RINGKASAN
PENYUSUNAN ROADMAP TIK BKN
2025 - 2029
Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian
Direktorat Pembangunan dan Pengembangan SIASN
A. Latar Belakang
Latar belakang disusunnya Term Of Reference (TOR) Roadmap TIK BKN (Badan
Kepegawaian Negara) untuk digitalisasi manajemen ASN di Indonesia mencakup
beberapa faktor kunci yang mendasari kebutuhan dan urgensi untuk melakukan
transformasi digital dalam pengelolaan aparatur sipil negara.
Transformasi digital merupakan proses integrasi teknologi digital ke dalam semua
aspek bisnis dan organisasi, yang mengubah cara operasi dan memberikan nilai.
Transformasi ini melibatkan penggunaan teknologi digital untuk menciptakan atau
memodifikasi proses bisnis, budaya, dan pengalaman implementasi untuk memenuhi
kebutuhan yang sangat cepat untuk berubah. Tujuan utamanya adalah meningkatkan
efisiensi operasional, menciptakan inovasi, dan menyediakan pengalaman yang lebih
baik bagi ASN.
Berikut adalah beberapa latar belakang penting terkait hal tersebut:
1. Kebutuhan untuk Meningkatkan Efisiensi dan Efektivitas Administrasi
Kepegawaian
Pengelolaan ASN di Indonesia mencakup jutaan pegawai yang tersebar di berbagai
kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah. Sistem manual dan birokrasi yang
kompleks seringkali mengakibatkan proses administrasi yang lambat dan kurang
efisien. Digitalisasi memungkinkan otomatisasi proses, pengurangan waktu
penyelesaian, dan peningkatan efektivitas pengelolaan kepegawaian.
2. Permintaan untuk Transparansi dan Akuntabilitas
Tuntutan masyarakat dan pemerintahan untuk lebih transparan dan akuntabel dalam
pengelolaan ASN semakin meningkat. Digitalisasi memungkinkan penyediaan data
yang lebih transparan, akses yang lebih mudah, serta pelaporan yang lebih akurat
dan real-time. Hal ini penting untuk mencegah korupsi, kolusi, dan nepotisme dalam
pengelolaan ASN.
3. Kebutuhan untuk Data yang Akurat dan Terintegrasi
Pengelolaan ASN yang efektif membutuhkan data yang akurat, lengkap, dan
terintegrasi. Sistem manual seringkali menghasilkan data yang tidak konsisten dan
sulit diakses. Dengan digitalisasi, data kepegawaian dapat dikelola secara terpusat
dan terintegrasi, memudahkan pengambilan keputusan berbasis data.
4. Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) memberikan peluang besar
untuk mengoptimalkan pengelolaan ASN. Penggunaan teknologi seperti cloud
computing, big data analytics, dan artificial intelligence dapat meningkatkan kualitas
layanan dan efisiensi operasional.
5. Reformasi Birokrasi dan Kebijakan Pemerintah
Pemerintah Indonesia telah meluncurkan berbagai inisiatif reformasi birokrasi untuk
menciptakan pemerintahan yang lebih responsif, efisien, dan akuntabel. Digitalisasi
manajemen ASN sejalan dengan kebijakan ini, termasuk peraturan mengenai Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) yang mendorong adopsi teknologi dalam
pengelolaan pemerintahan.
6. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
Salah satu tujuan utama dari reformasi birokrasi adalah meningkatkan kualitas
pelayanan publik. Digitalisasi manajemen ASN membantu memastikan bahwa
pegawai negeri sipil memiliki kompetensi yang diperlukan dan dapat memberikan
pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat.
7. Pengelolaan Talenta dan Pengembangan Kompetensi ASN
Digitalisasi memungkinkan pengelolaan talenta yang lebih baik melalui sistem
manajemen talenta dan platform e-learning. Ini penting untuk pengembangan
kompetensi ASN agar dapat menghadapi tantangan masa depan dan memenuhi
kebutuhan masyarakat yang semakin kompleks.
8. Kebutuhan untuk Adaptasi di Era Digital
Era digital menuntut adaptasi dan inovasi dalam berbagai aspek pemerintahan,
termasuk pengelolaan sumber daya manusia. Digitalisasi manajemen ASN
membantu mempersiapkan birokrasi untuk lebih adaptif dan responsif terhadap
perubahan yang cepat di era digital.
Kebutuhan Badan Kepegawaian Negara (BKN) mengimplementasikan Sistem
Informasi ASN Terintegrasi sebagai bagian dari upaya digitalisasi manajemen ASN.
Digitalisasi ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan akurasi dalam
penyelenggaraan proses dan pengambilan keputusan terkait manajemen ASN. Sebagai
bagian dari inisiatif ini, BKN perlu menyusun Roadmap TIK (Teknologi Informasi dan
Komunikasi) untuk periode 2025-2029, yang akan menjadi panduan dalam
pengembangan sistem informasi, database, infrastruktur, dan arsip kepegawaian.
Di Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian BKN akan dilaksanakan terhadap 4
Direktorat yaitu sebagai berkut:
1. Direktorat Infrastruktur Teknologi Informasi
2. Direktorat Pembangunan dan Pengembangan Sistem Informasi Aparatur Sipil
Negara
3. Direktorat Pengelolaan Data dan Penyajian Informasi Kepegawaian
4. Direktorat Arsip Kepegawaian
Digitalisasi Manajemen Aparatur Sipil Negara (ASN) di BKN (Badan Kepegawaian
Negara) adalah inisiatif penting dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas
pengelolaan sumber daya manusia di sektor pemerintahan.
Digitalisasi manajemen ASN membawa berbagai manfaat, antara lain:
▪ Efisiensi Proses: Proses administrasi kepegawaian menjadi lebih cepat dan
efisien.
▪ Transparansi: Meningkatkan transparansi dalam pengelolaan kepegawaian.
▪ Akurasi Data: Data kepegawaian yang lebih akurat dan mudah diperbarui.
▪ Pengambilan Keputusan: Mendukung pengambilan keputusan berbasis data.
▪ Pengembangan Kompetensi: Memfasilitasi pengembangan kompetensi ASN
melalui akses ke e-learning dan pelatihan online.
Dengan inisiatif-inisiatif tersebut, BKN berupaya untuk meningkatkan kualitas
pengelolaan ASN dan mendukung reformasi birokrasi di Indonesia. Digitalisasi ini
diharapkan dapat menciptakan sistem kepegawaian yang lebih modern, transparan, dan
akuntabel.
B. Tujuan dan Sasaran
Dalam rangka pencapaian tujuan dan terwujudnya sararan Roadmap TIK BKN 2025-
2029 maka tujuan utama dan sekunder adalah sebagai berikut:
Tujuan:
o Sebagai acuan bersama bagi seluruh lapisan di lingkungan BKN dalam rangka
pengembangan Roadmap teknologi informasi baik itu sistem informasi,
infrastruktur, dan tata kelola beserta organisasi IT ke depan, sehingga arah dan
sasaran pengembangan teknologi informasi menjadi jelas dan transparan.
o Meningkatkan efisiensi proses manajemen ASN, efektivitas, dan akuntabilitas
manajemen ASN di Indonesia melalui digitalisasi.
o Digitalisasi layanan kepegawaian akan mengubah seluruh layanan kepegawaian
menjadi berbasis digital untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan
aksesibilitas bagi pegawai negeri sipil di BKN..
o Menyusun Roadmap TIK BKN tahun 2025 s/d 2029 yang terukur dan terverifikasi
oleh ahli di bidangnya.
o Meningkatkan keamanan dan kepatuhan data, kualitas layanan publik, optimalisasi
sumber daya TIK, akses informasi dan layanan.
o Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dalam manajemen.
Sasaran:
o Identifikasi dan pemenuhan kebutuhan TIK BKN.
o Terwujudnya Roadmap TIK BKN 2025 – 2030 baik itu sistem informasi,
infrastruktur, dan tata kelola TIK BKN.
o Meningkatkan efisiensi proses manajemen di BKN.
o Mengurangi waktu rata-rata proses pelayanan di BKN.
o Meningkatkan tingkat kepuasan di BKN terhadap layanan digital.
o Meningkatkan persentase data di BKN yang terintegrasi dan terverifikasi.
o Mengurangi jumlah pelanggaran data.
o Terwujudnya proses manajemen BKN yang berbasis data dan analitik.
o Terwujudnya pengambilan keputusan dalam manajemen di BKN yang transparan
dan akuntabel.
o Terwujudnya keamanan siber dan perlindungan data di BKN yang kuat dan
handal.
o Terwujudnya layanan di BKN yang mudah diakses, cepat, dan akurat.
D. Ruang Lingkup
Ruang lingkup kegiatan dalam pekerjaan Pengembangan Roadmap TIK BKN 2025-2029
yang akan dilaksanakan di dalam Deputi Bidang Sistem Informasi Kepegawaian BKN
akan dilaksanakan terhadap 4 Direktorat : 1). Direktorat Infrastruktur Teknologi
Informasi, 2). Direktorat Pembangunan dan Pengembangan Sistem Informasi Aparatur
Sipil Negara, 3). Direktorat Pengelolaan Data dan Penyajian Informasi Kepegawaian. 4).
Direktorat Arsip Kepegawaian adalah sebagai berikut:
1. Melakukan sosialisasi kegiatan atau Kick Off Meeting Pengembangan Roadmap
TIK BKN 2025-2029.
2. Pembentukan tim teknis pendamping BKN. Dalam pembentukan tim, maka
konsultan dibantu dan difasilitasi oleh pengguna untuk menentukan tim personil
yang akan bekerja dalam tim tersebut harus mempunyai pemahaman dan
kemampuan dalam mengaplikasikan tujuan serta dapat memberi arahan. Tim yang
akan dibentuk berbentuk Ad Hoc.
3. Melakukan identifikasi dan pemetaan berupa asesmen terhadap kondisi
implementasi proses bisnis TIK saat ini, teknologi informasi eksisting, yang
meliputi sistem informasi, infrastruktur TIK, organisasi, kebijakan TIK, dan tata
kelola TIK. Untuk bisa melakukan perencanaan dengan lebih tepat sasaran, perlu
dilihat kondisi sistem informasi dan teknologi informasi saat ini, hal ini dilakukan
dengan melakukan survei di BPN untuk melakukan kegiatan yang mencakup
aktifitas sebagai berikut:
a) Assessmen dengan melakukan inventarisasi data dan survei pada semua
bagian dan lokasi BPN di lapangan jika diperlukan, untuk melakukan
pendataan:
a. Strategi
b. Proses Bisnis eksisting
c. Sistem Informasi eksisting
d. Infrastruktur TIK eksisting
e. Tata Kelola TIK (kebijakan IT TIK dan SOP) beserta sumber daya
manusia dan kemampuan/penguasaan teknologi informasi
b) Melakukan identifikasi kebutuhan teknologi informasi (sistem informasi,
infrastruktur TIK, dan tata kelola TIK):
a. Analisa kebutuhan-kebutuhan dalam melaksanakan pelayanan
bisnis dan produksi dengan menggunakan teknologi informasi
(sistem informasi, infrastruktur TIK, dan tata kelola TIK):.
b. Analisa sumber daya manusia di bidang teknologi informasi yang
sesuai dengan kebutuhan pengelolaan data.
4. Roadmap pengembangan TIK yang meliputi (sistem informasi, infrastruktur TIK,
dan tata kelola TIK) yang ideal dan sesuai dengan prioritas dan sumber daya yang
ada.
5. Analisis Kebijakan dan Regulasi:
o Analisis dan pemetaan kondisi saat ini:
o Kebijakan nasional dan internasional terkait digitalisasi manajemen ASN.
o Analisis terkait Peraturan perundang-undangan terkait ASN, seperti UU No.
20 Tahun 2023 tentang Aparatur Sipil Negara.
o Kebijakan internal BKN terkait manajemen ASN.
o Harmonisasi dan penyempurnaan kebijakan dan regulasi terkait.
o Usulan peraturan baru yang diperlukan untuk mendukung digitalisasi
manajemen ASN.
o Penyesuaian kebijakan internal BKN agar selaras dengan kebijakan nasional
dan internasional.
6. Identifikasi Analisis Kesenjangan (Gap Analysis):
o Kesenjangan antara kebijakan dan regulasi yang ada dengan kebutuhan
digitalisasi manajemen ASN.
o Kesenjangan antara regulasi nasional dan internasional.
o Kesenjangan antara kebijakan internal BKN dengan kebijakan nasional dan
internasional.
o Identifikasi Analisis Kesenjangan sistem informasi, teknologi informasi, dan
tata kelola TIK di BKN.
7. Identifikasi Analisis Sistem Informasi di BKN : Analisa berisi arsitektur sistem
informasi, data, aspek security, dan arsip.
• Analisis Kebutuhan dan Proses Bisnis:
o Pemetaan proses bisnis manajemen ASN BKN saat ini.
o Identifikasi kebutuhan aplikasi dan sistem informasi untuk mendukung
digitalisasi manajemen ASN.
o Prioritasi kebutuhan aplikasi dan sistem informasi.
• Analisis terkait Arsitektur Sistem, data, aspek security dan arsip.
• Pengembangan Aspek Aplikasi.
• Analisis Kebutuhan Arsip.
• Perencanaan Perancangan Arsitektur Sistem Informasi, Sistem Informasi dan
Data:
o Perencanaan dan Perancangan arsitektur aplikasi dan sistem informasi yang
terintegrasi dan terpusat.
o Pemilihan kerangka kerja pengembangan aplikasi dan sistem informasi yang
sesuai.
o Pertimbangan untuk interoperabilitas dengan sistem lain.
o Perencanaan arsitektur data..
• Pengembangan dan Implementasi Aplikasi:
o Pengembangan sistem informasi baru, sesuai dengan arsitektur yang sudah
dirancang.
o Integrasi dengan sistem yang sudah ada.
o Pengujian dan validasi aplikasi dan sistem informasi.
o Implementasi sistem informasi secara bertahap.
• Manajemen Perubahan:
o Sosialisasi, edukasi, dukungan dan pelatihan bagi ASN dalam penggunaan
aplikasi dan sistem informasi baru.
o Manajemen perubahan organisasi untuk mendukung implementasi aplikasi
dan sistem informasi baru.
8. Infrastruktur TIK BKN:
• Penilaian Infrastruktur TIK:
o Analisis Penilaian Arsitektur infrastruktur TIK BKN.
o Analisis Hardware, software, dan jaringan yang digunakan BKN.
o Kapasitas dan kinerja infrastruktur TIK.
o Keamanan dan kehandalan infrastruktur TIK.
• Identifikasi Kebutuhan dan Kesenjangan:
o Kebutuhan infrastruktur TIK untuk mendukung digitalisasi manajemen.
o Kesenjangan antara infrastruktur TIK BKN dengan kebutuhan digitalisasi
manajemen.
o Kesenjangan antara infrastruktur TIK BKN dengan standar internasional
seperti ISO 27001.
o Pengembangan dan modernisasi infrastruktur TIK BKN, mengacu pada
standar TIK.
o Peningkatan kapasitas, kinerja infrastruktur, Peningkatan keamanan dan
keandalan infrastruktur TIK.
• Capacity Plan Infrastruktur TIK :
9. Keamanan TIK dan Perlindungan Data, Aplikasi, dan Arsip:
• Penilaian Risiko Keamanan TIK:
o Identifikasi dan analisis risiko keamanan siber yang dihadapi BKN.
o Penilaian kerentanan sistem informasi dan data BKN.
o Evaluasi efektivitas kontrol keamanan Data, Aplikasi, dan Arsip yang ada.
• Penerapan Standar Keamanan TIK:
o Penerapan standar keamanan dan security keamanan TIK seperti ISO 27001
untuk melindungi data, sistem informasi, Arsip BKN.
o Implementasi best practices dalam keamanan TIK, seperti multi-factor
authentication dan data encryption.
o Peningkatan kesadaran keamanan siber di BKN.
• Manajemen Keamanan Siber:
o Penguatan tim keamanan siber yang bertanggung jawab untuk melindungi
data dan sistem informasi BKN.
o Pengembangan dan implementasi kebijakan keamanan siber yang
komprehensif.
o Implementasi proses monitoring dan auditing keamanan siber secara
berkala.
• Perlindungan Data:
o Implementasi prinsip-prinsip perlindungan data yang sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
o Penerapan kontrol teknis dan organisasi untuk melindungi data di BKN.
o Peningkatan kesadaran perlindungan data di BKN.
10. Tata Kelola TIK: Analisa berdasarkan Kebijakan, Standar, dan Prosedur saja.
Ada Maturity Level untuk Tata Kelola TIK Internal dengan Cobit.
• Maturity tata kelola TIK dengan Cobit.
• Penilaian Tata Kelola TIK:
o Struktur organisasi dan pembagian tanggung jawab terkait TIK.
o Proses, kebijakan, dan prosedur terkait TIK.
o Standar dan metrik yang digunakan untuk mengukur kinerja TIK.
• Identifikasi Kebutuhan dan Kesenjangan:
o Kebutuhan tata kelola TIK untuk mendukung digitalisasi manajemen ASN.
o Kesenjangan antara tata kelola TIK BKN dengan standar internasional
seperti COBIT.
11. Kapasitas dan Kompetensi SDM TIK: Terkait dgn pendidikan, pelatihan dan
sertifikasi.
• Pengembangan Kapasitas dan Kompetensi:
o Pengembangan kapasitas dan kompetensi SDM TIK melalui pelatihan,
sertifikasi, dan pengembangan karir.
o Peningkatan motivasi dan komitmen SDM TIK BKN terhadap digitalisasi
manajemen.
o Peningkatan kapasitas pendidikan, pelatihan dan sertifikasi SDM BKN.
o Penciptaan lingkungan kerja yang kondusif untuk pengembangan SDM TIK.
• Rekrutmen dan Penempatan:
o Rekrutmen SDM TIK dengan keahlian, pengetahuan, dan pengalaman yang
sesuai dengan kebutuhan digitalisasi manajemen BKN.
o Penempatan SDM TIK pada posisi yang tepat sesuai dengan keahlian dan
kompetensinya.
• Retensi Talenta:
o Penciptaan lingkungan kerja yang positif dan menantang.
Jakarta, 26 September 2024
Pejabat Pembuat Komitmen
Direktorat Infrastruktur Teknologi Informasi
Badan Kepegawaian Negara
Toto Abdullah, S.Kom., M.A.P
NIP. 198108122006041001