Pengadaan Jasa Professional Conference Organizer (Pco) Penyelenggaraan Penerimaan Delegasi Para Kepala Negara/ Pemerintahan Pada Konferensi Tingkat Tinggi Ke-43 Asean Tahun 2023

URAIAN SINGKAT PEKERJAAN                            

        Pengadaan Jasa Professional Conference Organizer (PCO) Dalam Rangka
   Penerimaan Kepala Negara/Pemerintahan Asing dan Pimpinan Organisasi Internasional
             (VVIP) pada Konferensi Tingkat Tinggi (KTT) ASEAN ke-43      
                     di Jakarta, 5 s.d. 7 September 2023                  

 I. LATAR BELAKANG                                                        

  1. Kementerian Sekretariat Negara sebagaimana kelaziman yang telah berlaku dan sesuai
    dengan peraturan perundang-undangan, memiliki tugas menyediakan dalam penanganan

    layanan terhadap kehadiran para Kepala Negara/Pemerintahan dan Pimpinan Organisasi
    Internasional (VVIP), diantaranya:                                    
    a. Akomodasi/penginapan bagi Kepala Negara/Pemerintahan dan Pimpinan Organisasi
      Internasional selama berada di Indonesia;                           
    b. Rangkaian kendaraan transportasi Kepala Negara/Pemerintahan dan Pimpinan
      Organisasi Internasional selama berada di Indonesia;                

    c. Jamuan VVIP termasuk perlengkapan dukungan penyelenggaraan Lunch dan Gala
      Dinner bagi VVIP dan/atau Delegasi KTT tahun ASEAN ke-43 2023, yang meliputi venue
      setting, art performance, set menu, souvenir meja, dan VVIP;        
    d. Ruang pertemuan dan ruang lain yang dibutuhkan, termasuk holding room VVIP, ruang
      sidang, berikut perlengkapan untuk video conference;                
    e. Lapel PIN bagi VVIP dan Menteri VIP yang mendampingi;              

    f. Pelayanan Kesehatan VVIP, berupa Mini Intensive Care Unit (ICU), Tim Kesehatan
      di venue acara dan hotel-hotel tempat VVIP menginap;                
    g. Perlengkapan lain yang terkait termasuk conference kit VVIP, ID-card, dan sticker
      kendaraan teregister dari Paspampres bagi personil panitia dari Kementerian
      Sekretariat Negara;                                                 
    h. Aspek terkait protokol kesehatan bagi panitia, rangkaian kendaraan VVIP, dan ruangan
      pertemuan/kegiatan VVIP; dan                                        

    i. Dukungan acara lain, termasuk Spouse Programme.                    

  2. Jumlah kehadiran Kepala Negara/Pemerintahan dan Pimpinan Organisasi Internasional
    diasumsikan sebanyak 26 VVIP beserta Spouse dan akan didampingi delegasi masing-
    masing dengan rincian sebagai berikut:                                
    a. 10 Kepala Negara/Pemerintahan anggota ASEAN;                       
    b. 12 Kepala Negara/Pemerintahan sebagai undangan;                    
    c. 4 Pimpinan Organisasi Internasional                                

  3. Mengingat kompleksitas dan beragamnya kegiatan penyelenggaraan KTT ASEAN ke-43
    ini yang memerlukan penanganan khusus dan perlu adanya dukungan personil/tenaga ahli
    yang memiliki kemampuan dan pengalaman teknis di bidang penyelenggaraan konferensi
    yang bertaraf internasional, Kementerian Sekretariat Negara memerlukan dukungan
    tenaga dan jasa profesional guna melaksanakan tugas-tugasnya sebagaimana termuat
    dalam poin 5. Oleh karena itu perlu dilakukan pengadaan jasa Professional Conference
    Organizer (PCO) dalam rangka Penyelenggaraan KTT ASEAN ke-43.         

 II. MAKSUD DAN TUJUAN                                                    

  Maksud dan tujuan kegiatan Pengadaan Jasa Professional Conference Organizer (PCO)
  dalam rangka Penyelenggaraan KTT ASEAN ke-43 di Provinsi DKI Jakarta ini adalah:

  1. Memilih Penyedia Jasa yang memiliki kompetensi dan mampu melaksanakan tanggung
    jawab secara efektif, efisien, tertib, tepat guna dan tepat sasaran untuk menghasilkan
    keluaran (output) sesuai yang ditetapkan pengguna jasa, yaitu Kementerian Sekretariat
    Negara, sehingga penyelenggaraan KTT ASEAN ke-43 ini dapat terlaksana dengan baik
    dan memberikan dampak yang positif bagi Pemerintah Indonesia.         

  2. Penyusunan KAK untuk kegiatan pengadaan ini diharapkan agar PCO mendapatkan
    gambaran yang jelas, utuh dan terarah mengenai kegiatan penerimaan kedatangan dan
    pelayanan Kepala Negara/Pemerintah Asing peserta ASEAN ke-43.         

  3. Tujuan kegiatan ini adalah agar Penyelenggaraan KTT ASEAN ke-43 yang akan
    dilaksanakan di Provinsi DKI Jakarta terlaksana dengan baik dan lancar dengan tetap
    mengacu pada peraturan yang berlaku.                                  

III. SASARAN                                                              

  Tercapainya pengadaan pengadaan jasa PCO sesuai dengan kompetensi dan persyaratan
  yang ditentukan melalui mekanisme pemilihan secara pelelangan umum sehingga dukungan
  layanan penyelenggaraan KTT ASEAN ke-43 dapat berjalan dengan baik, lancar dan tepat
  waktu sesuai ketentuan.                                                 

IV. RUANG LINGKUP KEGIATAN                                                

  Ruang lingkup kegiatan Penyediaan Jasa PCO dalam rangka Penyelenggaraan KTT ASEAN
  ke-43 tidak terlepas dari uraian kegiatan dan rangkaian tugas yang termuat dalam KAK ini
  dengan penjelasan sebagai berikut:                                      

  1. Rangkaian kegiatan pada acara KTT ASEAN ke-43 di Provinsi DKI Jakarta adalah sebagai
    berikut:                                                              
    a. Penyiapan kedatangan dan penyambutan di Bandara Internasional Soekarno Hatta.
    b. Kegiatan Opening dan Working Session di Jakarta Convention Center dan Hotel Mulia.
    c. Kegiatan gala dinner diselenggarakan di Hutan Kota Gelora Bung Karno.

    d. Kegiatan spouse programme di Taman Mini Indonesia Indah.           
    e. Penyediaan Chef and Kurator pada Leaders’ Lunch, gala dinner, spouse programme,
      coffee break VVIP.                                                  
    f. Kegiatan Closing Ceremony bagi para VVIP dan peserta lainnya, diselenggarakan di
      Jakarta Convention Center.                                          

  2. Tugas utama dari PCO ini adalah menyediakan dan mengadakan fasilitas, sarana dan
    prasarana untuk seluruh rangkaian kegiatan KTT ASEAN Ke-43.           

  3. Ruang lingkup tugas PCO secara umum adalah sebagai berikut:          

    a. Penyediaan akomodasi mencakup kamar bagi VVIP dan perangkat yang melekat pada
      VVIP (liaision officer, security officer, serta tim kesehatan) dan panitia.
    b. Konsumsi meliputi:                                                 
      i. VVIP dan delegasi: refreshment, coffee break, jamuan makan siang, dan gala dinner.
      ii. Panitia: coffee break, makan siang, makan malam                 

     iii. Konsumsi Tim Medis VVIP                                         
     iv. Konsumsi Tambahan                                                
    c. Penyediaan ruangan beserta perlengkapannya meliputi prosesi kedatangan kepala
      negara, family foto dan ruangan untuk opening dan closing ceremony, working session,
      Leaders’ Lunch, holding room, bilateral room, press conference, medical VVIP (ruangan
      mini ICU), country room, Secretariat room, command center, beserta perlengkapannya.

    d. Penyiapan keperluan Gala Dinner yang terdiri dari:                 
      i. Art Performance                                                  
      ii. Jamuan                                                          
     iii. Penyediaan peralatan pendukung (stage & decoration, lighting, soundsystem, LED
        wall, dan lain-lain)                                              

    e. Pengadaan perlengkapan pendukung meliputi sound system, SIS (Simultaneous
      Intepreter System), backwall, backdrop, dan perlengkapan lainnya.   
    f. Penyediaan rangkaian kendaraan sesuai prosedur tetap pengamanan bagi Para VVIP
      beserta spouse.                                                     
    g. Pelayanan Kesehatan meliputi mini intensive care unit (ICU), tenaga Kesehatan,
      ambulan, ruang rawat inap di rumah sakit rujukan dan konsumsi tenaga Kesehatan.

    h. PCO berkewajiban menguraikan rangkaian persiapan teknis dalam tampilan
      desain/foto/gambar dalam format 2D dan/atau 3D.                     
    i. Dan tugas lainnya sebagaimana ditetapkan dalam dokumen pengadaan barang/jasa.

  4. Kegiatan-kegiatan yang biaya penyelenggaraannya tidak dikompetisikan antara lain:
    a. Kegiatan Pendukung (Opening dan Closing Ceremony, Gala Dinner, Spouse Program,
      serta Chef and Kurator);                                            

    b. Pengadaan Bahan-Bahan diantaranya: pengadaan bahan pendukung, peralatan
      makan, pengadaan bahan conference kit, perlengkapan sidang, souvenir, health kit,
      dekorasi, dan lainnya sebagaimana termuat dalam BoQ.                
V.  WAKTU PELAKSANAAN YANG DIPERLUKAN                                     

  1. Waktu penyelenggaraan KTT ASEAN ke-43 adalah sebagai berikut:        
     a. 4 September 2023 : Kedatangan Kepala Negara/Pemerintahan;         
     b. 5, 6, 7 September 2023 : Working & Retreat Session, Luncheon      
     c. 5 September 2023 : Opening Ceremony                               
     d. 6 September 2023 : Gala Dinner                                    
     e. 7 September 2023 : Closing Ceremony                               
     f. 7 - 8 September 2023 : Kepulangan Kepala Negara/Pemerintahan.     
  2. Waktu pelaksanaan pekerjaan yang dilaksanakan oleh PCO adalah mulai diterbitkannya
    Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) sampai dengan tanggal 25 September 2023.

VI. PENUTUP                                                               

  Uraian singkat pekerjaan ini dibuat sebagai acuan bagi Penyedia Jasa (PCO) yang memuat
  kegiatan yang harus dipenuhi, diperhatikan dan diterjemahkan ke dalam uraian tugas dalam
  rangka penyelenggaraan KTT ASEAN ke-43 pada tanggal 5 s.d. 7 September 2023 di Provinsi
  DKI Jakarta.