KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
PENGADAAN JASA PROFESSIONAL CONFERENCE ORGANIZER (PCO)
PENYELENGGARAAN PERINGATAN HUT KE-79 KEMERDEKAAN RI TAHUN 2024
Uraian Pendahuluan
1. Latar Belakang Sekretariat Presiden memerlukan dukungan jasa profesional untuk
melaksanakan penyiapan kegiatan penyelenggaraan peringatan HUT ke-79
Kemerdekaan RI tahun 2024. Oleh karena itu perlu dilakukan pengadaan
jasa Professional Conference Organizer (PCO). dengan identitas
Peserta Acara/Upacara
1. Presiden RI dan Wakil Presiden beserta pendamping;
2. Mantan Presiden/Wakil Presiden beserta pendamping;
3. Capres/Cawapres terpilih dan pendamping;
4. Pimpinan dan Wakil Ketua Lembaga Negara dan pendamping;
5. Para Duta Besar negara sahabat;
6. Para Menteri dan Wakil Menteri setingkat/Kepala OIKN dan pendamping;
7. Panglima TNI dan Kapolri beserta pendamping;
8. Ketua dan Wakil Ketua Komisi DPR dan DPD RI;
9. Lembaga Pemerintah Non Kementerian (LPNK);
10. Kepala Staf Angkatan;
11. Anggota Wantimpres dan pendamping;
12. Staff Khusus Presiden dan Wakil Presiden;
13. Pjb. Setingkat Wakil Kepala Lembaga Negara;
14. Putra/Putri Presiden/Wapres RI, Putra/Putri mantan Presiden/Wapres RI
dan Putra/Putri Proklamator;
15. Sesmensesneg, Kasetpres, Kasetwapres, Sesmil dan Danpampres;
16. Sekjen/Sestama/Sesmenko;
17. Direksi BUMN;
18. Pati Bintang 3 TNI dan Polri;
19. Forkopimda Kalimantan Timur dan pendamping;
20. Tokoh Agama/Masyarakat;
21. LVRI, PEPABRI, Veteran, janda Pahlawan dan pendamping;
22. Para Ketua Umum Parpol;
23. Pimpinan Redaksi;
24. Atlit/pelajar Berprestasi dan orangtua Paskibraka;
25. Pers;
26. Pemeranserta; dan
27. Masyarakat umum.
Mengingat kompleksitas dan beragamnya kegiatan penyelenggaraan
peringatan HUT ke-79 Kemerdekaan RI tahun 2024 ini yang memerlukan
penanganan khusus dan perlu adanya dukungan personil/tenaga ahli yang
memiliki kemampuan dan pengalaman teknis di bidang penyelenggaraan
acara/upacara bertaraf nasional/internasional yang dihadiri Presiden dan
Wakil Presiden RI.
2. Maksud dan Maksud kegiatan pengadaan jasa Professional Conference Organizer (PCO)
Tujuan ini adalah:
1. Memilih Penyedia Jasa yang memiliki kompetensi dan mampu
melaksanakan tanggung jawab secara efektif, efisien, tertib, tepat guna
dan tepat sasaran untuk menghasilkan keluaran (output) sesuai yang
ditetapkan pengguna jasa yaitu Sekretariat Presiden sehingga
Penyelenggaraan Peringatan HUT ke-79 Kemerdekaan RI Tahun 2024 ini
dapat terlaksana dengan baik dan memberikan dampak yang positif bagi
Pemerintah Indonesia;
2. Penyusunan KAK untuk kegiatan ini diharapkan agar penyedia jasa
Professional Conference Organizer (PCO) mendapatkan gambaran yang
jelas, utuh dan terarah mengenai kegiatan Penyelenggaraan Peringatan
HUT ke-79 Kemerdekaan RI Tahun 2024;
3. Tujuan kegiatan pengadaan jasa Professional Conference Organizer
(PCO) ini adalah sebagai acuan dalam melaksanakan kegiatan
penyelenggaraan Peringatan HUT ke-79 Kemerdekaan RI Tahun 2024 di
Ibukota Nusantara dan Daerah Khusus Jakarta sehingga dapat terlaksana
dengan baik dan lancar serta tetap mengacu pada peraturan yang
berlaku.
3. Sasaran Tercapainya pengadaan jasa Professional Conference Organizer (PCO)
sesuai dengan kompetensi dan persyaratan yang ditentukan melalui
mekanisme pemilihan secara tender umum sehingga dukungan layanan
Penyelenggaraan Peringatan HUT ke-79 Kemerdekaan RI Tahun 2024 dapat
berjalan dengan baik, lancar dan tepat waktu sesuai ketentuan.
4. Lokasi Pekerjaan Ibukota Nusantara dan/atau Daerah Khusus Jakarta
5. Sumber 1. Anggaran masih dalam bentuk Pra DIPA APBN 2024 (proses ABT/revisi
Pendanaan POK);
2. Penandatangan kontrak dilakukan setelah revisi POK disetujui. Jika
alokasi anggaran dalam POK tidak disetujui atau kurang dari rencana
kontrak, maka penandatangan kontrak dilakukan sesuai pagu anggaran
yang tersedia dalam POK;
3. Jika pagu anggaran dalam POK tidak sesuai dengan rencana nilai
kontrak dan atau adanya pembatalan kegiatan, maka calon penyedia
tidak dapat menuntut ganti rugi apapun kepada Pokja
pemilihan/UKPBJ/PPK/PA/KPA Sekretariat Presiden.
6. Nama dan Nama Pejabat Pembuat Komitmen: Hadi Wirahadikusuma Prasojo
Organisasi
Satuan Kerja: Istana Kepresidenan Jakarta
Pejabat Pembuat
Komitmen
Data Penunjang
7. Data Dasar Kondisi geografis lokasi kerja di Ibukota Nusantara dan/atau Daerah Khusus
Jakarta
8. Standar Teknis 1. SNI 1727-2013 Beban minimum untuk perancangan bangunan gedung
dan struktur;
2. SNI IEC 60364-7-740-2012 Instalasi listrik bangunan - Bagian 7-740:
Persyaratan untuk instalasi khusus atau lokasi-instalasi listrik sementara
untuk struktur, perangkat hiburan dan stan pada pasar malam, taman
hiburan dan sirkus.
9. Studi-Studi Dokumentasi foto dan video melalui website presidenri.go.id
Terdahulu
10.Referensi 1. Undang-undang Nomor 3 Tahun 2022 tentang Ibu Kota Negara;
Hukum 2. Undang-undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 2021 tentang Bangunan Gedung;
4. Peraturan Presiden Nomor 31 Tahun 2020 tentang Kementerian
Sekretariat Negara;
5. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2021 tentang
Perubahan atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;
6. Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 5 Tahun 2020 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Sekretariat Negara;
7. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 49 Tahun 2023 tentang Standar
Biaya Masukan Tahun 2024;
8. Peraturan LKPP Nomor 12 Tahun 2021 tentang Pedoman Pelaksanaan
Pengadaan Barang/Jasa Melalui Penyedia.
Ruang Lingkup
11.Lingkup 1. Rangkaian Kegiatan
Pekerjaan a. Persiapan;
b. Selamatan Acara;
c. Zikir dan Doa Kebangsaan 79 Tahun Indonesia Merdeka;
d. Upacara Penganugerahan Tanda Kehormatan Republik Indonesia;
e. Upacara Pengukuhan Pasukan Pengibar Bendera Pusaka;
f. Upacara Apel Kehormatan dan Renungan Suci;
g. Kirab Bendera Pusaka dan Teks Proklamasi;
h. Pertunjukan Kesenian;
i. Upacara Peringatan Detik-Detik Proklamasi Kemerdekaan Republik
Indonesia;
j. Upacara Penurunan Bendera Negara Sang Merah Putih.
2. Tugas utama Professional Conference Organizer (PCO) adalah
menyediakan dan mengadakan fasilitas, sarana dan prasarana untuk
seluruh rangkaian kegiatan
3. Bidang Pekerjaan
a. Biro Administrasi (Bidang Sekretariat, Kesehatan Internal, Kesehatan
Umum, Perencanaan Anggaran, Keuangan dan Pemeranserta)
i. Bidang Sekretariat dan Kesehatan Internal (Bagian Tata Usaha dan
Kepegawaian)
a) Kegiatan Survey dan Rapat Koordinasi;
b) Kesehatan.
ii. Bidang Pemeranserta.
a) Buku pemeranserta;
b) Sertifikat, amplop, dan piagam.
b. Biro Umum (Bidang Teknologi Informasi, Perlengkapan, Pergudangan,
Distribusi dan Administrasi Suvenir, Sarana Fisik, Transportasi serta
Keamanan)
i. Bidang Perlengkapan, Pergudangan serta Administrasi dan
Distribusi Suvenir (Bagian Perlengkapan dan Layanan Pengadaan)
a) Bidang Suvenir
1) Suvenir VVIP;
2) Suvenir VIP;
3) Suvenir Umum Upacara;
4) Suvenir Tim Pendukung Acara;
5) Suvenir Pelaksana Pendukung Lainnya.
b) Bidang Penyiapan Perlengkapan HUT RI
1) Alat Tulis Kantor;
2) Barang Cetakan;
3) Barang Kerumahtanggaan;
4) Peralatan Pengolah Data dan kelengkapan lainnya;
5) Perlengkapan Barcode;
6) Perlengkapan Kerja.
ii. Bidang Sarana Fisik (Bagian Bangunan)
a) Tenda;
b) Panggung;
c) Partisi;
d) Instalasi listrik;
e) Tata udara;
f) Tata cahaya.
iii. Bidang Transportasi (Bagian Kendaraan)
a) Kendaraan
1) Sewa Golf car;
2) Sewa kendaraan kecil;
3) Sewa Bus;
4) Sewa mobil box CDE;
5) Sewa truk/kontainer.
iv. Bidang Keamanan (Bagian Keamanan Dalam)
a) Peralatan Keamanan
1) Tanda Pengenal Petugas (ID Card);
2) Sewa Handy Talky;
3) Sewa Perangkat Penguat Sinyal Telekomunikasi (Repeater);
4) Tanda Parkir Kendaraan.
c. Biro Pengelolaan Istana (Bidang Pengelolaan Istana)
i. Bidang Jamuan dan Pelayanan (Bagian Jamuan)
a) Jamuan Kenegaraan;
b) Jamuan VVIP dan VIP;
c) Jamuan Kiai/Tokoh Agama;
d) Jamuan Jamaah & undangan lainnya;
e) Jamuan Petugas Pendukung;
f) Jamuan Tamu Undangan;
g) Jamuan Gladi Acara;
h) Snack Box.
ii. Bidang Dekorasi dan Kesenian (Bagian Tata Graha dan Seni
Budaya)
a) Bidang Dekorasi
1) Rangkaian bunga di sekitar panggung;
2) Dekorasi di sekitar panggung;
3) Meja Centerpiece;
4) Dekorasi pilar;
5) Dekorasi meja makan;
6) Dekorasi meja tunggu tamu;
7) Dekorasi meja kecil;
8) Mini garden;
9) Dekorasi sekitar lokasi upacara;
10) Dekorasi Istana Kepresidenan Nusantara;
11) Dekorasi Istana Kepresidenan Jakarta.
b) Bidang Kesenian
1) Sewa Perlengkapan Pendukung Seni Budaya;
2) Sewa Alat Musik;
3) Jasa Penata Rias.
iii. Bidang Peralatan dan Penataan Lingkungan (Bagian Peralatan dan
Penataan Lingkungan)
a) Bidang Penyiapan Sarana Acara dan Upacara (Subbagian
Penyiapan Sarana Acara dan Upacara)
1) Tata suara;
2) Multimedia;
3) Meubelair;
4) Peralatan acara dan upacara lainnya.
b) Bidang Peralatan Rumah Tangga dan Linen (Subbagian
Peralatan Rumah Tangga dan Linen)
1) Bendera, umbul-umbul, banner dan tiang;
2) Perlengkapan Linen;
3) Logistik non Konsumsi;
4) Pencucian pakaian dan linen;
5) Bahan pencuci linen.
c) Bidang Penataan dan Pemeliharaan Lingkungan (Subbagian
Penataan dan Pemeliharaan Lingkungan)
1) Kebersihan dan Pengendalian Lingkungan;
2) Pengharum ruangan;
3) Pengadaan satwa (burung).
d. Biro Pers, Media dan Informasi (Bidang Peliputan, Publikasi dan
Layanan Media)
i. Bidang Peliputan
a) Video conference;
b) Photobooth;
c) Backdrop;
d) Wartawan IKN.
4. Professional Conference Organizer (PCO) dapat melaksanakan
penyiapan kegiatan berdasarkan dokumen perencanaan teknis
(desain/foto/gambar 2D dan/atau 3D)
5. Tugas lainnya sebagaimana ditetapkan dalam dokumen pengadaan
barang/jasa
6. Kegiatan-kegiatan yang biaya penyelenggaraannya tidak
dikompetisikan antara lain: akomodasi/penginapan, tiket pesawat dan
lainnya sebagaimana termuat dalam BoQ.
12.Keluaran1 1. Membuat Laporan Pendahuluan;
2. Melaksanakan seluruh rangkaian kegiatan penyelenggaraan peringatan
HUT ke-79 Kemerdekaan RI tahun 2024 mulai dari persiapan hingga
selesainya kegiatan berjalan dengan baik sesuai dengan jadwal yang
telah ditetapkan;
3. Memastikan kesiapan dan ketersediaan fasilitas, sarana dan prasarana
yang diperlukan untuk seluruh rangkaian kegiatan;
4. Membuat Laporan Akhir.
13.Peralatan, 1. Untuk fasilitas dari PPK hanya menyediakan ruang untuk rapat-rapat rutin
Material, beserta perlengkapannya;
Personel dan 2. Pengguna Jasa menyediakan kumpulan laporan kegiatan HUT ke-78
Fasilitas dari Kemerdekaan RI tahun 2023;
Pejabat Pembuat 3. Pengguna Jasa akan mengangkat petugas atau wakilnya yang bertindak
Komitmen sebagai Staf Teknik dan Staff Administrasi dalam rangka pelaksanaan
jasa Professional Conference Organizer (PCO).
14.Peralatan dan 1. Penyedia Jasa diwajibkan untuk menyediakan segala perlengkapan dan
Material dari peralatan yang berkaitan dengan tugas Professional Conference
Penyedia Jasa Organizer (PCO);
2. Barang-barang yang harus disediakan oleh penyedia jasa dengan cara
sewa yang disetujui di dalam kontrak oleh pengguna jasa:
a. Tiket pesawat pp;
b. Akomodasi;
c. Kendaraan roda empat;
d. Komunikasi.
15.Lingkup Lingkup kewenangan sebagaimana tersebut pada lingkup pekerjaan
Kewenangan termasuk segala prosedur dan birokrasi dalam instansi pengguna jasa dalam
Penyedia Jasa menjalankan lingkup pekerjaan.
16.Jangka Waktu Waktu penyelenggaraan peringatan HUT ke-79 Kemerdekaan RI tahun 2024
Penyelesaian adalah 100 (seratus) hari kalender sejak Surat Perintah Mulai Kerja dengan
Pekerjaan acara sebagai berikut:
Tanggal Kegiatan
a) Juni - Juli 2024 Pekerjaan persiapan
b) 25 Juli 2024 Selamatan Acara
c) 1 Agustus 2024 Zikir dan Doa Kebangsaan 79 Tahun Indonesia
Merdeka
d) 5-12 Agustus 2024 Gladi Kader
e) 13 Agustus 2024 Gladi Kotor ke-1
f) 14 Agustus 2024 Gladi Kotor ke-2
g) 14 Agustus 2024 Upacara Penganugerahan Tanda Kehormatan
Republik Indonesia
h) 15 Agustus 2024 Gladi bersih
i) 15 Agustus 2024 Upacara Pengukuhan Pasukan Pengibar
Bendera Pusaka
j) 16 Agustus 2024 Upacara Apel Kehormatan dan Renungan Suci
k) 17 Agustus 2024 Kirab Bendera Pusaka dan Teks Proklamasi
Pertunjukan Kesenian
l) 17 Agustus 2024 Upacara Peringatan Detik-Detik Proklamasi
Kemerdekaan Republik Indonesia
m) 17 Agustus 2024 Upacara Penurunan Bendera Negara Sang
Merah Putih
n) 18–31 Agustus 2024 Pekerjaan Pembongkaran
0) 1–30 September 2024 Penyelesaian laporan pekerjaan
Kualifikasi Peny edia Jasa
17.Kualifikasi 1. Penyedia Jasa memiliki SIUP/NIB kualifikasi usaha non-kecil di bidang
Penyedia Jasa usaha dengan dengan kode:
a. KBLI 82301 Jasa Penyelenggara Pertemuan, Perjalanan Insentif,
Konferensi dan Pameran (MICE);
b. KBLI 82302 Event Organizer; dan
c. KBLI 74130 Aktivitas Desain Komunikasi Visual/ Desain Grafis.
2. Memiliki Laporan Keuangan yang telah di Audit oleh Akuntan Publik
Tahun 2022 (berdasarkan UU No. 40 Tahun 2007);
3. Memiliki status Valid berdasarkan Konfirmasi Status Wajib Pajak;
4. Mempunyai atau menguasai tempat usaha/kantor dengan alamat yang
benar, tetap dan jelas berupa milik sendiri atau sewa dengan
melampirkan bukti kepemilikan atau surat perjanjian sewa (apabila sewa
wajib melampirkan bukti kepemilikan si pemilik) dan/atau izin lokasi;
5. Penyedia jasa wajib memiliki minimal 2 (dua) pengalaman pekerjaan
Event Organizer atau Jasa Penyelenggara Pertemuan, Perjalanan
Insentif, Konferensi dan Pameran (MICE) minimal 50% dari HPS dalam
kurun waktu 5 (lima) tahun terakhir (2019-2024) dengan melampirkan
bukti kontrak/surat perjanjian dan minimal 1 (satu) surat referensi kerja;
6. Pernah menyelenggarakan kegiatan acara dan/atau upacara resmi di luar
pulau jawa dari kementerian/lembaga yang di hadiri oleh Presiden RI/
Wakil Presiden RI dalam kurun waktu 5 (lima) tahun terakhir dengan
melampirkan bukti kontrak/surat perjanjian dan surat referensi kerja;
18.Jadwal Tahapan 1. Memastikan seluruh rangkaian kegiatan penyelenggaraan Peringatan
Pelaksanaan HUT ke-79 Kemerdekaan RI tahun 2024 mulai dari persiapan hingga
Pekerjaan selesainya kegiatan berjalan dengan baik sesuai dengan jadwal kegiatan
antara lain:
a. Pekerjaan persiapan;
b. Selamatan Acara;
c. Zikir dan Doa Kebangsaan 79 Tahun Indonesia Merdeka;
d. Gladi Kader;
e. Gladi Kotor ke-1;
f. Gladi Kotor ke-2;
g. Upacara Penganugerahan Tanda Kehormatan Republik Indonesia;
h. Gladi bersih;
i. Upacara Pengukuhan Pasukan Pengibar Bendera Pusaka;
j. Upacara Apel Kehormatan dan Renungan Suci;
k. Kirab Bendera Pusaka dan Teks Proklamasi;
l. Pertunjukan Kesenian;
m. Upacara Peringatan Detik-Detik Proklamasi Kemerdekaan Republik
Indonesia;
n. Upacara Penurunan Bendera Negara Sang Merah Putih;
o. Pekerjaan Pembongkaran;
p. Penyelesaian laporan pekerjaan.
2. Memastikan kesiapan dan ketersediaan fasilitas, sarana dan prasarana
konsumsi, fasilitas pendukung lainnya yang diperlukan;
3. Memastikan apabila ada perubahan spesifikasi teknis dan volume di
lapangan yang telah disetujui oleh Pengguna Jasa, dapat dilaksanakan
tanpa mengubah jadwal yang telah ditentukan;
4. Memastikan bahwa asuransi pengiriman dan asuransi kendaraan sudah
tersedia sebelum seluruh kendaraan dikirim ke lokasi penyelenggaraan
Peringatan HUT ke-79 Kemerdekaan RI tahun 2024;
5. Membuat laporan pelaksanaan penyelenggaraan Peringatan HUT ke-79
Kemerdekaan RI tahun 2024;
6. Pengawasan setiap tahapan pelaksanaan kegiatan dilakukan secara on
site dan melakukan evaluasi bersama guna penyempurnaan pelaksanaan
kegiatan selanjutnya;
7. Membuat laporan evaluasi pelaksanaan penyelenggaraan Peringatan
HUT ke-79 Kemerdekaan RI tahun 2024
8. Sebagai bentuk pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan, PCO wajib
menyusun dan menyerahkan Laporan Pelaksanaan Kegiatan berikut bukti
dokumentasi (foto/video) yang diserahkan dalam bentuk hard-copy dan
soft-copy kepada Pengguna Jasa dan diserahkan paling lambat pada
tanggal berakhirnya kontrak.
19. Monitoring dan Pengawasan setiap tahapan pelaksanaan kegiatan dilakukan secara on
Evaluasi site dan melakukan evaluasi bersama guna penyempurnaan pelaksanaan
Pelaksanaan kegiatan selanjutnya.
20.Spesifikasi 1. Penyedia Jasa memiliki sertifikat
Teknis a. ISO 9001:2015 tentang Quality Management System;
b. ISO 14001:2015 tentang Enviromental Management System;
c. 45001:2018 tentang Occupational Health and Safety Management
Systems; dan
d. 37001:2016 tentang Anti-Bribery Management System.
yang diakui oleh KAN atau Lembaga-lembaga sertifikasi lainnya, yang
tergabung dalam The International Accreditation Service (IAS) dan/ atau
International Acreditation Forum (IAF) yang masih berlaku.
2. Melampirkan surat dukungan dari Kontraktor bidang konstruksi fisik dan
perlengkapan yang memiliki sertifikat (sesuai bidang)
a. ISO 14001:2015 (Environmental Management System);
b. ISO 45001:2018 (Occupational Health & Safety Management System)
yang masih berlaku;
c. Memiliki pengalaman pekerjaan menyediakan sarana event minimal
nilai kontrak sebesar Rp50.000.000.000,00 (lima puluh miliar rupiah)
dalam kurun waktu 5 (lima) tahun terakhir dengan melampirkan bukti
kontrak/surat perjanjian; dan
d. Memiliki pengalaman pekerjaan konstruksi untuk kegiatan acara
dan/atau upacara resmi di lingkungan kementerian/lembaga yang
dihadiri oleh Presiden RI atau Wakil Presiden RI minimal nilai kontrak
sebesar Rp10.000.000.000,00 (sepuluh miliar) dalam kurun waktu 5
(lima) tahun terakhir dengan melampirkan bukti kontrak/surat
perjanjian.
3. Melampirkan surat dukungan dan pengalaman kerja dari kontraktor
bidang:
a. Suvenir;
b. Transportasi;
c. Jamuan;
d. Dekorasi; dan
e. Sound system atau multimedia.
dibuktikan dengan kontrak/surat perjanjian/SPK/PO/Invoice.
4. Spesifikasi teknis lainnya terlampir sesuai dengan Daftar Kuantitas dan
Harga (BoQ)
Jumlah
Posisi Kualifikasi
Orang Bulan
Tenaga Professional Conference Organizer (PCO)
1. Team leader - Pendidikan minimal S1; 1 Orang
- Pengalaman dibidang MICE
minimal 10 (sepuluh) tahun;
- Pernah menangani kegiatan
Konferensi Internasional minimal
setingkat Menteri/ Kepala
Lembaga yang dihadiri oleh
Presiden RI/ Wakil Presiden RI,
minimal 3 (tiga) kali dalam kurun
waktu 10 (sepuluh) tahun
terakhir, sebagai Team leader/
Project Leader, dibuktikan
dengan Surat Referensi dari
pihak pemberi kerja;
- Memiliki sertifikat MICE dari
Badan Nasional Sertifikasi
Profesi (BNSP) yang dikeluarkan
oleh Lembaga Sertifikasi Profesi
(LSP) MICE dengan kualifikasi
Venue Management, Logistic
dan Marketing Communication
yang masih berlaku;
- Melampirkan Surat penugasan,
CV, ijazah, KTP dan NPWP;
- Status pegawai tetap di
perusahaan dibuktikan dengan
melampirkan bukti potong pajak
PPh 21 Formulir 1721-A1 Tahun
2022.
Koordinator Bidang
1. Bidang Administrasi - Pendidikan minimal S1/DIV; 1 Orang
dan Kesehatan - Memiliki sertifikat MICE dari
Badan Nasional Sertifikasi
Profesi (BNSP) yang dikeluarkan
oleh Lembaga Sertifikasi Profesi
(LSP) MICE dengan kualifikasi
Event Venue Management dan
Event Registration yang masih
berlaku;
- Memiliki pengalaman dibidang
MICE minimal 5 (lima) tahun;
- Pernah menangani kegiatan
Konferensi Internasional minimal
setingkat Menteri/ Kepala
Lembaga yang dihadiri oleh
Presiden RI/ Wakil Presiden RI,
dalam kurun waktu 10 (sepuluh)
tahun terakhir;
- Melampirkan Surat Referensi dari
pihak pemberi kerja;
- Melampirkan Surat penugasan,
CV, ijazah, KTP dan NPWP;
- Status pegawai tetap di
perusahaan dibuktikan dengan
melampirkan bukti potong pajak
PPh 21 Formulir 1721-A1 Tahun
2022.
2. Bidang Suvenir dan - Pendidikan minimal S1/DIV; 1 Orang
Perlengkapan - Memiliki sertifikat MICE dari
Badan Nasional Sertifikasi
Profesi (BNSP) yang dikeluarkan
oleh Lembaga Sertifikasi Profesi
(LSP) MICE dengan kualifikasi
Event Registration dan Venue
Management yang masih
berlaku;
- Memiliki pengalaman dibidang
MICE minimal 5 (lima) tahun;
- Pernah menangani kegiatan
Konferensi Internasional minimal
setingkat Menteri/ Kepala
Lembaga yang dihadiri oleh
Presiden RI/ Wakil Presiden RI,
dalam kurun waktu 10 (sepuluh)
tahun terakhir;
- Melampirkan Surat Referensi dari
pihak pemberi kerja;
- Melampirkan Surat penugasan,
CV, ijazah, KTP dan NPWP;
- Status pegawai tetap di
perusahaan dibuktikan dengan
melampirkan bukti potong pajak
PPh 21 Formulir 1721-A1 Tahun
2022.
3. Bidang Sarana Fisik - Pendidikan minimal S1/DIV; 1 Orang
- Memiliki sertifikat MICE dari
Badan Nasional Sertifikasi
Profesi (BNSP) yang dikeluarkan
oleh Lembaga Sertifikasi Profesi
(LSP) MICE dengan kualifikasi
Stand Building yang masih
berlaku;
- Memiliki pengalaman dibidang
MICE minimal 5 (lima) tahun;
- Pernah menangani kegiatan
Konferensi Internasional minimal
setingkat Menteri/ Kepala
Lembaga yang dihadiri oleh
Presiden RI/ Wakil Presiden RI,
dalam kurun waktu 10 (sepuluh)
tahun terakhir;
- Melampirkan Surat Referensi dari
pihak pemberi kerja;
- Melampirkan Surat penugasan,
CV, ijazah, KTP dan NPWP;
- Status pegawai tetap di
perusahaan dibuktikan dengan
melampirkan bukti potong pajak
PPh 21 Formulir 1721-A1 Tahun
2022.
4. Bidang Transportasi - Pendidikan minimal S1/DIV; 1 Orang
- Memiliki sertifikat MICE dari
Badan Nasional Sertifikasi
Profesi (BNSP) yang dikeluarkan
oleh Lembaga Sertifikasi Profesi
(LSP) MICE dengan kualifikasi
Event Logistik yang masih
berlaku;
- Memiliki pengalaman dibidang
MICE minimal 5 (lima) tahun;
- Pernah menangani kegiatan
Konferensi Internasional minimal
setingkat Menteri/ Kepala
Lembaga
yang dihadiri oleh Presiden RI/
Wakil Presiden RI, dalam kurun
waktu 10 (sepuluh) tahun
terakhir;
- Melampirkan Surat Referensi dari
pihak pemberi kerja;
- Melampirkan Surat penugasan,
CV, ijazah, KTP dan NPWP;
- Status pegawai tetap di
perusahaan dibuktikan dengan
melampirkan bukti potong pajak
PPh 21 Formulir 1721-A1 Tahun
2022.
5. Bidang Keamanan - Pendidikan minimal S1/DIV; 1 Orang
- Memiliki sertifikat MICE dari
Badan Nasional Sertifikasi
Profesi (BNSP) yang dikeluarkan
oleh Lembaga Sertifikasi Profesi
(LSP) MICE dengan kualifikasi
Venue Management yang masih
berlaku;
- Memiliki pengalaman dibidang
MICE minimal 5 (lima) tahun;
- Pernah menangani kegiatan
Konferensi Internasional minimal
setingkat Menteri/ Kepala
Lembaga yang dihadiri oleh
Presiden RI/ Wakil Presiden RI,
dalam kurun waktu 10 (sepuluh)
tahun terakhir;
- Melampirkan Surat Referensi dari
pihak pemberi kerja;
- Melampirkan Surat penugasan,
CV, ijazah, KTP dan NPWP;
- Status pegawai tetap di
perusahaan dibuktikan dengan
melampirkan bukti potong pajak
PPh 21 Formulir 1721-A1 Tahun
2022.
6. Bidang Jamuan - Pendidikan minimal S1/DIV; 1 Orang
- Memiliki sertifikat MICE dari
Badan Nasional Sertifikasi
Profesi (BNSP) yang dikeluarkan
oleh Lembaga Sertifikasi Profesi
(LSP) MICE dengan kualifikasi
Event Venue Management dan
Event Liaison Officer yang
masih berlaku;
- Memiliki pengalaman dibidang
MICE minimal 5 (lima) tahun;
- Pernah menangani kegiatan
Konferensi Internasional minimal
setingkat Menteri/ Kepala
Lembaga yang dihadiri oleh
Presiden RI/ Wakil Presiden RI,
dalam kurun waktu 10 (sepuluh)
tahun terakhir;
- Melampirkan Surat Referensi dari
pihak pemberi kerja;
- Melampirkan Surat penugasan,
CV, ijazah, KTP dan NPWP;
- Status pegawai tetap di
perusahaan dibuktikan dengan
melampirkan bukti potong pajak
PPh 21 Formulir 1721-A1 Tahun
2022.
7. Bidang Kesenian - Pendidikan minimal S1/DIV; 1 Orang
dan Dekorasi - Memiliki sertifikat MICE dari
Badan Nasional Sertifikasi
Profesi (BNSP) yang dikeluarkan
oleh Lembaga Sertifikasi Profesi
(LSP) MICE dengan kualifikasi
Event Marketing
Communication dan Event
Venue Management yang masih
berlaku;
- Memiliki pengalaman dibidang
MICE minimal 5 (lima) tahun;
- Pernah menangani kegiatan
Konferensi Internasional minimal
setingkat Menteri/ Kepala
Lembaga yang dihadiri oleh
Presiden RI/ Wakil Presiden RI,
dalam kurun waktu 10 (sepuluh)
tahun terakhir;
- Melampirkan Surat Referensi dari
pihak pemberi kerja;
- Melampirkan Surat penugasan,
CV, ijazah, KTP dan NPWP;
- Status pegawai tetap di
perusahaan dibuktikan dengan
melampirkan bukti potong pajak
PPh 21 Formulir 1721-A1 Tahun
2022.
8. Bidang Sarana dan - Pendidikan minimal S1/DIV; 1 Orang
Prasarana Upacara - Memiliki sertifikat MICE dari
Badan Nasional Sertifikasi
Profesi (BNSP) yang dikeluarkan
oleh Lembaga Sertifikasi Profesi
(LSP) MICE dengan kualifikasi
Stand Building yang masih
berlaku;
- Memiliki pengalaman dibidang
MICE minimal 5 (lima) tahun;
- Pernah menangani kegiatan
Konferensi Internasional minimal
setingkat Menteri/ Kepala
Lembaga yang dihadiri oleh
Presiden RI/ Wakil Presiden RI,
dalam kurun waktu 10 (sepuluh)
tahun terakhir;
- Melampirkan Surat Referensi dari
pihak pemberi kerja;
- Melampirkan Surat penugasan,
CV, ijazah, KTP dan NPWP;
- Status pegawai tetap di
perusahaan dibuktikan dengan
melampirkan bukti potong pajak
PPh 21 Formulir 1721-A1 Tahun
2022.
9. Bidang Rumah - Pendidikan minimal S1/DIV; 1 Orang
Tangga dan Linen - Memiliki sertifikat MICE dari
Badan Nasional Sertifikasi
Profesi (BNSP) yang dikeluarkan
oleh Lembaga Sertifikasi Profesi
(LSP) MICE dengan kualifikasi
Event Registration dan Event
Venue Management yang masih
berlaku;
- Memiliki pengalaman dibidang
MICE minimal 5 (lima) tahun;
- Pernah menangani kegiatan
Konferensi Internasional minimal
setingkat Menteri/ Kepala
Lembaga yang dihadiri oleh
Presiden RI/ Wakil Presiden RI,
dalam kurun waktu 10 (sepuluh)
tahun terakhir;
- Melampirkan Surat Referensi dari
pihak pemberi kerja;
- Melampirkan Surat penugasan,
CV, ijazah, KTP dan NPWP;
- Status pegawai tetap di
perusahaan dibuktikan dengan
melampirkan bukti potong pajak
PPh 21 Formulir 1721-A1 Tahun
2022.
10. Bidang Penataan - Pendidikan minimal S1/DIV; 1 Orang
dan Pemeliharaan - Memiliki sertifikat MICE dari
Lingkungan Badan Nasional Sertifikasi
Profesi (BNSP) yang dikeluarkan
oleh Lembaga Sertifikasi Profesi
(LSP) MICE dengan kualifikasi
Event Logistic dan Event
Venue Management yang masih
berlaku;
- Memiliki pengalaman dibidang
MICE minimal 5 (lima) tahun;
- Pernah menangani kegiatan
Konferensi Internasional minimal
setingkat Menteri/ Kepala
Lembaga yang dihadiri oleh
Presiden RI/ Wakil Presiden RI,
dalam kurun waktu 10 (sepuluh)
tahun terakhir;
- Melampirkan Surat Referensi dari
pihak pemberi kerja;
- Melampirkan Surat penugasan,
CV, ijazah, KTP dan NPWP;
- Status pegawai tetap di
perusahaan dibuktikan dengan
melampirkan bukti potong pajak
PPh 21 Formulir 1721-A1 Tahun
2022.
11. Bidang Pers Media - Pendidikan minimal S1/DIV; 1 Orang
dan Informasi - Memiliki sertifikat MICE dari
Badan Nasional Sertifikasi
Profesi (BNSP) yang dikeluarkan
oleh Lembaga Sertifikasi Profesi
(LSP) MICE dengan kualifikasi
Event Marketing
Communication yang masih
berlaku;
- Memiliki pengalaman dibidang
MICE minimal 5 (lima) tahun;
- Pernah menangani kegiatan
Konferensi Internasional minimal
setingkat Menteri/ Kepala
Lembaga yang dihadiri oleh
Presiden RI/ Wakil Presiden RI,
dalam kurun waktu 10 (sepuluh)
tahun terakhir;
- Melampirkan Surat Referensi dari
pihak pemberi kerja;
- Melampirkan Surat penugasan,
CV, ijazah, KTP dan NPWP;
- Status pegawai tetap di
perusahaan dibuktikan dengan
melampirkan bukti potong pajak
PPh 21 Formulir 1721-A1 Tahun
2022.
Tenaga Penunjang Koordinator Bidang
1. Asisten Koordinator - Pendidikan minimal SMA; 11 Orang
Bidang - Memiliki pengalaman dibidang
MICE minimal 2 (dua) tahun.
- Melampirkan CV, ijazah, KTP dan
NPWP
Tenaga Pendukung (Supporting Staff)
1. Drafter - Pendidikan minimal S1 Teknik 2 Orang
Arsitektur;
- Pengalaman profesional 5 tahun;
- Memiliki sertifikat MICE dari
Badan Nasional Sertifikasi Profesi
(BNSP) yang dikeluarkan oleh
Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP)
MICE dengan kualifikasi stand
building yang masih berlaku;
- Melampirkan CV, ijazah dan KTP.
2. Operator Komputer/ - Pendidikan minimal D3; 4 Orang
Administrator - Pengalaman professional 5 tahun;
- Melampirkan CV, ijazah dan KTP.
3. Kameramen - Pendidikan minimal 2 Orang
SMA/SMK/Sederajat;
- Pengalaman minimal 2 tahun
sebagai operator kamera atau
videographer;
- Mahir mengoperasikan berbagai
jenis kamera, tripod, dan
peralatan pendukung lainnya,
mempunyai keahlian komunikasi
yang baik;
- Melampirkan CV, ijazah dan KTP.
4. Video editor - Pendidikan minimal 1 Orang
SMA/SMK/Sederajat;
- Pengalaman minimal 1 tahun;
- Menguasai editing video, adobe
premier atau final cut pro.
- Melampirkan CV, ijazah dan KTP.
Tenaga Ahli
1. Ahli Konstruksi - Pendidikan minimal S1 Teknik 1 Orang
Sipil;
- Pengalaman profesional 5 tahun;
- Memiliki sertifikat dari Badan
Nasional Sertifikasi Profesi
(BNSP) yang dikeluarkan oleh
Lembaga Pengembangan Jasa
Konstruksi (LPJK) dengan
kualifikasi Ahli Teknik Bangunan
Gedung yang masih berlaku;
- Melampirkan Surat penugasan, CV,
ijazah dan KTP.
2. Ahli K3 Konstruksi - Pendidikan minimal S1 Teknik; 1 Orang
- Pengalaman profesional 5 tahun;
- Memiliki sertifikat dari Badan
Nasional Sertifikasi Profesi
(BNSP) yang dikeluarkan oleh
Lembaga Pengembangan Jasa
Konstruksi (LPJK) dengan
kualifikasi Ahli Madya K3
Konstruksi yang masih berlaku;
- Melampirkan Surat penugasan, CV,
ijazah dan KTP.
3. Juru Masak - Pendidikan minimal D3 1 Orang
Perhotelan;
- Pengalaman profesional 5 tahun
- Memiliki sertifikat keahlian
/kompetensi/keterampilan yang
masih berlaku;
- Melampirkan Surat penugasan, CV,
ijazah dan KTP.
4 Perangkai Bunga - Pendidikan minimal 1 Orang
SMA/SMK/Sederajat;
- Pengalaman profesional 3 tahun;
- Memiliki sertifikat keahlian
/kompetensi/keterampilan yang
masih berlaku;
- Melampirkan Surat penugasan, CV,
ijazah dan KTP.
5 Operator Mixer - Pendidikan minimal S1; 1 Orang
- Pengalaman profesional 5 tahun;
- Memiliki sertifikat keahlian/
kompetensi/keterampilan
kualifikasi bidang Sound Engineer
dari Badan Nasional Sertifikasi
Profesi (BNSP) yang masih
berlaku;
- Melampirkan Surat penugasan, CV,
ijazah dan KTP.
Laporan
21.Laporan Laporan Pendahuluan memuat:
Pendahuluan Rencana Kerja yang akan dilaksanakan dan hasil orientasi lapangan
serta kerangka kegiatan yang harus dijelaskan seperti kegiatan persiapan,
pengurusan perijinan, mobilisasi tenaga dan peralatan,
jadwal pelaksanaan dan jadwal penugasan personil atau tenaga ahli
serta program kerja.
Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya: 7 (tujuh) hari kalender sejak
SPMK diterbitkan sebanyak 3 (tiga) buku laporan.
22.Laporan Laporan Bulanan memuat:
Bulanan Rangkuman laporan mingguan yang berisi kemajuan pekerjaan berikut
dokumentasinya dalam periode 1 (satu) bulan, serta hal-hal penting lainnya.
Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya: 7 (tujuh) hari kalender di
awal bulan berikutnya sebanyak 3 (tiga) buku laporan.
23.Laporan Antara Laporan Antara memuat hasil sementara pelaksanaan kegiatan: tidak
diperlukan
24.Laporan Akhir Laporan Akhir memuat seluruh dokumen yang tersebut pada klausul
“Keluaran”, berupa:
1. Membuat laporan pelaksanaan penyelenggaraan peringatan HUT ke-79
Kemerdekaan RI tahun 2024 sebagai bentuk pertanggungjawaban
pelaksanaan kegiatan, Professional Conference Organizer (PCO) wajib
menyusun dan menyerahkan Laporan pelaksanaan kegiatan berikut bukti
dokumentasi (foto/video) yang diserahkan dalam bentuk hard-copy dan
soft-copy kepada Pengguna Jasa dan diserahkan paling lambat pada
tanggal berakhirnya kontrak
2. Membuat laporan evaluasi pelaksanaan penyelenggaraan peringatan
HUT ke-79 Kemerdekaan RI tahun 2024
Laporan harus diserahkan selambat-lambatnya: 100 (seratus) hari kalender
sejak SPMK diterbitkan sebanyak 3 (tiga) buku laporan.
Hal-Hal Lain
25.Produksi dalam Semua kegiatan Pengadaan Jasa Professional Conference Organizer (PCO)
Negeri berdasarkan KAK ini harus dilakukan di dalam wilayah Negara Republik
Indonesia kecuali ditetapkan lain dalam angka 4 KAK dengan pertimbangan
keterbatasan kompetensi dalam negeri.
26.Persyaratan Jika kerjasama dengan Pengadaan Jasa Professional Conference Organizer
Kerjasama (PCO) lain diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan jasa konsultansi ini maka
persyaratan berikut harus dipatuhi:
Diperbolehkan kerjasama dengan penyedia jasa konsultansi kemitraan dan
perorangan (KSO/Kontrak)
27.Pedoman Pengumpulan data lapangan harus memenuhi persyaratan berikut:
Pengumpulan 1. 1. Mematuhi protokol kesehatan Covid 19;
Data Lapangan 2. 2. Atas izin tertulis Pejabat Penandatangan Kontrak.
28.Alih Jika diperlukan Pengadaan Jasa Professional Conference Organizer (PCO)
Pengetahuan berkewajiban untuk menyelenggarakan pertemuan dan pembahasan dalam
rangka alih pengetahuan kepada personel satuan kerja PPK seperti tersebut
pada ruang lingkup pekerjaan.
29.Persyaratan 1. Menimbang kompleksitas pekerjaan, team leader, para koordinator
Lainnya tenaga penunjang, tenaga pendukung dan tenaga ahli diwajibkan untuk
stand-by 24 jam dengan menggunakan shift jam kerja;
2. Professional Conference Organizer (PCO) berkewajiban membuat
rencana kerja, laporan bulanan dan laporan akhir;
3. Professional Conference Organizer (PCO) berkewajiban melampirkan
usulan desain, detail gambar, beserta spesifikasi material/ bahan
berdasarkan konsep layout yang tercantum pada dokumen teknis;
4. Professional Conference Organizer (PCO) berkewajiban melaporkan dan
mendapat persetujuan dari Pejabat Penandatangan Kontrak setiap
adanya perubahan aktual di lapangan;
5. Professional Conference Organizer (PCO) berkewajiban melaksanakan
arahan dari Pejabat Penandatangan Kontrak berdasarkan perkembangan
kebutuhan aktual di lapangan;
6. Rapat koordinasi dengan pihak-pihak terkait; dan
7. Memastikan apabila ada perubahan spesifikasi teknis dan volume di
lapangan yang telah disetujui oleh Pengguna Jasa, dapat dilaksanakan
tanpa mengubah jadwal yang telah ditentukan.
Ditetapkan di: Jakarta, 28 Mei 2024
Oleh:
Pejabat Pembuat Komitmen
Bidang HUT Republik Indonesia Tahun 2024
Hadi Wirahadikusuma Prasojo