URAIAN SINGKAT PEKERJAAN PENGADAAN BAHAN PERPUSTAKAAN
1 LATAR BELAKANG : Perpustakaan memiliki peran strategis dalam menyediakan sumber
informasi dan literasi bagi masyarakat, pelajar, dan akademisi. Untuk
meningkatkan kualitas layanan dan memperkaya koleksi, diperlukan
pengadaan bahan pustaka secara berkala. Pengadaan ini bertujuan untuk
memastikan ketersediaan buku, jurnal, dan media lainnya yang sesuai
dengan kebutuhan pengguna dan perkembangan ilmu pengetahuan.
2 DASAR :
Pengadaan bahan pustaka ini didasarkan pada:
PELAKSANAAN
1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan
yang mengamanatkan penyeleng garaan layanan perpustakaan
yang berkualitas.
2. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 23 Tahun
2015 tentang penumbuhan budi pekerti melalui peningkatan budaya
baca.
3. Rencana Strategis (Renstra) Perpustakaan yang mengatur kebijakan
pengadaan koleksi guna memenuhi standar layanan perpustakaan
3. MAKSUD DAN :
Maksud dan tujuan dari kegiatan Pengelolaan bahan pustaka
TUJUAN
perpustakaan adalah:
Maksud :
Meningkatkan jumlah dan kualitas koleksi bahan pustaka guna
menunjang kebutuhan informasi dan pendidikan masyarakat.
Tujuan :
1. Menyediakan bahan pustaka yang mutakhir, relevan, dan sesuai
dengan kebutuhan pengguna.
2. Meningkatkan minat baca dan literasi masyarakat.
3. Mendukung kegiatan akademik, penelitian, dan pengembangan ilmu
pengetahuan.
4. Memperkuat peran perpustakaan sebagai pusat sumber belajar yang
inklusif.
4 SASARAN :
Sasaran dari pengadaan bahan pustaka ini mencakup:
1. Pelajar dan mahasiswa yang membutuhkan referensi akademik.
2. Pendidik dan peneliti yang memerlukan sumber informasi terbaru.
3. Masyarakat umum yang ingin meningkatkan wawasan dan
keterampilan melalui literatur yang tersedia.
4. Instansi dan komunitas yang mengakses perpustakaan sebagai
pusat informasi dan edukasi.
5 LINGKUNGN :
Kegiatan pengadaan bahan pustaka meliputi beberapa tahapan,
KEGIATAN
yaitu:
1. Identifikasi Kebutuhan: Survei dan analisis kebutuhan koleksi
berdasarkan rekomendasi pengguna dan tren literatur terbaru.
2. Seleksi dan Evaluasi: Pemilihan bahan pustaka sesuai dengan
standar kurasi, relevansi, dan keterjangkauan.
3. Pengadaan dan Pengelolaan: Pembelian buku, e-book, jurnal,
serta media digital lainnya dari penerbit atau distributor resmi.
4. Distribusi dan Katalogisasi: Pengolahan dan pencatatan bahan
pustaka ke dalam sistem perpustakaan agar dapat diakses
pengguna.
5. Sosialisasi dan Promosi: Pengenalan koleksi baru kepada
pengguna perpustakaan melalui media informasi dan kegiatan
literasi.
6 TEMPAT : Lokasi kegiatan dilaksanakan di Dinas Perpustakaan Kota
PELAKSANAAN
Makassar.
7 JADWAL WAKTU : Ditetapkan 30 (Tiga Puluh) hari kalender terhitung setelah
PELAKSANAAN ditandatanganinya Surat Perjanjian Kerja Sama.
8 BIAYA : Biaya kegiatan sebesar Rp. 191.600.000,00,- (Seratus Juta
Sembilan Puluh Satu Ribu Enam Ratus Rupiah) yang bersumber
dari APBD Kota Makassar TA 2025
9 PERSONIL : Dalam proses pengadaan bahan pustaka perpustakaan,
terdapat beberapa personel dengan tugas dan tanggung
jawab masing-masing guna memastikan pelaksanaan
kegiatan berjalan efektif dan sesuai standar. Berikut adalah
personel yang umumnya terlibat:
1. Kepala Perpustakaan
Tugas dan Tanggung Jawab:
a. Mengawasi dan mengkoordinasikan seluruh proses
pengadaan bahan pustaka.
b. Menyetujui daftar bahan pustaka yang akan diadakan.
c. Menyusun kebijakan dan perencanaan strategis pengadaan
koleksi perpustakaan.
d. Berkoordinasi dengan pihak eksternal, seperti penerbit,
distributor, atau lembaga pemerintah terkait.
2. Tim Pengadaan Bahan Pustaka
Tugas dan Tanggung Jawab:
a. Melakukan survei kebutuhan bahan pustaka berdasarkan
rekomendasi pengguna dan perkembangan ilmu
pengetahuan.
b. Menyusun daftar bahan pustaka yang akan diajukan untuk
pengadaan.
c. Memastikan bahwa bahan pustaka yang dipilih sesuai
dengan standar kurasi, kebijakan perpustakaan, dan
anggaran yang tersedia.
d. Berkoordinasi dengan penyedia buku atau distributor untuk
memastikan kelancaran proses pengadaan.
3. Pustakawan Katalogisasi dan Pengolahan
Tugas dan Tanggung Jawab:
a. Melakukan proses katalogisasi dan klasifikasi bahan pustaka
yang baru diadakan.
b. Memasukkan informasi bahan pustaka ke dalam sistem
perpustakaan agar dapat diakses pengguna.
c. Memberikan nomor inventaris dan label bahan pustaka
sesuai standar perpustakaan.
d. Memastikan kondisi fisik bahan pustaka dalam keadaan baik
sebelum ditambahkan ke koleksi.
4. Bagian Administrasi dan Keuangan
Tugas dan Tanggung Jawab:
a. Mengelola anggaran pengadaan bahan pustaka sesuai
dengan peraturan yang berlaku.
b. Memproses dokumen pembayaran kepada penyedia bahan
pustaka.
c. Menyusun laporan keuangan terkait pembelian dan
pengelolaan bahan pustaka.
d. Memastikan kesesuaian antara anggaran, faktur pembelian,
dan jumlah bahan pustaka yang diterima.
5. Tim Evaluasi dan Pengawasan
Tugas dan Tanggung Jawab:
a. Melakukan evaluasi terhadap bahan pustaka yang telah
diadakan untuk memastikan kesesuaiannya dengan
kebutuhan pengguna.
b. Melakukan monitoring dan penilaian efektivitas pengadaan
bahan pustaka terhadap peningkatan layanan perpustakaan.
c. Memberikan rekomendasi untuk perbaikan dalam proses
pengadaan ke depan.
6. Pihak Eksternal (Opsional, Jika Diperlukan)
Terdiri dari pihak yang membantu dalam proses pengadaan,
seperti:
a. Distributor/Penerbit Buku → Menyediakan bahan pustaka
sesuai pesanan.
b. Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah → Memberikan
rekomendasi kebijakan terkait pengadaan bahan pustaka.
c. Pakar atau Akademisi → Memberikan masukan terkait buku
atau literatur yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan.
10 TAHAPAN :
Tahapan Pelaksanaan Kegiatan Pengadaan Bahan Pustaka
PELAKSANAAN
Perpustakaan
KEGIATAN
Proses pengadaan bahan pustaka di perpustakaan dilakukan secara
sistematis untuk memastikan bahwa koleksi yang diperoleh sesuai
dengan kebutuhan pengguna dan standar yang berlaku. Berikut
adalah tahapan pelaksanaan kegiatan pengadaan bahan pustaka:
1. Perencanaan Pengadaan
Pada tahap ini, dilakukan analisis dan penyusunan rencana
pengadaan berdasarkan kebutuhan perpustakaan. Kegiatan yang
dilakukan meliputi:
a. Identifikasi kebutuhan koleksi berdasarkan kurikulum, tren
literatur, usulan pengguna, dan analisis sirkulasi bahan
pustaka yang ada.
b. Penyusunan daftar bahan pustaka prioritas dengan
mempertimbangkan jenis koleksi (buku, jurnal, e-book,
media digital, dll.).
c. Penetapan anggaran berdasarkan alokasi dana yang
tersedia.
d. Pembuatan proposal pengadaan sebagai dokumen dasar
untuk persetujuan dan pelaksanaan.
2. Seleksi dan Evaluasi Bahan Pustaka
Setelah perencanaan selesai, dilakukan proses seleksi bahan
pustaka untuk memastikan bahwa bahan yang akan diadakan
memiliki kualitas dan relevansi tinggi. Langkah-langkahnya
meliputi:
a. Pengecekan katalog penerbit, distributor, atau referensi
akademik untuk mendapatkan daftar bahan pustaka yang
sesuai.
b. Melibatkan pustakawan, akademisi, atau pengguna dalam
pemilihan bahan pustaka.
c. Menyesuaikan dengan standar kurasi (misalnya, sesuai
dengan kebutuhan pendidikan, penelitian, atau rekreasi).
d. Verifikasi kesesuaian harga dan ketersediaan stok sebelum
melakukan pemesanan.
3. Proses Pengadaan dan Pemesanan
Setelah bahan pustaka terpilih, proses pengadaan dilakukan
dengan tahapan berikut:
a. Pembuatan surat permohonan atau pesanan resmi ke
distributor, penerbit, atau penyedia buku.
b. Verifikasi kesesuaian anggaran dan jumlah bahan pustaka
yang akan dibeli.
c. Proses administrasi keuangan, termasuk pembayaran atau
pencatatan dokumen pengadaan.
d. Koordinasi dengan penyedia bahan pustaka untuk
memastikan jadwal pengiriman.
4. Penerimaan dan Pengecekan Barang
Setelah bahan pustaka diterima, dilakukan pemeriksaan untuk
memastikan bahwa barang sesuai dengan pesanan. Kegiatan yang
dilakukan:
a. Verifikasi jumlah dan kondisi bahan pustaka berdasarkan
faktur atau dokumen pengiriman.
b. Pengecekan kelengkapan dan kualitas bahan pustaka (tidak
rusak, halaman lengkap, dan sesuai spesifikasi).
c. Pembuatan berita acara penerimaan barang untuk
dokumentasi administrasi.
5. Pengolahan dan Katalogisasi Bahan Pustaka
Setelah bahan pustaka diterima, langkah berikutnya adalah
pengolahan dan pencatatan dalam sistem perpustakaan:
a. Pemberian nomor inventaris dan label pada setiap bahan
pustaka.
b. Katalogisasi dan klasifikasi sesuai standar perpustakaan
(DDC, LCC, atau sistem lainnya).
c. Penginputan ke dalam sistem perpustakaan digital agar
dapat diakses pengguna.
d. Penyusunan bahan pustaka ke dalam rak atau koleksi
digital sesuai kategori.
6. Publikasi dan Sosialisasi Koleksi Baru
Agar pengguna perpustakaan mengetahui adanya bahan pustaka
baru, dilakukan promosi dan sosialisasi melalui:
a. Pembuatan daftar koleksi baru di papan pengumuman atau
website perpustakaan.
b. Sosialisasi melalui media sosial, email, atau buletin
perpustakaan.
c. Penyelenggaraan kegiatan literasi seperti bedah buku atau
diskusi ilmiah.
7. Evaluasi dan Monitoring Penggunaan Bahan Pustaka
Tahap terakhir adalah mengevaluasi efektivitas pengadaan bahan
pustaka dengan melihat tingkat penggunaan dan umpan balik dari
pengguna. Langkah-langkah yang dilakukan:
a. Menganalisis statistik peminjaman dan penggunaan bahan
pustaka.
b. Melakukan survei kepuasan pengguna terkait koleksi yang
baru diadakan.
c. Mengevaluasi ketersediaan dan kebutuhan pengadaan
selanjutnya.
d. Melaporkan hasil pengadaan kepada pimpinan
perpustakaan atau instansi terkait.
11 HASIL : Hasil Output/Keluaran dari Pengadaan Bahan Pustaka
OUTPUT/KELUARAN Perpustakaan
Hasil dari pelaksanaan kegiatan pengadaan bahan pustaka
perpustakaan dapat diukur melalui beberapa output yang
dihasilkan. Output ini mencerminkan keberhasilan proses
pengadaan dalam meningkatkan koleksi dan kualitas layanan
perpustakaan.
1. Bertambahnya Koleksi Bahan Pustaka
Tersedianya bahan pustaka baru dalam berbagai format, seperti:
a. Buku cetak (fiksi, nonfiksi, referensi akademik,
ensiklopedia, dll.).
b. E-book dan jurnal digital.
c. Koleksi media audiovisual (CD/DVD, microfilm, dll.).
d. Manuskrip, dokumen arsip, atau naskah kuno yang telah
didigitalisasi.
Jumlah koleksi perpustakaan meningkat sesuai dengan rencana
kebutuhan.
2. Tersusunnya Database Koleksi yang Terupdate
a. Pembuatan katalog bahan pustaka baru dalam sistem
perpustakaan.
b. Pencatatan dan klasifikasi koleksi sesuai dengan standar
katalogisasi internasional (DDC, LCC, dll.)
c. Sistem perpustakaan diperbarui dengan data bahan
pustaka baru agar dapat diakses pengguna.
3. Meningkatnya Aksesibilitas dan Layanan Perpustakaan
a. Peminjaman dan penggunaan bahan pustaka meningkat
karena pengguna lebih mudah mengakses koleksi baru.
b. Peningkatan layanan perpustakaan digital (jika pengadaan
mencakup e-book atau sistem perpustakaan online).
c. Masyarakat dan akademisi lebih mudah mendapatkan
referensi berkualitas untuk penelitian dan pembelajaran.
4. Laporan dan Dokumentasi Pengadaan
Dokumen laporan pengadaan disusun sebagai bukti
pertanggungjawaban kegiatan, mencakup:
a. Daftar bahan pustaka yang diperoleh.
b. Berita acara penerimaan barang.
c. Laporan anggaran pengadaan.
d. Statistik penggunaan koleksi baru.
Evaluasi efektivitas pengadaan dilakukan berdasarkan tingkat
pemanfaatan koleksi oleh pengguna.
5. Meningkatnya Minat Baca dan Kegiatan Literasi
a. Pengguna perpustakaan lebih aktif dalam memanfaatkan
bahan pustaka baru.
b. Terselenggaranya kegiatan literasi seperti bedah buku,
diskusi ilmiah, atau pameran koleksi baru.
c. Kesadaran masyarakat akan pentingnya literasi meningkat,
terutama dalam komunitas akademik dan umum.
12 PEDOMAN : Pedoman Pengumpulan Data Lapangan dalam Pengadaan Bahan Pustaka
PENGUMPULAN Perpustakaan
DATA LAPANGAN
Pengumpulan data lapangan dalam pengadaan bahan pustaka
perpustakaan bertujuan untuk memperoleh informasi yang akurat terkait
kebutuhan koleksi, preferensi pengguna, dan efektivitas pengadaan
sebelumnya. Berikut adalah pedoman pengumpulan data lapangan yang
dapat digunakan:
1. Tujuan Pengumpulan Data
• Mengetahui kebutuhan koleksi bahan pustaka berdasarkan
permintaan pengguna.
• Mengidentifikasi kekurangan koleksi dan topik yang perlu
diperbarui.
• Mengevaluasi penggunaan bahan pustaka yang telah ada.
• Mendapatkan masukan dari pengguna, pustakawan, dan akademisi
terkait bahan pustaka yang perlu diadakan.
2. Metode Pengumpulan Data
Beberapa metode yang dapat digunakan dalam pengumpulan data
lapangan, antara lain:
a. Observasi Langsung
• Mengamati perilaku pengguna dalam mencari dan menggunakan
bahan pustaka di perpustakaan.
• Memeriksa area koleksi untuk mengidentifikasi buku yang sering
digunakan atau jarang dipinjam.
• Mengevaluasi kondisi fisik koleksi bahan pustaka untuk melihat
kebutuhan penggantian atau peremajaan.
b. Wawancara dengan Stakeholder
• Melakukan wawancara dengan pustakawan untuk mengetahui tren
permintaan pengguna.
• Wawancara dengan pengguna perpustakaan (mahasiswa,
akademisi, masyarakat umum) terkait kebutuhan bahan pustaka.
• Diskusi dengan dosen atau peneliti untuk menentukan referensi
akademik yang perlu ditambahkan.
c. Kuesioner atau Survei
• Membagikan formulir survei kepada pengguna untuk
mendapatkan masukan mengenai bahan pustaka yang dibutuhkan.
• Survei dapat dilakukan secara offline (form cetak) maupun online
(Google Forms, Microsoft Forms, dll.).
• Pertanyaan dapat mencakup jenis bahan pustaka yang diinginkan,
topik yang diperlukan, serta format yang lebih disukai (cetak atau
digital).
d. Analisis Data Peminjaman dan Penggunaan Koleksi
• Menganalisis data peminjaman untuk mengetahui koleksi yang
paling sering dipinjam atau jarang digunakan.
• Mengevaluasi tren penggunaan koleksi digital seperti e-book dan
jurnal elektronik.
• Membandingkan statistik kunjungan perpustakaan sebelum dan
sesudah pengadaan sebelumnya.
3. Instrumen Pengumpulan Data
Instrumen yang digunakan untuk mengumpulkan data antara lain:
• Checklist observasi → Untuk mencatat kondisi koleksi dan pola
penggunaan bahan pustaka.
• Pedoman wawancara → Berisi daftar pertanyaan yang akan
diajukan kepada pustakawan, akademisi, dan pengguna.
• Formulir kuesioner/survei → Untuk mendapatkan data kuantitatif
dan kualitatif terkait kebutuhan pengguna.
• Laporan analisis peminjaman → Berisi ringkasan statistik
peminjaman dan tren penggunaan bahan pustaka.
4. Prosedur Pengumpulan Data
1. Persiapan
o Menentukan tujuan dan sasaran pengumpulan data.
o Menyusun instrumen pengumpulan data seperti
kuesioner, pedoman wawancara, dan checklist observasi.
o Menetapkan lokasi dan waktu pelaksanaan survei atau
wawancara.
2. Pengumpulan Data di Lapangan
o Melakukan observasi langsung terhadap koleksi dan
penggunaan bahan pustaka.
o Melaksanakan wawancara dengan pustakawan dan
pengguna perpustakaan.
o Menyebarkan kuesioner kepada pengguna secara offline
atau online.
o Mengumpulkan data peminjaman dari sistem
perpustakaan.
3. Analisis dan Interpretasi Data
o Mengolah dan menganalisis data dari hasil observasi,
wawancara, dan survei.
o Membuat ringkasan kebutuhan bahan pustaka
berdasarkan data yang terkumpul.
o Membandingkan dengan tren literatur atau standar
perpustakaan yang berlaku.
4. Pelaporan Hasil Pengumpulan Data
o Menyusun laporan hasil pengumpulan data sebagai dasar
rekomendasi pengadaan bahan pustaka.
o Menyajikan temuan dalam bentuk tabel, grafik, atau
ringkasan untuk memudahkan analisis.
o Mengusulkan daftar bahan pustaka yang akan diajukan
untuk pengadaan berdasarkan temuan lapangan.
13 ALIH : Alih pengetahuan (knowledge transfer) dalam konteks pengadaan bahan
PENGETAHUAN pustaka perpustakaan merupakan proses berbagi informasi, pengalaman,
dan keterampilan antara berbagai pihak yang terlibat, baik dalam hal
pemilihan, pengelolaan, maupun pemanfaatan koleksi perpustakaan.
Tujuannya adalah memastikan bahwa semua pihak memiliki
pemahaman yang baik tentang prosedur pengadaan, pemanfaatan bahan
pustaka, dan pengelolaan koleksi secara efektif.
PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN
DINAS PERPUSTAKAAN KOTA
MAKASSAR
ANDI PATIWARE, S.STP.,MM
NIP.19830402 200112 1 001