Belanja Jasa Konversi Aplikasi/Sistem Informasi

PEMERINTAH        KABUPATEN        RAJA   AMPAT              

          Alamat : Kantor Bupati, Distik Kota Waisai Telp/Fax : (0411) 402650

                            RKS                                       
                      BELANJA    JASA                                 

       KONVERSI     APLIKASI/SISTEM     INFORMASI                     

                 TAHUN     ANGGARAN                                   
                           2024                                       
PENDAHULUAN                                                           

Proyek ini bertujuan untuk mengembangkan dan mengimplementasikan sistem web aplikasi yang
dapat mengoptimalisasikan pendapatan daerah dan distribusi yang terkonsentrasi pada perbaikan
sistem layanan, monitoring, pelaporan dan manajemen pendapatan daerah. Web aplikasi ini akan
memastikan efisiensi dalam proses pendataan, penagihan, pencatatan, dan pelaporan pendapatan
secara umum.                                                          

TUJUAN                                                                
Tujuan dari proyek ini adalah:                                        

   1. Meningkatkan akurasi dan kecepatan dalam pengolahan data pendapatan.
   2. Memperbaiki transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan pendapatan
     keuangan.                                                        
   3. Memungkinkan analisis data yang lebih baik untuk keputusan strategis

 PERSYARATAN  FUNGSIONAL                                              

1 Manajemen Data                                                      
     1. Perekaman data wajib pajak                                    
     2. Pendataan data transaksi pajak                                
     3. Integrasi dengan sistem keuangan daerah (integrasi pihak ketiga)
     4. Kemampuan untuk mengimpor dan mengekspor data dalam format yang berbeda
       (CSV, Excel).                                                  
     5. Pemantauan real-time atas data transaksi dan status pembayaran dari setiap
       transaksi.                                                     
     6. Laporan keuangan dan data analisis                            
             (tampilan dashboard dengan detail dari tiap jenis objek pajak)

                       (tampilan untuk real time data dan analisis)   
2 Manajemen Pengguna                                                  
     1. Autentikasi pengguna yang aman dengan manajemen hak akses yang

       terverifikasi.                                                 
     2. Berbagai tingkat akses berdasarkan peran pengguna (administrator, petugas
       lapangan, admin internal dan wajib pajak)                      

                                Priviledge                            
   Level                                                              
           Creat user Add/delete Edit View Reset Password Searching   
Super Admin   √        √       √     √        √         √             
Admin         x        √       √     √        √         √             
User internal x        x       x     √        √         √             
User eksternal x       x       x     √        √         √             

                (Manajemen user berdasarkan level kewenangan)         

3 Pendataan dan Penagihan                                             
     1. Pembuatan tagihan otomatis berdasarkan aturan yang telah ditentukan.
     2. Pemberitahuan kepada pelanggan tentang tagihan yang harus dibayar.
     3. Sistem pencatatan pembayaran dan penanganan kasus tunggakan.  

              (tampilan data berdasarkan objek pajak dan wajib pajak) 
4 Pelaporan, Monitor dan Analisis                                     
     1. Pembuatan laporan rutin (harian, mingguan, bulanan) dan laporan ad-hoc.

     2. Pendataan laporan yang ditampilkan di dashboard dengan periode waktu (harian,
       mingguan, bulanan)                                             
     3. Dashboard visual untuk memonitor kinerja pendapatan secara real-time.
     4. Analisis data untuk tren pendapatan dan pola-pola perilaku pelanggan.

              (tampilan dashboard untuk monitor kinerja pendapatan)   

 PERSYARATAN  NON FUNGSIONAL                                          

1. Kinerja                                                            
     o  Responsif terhadap input pengguna dengan waktu respon yang cepat.
     o  Dapat diakses selama 24x7 yang terupdate di basis data        

     o  Mampu menangani beban kerja yang tinggi tanpa mengorbankan kinerja.
     o  Pemantauan sistem yang user friendly                          
2. Keamanan                                                           
     o  Perlindungan data yang kuat dengan enkripsi data yang tepat.  
     o  Audit log untuk setiap aksi yang dilakukan pengguna untuk memastikan
        kepatuhan.                                                    
     o  Sistem pengamanan bagi setiap username yang dilengkapi dengan uji verifikasi
        (OTP)                                                         

3. Skalabilitas                                                       
     o  Kemampuan untuk memperluas kapasitas sistem sesuai dengan pertumbuhan
        organisasi.                                                   
     o  Mendukung pertumbuhan jumlah pengguna dan data yang diolah.   

 RENCANA KERJA                                                        

   Dalam pelaksanaan proyek ini, dijalankan metodologi manajemen proyek yang
 merupakan sekumpulan prinsip, metode dan teknik untuk merencanakan dan mengontrol
 pekerjaan proyek secara efektif dan menyelaraskan metodologi Manajemen Proyek dengan
 praktik di bidangnya seperti Project Management Institute’s Project Management Body of
 Knowledge (PMBOK)                                                    

 Dukungan layanan profesional yang dijalankan dalam proyek mencakup : 

 1.   Manajemen Proyek                                                
       Membuat detail rencana tahapan kerja dan jadwal pelaksanaan   
       Melakukan koordinasi dengan pelanggan untuk kesepakatan jadwal
        pelaksanaan proyek                                            

       Melakukan kickoff meeting                                     

 2.   Analisis dan Perancangan                                        
       Vendor melakukan kajian dan pengumpulan data teknis dari sistem sebelumnya
       Identifikasi parameter data yang akan di input dari setiap jenis pajak
       Pembuatan skema sistem proses dan logika kerja dari program aplikasi
       Identifikasi input dan output sistem pada dashboard           
       Pembuatan rencana desain untuk sistem UI dan UX               

       Mengajukan persetujuan dari pelanggan untuk rencana desain yang diajukan
 3.   Pengembangan                                                    
     1. Pembangunan aplikasi berdasarkan spesifikasi teknis yang telah disetujui.
     2. Pengujian unit, integrasi, dan pengujian fungsional.          
     3. Melakukan pengujian untuk UI (User Interface) yang dibuat     
     4. Melakukan pengujian fungsi dan kalkulasi desain               
     5. Melakukan pengujian faktor pengamanan yang diterapkan (web security testing)
     6. Melakukan hardening sistem                                    
     7. Membuat Web Design berdasarkan hasil data asesmen teknis      
     8. Membuat User Management                                       
     9. Pembuatan kode program aplikasi                               
     10. Pembuatan logika pemrograman aplikasi                        
     11. Vendor membuat kalkulasi pajak berdasarkan jenis pajak yang diterapkan

 4.   Tahapan Uji Sistem                                              
     1. Melakukan pengujian untuk UI (User Interface) yang dibuat     
     2. Melakukan pengujian fungsi dan kalkulasi desain               
     3. Melakukan pengujian faktor pengamanan yang diterapkan (web security
        testing)                                                      
     4. Melakukan hardening system                                    

 5.   Tahapan Implementasi                                            
     1. Instalasi aplikasi di lingkungan produksi.                    

     2. Pelatihan pengguna dan personel IT terkait.                   
     3. Pembuatan Web Design yang sudah final                         
     4. Pembuatan kode program aplikasi yang sudah final              
     5. Pembuatan logika pemrograman aplikasi yang sudah final        
     6. Vendor membuat skema perhitungan pajak berdasarkan setiap jenis pajak
        untuk diterapkan ke sistem                                    

 6.   Serah Terima Sistem                                             

     1. Melakukan pengujian sistem akhir (Operational Testing)        
     2. Melakukan demontrasi pemakaian sistem terhadap pelanggan      

     3. Membuat dokumentasi akhir dari sistem yang diterapkan         
     4. Membuat dokumen Panduan Penggunaan (Operational Guide)        
     5. Memberikan training kepada pelanggan dari hasil sistem yang sudah di
        implementasikan                                               
     6. Memberikan pendampingan dukungan teknikal (Technical Support  
        Assistance) selama 3 bulan terhitung sejak Berita Acara Serah Terima
        disetujui                                                     
     7. Mengajukan dokumen Berita Acara Serah Terima Pekerjaan kepada 
        pelanggan                                                     

 LINGKUP PEKERJAAN                                                    
 1. Perjanjian ini berlaku selama migrasi dan pengadaan perangkat lunak di lingkungan
    Pelanggan.                                                        
 2. Dukungan pengadaan perangkat lunak akan diberikan sesuai dengan jasa yang
    dijelaskan.                                                       

 3. Dukungan jasa ini menyediakan waktu sekitar 4 (empat) bulan untuk menyelesaikan
    fase implementasi.                                                

 Pihak kedua akan melakukan lingkup pekerjaan berikut untuk Pihak Pertama terkait
 selama jangka waktu perjanjian sebagai berikut:                      
     Melakukan migrasi dan konfigurasi Perangkat Lunak di lingkungan Customer
     Implementasi dengan detail :                                    

      •  Data Discovery/ Assessment                                   
      •  High Level Design Web Application                            
      •  Development                                                  
      •  Testing                                                      
      •  Deployment                                                   
      •  Serah terima                                                 
     Melakukan fase monitoring pasca migrasi dari sistem lama ke sistem Digitalisasi
      perangkat lunak                                                 
     Masa garansi berlaku selama 3 (tiga) bulan terhitung sejak go live /
      BAST.                                                           

     Menyediakan dokumentasi:                                        
        -    Desain dan Instalasi                                     
        -    Panduan operasional perangkat lunak                      

   Berikut ini adalah asumsi lingkup pekerjaan untuk melakukan jasa di atas yaitu:

     Pekerjaan mengacu pada point yang termuat di di Kontrak Kerja.  

     Kesiapan data yang akan dimigrasikan disediakan oleh Pihak Pertama.
     Customer harus menyediakan semua infrastruktur, tempat kerja dan sumber daya
      (struktur PIC untuk mendampingi) yang diperlukan Pihak Kedua untuk melakukan
      tugas- tugas di Appendix.                                       
     Koneksi jaringan untuk pendukung kegiatan implementasi dan uji terima
      perangkat lunak sudah disediakan oleh Pihak Pertama             

     Melakukan konfigurasi dan migrasi data pada perangkat lunak, tidak termasuk
      dengan penyesuaian konfigurasi atau migrasi layanan pihak lain (stakeholder)
     Training yang diberikan kepada Pihak Pertama dalam pengoperasian perangkat
      lunak                                                           

 BENTUK LAYANAN                                                       
   Jasa pengadaan aplikasi Digitalisasi Pajak Daerah Dan Retribusi Daerah yang
   disediakan Pihak Kedua hanya mencakup pada tahapan layanan kerja pada Kontrak
   Kerja                                                              

 JAM LAYANAN                                                          

   Hari Senin sampai Jumat pada jam 09:00 sampai dengan 17:00 WIB tidak berlaku untuk
   hari libur nasional atau akhir pekan.                              

 KETERSEDIAAN WILAYAH                                                 
 Jasa implementasi dilakukan secara remote di wilayah Pemerintah Daerah Kabupaten Raja
 Ampat                                                                

 KETENTUAN-KETENTUAN   LAIN                                           
 Selain Syarat-syarat teknis ini, ketentuan-ketentuan lain yang mengikuti di dalam

 pelaksanaan pekerjaan ini adalah sebagai berikut                     
          Pembayaran dilakukan secara langsung transfer ke rekening Pihak Ketiga
          Pembayaran dilakukan sesuai jangka waktu pembayaran berikut:
                    1. 50% DP (Down Payment);                         
                    2. 50% setelah Berita Acara Serah Terima (BAST)   
         Estimasi Jadwal implementasi dilakukan dalam waktu 4 bulan  
         Selama project berlangsung akan dilakukan:                  
              Konsultasi teknis yang akan di bantu oleh Solution Architect
              Report Proyek mingguan (On Site/ Online) yang akan dibantu oleh
               Project Manager                                        

          Harga pada surat penawaran ini berlaku untuk jasa layanan implementasi di
           lokasi Raja Ampat                                          
          Harga pada surat penawaran ini diluar pajak PPN            
          Harga pada surat penawaran ini diluar harga Perangkat Keras (Hardware) on
           premis maupun layanan cloud.                               
          Proyek akan dimulai setelah menerima PO (Purchase Order) dan SPK

           (Surat Putusan Kerja) dari Pemkab Raja Ampat.              
          Implementasi dilakukan sesuai dengan Ruang Lingkup yang termuat
           didalam Dokumen Desain.                                    
          Setelah final dokumen design sudah disetujui, maka terdapat ketentuan lain
           sebagai berikut:                                           
              Penambahan Fitur                                       
              Perombakan Desain UI/UX                                
              Perubahan lain diluar ruang lingkup yang disepakati    

   Apabila terdapat 3 hal diatas tersebut maka akan dikenakan biaya atau tambahan periode
   waktu implementasi sesuai hasil negosiasi                          
          Report Pekerjaan Proyek akan dikirimkan setiap minggu selama Pekerjaan
           Proyek Berlangsung                                         
          Materi Training yang diberikan sesuai dengan yang di implementasikan
          Garansi Pekerjaan (Baby-Sitting) selama 3 bulan terhitung setelah Berita
           Acara Serah Terima Proyek di tanda-tangani Kedua Belah Pihak.

          Tidak termasuk Ruang Lingkup pekerjaan:                    
          Manajemen Proyek dengan vendor lain / Penyedia Internet/ Pihak Ketiga
          Konfigurasi dari fitur yang tidak termuat dalam poin Ruang Lingkup
           pekerjaan                                                  
          Installasi, konfigurasi atau perbaikan bug/error pada aplikasi sebelumnya
          Backup/ Migrasi Data dari Aplikasi sebelumnya              
          Penyediaan Perangkat Keras untuk menjalankan aplikasi.     

   SUMBER DANA                                                        

   Paket pekerjaan PROYEK DIGITALISASI PAJAK DAERAH DAN RETRIBUSI     
   DAERAH ini bersumber dari pada Badan Pengelola Pajak dan Retribusi Daerah Kabupaten
   Raja Ampat Tahun Anggaran 2024.                                    

   PERSYARATAN  PENYEDIA                                              
    I. Persyaratan Kualifikasi :                                      
         a. Memiliki Kualifikasi Usaha Kecil .                        
         b. Terdaftar di LPSE                                         

         c. Telah melunasi SPT Tahunan.                               
         d. Memiliki Pengalaman Pekerjaan yang sama dalam waktu 1 tahun terakhir.
   PENUTUP                                                            

      a. Pekerjaan-pekerjaan yang belum/tidak tercantum/dijelaskan dalam
         KAK/syarat- syarat teknis ini dapat dilihat pada gambar kerja atau di tanyakan
         pada saat Penjelasan Pekerjaan (Aanwijzing).                 
      b. Perubahan-perubahan yang terjadi terhadap syarat-syarat teknis ini pada
         saat Penjelasan Pekerjaan akan dibuat suatu Berita Acara Penjelasan Pekerjaan
         yang mengikat dan merupakan satu kesatuan dengan syarat- syarat teknis ini.
      c. Seluruh pekerjaan diselesaikan secara baik serta rapi dan disesuaikan dengan
         syarat- syarat teknis. Pekerjaan yang tidak rapi dan kurang baik, harus
         diperbaiki sampai diperoleh hasil yang memenuhi syarat.      

                                   Waisai, 15 Juli 2024               

                                Pejabat Pembuat Komitmen              
                                       (PPK)                          

                                  NOAK KOMBOY, SH, M.Si               
                                   NIP. 19651130 199610 1 001