RUANG LINGKUP PEKERJAAN
Pekerjaan Event Organizer meliputi keseluruhan rangkaian kegiatan perencanaan,
persiapan, pelaksanaan, dan pasca kegiatan Rapat Koordinasi Nasional
Kepegawaian Tahun 2025, yang dilaksanakan secara luring di Jakarta dengan
melibatkan Presiden RI, pejabat tinggi negara, pimpinan instansi, dan perwakilan
BKD/BKPSDM seluruh Indonesia.
Pelaksanaan kegiatan didukung oleh tenaga ahli profesional bersertifikat MICE
BNSP dan penyediaan perlengkapan pendukung kegiatan (barang sewa) yang
mencakup aspek multimedia, broadcasting, produksi, dekorasi, registrasi,
dokumentasi, dan logistik.
A. Ruang Lingkup Teknis dan Manajerial
1. Perencanaan dan Koordinasi Kegiatan
● Penyusunan rencana kerja teknis EO mencakup penjadwalan,
pembagian tugas, dan tolok ukur kegiatan.
● Pelaksanaan rapat koordinasi secara berkala bersama panitia untuk
memantau progres persiapan dan kesiapan pelaksanaan.
● Penyusunan konsep acara, tata ruang (venue layout), alur acara
(rundown), dan kebutuhan teknis per sesi kegiatan.
● Koordinasi dengan vendor, pihak venue, panitia, dan pihak keamanan
terkait mobilisasi peralatan serta pengaturan jadwal instalasi dan
pembongkaran.
2. Manajemen Pelaksanaan Acara
● Pengelolaan seluruh aspek teknis kegiatan mulai dari instalasi, gladi
resik, hingga acara utama dan pembongkaran.
● Penanganan area panggung utama, ruang meeting, area registrasi, area
media/press conference, serta area VIP.
● Pelaksanaan protokol acara kenegaraan sesuai standar
penyelenggaraan kegiatan yang dihadiri Presiden RI.
● Penyediaan layanan broadcasting dan streaming kegiatan untuk
publikasi daring melalui kanal resmi instansi.
3. Dukungan Logistik dan Sekretariat
● Penyediaan peralatan dan perlengkapan acara, termasuk panggung,
backdrop, LED videotron, sound system, lighting, kursi, meja, signage,
dan dekorasi.
● Pelaksanaan administrasi kegiatan, pengelolaan surat-menyurat, RSVP
peserta, registrasi undangan, dan penyusunan laporan kegiatan.
● Pengaturan transportasi, distribusi logistik, serta mobilisasi peralatan
selama masa persiapan dan pelaksanaan.
B. Ruang Lingkup Penyediaan Barang dan Peralatan Sewa
1. Peralatan Panggung dan Dekorasi
● Panggung utama dan tambahan (besi, finishing HCP hitam glossy).
● Tangga panggung, backdrop branding, wing backdrop, mini garden, sofa
VIP, coffee table, black curtain, dan entrance gate.
2. Sistem Visual dan Multimedia
● LED Screen/Videotron utama dan samping (P2.5), rigging LED,
multimedia system & equipment, serta perangkat streaming dan
broadcasting (PC produksi, mixing software, kamera, Jimmy Jib, UPS,
TV LED 50”).
● Laptop operasional, peralatan sign language interpreter, dan peralatan
opening (LED Sphere/Curve).
3. Sistem Audio dan Lighting
● Sound system 15.000 watt, clip-on mic, skin tone mic, lighting system
lengkap dengan rigging aluminium, dan genset 100 KVA untuk
kebutuhan listrik acara.
4. Perlengkapan Komunikasi dan Dokumentasi
● Clearcom, handy talkie, dokumentasi foto & video (termasuk highlight &
rekaman acara).
5. Konten dan Desain Multimedia
● Pembuatan bumper video, video opening, countdown, bumper
narasumber, teaser per sesi, dan video BKN Award untuk setiap kategori
penghargaan.
6. Peralatan Registrasi dan Branding
● ID badge PVC dengan lanyard dan pouch, meja registrasi dan SPPD
dengan branding, ropestand, signage, wall of fame, 3D lettering logo,
souvenir VIP, serta sound system untuk area press conference.
C. Ruang Lingkup Administrasi dan Pelaporan
● Penyusunan laporan harian pelaksanaan kegiatan dan dokumentasi
kegiatan dalam bentuk foto, video, dan laporan akhir.
● Penyusunan laporan pertanggungjawaban teknis dan keuangan sesuai
ketentuan.
● Serah terima hasil pekerjaan (BAST) setelah seluruh kegiatan selesai,
● termasuk pembongkaran dan pengembalian peralatan.