Spesifikasi Pekerjaan External Auditor
A. Pekerjaan Umum
1. Memastikan posisi keuangan dari program hibah pada akhir periode
pelaporan, jumlah dana yang diterima dan pengeluaran untuk periode
pelaporan, disajikan secara wajar dalam semua hal yang material oleh PR
dan SR di dalam GPFS dan sesuai dengan kerangka akuntansi yang
berlaku. (Annex 3: Comprehensive Auditor’s Report template - Special
Purpose Grant Financial Statement (SPGFS) Audit);
2. Memastikan semua hal yang material, dana hibah telah digunakan sesuai
dengan ketentuan Perjanjian Hibah, termasuk anggaran yang disetujui,
rencana kerja dan perubahannya sebagaimana tercantum dalam perjanjian
hibah.
3. Memastikan GPFS sesuai dengan mata anggaran program (kode
pembukuan) yang memberikan dasar untuk penyusunan laporan keuangan
program hibah keuangan dan mencerminkan transaksi keuangan
sehubungan dengan program, sebagaimana yang tertera dalam program
pelaksanaan kegiatan
4. Memastikan GPFS sesuai dengan informasi lainnya yang dilaporkan ke the
global fund (TGF) contohnya seperti Progress Update/ Progress Update
Disbursement Request (PU/PUDR), laporan keuangan tahunan dan
laporan kas triwulan
5. Laporan neraca atau laporan posisi keuangan dari entitas pelaksana telah
terkonsolidasi yang secara jelas menunjukan asset dan kewajiban dari
program hibah.
6. Laporan arus kas masing masing entitas pelaksana telah terkonsolidasi
dengan laporan program hibah (Annex 2: Financial Statements cash basis
and commitments reconciliation template)
7. Catatan atas laporan keuangan yang menggambarkan prinsip akutansi
yang berlaku.
8. Pernyataan yang menunjukan total transfer Global Fund ke PR dan
rekonsiliasi jumlah tersebut pada saldo akhir kas akhir periode pelaporan
9. Laporan uang muka SR dan rekonsiliasi jumlah uang muka yang diberikan
oleh PR kepada SR dengan pengeluaran yang dicatat oleh SR, dan saldo
kas SR pada akhir periode pelaporan.
10. Sebagai lampiran laporan keuangan, daftar semua aset tetap yang dibeli,
dengan mencantumkan tanggal, nilai dan kondisi aset dan stock
persediaan untuk semua produk kesehatan pada tanggal pelaporan
11. Rekonsiliasi antara konsolidasi laporan pendapatan dan laporan biaya dan
laporan keuangan tahunan untuk periode yang sama dilaporkan kepada
Global Fund dan jika ada catatan kaki lainnya. (Annex 1: Financial
statements accrual basis template).
B. Lingkup Kerja Audit
Persyaratan minimumnya adalah bahwa audit akan dilaksanakan sesuai
dengan International Standards on Auditing (ISA) atau International Standards
of Supreme Audit Institutions (ISSAI), yang mencakup pengujian dan
pengendalian yang dianggap perlu oleh auditor dalam situasi tersebut. Sebagai
bagian dari prosedur pengujian audit, perhatian khusus harus diberikan pada
area-area berikut: :
1. Kepatuhan sesuai dengan undang-undang yang berlaku
2. Rekonsiliasi buku besar dengan Laporan Keuangan Hibah Tujuan
Khusus (SPGFS)
3. Kurs yang digunakan untuk konversi
4. Pengeluaran Hibah
5. Biaya yang memenuhi syarat
6. Sistem Pengendalian Internal
7. Tindak lanjut temuan dari laporan audit sebelumnya
8. Rekening bank yang ditunjuk
9. Pengamanan Aset
10. Pengadaan Barang dan Jasa
11. Sistem Pengadaan Untuk Produk Farmasi dan Kesehatan
12. Pencairan Ke Provinsi dan SR Pusat
13. Retensi data dan dokumen pendukung Pendanaan
14. Biaya Sumber Daya Manusia
15. Biaya terkait perjalanan
C. Laporan Auditor
Dalam penyampaian laporan audit, auditor yang terpilih akan melaporkan
opini audit dengan laporan konsolidasi yang sesuai dengan ISA dan ISSAI
D. Management Letter(M/L)
Sebagai tambahan dari laporan audit, auditor akan menyiapkan surat
manajemen di mana mereka harus:
1. Memberikan komentar atas contoh-contoh ketidakpatuhan dalam
catatan akuntansi, prosedur, sistem, dan kontrol yang diperiksa selama
audit dengan referensi khusus pada pengeluaran yang tidak memenuhi
syarat dan kelemahan sistematis
2. Memberikan rekomendasi untuk mengatasi kekurangan yang diamati
dan kelemahan dalam sistem dan kontrol yang dapat segera dilakukan
3. Mengkomunikasikan hal-hal yang telah menjadi perhatian selama audit
yang mungkin memiliki dampak yang signifikan terhadap pelaksanaan
dan keberlanjutan program hibah
4. Kerangka kerja Pengendalian Internal program hibah dalam Management
Letter minimal harus mencakup lima bagian berikut:
- Pengendalian internal: bagian ini harus mencakup semua masalah
pengendalian internal utama lainnya yang dicatat oleh auditor dalam
melakukan tinjauan yang dijelaskan dalam ruang lingkup pekerjaan
terutama dalam sub-kategori berikut (a) Manajemen Keuangan, (b)
Manajemen SR (c) Manajemen program (d) Manajemen persediaan;
- Kepatuhan terhadap perjanjian hibah dan hukum yang berlaku: bagian ini
menekankan setiap contoh ketidakpatuhan terhadap perjanjian hibah yang
relevan yang dicatat oleh auditor selama pekerjaan mereka dalam
membentuk opini atas SPGFS atau mengkonfirmasi bahwa tidak ada yang
teridentifikasi dalam sampel yang diuji. Hal ini menyiratkan bahwa auditor
harus memastikan bahwa pengeluaran tersebut sesuai dengan kegiatan
yang disetujui dalam anggaran terperinci untuk periode yang relevan yang
sedang direview serta sesuai dengan penyesuaian anggaran berikutnya
termasuk persetujuan yang diperlukan untuk realokasi anggaran tersebut;
- Nilai untuk Uang: bagian ini harus mencakup pandangan auditor terhadap
pertimbangan PR dan SR tentang ekonomis dan efisiensi sebagai bagian
dari tinjauan auditor terhadap pengeluaran hibah. Tim Global Fund dapat
mengajukan permintaan agar layanan tambahan ini diberikan oleh auditor.
Semua masalah yang dicatat seputar nilai untuk uang (kekurangan kontrol,
perkiraan kerugian yang timbul sebagai akibat dari proses yang tidak
efisien, dan lain-lain) harus dinyatakan dalam surat kepada manajemen
- Pengeluaran yang tidak memenuhi syarat dan tidak didukung: bagian ini
harus menyediakan tabel pengeluaran yang tidak sesuai yang diidentifikasi
oleh auditor selama pekerjaan mereka;
- Tindak lanjut atas laporan audit sebelumnya: pada bagian ini, auditor
akan melaporkan status pelaksanaan dari rekomendasi yang terdapat
dalam laporan audit sebelumnya.
5. Manajemen Risiko untuk bagian pengelolaan Keuangan dalam surat
kepada Managemen, auditor diharapkan untuk mengkategorikan setiap
temuan, jika ada, ke dalam satu dari enam sub-kategori risiko keuangan
yang ditetapkan oleh Global Fund dan menyediakan tabel ringkasan yang
menunjukkan temuan-temuan per sub-kategori risiko dan peringkatnya.
Keenam kategori tersebut adalah:
- Pengaturan Aliran Dana yang tidak memenuhi standard;
- Pengendalian Internal yang tidak memenuhi standard;
- Penipuan Keuangan, Korupsi dan Pencurian;
- Akuntansi dan Pelaporan Keuangan yang tidak memenuhi standard;
- Nilai Uang yang Terbatas; dan
- Pengaturan Audit yang tidak memenuhi standard.
6. Cantumkan kedalam surat kepada manajemen tanggapan yang telah
dibuat oleh PR dan SR atas rekomendasi audit, bersama dengan
jadwal pelaksanaan rekomendasi yang telah disepakati. Dalam kasus di
mana PR atau SR tidak menerima temuan audit, laporan surat kepada
manajemen akan menyatakan bahwa program manager tidak setuju
dengan rekomendasi yang tertulis dalam laporan. Semua pengamatan
dan rekomendasi akan didiskusikan dengan manajemen PR dan SR
sebelum surat kepada manajemen diselesaikan.
7. Jelaskan setiap contoh ketidakpatuhan terhadap perjanjian Hibah yang
dicatat oleh auditor dalam proses kerja mereka untuk membentuk opini
atas GPFS;
8. Surat kepada Manajemen harus menyatakan bahwa auditor
mengetahui dan menyetujui bahwa Surat kepada Manajemen akan
dibagikan kepada TGF dan Local Fund Agent (LFA) secara rahasia.
9. Surat Manajemen harus menggunakan sistem poin penilaian
tergantung pada tingkat kepatuhan sesuai dengan yang diusulkan
dalam Pedoman untuk audit tahunan laporan keuangan PR dan SR
10. Silahkan lihat lampiran dibawah ini untuk panduan umum tentang Surat
kepada manajemen :
a. Standard on communicating management letter issues to those
charged with governance of an entity :
http://web.ifac.org/download/ISA_260_standalone_2009_handbook.
pdf
b. also that on reporting internal control deficiencies :
http://web.ifac.org/download/ISA_265_standalone_2009_Handbook.
pdf.
c. in the case of public-sector or government auditor (i.e the supreme
audit institution) guidance can be obtained
http://intosai.connexcchosting.net/blueline/upload/1codethaudstand
e.pdf)
E. Syarat Kualifikasi Tenaga Ahli
Memiliki staf yang kompeten sebagai berikut
a. Satu Orang Partner / Tenaga Ahli Kepala (CPA/Sertifikat Akuntan/CA),
Minimal Pendidikan S1 Akuntansi/Ekonomi dan Pengalaman 15 tahun.
b. Satu Orang Manager Tim / Tenaga Ahli Utama (Sertifikat Akuntan
/Chartered Accountant), Minimal pendidikan Sarjana Akuntansi
/Ekonomi dan Pengalaman 10 tahun
c. 11 Orang Supervisor / Tenaga Ahli (Serfikat Akuntan/ Chartered
Accountant) Minimal Pendidikan S1 Akuntansi/Ekonomi dan
Pengalaman 5 tahun
d. 11 Orang Auditor / Tenaga Ahli Muda Minimal Pendidikan S1 Jurusan
Akuntansi/ekonomi dan Pengalaman 3 Tahun
F. Metodologi yang digunakan dengan sistem seleksi dengan syarat :
1. Metoda kerja :
a. Melakukan koordinasi dengan PR dan SR
b. Membuat Jadwal Pelaksanaan Audit Untuk PR dan SR
c. Melakukan Kick Of Meeting Di PR dan SR
d. Memberikan daftar sampling voucher yang diaudit
e. Melakukan Audit di PR dan SR, termasuk :
• Memperoleh bukti mengenai desain pengendalian dan
melakukan pengujian pengendalian
• Prosedur Substantif
• Pengambilan sampel dan cara lain untuk memilih item untuk
pengujian
• Prosedur analitis
• Menggunakan hasil kerja auditor internal
• Menggunakan hasil kerja seorang ahli
• Representasi tertulis
• Memorandum Pembekalan ('Aide Mémoire')
f. Melakukan tindak lanjut untuk temuan audit tahun sebelumnya
g. Melakukan Closing Meeting di PR dan SR
h. Membuat Laporan Audit
2. Syarat dalam pekerjaan
a. Kualitas hasil pekerjaan sesuai dengan kerangka acuan kerja
Dimana auditor memahami dan melaksanakan prosedur audit dengan
benar, memahami dan menggunakan metode pengambilan sample dengan
benar. professional, independen dalam pelaksanaan audit dan penyusunan
laporan audit.
b. Kemampuan atau prestasi pekerjaan sesuai dengan jadwal dan tidak
ada keterlambatan
Auditor mampu menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan kerangka
acuan dan menyelesaikan laporan audit sesuai dengan jadwal yang
sudah ditetapkan dalam kontrak
c. Pelaksanaan pekerjaan sesuai jangka waktu yang ditetapkan dalam
kontrak
Auditor meyelesaikan pekerjaan sesuai dengan jangka waktu dan
jadwal yang sudah disepakati di dalam kontrak dan tidak terjadi
keterlambatan dalam menyelesaikan pekerjaan dan laporan
d. Kualifikasi, jumlah dan waktu penugasan tenaga ahli dari auditor
sesuai dengan kontrak dan dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai
dengan jadwal dan jangka waktu
e. Ketaatan dan kelengkapan dalam memenuhi administrasi pekerjaan
sesuai dengan kontrak
Auditor memenuhi dan melengkapi persyaratan administrasi sesuai
dengan persyaratan dan tepat waktu
G. Syarat Kantor Akuntan Publik yang wajib dipilih adalah sebagai berikut :
Kantor akuntan publik yang masuk dalam daftar Global Fund untuk mengikuti
undangan tender ini adalah sebagai berikut :
Amir Abadi Jusuf, Aryanto, Mawar & Rekan (Member of RSM)