Pelaksanaan Audit Surveillance Iso 20000 Mengenai It Service Management

RUANG LINGKUP KEGIATAN                                                    
     1. Analisa Kebutuhan (Inisiasi Pekerjaan) Surveillance ISO 20000 IT  

        Service Management                                                
            Pada tahap ini dilaksanakan kick off meeting dan analisa organisasi,

        visi dan misi untuk surveillance ISO 20000 Lingkup Aplikasi HT-El dan
        Aplikasi INTAN Fitur Pengecekan Sertipikat. Metode yang digunakan berupa

        kombinasi antara systematic literature review dan focus group discussion.
        Dokumentasi kebutuhan (user requirement) adalah output yang diharapkan.

     2. Persiapan Pelaksanaan Implementasi Surveillance ISO 20000 IT Service
        Management                                                        

        a. Analisis Kesenjangan/Gap Analysis. Sertifikat ISO 20000 Lingkup
           Aplikasi HT-El dan Aplikasi INTAN Fitur Pengecekan Sertipikat yang

           telah diperoleh Kementerian ATR/BPN tahun 2023  dengan         
           menggunakan standar ISO 20000:2018. Berdasarkan standar ISO 20000

           yang ada maka dapat dilakukan analisis kesenjangan terhadap kondisi
           implementasi IT Service Management Lingkup Aplikasi HT-El dan  

           Aplikasi INTAN Fitur Pengecekan Sertipikat yang dilaksanakan saat ini.
           Gap Analysis ini menentukan rekomendasi daftar dokumen yang harus

           dipenuhi atau harus disempurnakan untuk kebutuhan proses persiapan
           Audit Surveillance ISO 20000 Lingkup Aplikasi HT-El dan Aplikasi INTAN
           Fitur Pengecekan Sertipikat;                                   

        b. Penetapan Target/Sasaran. Target dan sasaran strategis yang menjadi
           tujuan dari pendampingan Audit Surveillance ISO 20000 Lingkup  

           Aplikasi HT-El dan Aplikasi INTAN Fitur Pengecekan Sertipikat dipetakan
           berdasarkan hasil Analisis kesenjangan. Rencana kegiatan dan program

           terkait dengan pendampingan Audit Surveillance ISO 20000 Lingkup
           Aplikasi HT-El dan Aplikasi INTAN Fitur Pengecekan Sertipikat  

           Kementerian ATR/BPN ditentukan agar bisa mereduksi atau        
           menghilangkan kesenjangan yang ada terhadap standar ISO 20000  

           Lingkup Aplikasi HT-El dan Aplikasi INTAN Fitur Pengecekan Sertipikat;
        c. Kajian risiko IT  Service Management  dilakukan dengan         

           menyelenggarakan workshop manajemen risiko layanan (ITSM) dalam
           rangka mengidentifikasi risiko-risiko pada proses bisnis yang masuk
           dalam standar ISO 20000 Lingkup Aplikasi HT-El dan Aplikasi INTAN
           Fitur Pengecekan Sertipikat untuk menyusun rencana pengendalian

           risiko layanan (ITSM) tersebut;                                
        d. Penyiapan dan penyempurnaan dokumen ISO 20000:                 

           ❖  Perumusan daftar dokumen untuk Audit Surveillance ISO 20000 
              Lingkup Aplikasi HT-El dan Aplikasi INTAN Fitur Pengecekan  

              Sertipikat berupa penyusunan kebijakan, pedoman, standar    
              prosedur, dan dokumen terkait lainnya;                      

           ❖  Penyusunan daftar dokumen  dalam pendampingan Audit         
              Surveillance ISO 20000 Lingkup Aplikasi HT-El dan Aplikasi INTAN

              Fitur Pengecekan Sertipikat berupa dokumen teknis, kebijakan,
              pedoman, standar prosedur, dan dokumen terkait ISO 20000    

              lainnya.                                                    
        e. Memberikan pelatihan kesadaran/budaya (awareness) penerapan IT 

           Service Management kepada seluruh pihak internal, yang masuk dalam
           ruang lingkup implementasi ISO 20000;                          

        f. Memberikan pelatihan auditor internal berbasis ISO 20000. Pelatihan
           auditor internal berbasis ISO 20000 terutama diberikan kepada personil

           yang ditunjuk menjadi auditor internal;                        
        g. Memfasilitasi training dan ujian ISO 20000 lead auditor course terhadap
           2 (dua) personil Pusdatin. Kegiatan ini dilakukan agar auditor internal

           bisa memperoleh sertifikat kompetensi Lead Auditor.            

     3. Implementasi Surveillance ISO 20000 IT Service Management         
            Proses ini merupakan penerapan IT Service Management sesuai lingkup

        yang ditetapkan dari dokumentasi ISO 20000 yang telah dirumuskan  
        sebelumnya dalam daftar dokumen teknis serta kebijakan, pedoman,  

        standar prosedur, dan dokumen terkait lainnya. Hasil dari proses ini adalah
        bukti implementasi ISO 20000 Lingkup Aplikasi HT-El dan Aplikasi INTAN

        Fitur Pengecekan Sertipikat yang meliputi: rekaman teknis serta rekaman
        terkait lainnya serta laporan pelaksanaan implementasi dari pelaksanaan

        kebijakan, pedoman, standar prosedur yang telah tersusun.         
     4. Pelaksanaan Audit Surveillance Sertifikasi ISO 20000 IT Service   
        Management                                                        

            Audit internal dilaksanakan dalam rangka monitoring penerapan IT
        Service Management berdasarkan standar ISO 20000 Lingkup Aplikasi HT-

        El dan Aplikasi INTAN Fitur Pengecekan Sertipikat. Jika terdapat  
        ketidaksesuaian maka dilakukan tindakan korektif untuk mengatasi  

        permasalahan dan perbaikan terhadap dokumen yang diterapkan dan   
        operasional. Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) dilaksanakan dalam rangka

        evaluasi terhadap penerapan IT Service Management berdasarkan standar
        ISO 20000 Lingkup Aplikasi HT-El dan Aplikasi INTAN Fitur Pengecekan

        Sertipikat mencakup:                                              
        a. Status tindak lanjut hasil rapat tinjauan manajemen yang terakhir;

        b. Perubahan isu internal dan eksternal yang berkaitan dengan sistem
          manajemen;                                                      

        c. Umpan balik terkait kinerja layanan (ITSM) yang mencakup trend pada:
          ❖ Ketidaksesuaian dan tindakan korektif;                        

          ❖ Hasil pemantauan dan pengukuran;                              
          ❖ Hasil audit, baik internal maupun eksternal;                  
          ❖ Pemenuhan dari sasaran layanan (ITSM).                        

        d. Umpan balik dari pihak-pihak terkait;                          
        e. Hasil penilaian risiko dan status rencana perawatan risiko; dan

        f. Peluang untuk peningkatan secara berkesinambungan.             

        4.1 Pendampingan Pelaksanaan Audit Internal dan Pendampingan      

            Pelaksanaan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) serta Tindakan     
            Perbaikannya                                                  

            Kegiatan ini ditujukan untuk memastikan kebutuhan teknis      
        menghadapi audit sertifikasi sudah siap dan lengkap. Persiapan mental

        berupa asistensi dalam menghadapi setiap kemungkinan pertanyaan dari
        auditor.                                                          

        4.2 Pelaksanaan Audit Surveillance ISO 20000 Lingkup Aplikasi HT-El
            dan Aplikasi INTAN Fitur Pengecekan Sertipikat dari Lembaga   
            Sertifikasi dan Memberikan Rekomendasi Tindakan Perbaikan atas
            Setiap Temuan Audit Eksternal                                 

            Audit sertifikasi ISO 20000 Lingkup Aplikasi HT-El dan Aplikasi INTAN
        Fitur Pengecekan Sertipikat dilaksanakan oleh lembaga sertifikasi setelah

        semua dokumen kelengkapan pelaksanaan sertifikasi ISO 20000 Lingkup
        Aplikasi HT-El dan Aplikasi INTAN Fitur Pengecekan Sertipikat yang

        ditentukan telah terpenuhi. Jika ada temuan dari Audit Sertifikasi maka
        dilakukan tindakan perbaikan (Corrective Action Plan).            

     5. Asistensi dan Pelaporan                                           
            Pelaksanaan pekerjaan wajib memberikan laporan atas kegiatan ini

        melalui sistem pelaporan yang dibagi menjadi 3 (tiga) tahap, yaitu:
        a. Laporan Pendahuluan (Inception Report), yaitu berisi rencana kerja yang

           meliputi pendekatan dan cara pelaksanaan yang digunakan, jadwal dan
           organisasi pelaksanaan serta berbagai hal yang menyangkut persiapan

           pekerjaan sebanyak 3 (tiga) eksemplar full color dan soft copy yang
           disimpan di dalam media penyimpanan flash disk;                

        b. Laporan Antara (Interim Report), yaitu berisi dokumentasi dari progress
           pekerjaan yang disusun dalam bentuk laporan interim atau sementara

           sebanyak 3 (tiga) eksemplar full color dan soft copy yang disimpan di
           dalam media penyimpanan flash disk;                            
        c. Laporan Akhir (Final Report), yaitu merupakan dokumentasi finalisasi

           seluruh kegiatan yang telah dilaksanakan berikut hard copy hasil
           pendampingan sertifikasi ISO 20000 sebanyak 3 (tiga) eksemplar full

           color dan soft copy yang disimpan di dalam media penyimpanan flash
           disk.                                                          

        5.1 Penyediaan Dukungan/Consultative Support                      
            Penyediaan Dukungan (Consultative Support) untuk Review Konsultan

        Secara Periodik dalam Kurun 6 (Enam) Bulan Pasca Diperolehnya Sertifikat
        ISO 20000.