Kegiatan Peningkatan Kualitas Pengelolaan Kckr

KERANGKA    ACUAN   KERJA                             

             PENINGKATAN    KUALITAS  PENGELOLAAN     KCKR                   

                      PERPUSTAKAAN    NASIONAL   RI                          

                               TAHUN  2023                                   
A. DASAR HUKUM                                                               

   1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan                 
     a. Pasal 1 angka 2, koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak,

       dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang mempunyai nilai pendidikan, yang dihimpun,

       diolah, dan dilayankan                                                
     b. pasal 1 angka 5, Perpustakaan Nasional adalah lembaga pemerintah non departemen (LPND) yang

       melaksanakan tugas pemerintahan dalam bidang perpustakaan yang berfungsi sebagai perpustakaan
       pembina, perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, perpustakaan

       pelestarian, dan pusat jejaring perpustakaan serta berkedudukan di ibukota negara
   2. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam,

     a. Pasal 15 ayat (1) Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi melakukan pengelolaan hasil

       serah simpan Karya Cetak dan karya Rekam                              
     b. Pasal 18 ayat (1), Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi secara terus menerus

       melakukan peningkatan kualitas pengelolaan hasil serah simpan karya cetak dan karya rekam.
     c. Pasal 18 ayat (2), Dalam melakukan peningkatan kualitas pengelolaan sebagaimana dimaksud pada

       ayat (1), Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi dapat bekerja sama dengan pihak lain,

       baik di dalam maupun di luar negeri.                                  
   3. Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2021 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang-undang Nomor

     13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam          
   4. Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2020 tentang Organisasi dan

     Tata Kerja Perpustakaan Nasional, pada pasal 28 huruf f disebutkan bahwa Direktorat Deposit dan

     Pengembangan Koleksi Perpustakaan menyelenggarakan fungsi: pengelolaan koleksi serah simpan
     karya cetak dan karya rekam.                                            

   5. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 5 Tahun 2013 tentang Standar Biaya Pengolahan
     Bahan Perpustakaan                                                      

I.   GAMBARAN  UMUM                                                          
     Perpustakaan Nasional merupakan Lembaga Pemerintah Non Kementerian (LPNK) yang

     melaksanakan tugas pemerintahan dalam bidang perpustakaan yang berfungsi sebagai perpustakaan
     pembina, perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, perpustakaan

     pelestarian, dan pusat jejaring perpustakaan, serta berkedudukan di ibukota negara. Dalam rangka
     melaksanakan fungsi perpustakaan deposit, Perpustakaan Nasional melalui Unit Kerja Direktorat

     Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan menyelenggarakan fungsi, salah satunya adalah

     pengelolaan koleksi serah simpan Karya Cetak dan Karya Rekam (KCKR), pengelolaan meliputi
     penerimaan, pengadaan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, pendayagunaan, pelestarian dan

     pengawasan terhadap semua karya cetak dan karya rekam yang diterbitkan atau dipublikasikan di
     wilayah Republik Indonesia dan karya WNI dan WNA tentang Indonesia yang diterbitkan atau

     dipublikasikan di luar negeri, yang bertujuan untuk mewujudkan koleksi nasional dan melestarikannya

     sebagai hasil budaya bangsa.                                            
     Penerimaan KCKR di Perpustakaan Nasional setiap tahunnya mengalami peningkatan yang signifikan,
     dan dapat melebihi target kinerja yang telah ditetapkan, hal ini disebabkan karena beberapa strategi

     kebijakan yang diterapkan. Peningkatan jumlah penerimaan KCKR ini berdampak pada penanganan

     pengelolaan koleksi yang memerlukan percepatan, selain itu koleksi KCKR hasil pelaksanaan UU
     Nomor 13 Tahun 2018 ditetapkan sebagai aset negara lainnya yang harus dipertanggungjawabkan,

     maka sebagai konsekuensinya diperlukan penanganan pengelolaan koleksi KCKR yang cepat dan
     akurat, mengingat kemampuan sumber daya manusia atau tim yang menangani registrasi dari segi

     jumlah dan waktu kurang memadai, maka perlu ada kerja sama dengan pihak lain.

     Upaya tersebut juga merupakan perwujudan pelaksanaan kewajiban Perpustakaan Nasional untuk terus

     meningkatkan kualitas pengelolaan karya cetak dan karya rekam yang sudah dihimpun. Salah satu
     kegiatan percepatan pengelolaan adalah melakukan pencatatan atau registrasi untuk menginventarisasi

     hasil serah simpan Karya Cetak sesuai dengan perkembangan teknologi. Pencatatan atau registrasi
     dilakukan setelah proses penerimaan, yaitu kegiatan mencatat identitas bahan perpustakaan secara

     elektronis ke pangkalan data komputer melalui program aplikasi INLIS. Kegiatan registrasi ini sangat

     penting untuk memgetahui jumlah koleksi yang telah diterima oleh Perpustakaan Nasional hasil
     pelaksanaan undang-undang serah simpan. Kegiatan registrasi harus diselesaikan dengan sebaik

     mungkin karena kegiatan ini merupakan awal dari rangkaian kegiatan pengolahan bahan perpustakaan,
     selain itu hasil registrasi akan diwujudkan dalam sistem pendataan karya cetak dan karya rekam.

     Tahapan kegiatan setelah pencatatan atau registrasi adalah pelabelan, yaitu memberikan label pada
     punggung koleksi berdasarkan aturan tertentu, dalam hal ini koleksi serah simpan atau koleksi deposit

     berdasarkan pada tahun terbit. Pelabelan bertujuan untuk memudahkan dalam penyimpanan atau
     penjajaran koleksi di rak. Pelabelan koleksi deposit mulai penerimaan tahun 1990 s.d. 2019 dilakukan

     secara manual, untuk efektifitas dan efisiensi kerja dan memudahkan dalam melakukan cek ricek

     koleksi sebagai salah satu bentuk perwujudan pemantauan koleksi, pada tahun 2020 pelabelan
     dilakukan melalui sistem yang sudah terprogram pada sistem pencatatan dengan model barcode atau

     kode batang. Sehingga perlu dilakukan pelabelan ulang atau relabelling terhadap koleksi dengan label
     lama (manual).                                                          

     A. Tujuan                                                               

     1.  kegiatan relabelling koleksi deposit adalah:                        

          a. Memudahkan cek ricek koleksi di rak dalam upaya pemantauan koleksi;
          b. Mengurangi waktu dalam proses pelabelan, karena tidak mengetik ulang;

          c. Keseragaman dan keteraturan penjajaran koleksi di rak           
     2.  kegiatan peningkatan registrasi karya cetak dan karya rekam adalah: 

          a. Percepatan entri data pencatatan koleksi yang tertunda;         
          b. Mewujudkan sistem kerja yang menghubungkan kegiatan awal sampai akhir secara simultan

            dan berkesinambungan;                                            
          c. Meningkatkan jumlah koleksi yang teregistrasi.                  

     B. SASARAN                                                              
        1. Sasaran kegiatan relabelling koleksi deposit adalah terselesaikannya relabelling koleksi deposit

          bentuk buku atau monograf tahun terbit 1990 s.d. 1995 dan lanjutan tahun 2019-2020.
        2. Sasaran kegiatan peningkatan registrasi karya cetak dan karya rekam adalah terselesaikannya

          registrasi koleksi karya cetak bentuk buku atau monograf termasuk (karya berseri dan karya
          berjilid) dan literatur kelabu penerimaan bulan Oktober s.d. Desember tahun 2022 dan sebagian

          penerimaan bulan berjalan tahun 2023.                              

     C. Keluaran (out put)                                                   

          1. Output kegiatan relabelling koleksi deposit sebanyak 85.000 Eksemplar
          2. Output kegiatan peningkatan registrasi karya cetak dan karya rekam sebanyak 101.000

             Eksemplar                                                       

     D. MANFAAT (OUTCOME)                                                    

          Manfaat yang ingin dicapai dari kegiatan ini adalah mendapatkan data karya cetak dan karya
          rekam yang akurat baik pada sistem serah simpan maupun pada sistem penjajaran dalam

          mempermudah temu kembali koleksi.                                  

II.  Penerima Manfaat                                                        

     Penerima manfaat dari kegiatan peningkatan kualitas pengelolaan KCKR adalah:
     a. Pelaksana Serah, yaitu Penerbit, Lembaga Negara, Kementerian, Lembaga Pemerintah non

        Kementerian, Perguruan Tinggi, Pemerintah Daerah, dan Dewan Perwakilan Daerah.
     b. Masyarakat luas dalam pendayagunaan koleksi KCKR.                    

     c. Pelaksana simpan atau pengelola KCKR.                                

III. Nama Kegiatan                                                           

     kegiatan peningkatan kualitas pengelolaan KCKR terdiri dari:            
     1. Relabelling koleksi Deposit.                                         

     2. Peningkatan registrasi karya cetak dan karya rekam karya cetak dan karya rekam
LOKASI KEGIATAN                                                              

   Kegiatan berlokasi di Perpustakaan Nasional, Jalan Salemba No 28.a Jakarta Pusat unit kerja Direktorat

   Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan. Penyedia bisa memanfaatkan fasilitas ruangan, listrik
   dan internet dari Perpustakaan Nasional.                                  

IV.  Sumber Pendanaan                                                        

     Anggaran yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan ini Rp. 701.500.000,00 (tujuh ratus satu juta
     lima ratus ribu rupiah) sudah termasuk pajak-pajak yang berlaku dan dibiayai melalui APBN tahun

     anggaran 2023.                                                          

     Yang terdiri dari:                                                      
     1. Relabelling koleksi deposit sebanyak Rp. 297.500.000,00 (dua ratus sembilan puluh tujuh juta lima

        ratus ribu rupiah)                                                   
     2. Peningkatan registrasi karya cetak dan karya rekam karya cetak sebanyak Rp. 404.000.000,00

        (empat ratus empat juta rupiah).                                     

V.   Ruang Lingkup Kegiatan                                                  

      1. Ruang lingkup Kegiatan relabelling koleksi deposit, meliputi;       
        a. Pengambilan koleksi di rak;                                       

        b. Penelusuran data bibliografis pada sistem berdasarkan item ID;    

        c. Pencetakan label dengan menggunakan printer barcode;              
        d. Penempelan label pada punggung buku;                              

        e. Penjajaran kembali buku di rak;                                   
        f. Penyusunan laporan kegiatan;                                      

        g. Penerimaan dan pemeriksaan hasil pekerjaan.                       
      2. Ruang lingkup kegiatan peningkatan registrasi karya cetak dan karya rekam, meliputi;

        a.  Melakukan verifikasi data koleksi pada sistem;                   

        b.  Memasukkan data deskripsi bibliografis, meliputi;                
              nomor standar (ISBN)                                          

              judul, mencakup judul utama, anak judul atau judul seragam    

              penanggungjawab/pengarang/penulis                             
              cetakan/edisi                                                 

              data impresum meliputi tempat terbit, nama penerbit dan tahun terbit

              data deposit (data Pelaksana serah data untuk penaksiran penilaian asset)
         c. menuliskan nomor deposit , nomor katalog id dan nomor item id pada buku;

         d. Scan cover;                                                      
         e. menempelkan kertas scotlite warna oranye pada eksemplar ke-2;    

         f. memasukan dan mengemas buku eksemplar ke-2 pada kardus untuk distribusi
         g. mencetak label barcode;                                          

         h. menempelkan label barcode pada eksemplar ke-1;                   
         i. memasukkan buku eksemplar ke-1 pada troly untuk siap shelving    

         j. penyusunan laporan kegiatan;                                     

         k. penerimaan dan pemeriksaan hasil pekerjaan.                      

VI.  PERSYARATAN  PELAKSANA  TEKNIS                                          
     Kegiatan Peningkatan Kualitas Pengelolaan KCKR dilaksanakan oleh pihak penyedia di Perpustakaan

     Nasional RI, dengan ketentuan:                                          
     1. Kegiatan relabelling koleksi deposit                                 

        Memiliki tenaga terampil bidang pengelolaan bahan perpustakaan dengan persyaratan antara lain;

        a. Memiliki pengetahuan penjajaran koleksi perpustakaan .            
        b. Memahami pengoperasian komputer.                                  

        c. Kualifikasi pendidikan Min SMA/SMK sederajat atau telah berpengalaman bekerja di
          perpustakaan minimal 1 tahun dengan dibuktikan surat keterangan kerja (6 orang).

        d. Lokasi pekerjaan dilakukan di Perpustakaan Nasional RI, karena koleksi tidak diijinkan dibawa

          keluar sesuai peraturan, sehingga biaya pemakaian listrik tersebut ditanggung oleh pihak
          Perpustakaan Nasional RI.                                          

        e. Pemenang lelang menyediakan sendiri sarana (Laptop/PC) printer barcode, reborn dan kertas
          label sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.             

     2. Kegiatan peningkatan registrasi karya cetak dan karya rekam          

        Memiliki tenaga ahli bidang pengolahan bahan perpustakaan dengan persyaratan antara lain;
        a. Memahami pengatalogan deskriptif .                                

        b. Memahami metadata INDOMarc.                                       
        c. Memahami pengoperasian komputer.                                  

        d. Kualifikasi pendidikan minimal DIII Perpustakaan atau pendidikan setara yang telah

          berpengalaman bekerja di perpustakaan minimal 1 tahun dengan dibuktikan surat keterangan
          kerja (8 orang).                                                   

        e. Lokasi pekerjaan dilakukan di Perpustakaan Nasional RI, karena koleksi tidak diijinkan dibawa
          keluar sesuai peraturan, sehingga biaya pemakaian listrik tersebut ditanggung oleh pihak

          Perpustakaan Nasional RI.                                          

        f. Pemenang lelang menyediakan sendiri sarana (Laptop/PC), Scanner, printer barcode, ribbon,
          scotlite dan kertas label sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan
VII. Waktu Pelaksanaan                                                       

     NO  TAHAPAN                         TAHUN 2023                          
         KEGIATAN                                                            
                      Apri  Mei     Juni     Juli   Agustus Sep  Okt         
                       l                                                     
                       4  1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1        
     RELABELLING                                                             
      1  Persiapan dan                                                       
         pelaksanaan kontrak                                                 
      2  Pengambilan buku di                                                 
         rak                                                                 
      3  Penelusuran pada                                                    
         sistem                                                              
      4  Pencetakan label                                                    
      5  Penempelan label                                                    
      6  Penjajaran kembali                                                  
      7  Laporan                                                             

      8  Penerimaan,                                                         
         Pemeriksaan hasil                                                   
     peningkatan registrasi karya cetak dan karya rekam                      
      1  Verifikasi data                                                     

      2  Inputing data                                                       
      3  Menulis nomor                                                       
         identitas                                                           
      4  Scan cover                                                          

      5  Menempel scotlite                                                   
      6  Mencetak label                                                      

      7  Menempel label                                                      

      8  Laporan                                                             
      9  Penerimaan,                                                         
         Pemeriksaan hasil                                                   
     Pelaksanaan kegiatan ini berlangsung selama 150 hari kalender untuk masing-masing dua kegiatan,
     terhitung sejak penandatanganan kontrak atau surat perintah mulai kerja dan berlaku efektif

VIII. KEBUTUHAN PERALATAN                                                    
     Penyedia barang dan jasa menyediakan seluruh kebutuhan peralatan kegiatan Peningkatan Kualitas
     Pengelolaan KCKR, berupa :                                              

                                                           Keterangan dan    
    No   Alat / Pedoman Banyaknya   Spesifikasi / Terbitan                   
                                                             Keadaan         
    1      Notebook      8 unit    Prosesor i3 dan Ram 4 gb    Baik          
    2   Personal Komputer 3 unit     4 GB DDR4 / 2021          Baik          
    3       Scanner      1 unit   Plustek optic pro A1201 /2021 Baik         
    4    Printer barcode 3 unit      Merk Zebra ZD 888         Baik          

    5       Label       180 Roll  Semi coated paper uk. 100x50” Baik         
                                Ribbon wax premium uk. 110 mm x              
    6       Ribbon      180 Roll                               Baik          
                                          74m                                
    7       scotlite   100 lembar Scotlite fluorescent paper craft asturo Baik
    8        ATK        1 Paket   Pulpen, Pengaris dan tipe x dll Baik       
    9       Kardus      100 Dus      Uk (58X39X39 cm)          Baik          

                                                         Baik & Dapat diunduh
    10       RDA         1 Eks        CLA CILIP ALA      secara online di Web
                                                             Perpusnas       
       Pedoman Pengolahan                                Dapat diunduh di Web
    11                   8 Eks           Perpusnas                           
         Bahan Pustaka                                       Perpusnas