Peningkatan Mutu Keamanan Karya Cetak Dan Karya Rekam Koleksi Deposit

KERANGKA     ACUAN   KERJA                              

        PENINGKATAN     MUTU  KEAMANAN     KARYA    CETAK                  

             DAN  KARYA   REKAM   KOLEKSI   DEPOSIT                        

                     PERPUSTAKAAN  NASIONAL RI                             

                            TAHUN  2024                                    
                     KERANGKA   ACUAN  KERJA                               
      PENINGKATAN   MUTU  KEAMANAN    KCKR KOLEKSI  DEPOSIT                

 A. LATAR BELAKANG                                                         

    Perpustakaan Nasional RI sebagai Lembaga Pemerintah Nonkementerian yang memiliki

    tugas pemerintahan di bidang perpustakaan, memiliki salah satu fungsi kelembagaan, yakni
    fungsi deposit. Fungsi tersebut diwujudkan dalam pelaksanaan Serah Simpan Karya Cetak

    dan Karya Rekam (SS KCKR) yang dalam praktik pelaksanaannya merupakan sebuah
    tindakan penyerahan karya, baik Karya Cetak maupun Karya Rekam oleh Pelaksana Serah

    untuk selanjutnya disimpan dan dikelola sesuai standar yang berlaku oleh Perpustakaan

    Nasional dan/atau Perpustakaan Provinsi selaku Pelaksana Simpan. Hal ini sebagaimana
    diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan dan

    Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang SS KCKR (sebelumnya Undang-Undang
    Nomor 4 Tahun 1990), serta produk hukum turunannya yaitu Peraturan Pemerintah Nomor

    55 Tahun 2021.                                                         

    Perpustakaan Nasional RI sebagai perpustakaan deposit melalui unit kerja Direktorat

    Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan menyelenggarakan fungsi, salah satunya
    adalah pengelolaan koleksi hasil serah simpan Karya Cetak dan Karya Rekam (KCKR).

    Pengelolaan meliputi penerimaan, pengadaan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan,
    pendayagunaan, pelestarian dan pengawasan.                             

    Perpustakaan Nasional RI mempunyai amanat untuk selalu meningkatkan kualitas
    pengelolaan KCKR, salah satu upaya yang dilakukan yaitu melakukan peningkatan mutu

    keamanan pengelolaan KCKR, dalam peningkatan mutu ini ada dua kegiatan yaitu: pertama,
    pemutakhiran data karya cetak karya rekam koleksi deposit, kegiatan ini dilakukan

    mengingat koleksi KCKR yang telah terhimpun perlu dijaga konsistensi dan kesesuaian

    antara data pada sistem dengan koleksi yang telah tersimpan di rak. Kegiatan kedua yaitu
    relabelling (pelabelan ulang) koleksi deposit. Kegiatan ini dilakukan mengingat kondisi

    label dari koleksi terbitan yang lama sudah tidak layak selain itu juga mengikuti
    perkembangan teknologi maka label baru nantinya akan memuat barcode (kode batang)

    sebagai upaya efesiensi dan efektifitas kerja. Mengingat jumlah sumber daya manusia yang

    terbatas, kegiatan ini dilaksanakan dengan cara kerja sama dengan para penyedia barang dan
    jasa yang ditunjuk resmi oleh Perpustakaan Nasional RI sesuai dengan yang diamanatkan

    dalam Undang-undang No. 13 tahun 2018 tentang SSKCKR bahwa Perpustakaan Nasional
    dalam melakukan peningkatan kualitas pengelolaan dapat bekerja sama dengan pihak lain.
 B. DASAR HUKUM                                                            
   1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara

      Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 127, Tambahan Lembaran Negara Republik
      Indonesia Nomor 4774);                                               

   2. Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya

      Rekam (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 265, Tambahan
      Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6291);                      

   3. Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 2021 tentang Peraturan Pelaksanaan Undang-
      Undang Nomor 13 Tahun 2018 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam

      (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2021 Nomor 77, Tambahan Lembaran

      Negara Republik Indonesia 6667);                                     
   4. Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2020 tentang

      Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Nasional (Berita Negara Republik Indonesia
      Tahun 2020 Nomor 519);                                               

    DIPA Perpustakaan Nasional RI Tahun Anggaran 2024                      

 C. TUJUAN                                                                 

   Tujuan umum dari kegiatan peningkatkan mutu keamanan karya cetak dan karya rekam
   koleksi deposit hasil pelaksanaan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 adalah:

   1. Kegiatan Peningkatan mutu keamanan pemuktahiran data karya cetak adalah
     memperbaharui/melengkapi data bibliografis dan data deposit agar koleksi karya cetak

     yang tersusun di rak sesuai dengan data yang tersimpan pada sistem, sehingga

     memudahkan dalam pencarian atau temu kembali koleksi.                 
   2. Kegiatan relabelling koleksi deposit adalah:                         

     a. Memperbaharui label lama manual ke bentuk barcode;                 
     b. Memudahkan cek ricek koleksi di rak dalam upaya pemantauan koleksi;

     c. Mengurangi waktu dalam proses pelabelan, karena tidak mengetik ulang;

     d. Keseragaman dan keteraturan penjajaran koleksi di rak.             

 D. SASARAN                                                                
   1. Kegiatan Peningkatan Mutu Keamanan Karya Cetak dan Karya Rekam Koleksi Deposit

      Kegiatan Peningkatan Mutu Keamanan Karya Cetak dan Karya Rekam Koleksi Deposit

      terdiri dari :                                                       
     a. Peningkatan mutu keamanan kemutahiran data karya cetak sejumlah 1 paket (43.500

        eksemplar).                                                        
     b. Peningkatan mutu keamanan karya cetak Relabelling Koleksi Deposit sejumlah

        85.000 eksemplar dengan jangka waktu 5 bulan.                      
     2. Kegiatan Peningkatan Mutu Keamanan Kemutahiran Data Karya Cetak:   
                No              Uraian Kegiatan           Volume           

                                                           (Eks)           
                1  Mengambil koleksi pada Rak karya cetak. 43.500          

                2  Melakukan pengecekan katalog secara manual ke 43.500    

                   dalam aplikasi INLIS.                                   
                3  Melengkapi data bibliografis dan data deposit jika hasil 43.500

                   pengecekan, data ada dalam aplikasi INLIS.              

                4                                         43.500           
                   Mengisi data bibliografis dan data deposit jika hasil   
                   pengecekan, data tidak ada dalam aplikasi INLIS.        

                5  Mengisi data deposit yang terdiri dari Jumlah 43.500    

                   Eksemplar, Nomor Deposit, tanggal penerimaan, wajib     

                   serah, wilayah terbit, tahun terbit, jilid, jenis koleksi.
                6  Melakukan scan dan upload koleksi pada aplikasi 43.500  

                   INLIS.                                                  
                7  Pencantuman nomor Katalog ID, Item ID, No. Deposit 43.500

                   dan keterangan Kop. 1 pada halaman judul/kotak yang     

                   telah disediakan.                                       
                8  Kembali menjajarkan koleksi karya cetak ke dalam rak 43.500

                   sebelumnya sesuai dengan nomor panggil deposit.         

 E. NAMA KEGIATAN                                                          

   Adapun nama kegiatan ini adalah PENINGKATAN KEAMANAN KARYA CETAK DAN    
   KARYA  REKAM  KOLEKSI DEPOSIT untuk Tahun Anggaran 2024, pada Direktorat

   Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan , Deputi Bidang Pengembangan Bahan
   Pustaka dan Jasa Informasi, Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.   

 F. PENERIMA MANFAAT                                                       
   Penerima manfaat dari Peningkatan mutu keamanan KCKR koleksi Deposit adalah:

   1. Pelaksana Serah, yaitu Penerbit, Lembaga Negara, Kementerian, Lembaga Pemerintah
      non Kementerian, Perguruan Tinggi, Pemerintah Daerah, dan Dewan Perwakilan Daerah.

   2. Masyarakat luas dalam pendayagunaan koleksi KCKR.                    

   3. Pelaksana simpan atau pengelola KCKR.                                
G. STRATEGI PENCAPAIAN                                                     
  1. Kualifikasi Penyedia                                                  

       Kegiatan Peningkatan Mutu Keamanan Karya Cetak dan Karya Rekam Koleksi Deposit
       dilaksanakan oleh pihak ke tiga di Perpustakaan Nasional RI, dengan ketentuan sebagai

       berikut :                                                           

       a. Berbadan hukum yang telah memperoleh pengesahan dari pihak yang berwenang
       b. Memenuhi ketentuan peraturan perundangan untuk menjalankan kegiatan/usaha,

         yaitu dengan memiliki Izin Usaha dengan bidang sebagai berikut: KBLI 91011
         (Perpustakaan dan Arsip Pemerintah);                              

       c. Memiliki pengalaman dibidang pengelolaan dokumen/arsip minimal 2 tahun dengan

         dibuktikan perusahaan tersebut memiliki NIB (Nomor Induk Berusaha)
         Perpustakaan dan Arsip pemerintah (KBLI 91011)                    

       d. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) dan mempunyai status valid
         keterangan Wajib Pajak berdasarkan hasil Konfirmasi Status Wajib Pajak (KSWP);

       e. Memiliki Akta Pendirian Perusahaan beserta perubahannya (apabila terdapat
         perubahan) dengan pengesahan dari Kementerian Hukum dan HAM; dan  

       f. Tidak sedang dikenakan Sanksi Daftar Hitam.                      

       g. Kegiatan Peningkatan mutu keamanan pemutahiran data karya cetak  
         Memiliki tenaga ahli bidang pengolahan bahan perpustakaan dengan persyaratan

         antara lain:                                                      
          a. Memahami pengatalogan deskriptif                              

          b. Memahami metadata INDOMarc                                    

          c. Memahami pengoperasian komputer                               
          d. Kualifikasi pendidikan minimal DIII Perpustakaan atau yang telah

            berpengalaman bekerja di perpustakaan minimal 5 bulan (7 orang)
          e. Lokasi pekerjaan dilakukan di Perpustakaan Nasional RI, karena koleksi tidak

            diijinkan dibawa keluar sesuai peraturan, sehingga biaya pemakaian listrik

            tersebut ditanggung oleh pihak Perpustakaan Nasional RI.       
        h. Kegiatan Relabelling                                            

           Memiliki tenaga ahli bidang pengolahan bahan perpustakaan dengan persyaratan
           antara lain:                                                    

           a. Memiliki pengetahuan relabelling koleksi perpustakaan        

           b. Memahami pengoperasian komputer                              
           c. Kualifikasi pendidikan Min SMA/SMK sederajat atau telah berpengalaman

             bekerja di perpustakaan minimal 5 bulan (6 orang)             
           d. Lokasi pekerjaan dilakukan di Perpustakaan Nasional RI, karena koleksi tidak

             diijinkan dibawa keluar sesuai peraturan, sehingga biaya pemakaian listrik

             tersebut ditanggung oleh pihak Perpustakaan Nasional RI.      
           e. Pemenang lelang menyediakan sendiri sarana (Laptop/PC) printer barcode,
             reborn dan kertas label sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.

   2. Indikator Keluaran                                                   

      Kualitatif                                                           

      Terwujudnya pengelolaan koleksi hasil serah simpan karya cetak dan karya rekam secara
      kualitas sesuai dengan target yang telah ditetapkan.                 

      Kuantitatif                                                          

      Kegiatan peningkatan Mutu Keamanan Karya Cetak dan Karya Rekam Koleksi Deposit

      terdiri dari :                                                       
        a. Peningkatan mutu keamanan kemutahiran data karya cetak sejumlah 1 paket

           (43.500 eksemplar).                                             
        b. Peningkatan mutu keamanan karya cetak relabelling koleksi Deposit sejumlah

           85.000 eksemplar                                                

   3. Tahapan Pelaksanaan Kegiatan                                         

      Langkah-langkah yang dilakukan dalam Kegiatan peningkatan Mutu Keamanan Karya
      Cetak dan Karya Rekam Koleksi Deposit terdiri dari:                  

      1. Ruang Lingkup Kegiatan Peningkatan mutu keamanan pemutahiran data karya cetak,
         meliputi;                                                         

         Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan Peningkatan mutu keamanan

         KCKR koleksi deposit (Pemuktahiran data karya cetak) adalah:      
         a. Mengambil koleksi pada Rak karya cetak.                        

         b. Melakukan pengecekan katalog secara manual ke dalam aplikasi INLIS.
         c. Melengkapi data bibliografis dan data deposit jika hasil pengecekan, data ada

           dalam aplikasi INLIS.                                           

         d. Mengisi data bibliografis dan data deposit jika hasil pengecekan, data tidak ada
           dalam aplikasi INLIS.                                           

         e. Mengisi pada kolom Auto generate by system dalam menginput Nomor
           Deposit/panggil.                                                

         f. Pencantuman nomor Katalog ID, Item ID, No. Deposit dan keterangan Kop. 1

           pada halaman judul/kotak yang telah disediakan.                 
         g. Melakukan scan dan upload koleksi pada aplikasi INLIS.         

         h. Melakukan penjajaran kembali ke dalam rak.                     
         i. Penyusunan laporan kegiatan;                                   

      2. Ruang Lingkup Kegiatan Relabelling, meliputi;                     

         a. Pengambilan koleksi di rak;                                    
         b. Penelusuran data bibliografis pada sistem;                     
         c. Pencetakan label dengan menggunakan printer barcode;           

         d. Penempelan label pada punggung buku;                           
         e. Penjajaran kembali buku di rak;                                

         f. Penyusunan laporan kegiatan;                                   

   4. Waktu Pelaksanaan                                                    

      Pelaksanaan kegiatan ini berlangsung selama 150 hari kalender untuk masing-masing dua
      kegiatan, terhitung sejak penandatanganan kontrak atau surat perintah mulai kerja dan

      berlaku efektif.                                                     

      a. Kegiatan Peningkatan mutu keamanan KCKR koleksi deposit (Relabelling)

                                      TAHUN 2024 (5 BULAN)                 
 NO    TAHAPAN KEGIATAN                                                    
                        Apr   Mei     Juni    Juli   Agust    Sept  Okt    
                        (M) (Minggu) (Minggu) (Minggu) (Minggu) (Minggu) (M)
                        3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2    
 1.  Persiapan dan pelaksanaan                                             

     kontrak                                                               

 2.  Pengambilan buku di rak                                               
 3.  Penelusuran pada sistem                                               

 4.  Pencetakan label                                                      

 5.  Penempelan label                                                      
 6.  Penjajaran kembali                                                    

 7.  Laporan                                                               
 8.  Penerimaan, Pemeriksaan                                               

     hasil                                                                 

 9.  Monitoring dan evaluasi                                               

      b. Kegiatan peningkatan mutu keamanan KCKR koleksi deposit (pemutahiran data karya

        cetak)                                                             

                                   TAHUN 2024 (5 BULAN)                    
                Apr    Mei      Juni     Juli    Agustus   Sept    Okt     
 NO  TAHAPAN                                                               
               Minggu Minggu   Minggu   Minggu   Minggu   Minggu  Minggu   
                3 4  1 2 3  4 1 2 3 4  1 2 3 4  1 2 3 4  1 2 3 4  1  2     
    Persiapan dan                                                          
 1  pelaksanaan                                                            
    kontrak                                                                
    Pelaksanaan                                                            
 2                                                                         
    kegiatan                                                               
    Mengambil                                                              
 3                                                                         
    koleksi pada                                                           
    Rak karya cetak                                                        
    Cek-Ricek                                                              
 4  koleksi pada                                                           
    pangkalan data                                                         
    Mengisi dan                                                            
    melengkapi                                                             
    data                                                                   
 5                                                                         
    Bibliografis                                                           
    pada pangkalan                                                         
    data                                                                   
    Mencantuman                                                            
    nomor Katalog                                                          
 6                                                                         
    ID, Item ID,                                                           
    No. Deposit                                                            
    Menjajarkan                                                            
 7  Kembali                                                                
    koleksi                                                                
 8  Pelaporan                                                              
    Penerimaan dan                                                         
 9  pemeriksaan                                                            
    hasil                                                                  
    Monitoring dan                                                         
 10                                                                        
    evaluasi                                                               
5. Anggaran Kegiatan                                                       
   Anggaran yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan ini Rp. 564.500.000,00 (Lima ratus
   enam puluh empat juta lima ratus ribu rupiah) sudah termasuk pajak-pajak yang berlaku
   dan dibiayai melalui APBN tahun anggaran 2024.                          
   Yang terdiri dari:                                                      
   1. Relabelling koleksi deposit sebanyak Rp. 314.500.000,00 (Tiga ratus empat belas juta lima

     ratus ribu rupiah)                                                    
   2. Kegiatan Peningkatan mutu keamanan pemutahiran data karya cetak sebanyak Rp.

     250.000.000,00 ( Dua ratus lima puluh juta rupiah).                   
 Lampiran                                                                  

 c. Kebutuhan Peralatan                                                    
   Penyedia barang dan jasa menyediakan seluruh kebutuhan peralatan kegiatan Peningkatan

   mutu keamanan KCKR koleksi deposit, berupa:                             
                                   Spesifikasi /                           
     No   Alat / Pedoman Banyaknya              Keterangan dan Keadaan     
                                     Terbitan                              
                                   Prosesor i3 dan                         
     1      Notebook      6 unit                        Baik               
                                    Ram 4 gb                               
                                                Baik & Dapat diunduh secara
     2       RDA          1 Eks   CLA CILIP ALA                            
                                                       online              
     3   Personal Komputer 3 unit 4 GB DDR4 / 2021      Baik               
     4    Printer barcode 3 unit Merk Zebra ZD 888      Baik               
     5       Label       100 Roll Semi coated paper     Baik               
     6       Ribbon      100 Roll   uRkib. b1o0n0 xw5a0x” Baik             
        Pedoman Pengolahan        premium uk. 110 Dapat diunduh di Web     
     7                    8 Eks     Perpusnas                              
          Bahan Pustaka                               Perpusnas            
                                    mm x 74m