Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Kegiatan Pemeliharaan Lisensi Aplikasi TeamMate
Tahun 2025
1. Latar Belakang
Penggunaan teknologi informasi selama masa pandemi menjadi tulang
punggung untuk menjalankan seluruh proses bisnis di Kementerian Keuangan. Di
Inspektorat Jenderal, pengawasan dilakukan secara jarak jauh menggunakan
metodologi pengawasan intern jarak jauh (PIJJ). Untuk melaksanakan metode
tersebut, beragam aplikasi dipergunakan untuk mendukung tercapainya PIJJ, seperti
e-kemenkeu, Teams, maupun aplikasi lainnya. Khusus untuk mengelola aktivitas
pengawasan, Inspektorat Jenderal menggunakan sistem manajemen audit bernama
TeamMate AM.
Sistem manajemen audit tersebut mengintegrasikan kegiatan pengawasan
mulai dari perencanaan pengawasan, pelaksanaan, pelaporan, hingga pemantauan
tindak lanjut kegiatan pengawasan. Selain itu, aplikasi tersebut mengadopsi praktik-
praktik terbaik (best practices) dari internal audit dan sudah digunakan oleh berbagai
organisasi internal audit di dunia. Inspektorat Jenderal telah menggunakan aplikasi
TeamMate AM untuk optimalisasi pekerjaan pengawasan sejak tahun 2010 dan terus
melakukan perbaikan dalam proses penerapannya. Dalam perkembangannya,
aplikasi ini tidak hanya dimanfaatkan auditor namun juga sudah dimanfaatkan oleh
klien pengawasan untuk keperluan penyampaian tindak lanjut atas rekomendasi
Inspektorat Jenderal Kemenkeu.
Pengawasan intern jarak jauh menuntut perlunya proses kerja yang lebih efisien.
Namun, sering kali hal ini sudah tidak mungkin dilakukan di TeamMate AM. Misalnya,
instalasi TeamMate menjadi lebih sulit dilakukan karena harus melalui prosedur
tertentu untuk memberikan password administrator terhadap auditor. Selain itu,
penggunaan aplikasi desktop membuat administrator TeamMate tidak bisa mengontrol
standar instalasi di setiap laptop pengguna. Kondisi ini menyebabkan seringnya
troubleshooting yang harus ditangani dari laptop ke laptop.
Menimbang hal-hal yang disebutkan di atas, Inspektorat Jenderal Kemenkeu
perlu untuk bermigrasi dari TeamMate AM ke TeamMate+ di tahun 2025. Untuk dapat
terus memperoleh update terbaru dari aplikasi TeamMate, perlu dilakukan
perpanjangan lisensi terhadap versi terbaru aplikasi TeamMate. Agar dapat
melakukan perpanjangan lisensi, diperlukan kerjasama dengan pihak vendor untuk
melaksanakan kegiatan pemeliharaan lisensi aplikasi TeamMate. Selain
perpanjangan lisensi, pemeliharaan juga termasuk asistensi untuk melakukan upgrade
dari TeamMate+ versi sebelumnya ke setiap versi yang akan dirilis di tahun 2025 atau
versi sesuai kebutuhan Inspektorat Jenderal Kemenkeu. Keseluruhan kegiatan
tersebut dilakukan agar pemanfaatan sistem manajemen audit menjadi lebih optimal
untuk mendukung kegiatan pengawasan internal yang dilaksanakan Inspektorat
Jenderal.
2. Ruang Lingkup Pengadaan
1. Perangkat Lunak Sistem Manajemen Audit yang dimiliki Inspektorat Jenderal
Kementrian Keuangan saat ini adalah Aplikasi TeamMate+ dengan jangka waktu
lisensi sampai dengan 31 Desember 2024. Aplikasi TeamMate+ merupakan
Aplikasi berbasis web untuk mengelola pelaksanaan pengawasan intern mulai dari
perencanaan sampai dengan pelaporan.
2. Kegiatan perpanjangan lisensi aplikasi TeamMate ini berlaku terhitung sejak
ditandatangani kontrak sampai dengan 31 Desember 2025 meliputi kegiatan
sebagai berikut:
a. perpanjangan lisensi aplikasi TeamMate+ termasuk di dalamnya lisensi
API Data Exchange dan API TeamMate+ Reporting Data Services;
b. asistensi upgrade dari TeamMate + versi sebelumnya ke setiap versi yang
akan dirilis di tahun 2025 atau versi sesuai kebutuhan Inspektorat Jenderal
Kementerian Keuangan sepanjang tahun 2025;
c. asistensi migrasi data TeamMate AM ke TeamMate+ sepanjang tahun
2025;
d. asistensi penggunaan Artificial Intelligence (AI) di TeamMate+ selama
tahun 2025;
e. penyediaan dukungan teknis aplikasi TeamMate+ sepanjang tahun 2025;
f. penyusunan laporan kegiatan.
3. Proses Pelaksanaan
Penyedia barang pemeliharaan lisensi aplikasi TeamMate+ diharapkan
memberikan layanan sebagai berikut:
a. Memperpanjang lisensi aplikasi TeamMate+ termasuk di dalamnya lisensi
API Data Exchange dan API TeamMate+ Reporting Data Services.
1. Menyediakan dan melakukan aktivasi ulang/perpanjangan lisensi aplikasi
TeamMate+ termasuk di dalamnya lisensi API Data Exchange dan API
TeamMate+ Reporting Data Services;
2. Menyediakan dokumentasi prosedur dan hasil pelaksanaan perpanjangan
lisensi aplikasi TeamMate+;
3. Memberikan dukungan dan informasi penggunaan dan pengaturan API
Data Exchange dan API TeamMate+ Reporting Data Service.
4. Memberikan asistensi implementasi dan pelatihan API Data Exchange dan
API TeamMate+ Reporting Data Service bila diperlukan.
b. Melakukan asistensi upgrade dari TeamMate+ versi sebelumnya ke setiap
versi yang akan dirilis di tahun 2025 atau versi sesuai kebutuhan Inspektorat
Jenderal Kemenkeu.
1. Memberikan informasi terkait:
a. Versi terbaru aplikasi TeamMate+;
b. Proses audit yang didukung oleh TeamMate+ versi terbaru;
c. Pengaturan konfigurasi upgrade TeamMate+ dari versi yang digunakan
Inspektorat Jenderal Kemenkeu menjadi versi terbaru.
2. Memberikan asistensi terkait:
a. Penyesuaian proses audit yang didukung oleh TeamMate+ versi
terbaru terhadap proses bisnis di Inspektorat Jenderal Kemenkeu;
b. Pelaksanaan upgrade TeamMate+.
3. Memberikan pelatihan sebanyak satu kali dalam periode
maintenance;
4. Menyampaikan file instalasi untuk setiap versi TeamMate+ terbaru yang
dirilis selama 2025 dalam bentuk DVD atau dalam format elektronik lainnya
(melalui cloud);
5. Memberikan asistensi implementasi dan pelatihan Teammate+ versi terbaru
dalam hal terjadi perubahan major (signifikan) pada aplikasi Teammate+
apabila diperlukan.
6. Menyampaikan vulnerability yang ditemukan pada saat Vulnerability
Assesment internal Kemenkeu kepada Wolters Kluwers.
c. Melakukan asistensi migrasi dari TeamMate AM ke TeamMate+, yaitu:
1. Memberikan informasi terkait
a. Prosedur migrasi Aplikasi TeamMate AM ke TeamMate+;
b. Pengaturan konfigurasi migrasi TeamMate AM ke TeamMate+.
2. Memberikan asistensi berupa supervisi saat melakukan migrasi sebanyak
empat kali. Apabila migrasi masih belum selesai sepenuhnya setelah
diberikan empat supervisi, akan diberikan supervisi tambahan sebanyak 1
kali yang merupakan bagian dari paket ini. Apabila asistensi kurang dari 4
kali maka sisa asistensi dapat digunakan paling lambat 6 bulan setelah
masa maintenance berakhir. Supervisi dapat diberikan baik secara daring
maupun luring;
3. Memberikan pelatihan sebanyak satu kali dalam periode maintenance.
d. Melakukan asistensi piloting fitur Artificial Inteligent (AI) di aplikasi
TeamMate+, yaitu:
1. Memberikan informasi terkait fungsi dan kemampuan AI yang dapat
diimplementasikan pada TeamMate+;
2. Menyediakan fitur AI pada aplikasi TeamMate+ dalam rangka piloting untuk
mendukung otomatisasi dan analisis data dalam proses audit;
3. Memberikan asistensi dan supervisi implementasi AI pada TeamMate+
hingga tahap piloting selesai dilaksanakan.
e. Melakukan dukungan teknis aplikasi TeamMate+, yaitu:
1. Memberikan saran dan dukungan teknis terkait penanganan gangguan yang
mengakibatkan aplikasi TeamMate+ tidak berfungsi sebagaimana mestinya;
2. Menyediakan layanan eskalasi sesuai dengan struktur organisasi (Call Tree
Handling Problem) dengan batas waktu penyelesaian maksimal 1 (satu) hari
setelah dilakukan eskalasi.
f. Menyampaikan laporan kegiatan
Laporan pelaksanaan kegiatan disampaikan setelah kegiatan selesai
dilaksanakan.
4. Periode Kegiatan
Kegiatan pemeliharaan lisensi aplikasi TeamMate ini dilaksanakan sesuai
kontrak dengan jangka waktu 20 (dua puluh) hari kalender untuk kegiatan
perpanjangan lisensi aplikasi Teammate+ termasuk di dalamnya lisensi API Data
Exchange dan API Teammate+ Reporting Data Services, dengan tenggat waktu
pelaksanaan kegiatan sesuai kontrak. Untuk kegiatan asistensi upgrade dari
TeamMate+ versi sebelumnya ke setiap versi yang akan dirilis di tahun 2025 atau
versi sesuai kebutuhan Inspektorat Jenderal Kementerian Keuangan, asistensi
migrasi data TeamMate AM ke TeamMate+, dan penyediaan dukungan teknis
aplikasi TeamMate+ dilakukan sepanjang tahun 2025.
5. Penyedia Barang
Penyedia barang kegiatan pemeliharaan lisensi aplikasi TeamMate adalah
perusahaan yang merupakan sole authorized representative TeamMate di
Indonesia. Perusahaan wajib terklasifikasi dalam Klasifikasi Baku Lapangan Usaha
Indonesia (KBLI) sebagai salah satu dari klasifikasi berikut:
A. Memiliki kualifikasi perusahaan kecil
B. Perdagangan Besar Komputer, Perlengkapan Komputer, Piranti Lunak (4651)
C. Aktivitas Konsultasi Komputer dan Manajemen Fasilitas Komputer (6202)
D. Aktivitas Teknologi Informasi dan Jasa Komputer Lainnya (6209)
6. Sumber Biaya
Kegiatan pemeliharaan lisensi aplikasi TeamMate ini dibiayai oleh DIPA
Inspektorat Jenderal tahun 2025 dengan pagu sebesar Rp. 2.434.785.000 (dua
miliar empat ratus juta tiga puluh empat juta tujuh ratus delapan puluh lima rupiah)
termasuk pajak.