Pengadaan Jasa Pemeliharaan Lisensi Vmware Lembaga National Single Window Tahun Anggaran 2024

Ruang Lingkup Pekerjaan                              
               Paket Pekerjaan Pengadaan Jasa Pemeliharaan                
                     Lisensi IaaS dan PaaS VMWare                         

                    Lembaga National Single Window                        
                        Tahun Anggaran 2024                               

Dalam rangka pelaksanaan Pengadaan Jasa Lainnya, Penyedia wajib memberikan
layanan sebagai berikut:                                                  

1. Assessment                                                             
  Kegiatan assessment perangkat lunak VMWare meliputi :                   

  a. Melakukan kegiatan assessment pada seluruh perangkat VMware yang berada
    pada DC dan DRC Kemenkeu. Adapun ruang lingkup kegiatan assessment,   

    meliputi:                                                             
     1). Assessment versi perangkat lunak VMware;                         
     2). Assessment topologi (termasuk topologi fisik) perangkat lunak VMware;

     3). Assessment konfigurasi perangkat lunak VMware;                   
     4). Assessment optimalisasi perangkat lunak VMware;                  
     5). Assessment utilisasi perangkat lunak VMware;                     

     6). Assessment performance perangkat lunak VMware;                   
  b. Memberikan laporan rekomendasi sesuai assessment yang telah dilakukan.
2. Renewal                                                                

  a. Melakukan Renewal Lisensi VMware LNSW yang akan berakhir pada 14 Februari
    2024;                                                                 

  b. Detail perangkat untuk kebutuhan Lisensi VMWare TA 2024 adalah 28 server
    dengan rincian sebagai berikut:                                       
                                          Jumlah       Jumlah             
                                                  Core                    
      No       Lokasi        Jenis Server  Server       Core              
                                                  (B)                     
                                            (A)         (A*B)             
         Smart Data Center Server Management 3     28    84               
         Kementerian                                                      
      1                                                                   
         Keuangan (ex DC                                                  
                          Server Workload    8     64    512              
         lama)                                                            
         Disaster Recovery Server Management 3     28    84               
      2  Center Kementerian                                               
                          Server Workload    8     64    512              
         Keuangan                                                         
         Smart Data Center Server Management 3     28    84               
      3  Kementerian                                                      
                          Server Workload    3     64    192              
         Keuangan                                                         
                                              Total Core 1468             
  c. Rincian lisensi VMware yang perlu dilakukan renewal untuk 28 server/ 1468
    Core tersebut adalah sebagai berikut :                                
                           Produk                      Jumlah             
      VMWare Cloud Foundation 5 1-Year Prepaid Commit Per Core 1468       
  d. Kegiatan renewal license dan support perangkat lunak VMware meliputi:
    1). Melakukan perpanjangan masa garansi dukungan pada prinsipal yang  

       dibuktikan dengan kontrak / support warranty maintenance / Certificate of
       Ownership (sertifikat perpanjangan license) perangkat lunak VMware serta
       dapat dibuktikan melalui sistem aplikasi;                          

    2). Menyediakan dan melakukan reaktivasi lisensi perangkat lunak VMware;
    3). Menyediakan prosedur dan hasil pelaksanaan renewal.               

3. Update/ upgrade Perangkat Lunak                                        
  Melakukan update/upgrade perangkat lunak (apabila diperlukan) selama masa
  kontrak dan sesuai kesepakatan bersama, meliputi:                       

  a. Memberikan informasi tentang update/upgrade perangkat lunak;         
  b. Memberikan informasi/pengetahuan tentang implementasi pengalaman,    
    kendala, kelebihan dan kekurangan versi perangkat lunak terbaru serta 
    memberikan rekomendasi teknis kepada LNSW sesuai dengan kebutuhan beserta

    risiko yang mungkin terjadi;                                          
  c. Melakukan upgrade/update VMware versi terakhir (latest stable version) selama
    masa kontrak sesuai dengan kebutuhan, prosedur tata kelola dan persetujuan
    LNSW;                                                                 
  d. Jika upgrade/update versi terbaru tidak dilakukan, maka penyedia diwajibkan
    memberikan analisis atau laporan alasan masih menggunakan versi lama beserta
    risiko yang mungkin terjadi;                                          
  e. Memberikan dokumentasi prosedur upgrade/update;                      
  f. Memberikan laporan hasil pelaksanaan upgrade/update (apabila dilaksanakan).

4. Engineer Onsite Support                                                

  Memberikan dukungan ketersediaan dan kehandalan perangkat lunak VMware  
  dengan menempatkan Engineer onsite Support (EoS) Support di area Data Center
  dan/ atau Kantor Lembaga National Single Window (LNSW), dengan ketentuan
  sebagai berikut:                                                        
  a. Menyediakan minimal 1 (satu) orang Engineer onsite Support (EoS) VMWare;
  b. Memberikan dukungan Professional Support, dengan kehadiran minimal 1 kali

    dalam sebulan selama masa kontrak sesuai dengan jadwal kehadiran dari LNSW
    dengan minimal 8 jam perhari dan dengan total kehadiran minimal 11 kali selama
    masa kontrak, yang dibuktikan dengan absensi atau bukti pendukung kehadiran
    lainnya yang ditentukan oleh LNSW. EoS tetap hadir jika jadwal kehadiran
    bertepatan pada hari libur nasional dan cuti bersama, atau sesuai kesepakatan
    bersama dengan LNSW;                                                  
  c. Menandatangani dokumen NDA (Non Disclosure Agreement) dan menjaga    

    kerahasiaan data dan informasi;                                       
  d. Melakukan kegiatan monitoring, preventive maintenance, dan corrective
    maintenance perangkat lunak VMware sampai dengan tanggal berakhirnya  
    kontrak untuk menjaga stabilitas layanan dan segera melakukan eskalasi ke
    pihak terkait dan melaporkan kepada LNSW jika ditemukan adanya        
    permasalahan;                                                         
  e. Melakukan dan membuat dokumentasi kegiatan yang dilakukan EoS dalam  

    bentuk kertas kerja EoS yang minimal terdiri dari analisa hasil monitoring
    seluruh perangkat lunak VMware baik availability, utility maupun performance
    yang tertuang dalam laporan bulanan dan dilaporkan ke LNSW.           
  f. Memberikan dukungan kegiatan penerapan Baseline Security Configuration
    (Security Hardening) untuk perangkat lunak VMware;                    
  g. Penyedia dapat melakukan kegiatan pemeliharaan melalui akses remote atau
    virtual operation dengan pengelolaan keamanan informasi sesuai persetujuan dari

    LNSW.                                                                 
5. Problem Solving                                                        

  Melakukan problem solving pemecahan gangguan atau masalah, meliputi:    

  a. Penyedia Jasa bertanggung jawab atas perangkat yang dipelihara dengan
    coverage pekerjaan setiap hari selama 24 jam (7x24 jam), termasuk hari-hari libur
    yang ditetapkan oleh pemerintah berdasarkan permintaan dari LNSW;     
  b. Menyediakan layanan Oncall Engineer dengan ruang lingkup kegiatan termasuk
    Onsite di Kantor LNSW atau DC Kemenkeu terkait incident dan problem   
    management yang terjadi di luar waktu kerja LNSW;                     
  c. Dalam hal penanganan gangguan/ permasalahan terhadap seluruh environment
    VMware yang berdampak tidak maksimalnya fungsi perangkat lunak pada server,
    penyedia jasa wajib memenuhi ketentuan sebagai berikut:               

    1). Response time maksimal 30 menit, dihitung sejak laporan gangguan diterima
       penyedia sampai ada tindakan penanganan kerusakan tersebut;        

    2). Waktu maksimal penyelesaian penanganan gangguan adalah 1x24 jam,  
       dihitung sejak laporan gangguan diterima oleh help desk penyedia sampai
       gangguan terselesaikan dan layanan beroperasi normal kembali.      
  d. Menyediakan layanan eskalasi masalah sesuai dengan struktur organisasi Call

    Tree Problem Handling;                                                
  e. Menyediakan laporan dokumentasi permasalahan dan solusi yang dilakukan
    terhadap perangkat lunak VMware.                                      

6. Transfer Knowledge                                                     

  Memberikan transfer knowledge terkait VMware minimal sebanyak 2 (dua) kali
  selama masa kontrak.                                                    
7. Evaluasi Pelaksanaan Pemeliharaan                                      

  Memberikan laporan evaluasi pelaksanaan pemeliharaan selama masa kontrak
  meliputi :                                                              

  f. Ringkasan laporan assessment beserta rekomendasinya;                 
  g. Kegiatan tindak lanjut atas rekomendasi laporan assessment selama    
    pelaksanaan pemeliharaan;                                             

  h. Daftar perangkat yang menggunakan renewal lisensi dan periode garansi;
  i. Daftar kegiatan update/ upgrade perangkat lunak;                     
  j. Daftar kegiatan problem solving/ pemecahan gangguan atau masalah;    
  k. Daftar response time dan waktu penyelesaian gangguan atau masalah;   
  l. Rekapituasi kehadiran EOS;                                           
  m. Rekomendasi peningkatan kualitas pemeliharaan pada tahun mendatang.  

8. Dokumentasi                                                            

  Menyampaikan Laporan dokumentasi perkerjaan meliputi :                  
  a. Laporan hasil pekerjaan atas butir 1 dan 2 disampaikan maksimal 30 hari
    kalender sejak kontrak;                                               
  b. Laporan kegiatan pekerjaan setiap bulannya maksimal 10 (sepuluh) hari kerja
    setiap awal bulan berikutnya, yang terdiri dari laporan kegiatan, minimal
    berisikan:                                                            

    1). Laporan dokumentasi kegiatan;                                     
    2). Laporan kehadiran EOS;                                            
    3). Laporan upgrade/ update perangkat lunak (jika ada);               
    4). Laporan dokumentasi solusi permasalahan perangkat lunak (jika ada);

    5). Laporan hasil analisa dan implementasi Optimalisasi (jika ada);   
    6). Kertas kerja (worksheet) kegiatan, sekurang-kurangnya berisi :    
       a). Tanggal aktivitas;                                             
       b). Log aktivitas kegiatan engineer;                               
       c). Dokumentasi solusi kerusakan;                                  

       d). Check list laporan pemantauan (preventive);                    
       e). Tanda tangan PIC pendamping.                                   
  c. Laporan evaluasi pelaksanaan pemeliharaan disampaikan bersama dengan 
    laporan bulan November dan disempurnakan (penambahan kegiatan bulan   
    desember) sebelum 31 Desember 2024;