URAIAN SINGKAT PEKERJAAN
A. Sasaran dan Lokasi Pekerjaan
Sasaran kegiatan Penilikan/ Resertifikasi Verifikasi Legalitas Hasil Hutan
pada CV Tonewood Indonesia di Kota Surabaya Provinsi Jawa Timur
B. Metodologi
1. Pelaksanaan kegiatan
Kegiatan Penilikan/resertifikasi Sertifikasi Legalitas dan Kelestarian
dilaksanakan oleh Lembaga Verikasi Legalitas Kayu (LVLK) yang telah
diakreditasi oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN) dan telah ditetapkan
sebagai LPVI oleh Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan
sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Kehutanan Nomor 8 Tahun
2021 tentang Tata Hutan dan Penyusunan Rencana Pengelolaan Hutan, serta
Pemanfaatan Hutan di Hutan Lindung dan Hutan Produksi.
Sementara itu, untuk pelaksanaan verifikasi legalitas kayu, LVLK berpedoman
pada Keputusan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor :
SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 tentang Standar dan
Pedoman Pelaksanaan Sistem Verifikasi dan Kelestarian.
2. Penyedia Jasa Konsultansi Penilikan/ Resertifikasi Sertifikat Legalitas dan
Kelestarian
Penyedia Jasa Konsultansi Penilikan/ Resertifikasi Sertifikat Legalitas dan
Kelestarian bagi UMKM adalah Lembaga Verifikasi Legalitas dan Kelestarian
yang telah ditetapkan sebagai Lembaga Penilai dan Verifikasi Independen
sesuai Keputusan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang sesuai
dengan ruang lingkup pekerjaan dimaksud serta masih berlaku.
3. Personil/Tenaga Ahli yang dibutuhkan dalam pekerjaan ini adalah :
a. Pengambil Keputusan sejumlah 1 (satu) orang atau lebih, dengan kualifikasi
sebagai berikut:
1) Merupakan personil tetap LPVI.
2) Harus memahami sistem penilaian kinerja PHL dan VLHH.
3) Dalam hal diperlukan, Pengambil Keputusan dapat didampingi personil
yang memahami substansi penilaian, dan bukan berasal dari Tim Audit
yang melakukan penilaian lapangan.
b. Jumlah dan kualifikasi auditor (Lead Auditor/Auditor) untuk pekerjaan
Penilikan/ Resertifikasi bagi UMKM diatur dalam Keputusan Menteri
Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor : SK.9895/MenLHK-
PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan
Sistem Verifikasi dan Kelestarian.
1) 1 (satu) orang Auditor (yang berkualifikasi Lead Auditor), sekurang-
kurangnya berpendidikan:
• D-3 (Kehutanan, Ekonomi, Teknik Industri, Teknik Mesin, atau
bidang Lingkungan)
• S-1 Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) atau
• S-1 lainnya dengan pengalaman bekerja di bidang kehutanan
minimal 3 (tiga) tahun.
2) Lulus pelatihan calon auditor VLHH yang dilaksanakan oleh pusat
pendidikan dan pelatihan bidang kehutanan dan/atau lembaga lain yang
bergerak di bidang kehutanan/lingkungan yang diakui oleh pusat
pendidikan dan pelatihan bidang kehutanan.
3) Telah mengikuti magang pada proses VLHH pada PBPH, Hak
Pengelolaan, Areal Perhutanan Sosial Hutan Hak, dan PKKNK,
sekurang-kurangnya:
• 2 (dua) kali audit lapangan sertifikasi awal atau re-sertifikasi, atau
• 3 (tiga) kali audit dengan rincian 1 (satu) kali audit lapangan sertifikasi
awal atau re-sertifikasi, 1 (satu) kali audit lapangan penilikan, dan 1
(satu) kali audit jarak jauh.
dalam jangka waktu (dua) tahun sejak lulus pelatihan calon auditor,
direkomendasikan oleh salah satu Lead Auditor dan ditetapkan oleh LPVI.
Dalam hal magang tidak dapat diselesaikan dalam jangka waktu 2 (dua)
tahun sejak lulus pelatihan calon auditor, maka harus mengikuti ulang
pelatihan calon Auditor.
4) Telah dinyatakan kompeten oleh Lembaga Sertifikasi Profesi dengan
lisensi dari Badan Nasional Sertifikasi Profesi.
5) Setelah pemenuhan persyaratan sebagaimana butir 1), 2), 3), dan 4),
maka LPVI menetapkan sebagai Auditor.[urutan disamakan PHL]. VLHH
pada PBPHH skala usaha kecil dan menengah, PB Usaha Industri
kategori kecil dan PB Usaha Industri kategori menengah, TPT-KB,
importir API-U, dan eksportir dapat dilakukan oleh 1 (satu) orang Auditor
yang berkualifikasi Lead Auditor.
4. Tahapan pelaksanaan pekerjaan penilikan/resertifikasi Verifikasi Legalitas dan
Kelestarian sebagaimana diatur dalam Keputusan Menteri Lingkungan Hidup
dan Kehutanan Nomor : SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022
tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Verifikasi dan Kelestarian
adalah sebagai berikut :
a. Pertemuan Pembukaan
1) Pertemuan Pembukaan adalah pertemuan antara auditor dengan auditi
yang bertujuan untuk memberikan penjelasan mengenai tujuan, ruang
lingkup, jadwal, metodologi dan prosedur verifikasi, serta meminta surat
kuasa dan/atau surat tugas Manajemen Representatif dan pakta
integritas.
2) Dari pertemuan tersebut diharapkan ketersediaan, kelengkapan dan
transparansi data-data yang dibutuhkan oleh auditor dapat dipenuhi oleh
auditi.
3) Hasil pertemuan dituangkan dalam bentuk Notulensi Pertemuan
Pembukaan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak, dilampiri
dengan Daftar Hadir Pertemuan Pembukaan.
b. Verifikasi Dokumen dan Observasi Lapangan
1) Verifikasi dokumen adalah kegiatan yang dilakukan oleh auditor untuk
menghimpun, mempelajari data dan dokumen auditi, dan menganalisis
menggunakan Standar Legalitas yang ditetapkan pada ketentuan ini.
Dalam hal auditi tidak dapat menunjukkan dokumen yang diperlukan
untuk dilakukan verifikasi, maka verifier yang terkait dengan dokumen
tersebut dinyatakan “Tidak Memenuhi”.
2) Observasi lapangan adalah kegiatan yang dilakukan oleh auditor untuk
menguji kebenaran data dokumen melalui pengamatan, pencatatan, uji
petik dan penelusuran, dan menganalisis menggunakan Standar
Legalitas yang telah ditetapkan untuk dapat melihat pemenuhannya.
3) Penentuan jumlah sample pada uji petik didasarkan pada populasi
dengan menggunakan intensitas sampling sesuai kaidah statistik.
4) Dalam hal PBPHH, pengukuran dilakukan oleh petugas Auditi yang
berkualifikasi pengukuran dan pengujian didampingi oleh Auditor LPVI.
5) Penetapan sample data pada uji petik ditetapkan oleh Auditor pada
selang data periode verifikasi dan mewakili keterwakilan dari populasi
(dokumen/jenis sortimen).
6) Terhadap sample kayu yang menggunakan barcode, LPVI melakukan
pengecekan ke operator SIPUHH.
7) Terhadap kayu yang masuk dalam daftar CITES atau dibatasi
perdagangannya, apabila diperlukan dapat dilakukan uji laboratorium
atau aplikasi identifikasi jenis kayu.
8) Terhadap PBPHH yang mengolah kayu bulat hasil bongkaran yang
mendapatkan izin dari Dinas yang membidangi kehutanan, disertai
dengan dokumentasi foto, dan apabila diperlukan dapat dilakukan uji
laboratorium atau aplikasi identifikasi jenis kayu.
9) Dokumentasi lapangan memuat informasi waktu pengambilan gambar
dan koordinat.
10) Terhadap verifier yang tidak relevan dengan kondisi auditi, maka tidak
dinilai (Not Applicable/N.A.).
11) Terhadap verifier terkait bahan baku pada saat verifikasi awal, pada:
a. PBPHH dan/atau PB Untuk Usaha Industri yang baru beroperasi,
wajib terdapat bahan baku yang sesuai dengan dokumen angkutan
pada saat dilakukan VLHH Kayu,
b. Eksportir atau Importir, wajib terdapat kontrak kerjasama dengan
pemasok pada saat dilakukan VLHH Kayu dan riwayat rekaman
kerjasama yang dimiliki,
c. TPT-KB tidak terdapat kayu bulat pada saat VLHH Kayu, wajib
terdapat catatan penerimaan dan/atau penjualan kayu bulat sejak SK
Penetapan.
12) Verifikasi dan observasi lapangan dilakukan paling lama 10 (sepuluh)
hari kalender, dan diakhiri dengan Pertemuan Penutupan.
13) Dalam hal verifikasi dokumen dilaksanakan secara remote audit, maka
Auditi menyampaikan dokumen dalam bentuk rekaman yang memuat
informasi waktu dan koordinat.
c. Pertemuan Penutupan
1) Pertemuan Penutupan adalah pertemuan antara auditor dengan auditi
untuk memaparkan hasil VLHH Kayu dan melakukan konfirmasi hasil
dan temuan di lapangan.
2) Dalam hal terdapat temuan ketidaksesuaian diberikan kesempatan
kepada auditi untuk menyampaikan tindakan perbaikan paling lama 14
(empat belas) hari kalender setelah pertemuan penutupan.
3) Hasil Pertemuan Penutupan dituangkan dalam bentuk Notulensi
Pertemuan Penutupan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak,
dilampiri dengan Daftar Hadir Pertemuan Penutupan.
4) Dalam hal tidak terjadi kesepakatan terhadap hasil VLHH Kayu yang
disampaikan oleh Auditor, maka dibuat Berita Acara Pertemuan Penutup
oleh Auditor, dan selanjutnya mekanisme diserahkan kepada LPVI.
5. Pengambilan Keputusan
a. Proses pengambilan keputusan dilakukan oleh Pengambil Keputusan yang
berstatus personil tetap LPVI berdasarkan laporan auditor. Dalam hal
diperlukan, Pengambil Keputusan dapat didampingi personil yang
memahami substansi VLHH Kayu, dan bukan berasal dari auditor yang
bersangkutan.
b. Auditi dinyatakan “LULUS” VLHH Kayu apabila seluruh norma penilaian
untuk setiap verifier yang applicable pada standar Legalitas dinilai
“Memenuhi”. Dalam hal auditi yang pada saat dilakukan VLHH Kayu
terdapat verifier (yang tidak terkait dengan bahan baku atau penerimaan
kayu atau produk kayu), yang masih sedang dalam proses pengurusan,
dinyatakan “LULUS”.
c. LPVI menerbitkan S-Legalitas bagi auditi yang dinyatakan “LULUS” VLHH
Kayu, dan membuat kontrak sub lisensi penggunaan Tanda SVLK dengan
auditi.
d. Dalam hal auditi diputuskan “TIDAK LULUS” VLHH Kayu, LPVI
menyampaikan laporan hasil keputusan kepada auditi untuk memberi
kesempatan kepada auditi mengajukan banding atas hasil keputusan
dimaksud.
e. Auditi diberi waktu untuk menyampaikan banding atas hasil keputusan
VLHH Kayu paling lama 14 (empat belas) hari kalender terhitung sejak
penyampaian hasil keputusan VLHH Kayu diterima.
f. Dalam hal tidak terdapat banding, hasil keputusan VLHH Kayu diumumkan
paling lama 49 (empat puluh sembilan) hari kalender sejak dilakukan
pertemuan penutupan.
g. Dalam hal terdapat banding, penyelesaian dan keputusan banding
dilaksanakan paling lama 20 (dua puluh) hari kalender terhitung sejak
diterimanya banding, dan hasil keputusan VLHH Kayu diumumkan paling
lama 7 (tujuh) hari kalender sejak keputusan banding diterbitkan.
h. Pengumuman hasil keputusan VLHH Kayu disertai dengan resume hasil
VLHH Kayu dilakukan melalui laman LPVI dan SILK.
6. Pelaporan
a. Laporan hasil VLHH Kayu dibuat oleh auditor, memuat informasi lengkap
dan disajikan secara jelas dan sistematis, sebagai bahan pengambilan
keputusan sertifikasi oleh LPVI.
b. Pembuatan laporan, pengambilan keputusan, penyampaian hasil
keputusan VLHH Kayu selambat-lambatnya 35 (tiga puluh lima) hari
kalender terhitung sejak Pertemuan Penutupan.
c. Laporan hasil VLHH Kayu beserta resume (yang memuat hasil, identitas
auditi (termasuk koordinat lokasi), analisis kebutuhan dan beban kerja
auditor, dan VLHH Kayu yang merupakan ringkasan justifikasi setiap
verifier), disajikan dalam bentuk soft copy (format pdf) disampaikan kepada
auditi, dan Kementerian melalui Direktur Jenderal serta UPT dan SKPD
terkait sebagai bahan pembinaan lebih lanjut. Dalam hal diperlukan, hard
copy dapat diminta oleh Kementerian.
d. Apabila berdasarkan hasil VLHH Kayu auditi dinyatakan “TIDAK LULUS”,
LPVI menyampaikan:
1) Hasil VLHH Kayu secara khusus mengenai verifier yang “TIDAK
MEMENUHI” disertai dengan fakta yang ditemukan di lapangan kepada
Direktur Jenderal dalam bentuk hard copy dan/atau soft copy (format pdf)
sebagai bahan evaluasi.
2) Resume pengumuman publik di laman LPVI dan SILK yang
menginformasikan Prinsip pada standar Legalitas yang tidak memenuhi.
e. Laporan sebagaimana huruf c di atas, diterima selambat-lambatnya 7
(tujuh) hari kalender setelah pengambilan keputusan.
f. Dalam hal VLHH Kayu “TIDAK MEMENUHI”, Direktur menginformasikan
kepada instansi teknis atau UPT untuk menindaklanjutinya. Hasil
pelaksanaan tindak lanjut tersebut akan dilaporkan kembali ke Direktur
Jenderal.
7. Tata waktu secara terinci sebagai berikut :
Waktu yang dibutuhkan untuk penilikan legalitas kayu bagi UMKM selama
60 (Enam Puluh) hari kalender. Rincian tata waktu sebagai berikut :
Agustus Oktober
September
(minggu (minggu
No. Uraian Komponen dan Detail Kegiatan (minggu ke
ke ke
III IV I II III IV I II
A. Tahap Perencanaan
1. Publikasi Rencana Penilikan
B. Tahap Pelaksanaan
1. Pertemuan Pembukaan
2. Verifikasi Dokumen dan Observasi
Lapangan
3. Pertemuan Penutupan
C. Tahap Akhir
1. Pengambilan Keputusan
2. Pelaporan
8. Keluaran
Keluaran kegiatan Penilikan Legalitas Hasil Hutan bagi Kelompok UMKM
berupa Keputusan Hasil Penilikan Legalitas Hasil Hutan bagi Kelompok UMKM
mendapatkan kriteria :
“kelanjutan”/”pembekuan”/”pencabutan” S-Legalitas