URAIAN SINGKAT KEGIATAN
ASEAN REGIONAL DISASTER EMERGENCY RESPONSE SIMULATION
EXERCISE (ARDEX-2023)
I. LATAR BELAKANG
Bencana alam memiliki dampak yang tidak proporsional terhadap
pembangunan manusia di kawasan ini. Kita tidak dapat menghentikan bencana
alam tetapi kita dapat mempersiapkan kemampuan diri dengan pengetahuan
dan keterampilan tentang bagaimana menghadapinya. Kesiapsiagaan bencana
sangat penting dalam mengurangi dampak bencana khususnya untuk
menyelamatkan nyawa. Indonesia siap berkolaborasi dengan semua anggota
ASEAN Regional Forum (ARF) untuk meningkatkan kesiapsiagaan bencana di
kawasan menuju terciptanya komunitas yang berketahanan terhadap bencana
dengan 2023."
Negara-negara di kawanan telah sering dilanda bencana alam dalam
beberapa tahun terakhir. Kehidupan dan harta benda masyarakat di wilayah ini
terancam. Indonesia melakukan upaya bersama dengan semua anggota
ASEAN Regional Forum (ARF) untuk melakukan ASEAN Regional Disaster
Emergency Response Simulation Exercise (ARDEX-2023) yang merupakan
rangkaian kegiatan dalam mempromosikan kerjasama dan peningkatan
kapasitas dalam menghadapi bencana di regional ASEAN. Berdasarkan
pertemuan Penguatan Ketangguhan Bersama di Kawasan ASEAN pada ACDM
Tahun 2022 bahwa Indonesia akan menjadi tuan rumah penyelanggaraan
ARDEX-23.
Sebagai acara dua tahunan, ARDEX-2023 adalah salah satu latihan
bantuan bencana berskala terbesar di ASEAN yang bertujuan untuk
meningkatkan pembangunan kapasitas dan kerjasama antar negara-negara
di kawasan ini dalam penanggulangan bencana. ARDEX-2023 dilaksanakan
karena beberapa hal antara lain:
1. ASEAN Agreement on Disaster Management and Emergency Response
(AADMER)
2. Hasil pertemuan the 41st of the ASEAN Committee on Disaster
Management (ACOM) Oktober 2022 di Bangkok, Thailand. Indonesia
sebagai Host Country Penyelenggaraan ARDEX-23.
3. Berdasarkan hasil kajian terdapat potensi bencana gempa bumi di
Provinsi DI Yogyakarta yang secara geologis merupakan daerah
rambatan gelombang/gaya sumber gempa dari runtuhan patahan yang
sangat tua (usianya 2 juta tahun) yang terletak 10 KM di sebelah timur
patahan Opak dengan orientasi paralel.
4. Menyadari risiko bencana yang akan dihadapi, perlu memperkuat
ketangguhan di tingkat lokal, nasional dan regional melalui rangkaian
latihan bersama (geladi) penanggulangan bencana guna mengantisipasi
ancaman nyata gempa bumi di Provinsi DI Yogyakarta.
Kegiatan ARDEX-2023 ini direncanakan akan diselenggarakan pada bulan
Juli s.d. Agustus 2023 dengan skenario Gempa Bumi dengan sumber gempa
berada di darat disebabkan patahan Opak di wilayah DI. Yogyakarta.
Sehubungan dengan kegiatan tersebut sehingga akan dilaksanakan ASEAN
Regional Disaster Emergency Response Simulation Exercise (ARDEX-2023)
yang terdiri dari pelaksanaan:
1. Persiapan Akhir Pelaksanaaan/ Final Exercise Planning Team,
2. Geladi Ruang (Table Top Exercise/TTX) Nasional,
3. Geladi Ruang (Table Top Exercise/TTX) ARDEX-2023,
4. Geladi Posko (Command Post Exercise/GPX) ARDEX-2023,
5. Geladi Lapang (Field Training Exercise/FTX) ARDEX-2023, dan
6. Workshop After Action Review (AAR).
Kegiatan-kegiatan di atas melibatkan tim perencanaan dari BNPB,K/L,
Pemerintah Daerah Provinsi D.I. Yogayakarta, Pemerintah Daerah Kabupaten
Sleman dan Organisasi lnternasional.
II. MAKSUD DAN TUJUAN
Kegiatan ARDEX-23 dilaksanakan dengan maksud untuk meningkatkan
kapasitas SDM di tingkat daerah/nasional dan regional melalui bencana gempa
bumi sesar opak dengan sasaran:
1. Terujinya keterpaduan mekanisme koordinasi nasional (MAC Centre)
dengan protokol/mekanisme koordinasi regional (JOCCA) & negara-negara
kawasan serta organisasi internasional untuk kecepatan respons bersama;
2. Terwujudnya peningkatan pemahaman peran dan fungsi National Focal
Point untuk kecepatan respons;
3. Terujinya prosedur mobilisasi sumberdaya dan respons Emergency
Medical Team baik sipil maupun militer; dan
4. Terwujudnya (draft/masukan) untuk renkon regional ASEAN dalam
mendukung negara terdampak.
Adapun tujuan kegiatan ini adalah:
1. Tujuan Strategis:
Menangani emerging disaster risks dengan meningkatkan kesiapsiagaan
untuk response bencana secara lebih baik dan memperkuat kerjasama
kemitraan regional dan internasional untuk mewujudkan ketangguhan
terhadap bencana.
2. Tujuan Operasional:
a. Meningkatkan kapasitas kesiapsiagaan dan koordinasi dalam
penanganan darurat bencana
b. Meningkatkan sinergitas dan kecepatan mobilisasi sumber daya
regional dalam mewujudkan ketangguhan kawasan terhadap bencana.
III. PENERIMA MANFAAT
Jumlah peserta pelatihan ARDEX-23 sebanyak 200 orang dengan penerima
manfaat adalah Aparatur Provinsi DI. Yogyakarta dan Kabupaten Bantul
sebagai lokus pelatihan, Pemerintah Nasional dan Regional ASEAN yang
akan melakukan simulasi bencana gempa bumi Sesar Opak. Peserta pelatihan
terdiri dari:
Lokal Nasional Regional
1. OPD setempat dan 1. Kementerian / 1. Negara-negara
kabupaten/provinsi terkait Lembaga terkait ASEAN
2. Organisasi non-pemerintah 2. Organisasi non- 2. AHA Center &
3. Masyarakat pemerintah ASEC
Konsep dasar dari kegiatan pelatihan ini adalah berbentuk simulasi geladi
ruang (Table top Exercise/TTX), geladi posko (Command Post Exercise/CPX)
dan geladi lapang (Field Training Exercise/FTX). Adapun instansi calon peserta
antara lain:
Lokal Nasional Regional
Pejabat pengambil keputusan Pejabat minimal Eselon a. Perwakilan
yaitu Kepala Perangkat 3 atau setara di negara-negara
Daerah (OPD) yang terdiri Kementerian Lembaga ASEAN
dari: yang terdiri dari: b. AHA Center
c. ASEAN Secretariat
a. PANGDAM DIY a. TNI/POLRI
d. UN-OCHA
b. POLDA DIY b. Kementerian
e. Negara bilateral
c. Kepala BPBD Provinsi DIY, Kesehatan
d. BMKG Provinsi DI c. BASARNAS
Yogyakarta d. Kementerian
e. Kantor Pencarian dan Keuangan
Pertolongan DI. e. BMKG
Yogyakarta/ BASARNAS f. Basarnas
Provinsi DI. Yogyakarta g. Polri
f. Dinas Kesehatan Provinsi h. TNI
DI Yogyakarta
g. Kepala BPBD Kabupaten
Bantul
h. Dinas Kesehatan
Kabupaten Bantul
*) dapat disesuaikan kembali sesuai dengan ketentuan dan kebutuhan per
masing-masing working group TTX, CPX, FTX maupun tim AAR.
Selain persayaratan di atas, beberapa hal lain yang menjadi persyaratan
peserta antara lain:
1. Mendapatkan ijin sebagai perwakilan lembaga/organisasi untuk mengikuti
pelatihan dibuktikan dengan surat pernyataan/keterangan mengikuti dan
persetujuan atasan;
2. Melakukan registrasi sesuai dengan ketentuan dari panitia
3. Selama mengikuti pelatihan peserta dibebastugaskan dari pekerjaannya
dan mengisi lembar komitmen mengikuti kegiatan secara penuh;
4. Surat Keterangan Sehat yang dikeluarkan oleh dokter dan surat keterangan
telah divaksinasi;
5. Peserta membawa kartu asuransi Kesehatan (BPJS atau asuransi
kesehatan lainnya);
6. Wanita dan penyandang disabilitas sangat didorong untuk dapat
berpartispasi.
Peserta diusulkan oleh Instansi/Organisasi/Lembaga sebagaimana kriteria
tersebut diatas kepada Pusdiklat BNPB untuk peserta lokal dan nasional
serta AHA Centre untuk peserta dari regional ASEAN, untuk selanjutnya
diproses oleh Pusdiklat PB dan AHA Centre sebagai peserta kegiatan ini. Untuk
selanjutnya Pihak Penyelenggara akan mencatatkannya sebagai peserta
pelatihan.
IV. RUANG LINGKUP PELAKSANAAN
Ruang lingkup pelaksanaan pelatihan yaitu:
1. Berkoordinasi dengan Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan PB untuk
memastikan materi academic session dan penentuan narasumber yang
akan diundang dan memastikan agenda kegiatan. Adapun daftar
narasumber dimaksud akan diserahkan oleh Pusdiklat PB kepada
pelaksana/penyelenggaran kegiatan pada tahap awal pelaksanaan
kegiatan.
2. Berkoordinasi dengan Koodinator Pelatihan ARDEX-23 terkait jadwal
kegiatan.
3. Berkoordinasi dengan koodinator Sekretariat, terkait dengan penyusunan
administrasi persuratan, antara lain:
- Surat Undangan Peserta Rapat Persiapan (perencanaan), Persiapan
Akhir Pelaksanaaan/ Final Exercise Planning Team, Table Top
Exercise (TTX) Nasional dan Workshop AAR
- Surat Tugas Rapat Persiapan (perencanaan), Persiapan Akhir
Pelaksanaaan/ Final Exercise Planning Team, Table Top Exercise
(TTX) Nasional dan Workshop AAR
- Surat Undangan Narasumber Persiapan Akhir Pelaksanaaan/ Final
Exercise Planning Team, Table Top Exercise (TTX) Nasional dan
Workshop AAR
- Surat Tugas Narasumber Rapat Persiapan (perencanaan),
Persiapan Akhir Pelaksanaaan/ Final Exercise Planning Team, Table
Top Exercise (TTX) Nasional dan Workshop AAR
- Surat permohonan dukungan kepada instansi/KL/organisasi jika
dibutuhkan
- Surat Undangan peserta pelaksanaan ARDEX-23
- Surat Undangan narasumber pelaksanaan ARDEX-23
- Surat Undangan perancang ARDEX-23
- Surat Tugas peserta pelaksanaan ARDEX-23
- Surat Tugas narasumber pelaksanaan ARDEX-23
- Surat Tugas perancang ARDEX-23
4. Berkoordinasi dengan bagian Koodinator Sekretariat, terkait dengan
penyusunan administrasi pertanggungjawaban keuangan
5. Menyediakan tempat pelatihan (minimal hotel bintang 3 yang bersertifikat
CHSE untuk Persiapan Akhir Pelaksanaaan/ Final Exercise Planning
Team, Table Top Exercise (TTX) Nasional, dan Workshop AAR) dengan
layout classroom dan disesuaikan kembali jika ada kebutuhan lain.
6. Menyediakan tempat pelatihan (minimal hotel bintang 4 yang bersertifikat
CHSE untuk kegiatan pelaksanaan ARDEX-2023) dengan layout
disesuaikan dengan kebutuhan pelatihan.
7. Menyediakan tempat penginapan (minimal hotel bintang 3) bagi peserta
pertemuan, panitia dan Narasumber/Tenaga Pengajar pada saat kegiatan
Persiapan Akhir Pelaksanaaan/ Final Exercise Planning Team, Table Top
Exercise (TTX) Nasional, pelaksanaan ARDEX-23 dan Workshop AAR).
8. Menyediakan tiket transportasi pergi pulang bagi narasumber/tenaga
pengajar, peserta,perancang nasional dan pelaksana/panitia dari
homebase ke lokasi penyelenggaraan dan/atau uang pengganti transport
darat sesuai peraturan yang berlaku.
9. Memastikan konfirmasi kehadiran narasumber, perancang, peserta pada
kegiatan Persiapan Akhir Pelaksanaaan/ Final Exercise Planning Team,
Table Top Exercise (TTX) Nasional, pelaksanaan ARDEX-23 dan
Workshop AAR).
10. Memastikan ketersediaan dukungan penggandaan materi yang dibutuhkan
oleh tim perancang masing-masing Working Group (TTX, CPX dan FTX),
tim After Action Review (Tim AAR) dan tim Element Support Group (ESG).
Pencetakan materi terkait dengan kegiatan persiapan simulasi maupun
pelaksanaan.
11. Pengadaan seminar kit untuk peserta pelatihan berupa rompi, ID Card,
sertifikat dan goody bag. Sertifikat diberikan setelah kegiatan simulasi
ARDEX-23 telah selesai.
12. Membuat Group WA Peserta ARDEX-23.
13. Pengumpulan biodata peserta dan biodata narasumber/tenaga pengajar
sesuai dengan format yang telah ditentukan.
14. Menyediakan peralatan zoom dan peralatan pendokumentasian pelatihan.
15. Penyusunan administrasi pertanggungjawaban keuangan pada saat
persiapan pelatihan sampai selesai pelatihan.
16. Mendesain dan mencetak spanduk sesuai kebutuhan working group.
17. Menyediakan peralatan ATK di dalam kelas (flipchart, spidol, printer,
metaplan, peralatan zoom dan lain-lain).
18. Berkoordinasi dengan koodinator pelatihan dan memastikan ketersediaan
sarana dan prasarana pendukung pelatihan pada saat pertemuan di dalam
gedung (seperti sound system, interpreter dan lain-lain) maupun pada saat
pelaksanaan simulasi di lapangan (peralatan Emergency Medical Team,
peralatan USAR, pendirian tenda dan kelengkapan pelatihan lapangan
seperti beton rubuh, dummy dan lain-lain
19. Memfasilitasi/mengelola kelas (seperti menyediakan MC pada saat
pembukaan dan pelaksanaan latihan, time keeper, dan lain-lain)
20. Memastikan bahwa peserta telah memenuhi syarat-syarat sebagai peserta
dan mendokumentasinya.
21. Standby di dalam kelas, memastikan kehadiran narasumber/tenaga
pengajar dan memastikan proses pertemuan Persiapan Akhir
Pelaksanaaan/ Final Exercise Planning Team, Table Top Exercise (TTX)
Nasional, pelaksanaan ARDEX-23 dan Workshop After Action
Review/AAR) berjalan dengan lancar.
22. Berkoordinasi dengan IT untuk publikasi kegiatan Persiapan Akhir
Pelaksanaaan/ Final Exercise Planning Team, Table Top Exercise (TTX)
Nasional, pelaksanaan ARDEX-23 dan Workshop After Action Review/AAR
pelatihan di website BNPB, e-tangguh dan sosial media Pusdiklat PB.
23. Berkoordinasi dengan dinas kesehatan setempat untuk memastikan
skenario/mekanisme jika terdapat peserta yang terkonfirmasi positif corona
virus.
24. Membuat Laporan (mulai dari persiapan sampai dengan akhir kegiatan,
termasuk laporan keuangan beserta data dukung yang valid dan yang
diperlukan sebagai pendukung laporan administrasi penyelenggaraan
kegiatan).
25. Berkoordinasi dengan Bidang Penyelenggaraan Pusdiklat PB untuk
pencetakan Sertifikat simulasi ARDEX-23 bagi peserta, perancang dan tim
After Action Review.
26. Mengirimkan sertifikat kepada peserta dan memastikan agar sertifikat
tersebut diterima oleh peserta, perancang dan tim After Action Review.
V. PELAKSANAAN KEGIATAN
Kegiatan Simulasi ASEAN Regional Disaster Emergency Response Simulation
Exercise (ARDEX-23) dilaksanakan dengan mekanisme pengadaan jasa
lainnya. Adapun tahapan kegiatan meliputi:
1. Final Exercise Planning Team (Final EPT), Geladi Ruang Nasional
(Table Top Exercise/TTX) dan Workshop After Action Review (AAR)
A. Final Exercise Planning Team (Final EPT)
1) Kegiatan dilaksanakan dalam bentuk fullboard meeting dan
dilaksanakan di Provinsi D.I. Yogyakarta.
2) Agenda tetative dilaksanakan pada 08 s.d. 12 Mei 2023
3) Melakukan koordinasi dengan Koodinator Pelatihan untuk
melaksanakan kegiatan persiapan akhir simulasi pada Final Exercise
Planning Team (Final EPT)
4) Berkoordinasi dengan Koodinator Simulasi untuk memastikan agenda
kegiatan, materi dan narasumber pada kegiatan persiapan akhir simulasi
pada Final Exercise Planning Team (Final EPT);
5) Melakukan koordinasi dengan koordinator pelatihan dan AHA Centre
untuk target peserta Final Exercise Planning Team (Final EPT) baik dari
nasional, daerah maupun peserta ASEAN;
6) Berkoordinasi dengan Koodinator Simulasi dan AHA Centre untuk
kebutuhan sarana prasarana yang akan dibutuhkan pada saat
pelaksanaan;
7) Konfirmasi kehadiran peserta dan narasumber pertemuan; dan
8) Menyusun Laporan pelaksanaan kegitan Final Exercise Planning Team
(Final EPT).
B. Geladi Ruang Table Top Exercise (TTX) Nasional
1) Kegiatan dilaksanakan dalam bentuk fullboard meeting dan
dilaksanakan di Provinsi D.I. Yogyakarta.
2) Agenda tetative dilaksanakan pada 22 s.d. 28 Juni 2023
3) Kegiatan dilakukan dengan tujuan untuk finalisasi dokumen akhir
simulasi dengan masing-masing Working Group Geladi Ruang/ Table
Top Exercise (TTX), Geladi Posko/ Command Post Exercise (CPX), dan
Field Training Exercise (FTX).
4) Melakukan koordinasi dengan koordinator pelatihan dan AHA Centre
untuk target peserta workshop Master Scenario Event List (MSEL) baik
dari nasional maupun daerah;
5) Berkoordinasi dengan Koodinator Simulasi dan AHA Centre untuk
kebutuhan sarana prasarana yang akan dibutuhkan pada saat
pelaksanaan;
6) Konfirmasi kehadiran peserta dan narasumber pertemuan baik peserta
dari pusat maupun daerah; dan
7) Menyusun Laporan pelaksanaan kegitan Workshop Master Scenario
Event List (MSEL).
C. Workshop After Action Review (AAR)
1) Kegiatan dilaksanakan di Provinsi DKI Jakarta dalam bentuk paket
meeting.
2) Agenda tentative dilaksanakan pada pertengahan Bulan Agustus 2023
setelah dilaksanakan pelaksanaan ARDEX-23
3) Kegiatan dilakukan dengan tujuan untuk menyampaikan hasil evaluasi
pelaksanaan simulasi ARDEX-23.
4) Melakukan koordinasi dengan koordinator pelatihan dan AHA Centre
untuk target peserta After Action Review (AAR) baik dari nasional
maupun daerah;
5) Konfirmasi kehadiran peserta dan narasumber pertemuan baik peserta
dari pusat maupun daerah; dan
6) Menyusun Laporan pelaksanaan kegitan After Action Review (AAR).
2. Pelaksanaan Simulasi ASEAN Regional Disaster Emergency
Response Simulation Exercise (ARDEX-23)
Kegiatan ARDEX-23 secara efektif dilaksanakan dengan metode
tatap muka/klasikal selama 5 (lima) hari pada tanggal 31 Juli s.d. 4 Agustus
2023 di Provinsi D.I. Yogyakarta. Peserta sebanyak 200 orang yang terdiri
peserta nasional, daerah (Provinsi DI. Yogyakartadan Kabupaten Bantul)
dan peserta regional ASEAN. Daftar instansi peserta sebagai berikut :
Regional (100
Lokal (50 Orang) Nasional (50 Orang)
Orang)
1. OPD setempat dan 1. Kementerian/ Lembaga 1. Negara-negara
kabupaten/provinsi terkait ASEAN
terkait 2. Organisasi non- 2. AHA Center &
2. Organisasi non- pemerintah ASEC
pemerintah
3. Masyarakat
Dalam pelaksanaan pelatihan peserta akan diwajibkan untuk mengikuti
serangkaian kegiatan dari awal sampai dengan selesai. Selama pelatihan
berlangsung akan dilakukan evaluasi terhadap penyelenggaraan pelatihan.
3. Pelaporan Kegiatan
a. Penyusunan laporan proses dan hasil kegiatan dilengkapi dengan
lampiran berupa dokumentasi foto, biodata peserta, biodata
Narasumber/Tenaga Pengajar, dokumen-dokumen persyaratan
peserta, daftar hadir peserta, daftar hadir Narasumber/Tenaga
Pengajar, bahan ajar dan video kegiatan.
b. Laporan administrasi keuangan mulai dari kegiatan persiapan sampai
dengan pelaksanaan kegiatan kepada Pusdiklat PB dengan
melampirkan dokumen keuangan secara lengkap.