawai yang valid dan mudah diakses untuk mendukung
pengambilan keputusan oleh pimpinan.
Ø Mempermudah proses administrasi (mutasi, promosi, cuti, kenaikan pangkat,
pensiun dan lain-lain) secara tepat, transparan dan akuntabel.
Ø Menjadi sarana pengawasan dan evaluasi kinerja pegawai berbasis data.
Mengimplementasikan kebutuhan tahun berjalan serta regulasi pemerintah pusat
maupun daerah dalam rangkat mewujudkan tata kelola sumber daya manusia aparatur
yang profesional, efektif dan modern.
3. LOKASI DAN OBJEK KEGIATAN
Cakupan lokasi dan objek kegiatan ini adalah Dinas Komunikasi dan Informatika
Kota Madiun yang berada pada Jl. Perintis Kemerdekaan No.32, Madiun.
4. RUANG LINGKUP KEGIATAN
Maksud dan tujuan dilakukan pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian
(SIMPEG) oleh Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia bersama
Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Madiun, sebagai berikut :
• Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan data kepegawaian melalui sistem
yang terkomputerisasi dan terintegrasi.
• Menyediakan basis data pegawai yang valid dan mudah diakses untuk mendukung
pengambilan keputusan oleh pimpinan.
• Mempermudah proses administrasi (mutasi, promosi, cuti, kenaikan pangkat, pensiun
dan lain-lain) secara tepat, transparan dan akuntabel.
• Menjadi sarana pengawasan dan evaluasi kinerja pegawai berbasis data.
• Mengimplementasikan kebutuhan tahun berjalan serta regulasi pemerintah pusat
maupun daerah dalam rangkat mewujudkan tata kelola sumber daya manusia
aparatur yang profesional, efektif dan modern.
5. LUARAN KEGIATAN
Keluaran (output) yang diharapkan dari Pengembangan Sistem Informasi
Kepegawaian (SIMPEG) Kota Madiun, antara lain :
• Tersusunnya dokumen analisis kebutuhan sistem informasi kepegawaian,
mencakup spesifikasi fungsional dan non-fungsional.
• Tersedianya sistem informasi kepegawaian yang dapat mengelola :
- Master Data pegawai (Identitas, riwayat jabatan, Riwayat pendidikan,
kompentansi dan sebagainya)
- Administrasi Kepegawaian (Cuti, kenaikan pangkat, mutasi dan pensiun)
- Penilaian dan Monitoring Kinerja Pegawai.
- Laporan dan rekapitulasi data kepegawaian.
• Peningkatan kapasistas SDM Pengelolaan Kepegawaian.
• Mewadahi kebutuhan terkait manajemen kepegawaiaan saat ini serta berlandaskan
peraturan yang berlaku
6. DETAIL AKTIVITAS DAN WAKTU PELAKSANAAN
Pelaksanaan proyek diharapkan dapat selesai secara keseluruhan dalam kurun
waktu 30 (Tiga Puluh) Hari Kalender yang terdiri dari 10 (Sepuluh) aktivitas yaitu:
Minggu
No KEGIATAN
1 2 3 4
1 Pengurusan Dokumen Pendahuluan
2 Konsultasi dan Pengumpulan Data
3 Analisis dan Pemetaan Data
4 Penyesuain Rancangan Database
5 Menyesuaikan Backend Aplikasi
6 Ujicoba Awal
7 Penyempurnaan dan Perbaikan Bug
8 Ujicoba Akhir
9 Import Data Awal Database
10 Implementasi dan Pelaporan Serta Serah Terima
7. SASARAN
Sasaran yang ingin dicapai melalui Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian
(SIMPEG), antara lain :
1. Tersedia database pegawai yang terintegrasi dan valid di lingkungan
instansi/organisasi, yang dapat diakses secara real-time oleh pejabat berwenang.
2. Terlaksananya layanan administrasi kepegawaian berbasis digital yang efektif,
efisien, transparan dan akuntabel sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.
3. Terwujudnya sistem monitoring dan evaluasi kinerja pegawai yang berbasis data,
sehingga mendukung penerapan merit system dan peningkatan kualitas sumber
daya manusia.
4. Meningkatkan kualitas perencanaan kebutuhan pegawai melalui data yang akurat
terkait analisis jabatan dan analisis beban kerja.
5. Terintegrasinya sistem informasi kepegawaian (SIMPEG) Kota Madiun dengan
kebijakan nasional dan Sistem Informasi dari Badan Kepegawaian Negara.