URAIAN PEKERJAAN
Pekerjaan: Peningkatan Kapasitas dan Konsolidasi TPP serta Monitoring Evaluasi Implementasi Regulasi
294/2025
Uraian pekerjaan ini menjelaskan ruang lingkup tugas penyedia jasa dalam melaksanakan seluruh proses
penyelenggaraan kegiatan selama 12 hari kalender dan 3 hari kegiatan fullboard di Kota Surabaya, sesuai
spesifikasi teknis dan kebutuhan Kementerian Desa dan PDT.
1. Persiapan Awal Kegiatan
Penyedia jasa wajib melaksanakan seluruh proses persiapan sebagai berikut:
1. Melakukan rapat koordinasi dengan penyelenggara/pemberi kerja untuk penyusunan jadwal,
kebutuhan teknis, struktur panitia, serta alur kegiatan.
2. Menyusun rencana pelaksanaan pekerjaan (RPP), timeline, dan rundown kegiatan berdasarkan
SpekTek.
3. Menyediakan surat dukungan hotel, multimedia, transportasi, dan vendor seminar kit sesuai
kebutuhan.
4. Menyiapkan seluruh kebutuhan administrasi awal, termasuk:
o konsep undangan,
o daftar peserta,
o lembar absensi,
o form penerimaan seminar kit,
o daftar penerima honorarium,
o form penggantian biaya perjalanan.
2. Pengelolaan Venue & Akomodasi
Penyedia bertanggung jawab untuk menyediakan fasilitas hotel bintang 4, mencakup:
1. Ballroom kapasitas 600 orang lengkap dengan standard meeting equipment.
2. Kamar Single & Twin sesuai kebutuhan peserta pusat dan daerah.
3. Paket fullboard meeting 4 hari, mencakup:
o 3 kali coffee break per hari,
o 3 kali makan berat per hari,
o fasilitas meeting (sound system, podium, mikrofon, ATK, air mineral, wifi).
4. Penyedia memastikan kebersihan, kenyamanan, ketersediaan ruangan, signage, dan kesiapan teknis
ruangan.
3. Penyediaan Konsumsi, Transportasi & Logistik
Penyedia jasa wajib menyediakan:
1. Konsumsi fullboard standar hotel bintang 4.
2. Tiket pesawat PP bagi peserta/narasumber sesuai ketentuan HPS dan SBM 2025.
3. Transportasi local.
4. Pengaturan logistik kegiatan seperti: registrasi, penataan ruang, meja panitia, backdrop, serta
pengaturan flow peserta.
4. Penyediaan Seminar Kit dan Bahan Kegiatan
Meliputi pengadaan:
• Tas/Jaket.
• Tumbler stainless 500 ml.
• ID card + lanyard.
• Pulpen.
• ATK dan perlengkapan computer supplies sesuai SpekTek.
• Cetak laporan, sertifikat, backdrop, photobooth, dan materi pendukung lainnya.
Seluruh bahan wajib sesuai spesifikasi teknis yang ditetapkan.
5. Penyediaan Peralatan Multimedia dan Pendukung Acara
Penyedia wajib menyediakan:
1. LED Screen P8.2 ukuran 4 x 3 m lengkap processor & operator.
2. Lighting, digital mixer, serta operator teknis.
3. Sound system 5.000 watt, 1 mic podium, dan 6 mic wireless.
4. Photobooth, mini LED, backdrop event, dan perlengkapan panggung lainnya.
5. Pagelaran Seni Budaya jika diperlukan sesuai spesifikasi.
6. Pelaksanaan Kegiatan Inti (3 Hari Fullboard)
Hari 1 – Sinkronisasi Regulasi
• Pembukaan acara.
• Paparan Kepmendesa 294/2025.
• Penjelasan tugas–fungsi–standar layanan TPP.
• Mekanisme pelaporan dan monev.
• Diskusi isu-isu implementasi regulasi.
Hari 2 – Penguatan Kapasitas Teknis Tematik
• Perencanaan & penganggaran desa.
• Penguatan BUMDes & ekonomi lokal.
• Isu ketahanan pangan desa.
• Digitalisasi: SID/Siskeudes/alat bantu TPP.
• Diskusi studi kasus lapangan.
Hari 3 – Konsolidasi & Penyusunan PTO
• Konsolidasi pusat–provinsi–kabupaten.
• Penyelarasan koordinasi & supervisi TPP.
• Workshop penyusunan struktur PTO.
• Penyusunan alur kerja operasional TPP.
• Penyusunan rekomendasi perbaikan implementasi.
• Penutupan kegiatan.
7. Penyediaan Tenaga Teknis (6 Orang)
Wajib disediakan tenaga teknis kompeten sesuai SpekTek:
1. Team Leader (1 orang).
2. MICE Liaison Officer (3 orang).
3. MICE Event Registration (1 orang).
4. MICE Event Logistic (1 orang).
Seluruh personel wajib memiliki pengalaman, CV, sertifikat profesional MICE, dan dokumen pendukung
lengkap.
8. Dokumentasi Kegiatan
Penyedia wajib menyediakan:
• Dokumentasi foto lengkap (dicetak album).
• Dokumentasi video seluruh rangkaian acara.
• Dokumentasi administrasi: absensi, daftar terima, surat tugas, dan lainnya.
9. Penyusunan Laporan Kegiatan
Penyedia wajib menyusun:
1. Laporan Pelaksanaan Kegiatan (LPK) lengkap.
2. Laporan Keuangan yang sah & dapat dipertanggungjawabkan.
3. Lampiran foto, daftar hadir, materi narasumber, output rekomendasi, dan RTL.
4. Cetak laporan hardcover full color sesuai SpekTek.
10. Penyerahan Hasil Akhir
Seluruh hasil pekerjaan diserahkan kepada Pusat Pengembangan Pemberdayaan Masyarakat Desa dan
Daerah Tertinggal meliputi:
• Dokumen laporan kegiatan lengkap.
• Dokumen keuangan & invoice.
• Softcopy foto/video.
• Seluruh file desain (ID card/sertifikat/backdrop).
• Seluruh dokumen pendukung administrasi.