Pengadaan Jasa Pco Puncak Apresiasi Pariwara Antikorupsi Dan Acffest 2025

Uraian Singkat Pekerjaan                          
      Pengadaan Jasa PCO Puncak Apresiasi Pariwara Antikorupsi dan ACFFEST 2025

Spesifikasi Kinerja :                                                     
Kegiatan yang akan dilaksanakan pada acara Puncak Apresiasi Pariwara Antikorupsi & ACFFEST
2025 antara lain:                                                         
1. Registrasi event bagi peserta dan tamu undangan VIP.                   
2. Aktivasi pre-event seperti photobooth Pariwara Antikorupsi dan pameran photo wall hasil
  karya film ACFFEST 2025.                                                
3. Pembukaan acara utama dan Sambutan VIP.                                
4. Penghargaan Pariwara Antikorupsi & ACFFEST 2025: Pembacaan Nominasi dan Pengumuman
  Pemenang.                                                               
5. Show Performance: penampilan hiburan artis/band/performer.             
6. Closing event.                                                         

Secara detil, PCO akan melakukan lingkup pekerjaan sebagai berikut:       
Pra pelaksanaan:                                                          
1. Melaksanakan brainstorming serta kesepakatan konsep acara dengan Tim KPK terkait tema,
  format, aktivitas dan teknis pengelolaan acara dan peserta.             
2. Membuat timeline kegiatan serta rundown acara.                         
3. Berkoordinasi dengan pihak pengelola tempat acara terkait perizinan dan penyediaan tempat
  acara sesuai tanggal pelaksanaan termasuk pengaturan ruangan, penyiapan perlengkapan dan
  peralatan acara, serta kebutuhan lainnya sebelum pelaksanaan acara.     
4. Berkoordinasi dengan pihak keamanan terkait pemberitahuan kegiatan dan izin keramaian
  acara.                                                                  
5. Menyusun dan mengirimkan surat undangan serta melakukan pendataan konfirmasi
  kehadiran peserta dan tamu undangan.                                    
6. Merencanakan desain, memproduksi merchandise, atribut kegiatan dan memasang materi
  publikasi acara                                                         
Pelaksanaan:                                                              
1. Menangani registrasi peserta dan tamu undangan, termasuk pengaturan tempat duduk
  (reguler, VIP).                                                         
2. Mengatur jalannya acara sesuai konsep dan rundown acara (stage management).
3. Mengelola teknis perlengkapan dan peralatan acara: LED, sound system, lighting,
  multimedia, video, intercom, dll).                                      
4. Melakukan dokumentasi berupa Photo Documentation Moving, Video Documentation
  Moving.                                                                 
5. Menangani konsumsi, transportasi, dan akomodasi peserta, tamu undangan serta panitia
  sesuai kebutuhan.                                                       
6. Memastikan keamanan, kebersihan, kenyamanan, dan kelancaran acara.     
Pasca Pelaksanaan:                                                        
1. Membongkar dan mengembalikan perlengkapan/alat yang digunakan.         
2. Melakukan pengumpulan dan editing dokumentasi foto/video.              
3. Menyelesaikan administrasi pembayaran untuk penyelesaian pertanggungjawaban kegiatan.
4. Membuat laporan akhir pelaksanaan yang terdiri dari laporan kegiatan acara, dokumentasi,
  keuangan.                                                               
5. Menyampaikan hasil evaluasi kegiatan bersama Tim KPK sebagai feedback/bahan masukan
  dan rekomendasi untuk perbaikan di kegiatan selanjutnya.                

    Tahapan Proses            Lingkup Pekerjaan Penyedia Jasa PCO         
 Perencanaan &      1. Menyiapkan konsep teknis dan artistik acara sesuai dengan tema
 Koordinasi           serta arahan Tim KPK.                               
                    2. Menyusun timeline kegiatan dan rundown acara berdasarkan
                      kesepakatan bersama Tim KPK.                        
                    3. Melaksanakan rapat technical meeting secara offline/online,
                      maupun hybrid bersama panitia KPK dan pihak terkait, sebagai
                      bagian dari koordinasi pada tahap pra hingga pasca pelaksanaan
                      acara.                                              
                    4. Menyediakan laporan perencanaan, notulen rapat, dan evaluasi
                      rapat yang dilakukan secara offline/online, maupun hybrid.
                    5. Menyelenggarakan dan memfasilitasi kegiatan gladi bersih
                      beserta seluruh kebutuhan teknisnya sebelum hari-H acara.
                    6. Mendesain tata panggung, dekorasi, multimedia, serta materi
                      branding acara..                                    
                    7. Menyusun layout area acara termasuk floor plan, tata letak
                      tempat duduk, pengaturan ruangan (backstage, ruang VIP,
                      aktivasi, alur keluar-masuk peserta dan tamu undangan, dll).
                    8. Menyiapkan dan  mengoordinasikan sumber daya       
                      manusia/personil (manpower) serta pengisi acara     
                      (MC,band/performer) yang ditugaskan pada pelaksanaan acara.
                    9. Menyiapkan dan mengoordinasikan seluruh aspek kebutuhan
                      venue (gedung) serta perlengkapan pendukung & peralatan
                      acara agar sesuai dengan kebutuhan dan standar acara.
                   10. Mengurus dan mengoordinasikan perizinan penggunaan 
                      tempat dan peralatan acara serta izin keramaian kepada pihak
                      yang berwenang, guna memastikan keamanan dan kelancaran
                      acara.                                              
                   11. Mengoordinasikan pemasangan materi publikasi sesuai
                      ketentuan venue dan aturan instansi terkait.        
                   12. Menyiapkan kebutuhan akomodasi bagi peserta dan panitia Tim
                      KPK pada saat sebelum maupun setelah pelaksanaan acara.
                   13. Membantu pendistribusian konsumsi (makan, snack, minuman)
                      kepada peserta, panitia Tim KPK, dan tamu undangan sebelum
                      dan selama pelaksanaan acara.                       
                   14. Berkoordinasi dengan aparat keamanan, tim medis, tim
                      pemadam kebakaran, serta pihak pengelola venue untuk
                      memastikan keselamatan selama acara berlangsung.    
                   15. Menyusun contingency plan untuk mengantisipasi gangguan
                      teknis, perubahan rundown, maupun kondisi darurat.  
 Manajemen Area    1. Menyiapkan dan mengoordinasikan seluruh area aktivasi dan
 Aktivasi Pre-Event   engagement seperti pameran poster, photo booth, photo wall,
                      area akustik, dan area buffet/snack, sesuai tema dan identitas
                      acara.                                              
                   2. Menyediakan sarana dan prasarana pendukung, termasuk
                      display panel dan poster, pencahayaan, dekorasi tematik, properti
                      foto, peralatan musik, kelistrikan, dan perlengkapan penunjang
                      lainnya.                                            
                   3. Mengatur penempatan, alur, dan tata letak area aktivasi agar
                      menarik, interaktif, nyaman, dan aman bagi pengunjung.
                   4. Mengelola personel pendukung untuk setiap area aktivasi,
                      termasuk operator photo booth, petugas musik, dan petugas food
                      & beverage                                          
                   5. Berkoordinasi dengan pihak terkait, seperti Pemerintah Provinsi
                      Daerah Khusus Jakarta dan Institut Kesenian Jakarta, untuk
                      memastikan kesesuaian konten dan kelancaran aktivitas di setiap
                      area.                                               
 Desain & Produksi  1. Membuat identitas acara yang merupakan gabungan identitas
 Materi Visual, Audio, visual dari Pariwara Antikorupsi dan ACFFEST yang akan
 Audiovisual, dan     digunakan untuk semua kebutuhan komunikasi visual acara.
 Merchandise        2. Menyediakan materi promosi yang diperlukan, termasuk pada
                      desain visual, video konten publikasi, media cetak, merchandise,
                      materi digital dan lainnya sesuai kebutuhan, yang disesuaikan
                      dengan konsep serta identitas acara sebagaimana telah disetujui
                      oleh KPK.                                           
                    3. Menyediakan desain, cetak, dan pemasangan materi publikasi
                      fisik, termasuk umbul-umbul, roll banner, backdrop/spanduk,
                      dan signage, sesuai identitas visual acara.         
                    4. Menyediakan materi visual dan multimedia pendukung acara,
                      termasuk bumper pembuka, slide laporan kegiatan, identitas
                      visual layar, dan background branding sesuai tema acara
                      termasuk video recap, teaser, dan lainnya sesuai kebutuhan.
                    5. Menyediakan desain dan produksi merchandise, termasuk
                      pembuatan dummy atau contoh fisik untuk persetujuan sebelum
                      produksi massal, serta pengemasan dan distribusi sesuai arahan
                      KPK.                                                
                    6. Menyediakan musik signature atau audio identity untuk
                      pengiring kegiatan yang orisinal sesuai dengan konsep acara
                      dimana seluruh hak cipta dan hak pakai penuh menjadi milik
                      KPK, untuk digunakan pada seluruh format dan media distribusi.
                    7. Menyediakan media rilis acara untuk publikasi ke media massa
                      dan kanal resmi KPK.                                
                    8. Membantu dalam persiapan press kit dan penyelenggaraan press
                      conference pra-pasca acara sebagai bagian dari publikasi kepada
                      media.                                              
 Kebutuhan Operasional 1. Mengatur transportasi dan logistik peralatan acara, termasuk
                      pengiriman, penempatan dan penyimpanan serta pemasangan.
                    2. Melakukan proses bongkar-muat (loading) peralatan acara serta
                      memastikan seluruh peralatan terpasang sesuai standar teknis,
                      diuji coba (testing) sebelum acara, serta dibongkar dengan aman
                      setelah acara selesai.                              
                    3. Menyediakan konsumsi untuk peserta, panitia, dan kru teknis.
                    4. Menyediakan holding room untuk tamu VIP dan talent pengisi
                      acara.                                              
                    5. Mengatur akomodasi dan transportasi lokal bagi tamu daerah,
                      finalis ACFFEST, atau narasumber yang difasilitasi KPK.
                    6. Menyediakan dan mengoordinasikan pengamanan acara, 
                      termasuk keamanan area, pengaturan akses, pengawalan tamu
                      VIP, dan antisipasi situasi darurat bekerja sama dengan pihak
                      terkait.                                            
                    7. Menyediakan dan mengelola pembayaran honorarium untuk
                      pengisi acara sesuai ketentuan dan arahan KPK.      
                    8. Menyediakan ruang kesekretariatan termasuk perlengkapan
                      yang diperlukan seperti ATK, mesin printer/fotocopy, dll guna
                      kelancaran operasional panitia, registrasi, dan administrasi
                      acara.                                              
                    9. Mengatur dan mengoordinasikan area parkir bagi tamu, VIP,
                      panitia, dan kru teknis, termasuk pengaturan alur masuk/keluar,
                      penempatan petugas parkir, dan pemberian tanda/penunjuk
                      arah yang jelas.                                    
 Manajemen Acara    1. Mengelola pelaksanaan event acara dengan format penghargaan
 Puncak               (award ceremony), termasuk transisi segmen, pembacaan
                      nominasi, penyerahan trofi, pertunjukan hiburan, dan
                      pemutaran film/video, dll.                          
                    2. Mengatur dan mengoordinasikan kehadiran finalis dari Pemda &
                      BUMD, sineas, finalis, narasumber, kurator, mentor, dan juri
                      dengan berkoordinasi bersama Tim KPK.               
                    3. Mengatur serta melaksanakan manajemen registrasi tamu,
                      meliputi penyiapan undangan, RSVP, guest list, meja registrasi
                      dan petugas, verifikasi kehadiran, pembagian wristband, serta
                      pengaturan arus masuk dan keluar venue acara.       
                    4. Menyiapkan serta memastikan kesiapan seluruh sarana dan
                      perlengkapan acara & operator, termasuk panggung, LED &
                      sound system, audio-visual, tata cahaya, properti, photobooth,
                      photo wall, dan dekorasi acara sesuai standar acara nasional dan
                      sesuai kebutuhan rundown acara.                     
                    5. Menyediakan pasangan MC profesional yang sesuai dengan
                      kebutuhan dan tema acara, dengan kemampuan membangun
                      suasana dan beradaptasi terhadap perubahan rundown. 
                    6. Menyediakan, mengatur, dan mengoordinasikan pertunjukan
                      seni, grup musik, atau hiburan tematik lainnya yang mendukung
                      jalannya acara.                                     
                    7. Menyediakan perlengkapan dan atribut pendukung acara
                      puncak, termasuk ID card beserta lanyard panitia, piala/trofi,
                      piagam dan pigura, perangkat sosialisasi untuk peserta reguler
                      dan VIP, gimmick mock-up pemenang berbahan styrofoam untuk
                      kebutuhan foto seremonial penyerahan penghargaan, serta
                      gelang peserta (wristband), termasuk desain, produksi,
                      pengecekan kualitas, dan pengemasan sesuai standar serta
                      konsep acara yang telah disetujui KPK.              
                    8. Menyediakan tim manajemen acara (Project Manager, Show
                      Director, Stage Manager, Lighting Designer / Lighting
                      Operator, Sound Operator (Audio Engineer / FOH & Monitor), VJ
                      / Multimedia Operator, Usher, Registration Crew, Security Crew,
                      Runner).                                            
 Dokumentasi & Laporan 1. Mendokumentasikan acara (foto & video) dengan kualitas
                      minimal Full HD (foto) dan 4K (video) mencakup seluruh
                      momen penting acara, termasuk sesi seremonial, sambutan,
                      penyerahan penghargaan, dan penampilan hiburan. Hasil
                      dokumentasi wajib diserahkan dalam format digital dan fisik
                      sesuai ketentuan KPK.                               
                    2. Mengoperasikan multi camera system untuk memastikan sudut
                      pengambilan gambar yang variatif dan profesional.   
                    3. Mengoperasikan mixer video untuk pengaturan dan    
                      pengendalian tampilan visual di layar LED selama acara.
                    4. Melakukan editing, kompilasi, dan penyerahan materi
                      dokumentasi dalam bentuk softcopy & hardcopy.       
                    5. Menyediakan output tambahan berupa video testimoni serta
                      video aftermovie yang merangkum keseluruhan acara secara
                      singkat dan menarik.                                
                    6. Menyimpan rekaman acara di media yang aman dan mudah
                      diakses oleh Tim KPK.                               
                    7. Menyusun laporan kegiatan lengkap seperti laporan kegiatan
                      acara dan laporan keuangan, termasuk daftar hadir, materi,
                      catatan teknis, bukti penggunaan anggaran, dll. Laporan tersebut
                      wajib diserahkan dalam format softcopy & hardcopy sesuai
                      ketentuan KPK.                                      
                    8. Menyediakan rekap evaluasi untuk menjadi bahan pembelajaran
                      acara tahun berikutnya.                             
                    9. Menyimpan dan melakukan backup seluruh dokumentasi ke
                      penyimpanan cloud dan media fisik (hardisk eksternal) yang
                      aman untuk penyerahan akhir kepada KPK.