PENGAWASAN GEDUNG ARSIP DISPERKIM
A. LATAR BELAKANG
Gedung Arsip merupakan salah satu fasilitas penting yang dimiliki oleh Dinas
Perumahan dan Permukiman (Disperkim) sebagai pusat penyimpanan dan
pengelolaan berbagai dokumen yang berkaitan dengan tugas dan fungsi dinas, seperti
perencanaan pembangunan, dokumen perizinan, laporan teknis, data aset, serta arsip
pertanggungjawaban kegiatan. Arsip-arsip tersebut memiliki nilai administratif, legal,
dan historis yang harus dijaga keamanan dan kelestariannya dalam jangka panjang.
Untuk dapat menjalankan fungsi tersebut, Gedung Arsip memerlukan kondisi bangunan
yang memenuhi standar keamanan, keselamatan, dan kelayakan teknis, terutama
terkait pengaturan suhu dan kelembapan, sistem proteksi kebakaran, tata ruang
penyimpanan, serta kekokohan struktur bangunan. Seiring berjalannya waktu,
penggunaan gedung, perubahan beban arsip, serta faktor lingkungan dapat
menyebabkan penurunan kualitas fisik bangunan apabila tidak dilakukan pemeliharaan
dan pengawasan secara berkala.
Oleh karena itu, agar setiap kegiatan pembangunan, rehabilitasi, atau pemeliharaan
Gedung Arsip dapat terlaksana sesuai dengan spesifikasi teknis, standar konstruksi,
dan ketentuan regulasi, diperlukan adanya kegiatan pengawasan (supervisi teknis)
yang profesional, terukur, dan berkelanjutan. Pengawasan dimaksud bertujuan untuk
memastikan bahwa seluruh pekerjaan yang dilaksanakan oleh penyedia jasa atau
pelaksana kegiatan berjalan tepat mutu, tepat waktu, dan tepat biaya, sehingga hasil
akhir benar-benar mendukung fungsi operasional gedung sebagai pusat arsip yang
aman, tertib, dan dapat diandalkan oleh seluruh unit kerja Disperkim.
Selain itu, pengawasan juga menjadi instrumen penting untuk menjamin akuntabilitas
penggunaan anggaran pemerintah, mencegah terjadinya penyimpangan teknis, serta
memberikan rekomendasi perbaikan apabila ditemukan potensi risiko atau
ketidaksesuaian dalam pelaksanaan pekerjaan. Dengan demikian, kegiatan
pengawasan Gedung Arsip Disperkim tidak hanya bertujuan menjaga kualitas fisik
bangunan, tetapi juga memastikan keberlanjutan layanan administrasi pemerintahan
melalui penyimpanan arsip yang aman, teratur, dan memenuhi standar.
B. MAKSUD DAN TUJUAN
1. Maksud
Kegiatan pengawasan ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa seluruh
pelaksanaan pekerjaan pembangunan, rehabilitasi, atau pemeliharaan Gedung
Arsip Disperkim berjalan sesuai dengan dokumen perencanaan, spesifikasi teknis,
standar konstruksi, serta ketentuan administrasi yang berlaku. Pengawasan
dilakukan sebagai upaya menjamin kualitas hasil pekerjaan sehingga gedung
dapat berfungsi optimal sebagai fasilitas penyimpanan arsip yang aman dan
layak.
2. Tujuan
Menjamin Kualitas Pekerjaan
Mengawasi Kesesuaian Pelaksanaan dengan Perencanaan
Mengidentifikasi dan Mengendalikan Risiko
Menjamin Akuntabilitas Penggunaan Anggaran
Mendukung Terlaksananya Fungsi Gedung Arsip yang Optimal
Memberikan Laporan dan Evaluasi Berkala
C. SASARAN
1. Sasaran
Sasaran dari pekerjaan Pengawasan Gedung Arsip Disperkim ini adalah :
Terlaksananya pekerjaan pembangunan / rehabilitasi / pemeliharaan Gedung
Arsip sesuai spesifikasi teknis
Tercapainya ketepatan waktu pelaksanaan pekerjaan.
Tercapainya kesesuaian volume dan penggunaan material
Terjaminnya keamanan dan fungsi Gedung Arsip
Tersedianya laporan pengawasan secara berkala dan akurat
Terwujudnya akuntabilitas dalam pelaksanaan pekerjaan
D. JANGKA WAKTU PELAKSANAAN
Waktu pencapaian keluaran untuk kegiatan Pengawasan Gedung Arsip Disperkim, tahun anggaran 2025 adalah 15
(Lima Belas) hari kalender.