Project Management Spesialist

Rural Empowerment and Agricultural Development Scalling-Up Innitiative (READ-SI) 2024
 Programme                                                            
                                                                      
                                                                      
                   URAIAN SINGKAT PEKERJAAN                           
            PROJECT MANAGEMENT SPECIALIST – READSI                    
                                                                      
Rekrutmen Project Management Specialist bertujuan untuk membantu Project Manager
Program READSI dalam merencanakan, melaksanakan, serta monitoring dan evaluasi
kegiatan Program READSI untuk mencapai tujuan program secara nasional. adapun tujuan
rekruitmen Project Management Specialist adalah:                      
                                                                      
                                                                      
 a. untuk memastikan pelaksanaan kegiatan Program READSI konsisten dengan pedoman
    dan peraturan Pemerintah Indonesia dan IFAD.                      
 b. untuk memastikan pelaksanaan program sesuai dengan Programme Implementation
    Management (PIM).                                                 
 c. untuk menggerakkan semua potensi sumber daya dan dana yang tersedia di Program
    READSI, guna optimalisasi pencapaian program READSI.              
 d. untuk memberikan solusi atas permasalahan yang dijumpai Project Manager dalam
    implementasi program, baik di NPMO maupun PPSU dan DPMO.          
 e. untuk memberikan penjelasan kepada pihak IFAD atas permintaan Project Manager
    terkait rencana kerja dan implementasi program.                   
                                                                      
RUANG LINGKUP TUGAS DAN FASILITAS                                     
a. Ruang lingkup tugas                                                
  Lingkup pekerjaan Project Management Specialist sebagai berikut:    
  1) Memberikan hasil telaahan peraturan Pemerintah yang berlaku dan IFAD yang
     berkaitan dengan prosedur dan dokumentasi manajemen proyek (misalnya: PDR,
     dokumen Financing Agreement, PIM, dokumen terkait lainnya untuk melaksanakan
     proyek ;                                                         
  2) Mempersiapkan Rencana Kerja dan Anggaran tahunan (AWPB) dengan masukan
     dari konsultan dan tim teknis lainnya;                           
  3) Mengkoordinasikan Tim Konsultan dalam penyelesaian pelaksanaan program
     READSI;                                                          
  4) Memastikan sistem manajemen proyek, termasuk perencanaan, penganggaran,
     teknis, keuangan, pemantauan, dan pelaporan berfungsi secara efektif;
  5) Memberikan rekomendasi percepatan penyelesaian target program;   
  6) Mengkoordinasikan penyiapan konsep Kerangka Acuan untuk pemilihan konsultan
     dan penyedia barang/jasa;                                        
  7) Menyiapkan pedoman/petunjuk pelaksanaan/ panduan/ standar operasional
     prosedur program READSI;                                         
  8) Memberikan panduan/masukan kepada Tim Monitoring dan Evaluasi dalam
     merancang, memperbarui, dan memelihara sistem monitoring program yang disusun
     menurut unit manajemen, kategori, komponen, sub-komponen;        
  9) Melakukan identifikasi masalah/hambatan yang terkait dengan implementasi
     program dan membantu NPMO dalam menyelesaikan masalah ;          
  10) Memimpin persiapan pelaporan proyek dengan dukungan dari tim monitoring dan
     evaluasi;                                                        
  11) Melaksanakan tugas lain yang ditugaskan oleh Manajemen NPMO Program READSI.
 Rural Empowerment and Agricultural Development Scalling-Up Innitiative (READ-SI) 2024
 Programme                                                            
                                                                      
                                                                      
b. Fasilitas yang disediakan oleh PPK                                 
   1)  Dokumen READSI yaitu Project Design Report, Project Implementation Manual
       (PIM), Financing Agreement, IFAD Procurement Guidelines, serta dokumen lain
                                                                      
       yang relevan;                                                  
                                                                      
   2)  Ruang kerja;                                                   
   3)  Meja dan kursi kerja.                                          
   4)  Peralatan kantor pendukung operasional konsultan lainnya, kecuali laptop
       disediakan sendiri oleh konsultan.                             
                                                                      
KELUARAN YANG DIHARAPKAN                                              
                                                                      
a. Dokumen Project Completion Report READSI;                          
b. Dokumen Annual Work Plan and Budget;                               
c. Dokumen Semi-Annual Report Project;                                
d. Dokumen Terms of References for National Consultants;              
e. Rekomendasi dan upaya percepatan penyelesaian target bulanan kepada Manajer
   Proyek NPMO, PPSU, dan DPMO;                                       
f. Laporan pendahuan;                                                 
g. Rencana kerja bulanan dan laporan bulanan;                         
                                                                      
h. Laporan akhir.                                                     
                                                                      
PELAPORAN                                                             
Laporan yang harus disediakan oleh Konsultan, meliputi:               
                                                                      
a. Laporan Pendahuluan, memuat:                                       
                                                                      
   1) Jadwal rencana kerja konsultan                                  
   2) Metodologi kerja konsultan                                      
   Laporan pendahuluan harus diserahkan selambat-lambatnya 15 (lima belas) hari kerja
   sejak Surat Perintah Mulai Kerja diterbitkan.                      
                                                                      
b. Laporan bulanan, memuat:                                           
   1) Laporan pencapaian target bulanan dan mitigasi risiko (dalam bentuk word file dan
     ppt) diserahkan ke Manajemen Proyek paling lambat tanggal 25 bulan berjalan;
                                                                      
   2) Laporan hasil identifikasi masalah dan tindak lanjut pemecahannya paling lambat
     tanggal 25 bulan berjalan;                                       
   3) Rekomendasi dan upaya percepatan penyelesaian target kegiatan dan anggaran
     kepada Manajer Proyek paling lambat tanggal 25 bulan berjalan;   
   4) Daftar kehadiran digital setiap bulan;                          
   5) Catatan buku kerja harian (Logbook);                            
   6) Dokumen pendukung hasil kerja harian.                           
   Laporan bulanan harus diserahkan pada setiap akhir bulan atau selambat-lambatnya
                                                                      
   tanggal 5 bulan berikutnya.                                        
 Rural Empowerment and Agricultural Development Scalling-Up Innitiative (READ-SI) 2024
 Programme                                                            
                                                                      
                                                                      
c. Laporan akhir, memuat:                                             
   1) Project Completion Report READSI;                               
                                                                      
   2) Annual Work Plan and Budget 2024;                               
   3) Semi-Annual Report Project;                                     
   4) Progres Implementasi Program READSI di NPMO, PPSU dan DPMO; dan 
   5) Rekomendasi tindak-lanjut kegiatan program READSI tahun berikutnya.
   Laporan akhir diserahkan paling lambat 3 hari sebelum kontrak berakhir.