MARKAS BESAR TNI ANGKATAN DARAT
DINAS INFORMASI DAN PENGOLAHAN DATA
RENCANA PELAKSANAAN KEGIATAN PENGADAAN APLIKASI ARSIP
SLOGAD TA 2023
Jakarta, 2023
MARKAS BESAR TNI ANGKATAN DARAT
DINAS INFORMASI DAN PENGOLAHAN DATA
RENCANA PELAKSANAAN KEGIATAN
PENGADAAN APLIKASI ARSIP SLOGAD TA 2023
BAB I
PENDAHULUAN
1. Umum.
a. Disinfolahtad sebagai badan pelaksana pusat Angkatan Darat yang
bertanggung jawab atas penyelenggaraan pengadaan/penggantian materiil sistem
informasi berperan untuk membangun dan mengembangan sistem informasi,
khususnya Sistem Informasi yang akan digunakan untuk mengumpulkan data dan
informasi yang dibutuhkan dalam rangka pengambilan keputusan dan
kebijaksanaan oleh pimpinan;
b. Guna mewujudkan Pengadaan Aplikasi Arsip Slogad sebagai sarana
pendukung untuk Satuan TNI AD terutama untuk mewadahi Satuan baru dan
Validasi Organisasi, guna mendukung pelaksanaan kegiatan presentasi di Satuan
tersebut maka akan memberikan dampak yang baik pada Kinerja satuan; dan
c. Agar pelaksanaan kegiatan dapat berjalan secara tertib dan lancar serta
mencapai tujuan yang diharapkan, maka perlu disusun rencana pelaksanaan
kegiatan Pengadaan Aplikasi Arsip Slogad TA 2023.
2. Maksud dan Tujuan.
a. Maksud. Untuk memberikan gambaran tentang pelaksanaan Pengadaan
Aplikasi Arsip Slogad TA 2023.
b. Tujuan. Sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan Pengadaan
Aplikasi Arsip Slogad dan sebagai pertanggungjawaban kegiatan Progja
Disinfolahtad TA 2023.
3. Ruang lingkup dan tata Urut.
a. Ruang lingkup. Renlakgiat ini dibatasi pada pembahasan tentang
pokok-pokok penyelenggaraan kegiatan, Rencana penyelenggaraan kegiatan,
administrasi dan logistik.
b. Tata urut.
1) Pendahuluan;
2) Pokok-pokok Penyelenggaraan kegiatan;
3) Rencana Penyelenggaraan kegiatan;
4) Administrasi dan Logistik; dan
5) Penutup
2
4. Dasar.
a. Peraturan Kasad Nomor 24 tahun 2017 tanggal 13 Juni 2017 tentang
Organisasi dan Tugas Disinfolahtad;
b. Surat Telegram Kasad Nomor SE/8a/2022 tanggal 31 Mei 2022 tentang
Penyusunan Renlakgiat dan Laplakgiat Bidang Logistik;
c. Perkasad Nomor 17 Tahun 2021 tanggal 21 Desember 2021 tentang
penunjukan pelaksanaan Program dan Anggaran TNI AD TA 2022; dan
d. Keputusan Kadisinfolahtad Nomor Kep/70/XII/2022 tanggal 15 Desember
2022 tentang Program Kerja dan Anggaran Disinfolahtad TA 2023.
BAB II
POKOK POKOK PENYELENGGARAAN KEGIATAN
5. Tujuan. Menyediakan Pendukung Pengadaan Aplikasi Arsip Slogad sesuai
dengan kebutuhan dan teknologi informasi yang berkembang saat ini kepada satuan
Jajaran Angkatan Darat.
6. Sasaran.
a. Kualitatif. Terpenuhinya kebutuhan Pendukung Pengadaan Aplikasi
Arsip Slogad yang baik dan mampu dioperasionalkan sesuai spesifikasinya.
b. Kuantitatif. Terpenuhinya kebutuhan Pengadaan Aplikasi Arsip Slogad :
…………..
7. Tema/Materi. Pengadaan Aplikasi Arsip Slogad.
8. Waktu dan Tempat.
a. Waktu : …………. s.d …………………2023.
b. Tempat : Disinfolahtad.
9. Macam dan Metode Kegiatan
a. Macam : Pengadaan.
b. Metode kegiatan dilaksanakan oleh penyedia/Mitra melalui Tender (LPSE).
3
10. Organisasi.
a. Struktur Organisasi
KPA
PPK UKPBJ/PP
Tim Penerima/Pemeriksa
Barang
b. Susunan personel.
1) KPA : Kadisinfolahtad
2) PPK : Sesdisinfolahtad
3) UKPBJ : Personel yang ditunjuk (sesuai surat perintah
KPA)
4) Tim Penerima/ : Personel yang ditunjuk (sesuai surat perintah
Pemeriksa KPA)
Barang
11. Tugas dan tanggung jawab. Pengadaan kantor Daerah adalah Kadisinfolahta
sebagai KPA
a. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA)
1) Mengawasi penatausahaan dokumen dan transaksi yang berkaitan
dengan pelaksanaan kegiatan pengadaan barang/jasa beserta
anggarannya;
2) Melaksanakan pengawasan, monitoring dan evaluasi terhadap
pelaksanaan kegiatan dan anggaran pengadaan barang/jasa;
3) Melakukan tindakan yang mengakibatkan pengeluaran belanja;
4) Mengadakan perjanjian dengan pihak lain dalam batasan anggaran
belanja yang telah ditetapkan;
5) Menetapkan perencanaan pengadaan;
6) Menetapkan dan mengumumkan rencana umum pengadaan (RUP);
7) Melaksanakan konsolidasi pengadaan barang/jasa;
8) Menyatakan tender gagal/seleksi gagal;
9) Menetapkan PPK;
10) Menetapkan pejabat pengadaan;
4
11) Menetapkan tim teknis; dan
12) Melaksanakan kegiatan administrasi, surat menyurat, perizinan,
dispensasi dan revisi anggaran yang berkaitan dengan pengadaan
barang/jasa.
b. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Untuk pengadaan kewenangan kantor
pusat dan kewenangan kantor daerah ditunjuk oleh KPA sesuai dengan tugas dan
tanggung jawabnya :
1) Menyusun perencanaan pengadaan;
2) Menetapkan spesifikasi teknis/kerangka acuan kerja (KAK);
3) Menetapkan rancangan kontrak;
4) Menetapkan HPS;
5) Menetapkan besaran uang muka yang akan dibayarkan kepada
penyedia;
6) Mengusulkan perubahan jadwal kegiatan;
7) Menetapkan tim pendukung;
8) Menetapkan tim ahli atau tenaga ahli;
9) Menetapkan surat penunjukan penyedia barang/jasa;
10) Mengendalikan Kontrak;
11) Melaporkan pelaksanaan dan penyelesaian kegiatan kegiatan
kepada KPA;
12) Menyerahkan hasil pekerjaan pelaksanaaan kegiatan kepada KPA
dengan berita acara penyerahan;
13) Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan
kegiatan; dan
14) Menilai kinerja penyedia.
c. Unit Kerja Pengadaan Barang Jasa (UKPBJ). UKPBJ bersifat struktural,
apabila satker TNI AD yang belum memiliki UKPBJ maka KPA dapat membentuk
UKPBJ secara fungsional yang memiliki fungsi sebagai berikut :
1) Pengelolaan pengadaan barang/jasa;
2) Pengelolaan layanan pengadaan secara elektronik;
3) Pembinaan personel dan unit pengadaan barang/jasa di lingkungan
TNI AD;
5
4) Pelaksanaan pendampingan, konsultasi dan/atau bimbingan teknis
pengadaan barang/jasa; dan
5) UKPBJ memiliki tugas dan wewenang meliputi :
a) Pengelola pengadaan barang/jasa
(1) Inventarisasi paket pengadaan barang/jasa;
(2) Pelaksanaan riset dan analisis pasar barang/jasa;
(3) Penyusunan strategi pengadaan barang/jasa;
(4) Penyiapan dan pengelolaan dokumen pemilihan
beserta dokumen pendukung lainnya dan informasi yang
dibutuhkan;
(5) Pelaksanaan pemilihan penyedia barang/jasa;
(6) Penyusunan dan pengelolaan katalog elektronik
lokal/sektoral;
(7) Monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengadaan
barang/jasa TNI AD; dan
(8) Membantu perencanaan dan pengelolaan kontrak
pengadaan barang/jasa TNI AD.
b) Pengelola sistem pengadaan secara elektronik (SPSE):
(1) Pengelolaan seluruh sistem informasi pengadaan
barang/jasa dan infrastrukturnya;
(2) Pelaksanaan registrasi dan verifikasi pengguna seluruh
sistem informasi pengadaan barang/jasa;
(3) Pengembangan sistem informasi yang dibutuhkan oleh
pemangku kepentingan;
(4) Pelayanan sistem informasi pengadaan barang/jasa;
(5) Pengelolaan informasi kontrak;
(6 Mengumpulkan dan mendokumentasikan data
barang/jasa hasil pengadaan; dan
(7) Mengelola informasi manajemen barang/jasa hasil
pengadaan.
c) Pembina Personel :
(1) Pembinaan bagi para pelaku pengadaan barang/jasa
TNI AD, terutama para pengelola pengadaan Barang/jasa dan
personel UKPBJ;
(2) Pengelolaan kelembaga UKPBJ, antara lain namun
tidak terbatas pada pengelolaan dan pengukuran tingkat
kematangan UKPBJ, pelaksanaan analisis beban kerja,
pengelolaan personel dan pengembangan sistem insentif;
(3) Pengelolaan dan pengukuran kinerja pengadaan
barang/jasa;
(4) Pengelolaan manajemen pengetahuan pengadaan
barang/jasa; dan
(5) Pembinaan hubungan dengan para pemangku
kepentingan.
d) Pelaksana Pendampingan :
(1) Bimbingan teknis, pendampingan dan/atau konsultasi
proses pengadaan barang/jasa TNI AD;
6
(2) Bimbingan teknis, pendampingan dan/atau konsultasi
penggunaan seluruh sistem informasi pengadaan barang/jasa
TNI AD, meliputi SIRUP, SPSE, e-katalog, e-monev, SIKaP;
dan
(3) Bimbingan teknis, pendampingan dan/atau konsultasi
substansi hukum di bidang pengadaan barang/jasa TNI AD
dan layanan penyelesaian sengketa kontrak melalui mediasi.
d. Tugas Tim Penerima/Pemeriksa barang.
1) Tim Penerima barang:
a) Mengecek kesiapan gudang sebelum barang/materiil datang;
b) Berkoordinasi dengan Mitra Kerja tentang barang yang akan
digudangkan;
c) Mengecek jumlah dan spek barang sesuai dengan Kontrak
sebelum dimasukan ke gudang; dan
d) Mengkoordinasikan dan melaporkan perkembangan
pelaksanaan Pengadaan Aplikasi Arsip Slogad kepada Kalakgiat.
2) Tim Pemeriksa Barang:
a) Melaksanakan SSP sebelum pemeriksaan;
b) Mengecek jumlah, spesifikasi, Merk barang sesuai yang
tertera di kontrak;
c) Menguji barang yang sudah diterima oleh Tim penerima
barang sesuai Spek dan kemampuan; dan
d) Membuat laporan kepada PPK tentang barang yang sudah
di Uji Spek dalam kemampuannya.
BAB III
RENCANA PENYELENGGARAAN KEGIATAN
12. Pelaksanaan Kegiatan.
a. Tahap perencanaan. (………… 2023)
1) Mempelajari tugas;
2) Koordinasi awal dengan yang terkait;
3) Membuat rencana kebutuhan kegiatan Pengadaan Aplikasi Arsip
Slogad TA 2023;
4) Membuat Sprin Pemeriksaan dan Tim Perumus HPS; dan
5) Menyempurnakan rencana kegiatan pengadaan.
b. Tahap persiapan. ( ……….s.d…………..2023)
1) Melaksanakan koordinasi dengan Tim perumus HPS, Pemeriksa dan
Penerima barang dan UKPBJ tentang pelaksanaan kegiatan
Pengadaan Aplikasi Arsip Slogad;
2) Menyusun Draf kontrak kegiatan Pengadaan Aplikasi Arsip Slogad;
dan
3) Menyiapkan administrasi pendukung lain yang dibutuhkan untuk
kegiatan Pengadaan Aplikasi Arsip Slogad.
7
c. Tahap pelaksanaan. (………….s.d……………..2023)
1) Unit Layanan barang dan jasa (UKPBJ) melaksanakan tender secara
elektronis;
2) UKPBJ menentukan pemenang secara Elektronis dan melaporkan
kepada PPK;
3) PPK menerbitkan SPPBJ manual dan membuat permohonan Bank
Garansi pelaksanaan kepada pemenang tender;
4) Mitra kerja membuat Bank Garansi pelaksanaan (Bank pemerintah)
sesuai jumlah wakbu yang tertera di surat permohonan;
5) Mitra Kerja bersama PPK menandatangani Kontrak bermaterai;
6) Mitra kerja melaksanakan pekerjaan sesuai kontrak didampingi
Supervisi;
7) Tim penerima barang mengecek jumlah dan Spek barang sesuai
kontrak;
8) Setelah pekerjaan selesai Mitra kerja membuat surat permohonan
SSP dan dan Uji Terima kepada PPK ;
9) Melaksanakan SSP dan Uji Terima oleh personel sesuai Sprin; dan
10) Membuat BAST (Berita acara serah terima).
d. Tahap pengakhiran. (……………. 2023)
1) Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Pengadaan Aplikasi Arsip
Slogad TA 2023;
2) Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan Pengadaan Aplikasi Arsip
Slogad TA 2023; dan
3) Melaporkan pelaksanaan kegiatan Pengadaan Aplikasi Arsip Slogad
TA 2023.
BAB IV
ADMINISTRASI DAN LOGISTIK
13. Administrasi dan Logistik.
a. Administrasi.
1) Personel yang dibutuhkan dalam kegiatan pengadaan sebagai
berikut :
a) Kagiat : 1 Orang;
b) Waslakgiat : 1 Orang;
c) Dallakgiat : 1 Orang
d) Kalakgiat : 1 Orang;
e) Tim Penerima Barang : 3 Orang;
f) Tim Uji Terima : 3 Orang;
g) Staf Minlog : 4 Orang;
h) Tim Supervisi : 3 Orang; dan
Jumlah : 17 Orang.
8
2) Apabila selama kegiatan proses pengadaan barang terdapat
personel yang tidak dapat melaksanakan kegiatan/Tidak hadir tetap maka
diganti personel baru yang ditunjuk dengan membuat Ralat Sprin.
b. Logistik
1) Materil. Materiil yang dibutuhkan dalam kegiatan Pengadaan
Aplikasi Arsip Slogad untuk produk administrasi penyelenggaraan kegiatan
didukung dari kegiatan rutin pengadan ATK 2023.
2) Anggaran. Penyelenggaraan kegiatan Pengadaan Aplikasi Arsip
Slogad didukung dari alokasi anggaran pengadaan TA. 2023 sebesar
Rp. ……………..,- (………………………………….) rincian terlampir
c. Rencana Kebutuhan Biaya
Penyelenggaraan kegiatan Pengadaan Aplikasi Arsip Slogad
didukung dari alokasi anggaran pembangunan TA. 2023 sebesar
Rp. ……………………,-
14. Instruksi dan Koordinasi
a. Intruksi. Laksanakan proses pengadaan sesuai mekanisme/prosedur
dan ketentuan yang berlaku.
b. Koordinasi.
1) Kagiat. Sebagai penanggung jawab seluruh kegiatan Progja dan
Anggaran Disinfolahtad, menetapkan kebijakan operasional tentang
pelaksanaan kegiatan Pengadaan Aplikasi Arsip Slogad sesuai otorisasi
yang diterima;
2) Waslakgiat. Sebagai pengawas dalam proses pelaksanaan
kegiatan pembangunan dari tahap perencanaan, persiapan pelaksanaan
dan pengakhiran memberikan bimbingan teknis atas pelaksanaan kegiatan,
mengawasi kelancaran pelaksanaannya serta mengambil langkah-langkah
tindakan koreksi terhadap penyimpangan-penyimpangan, meneliti dan
menganalisa kegiatan dan ketentuan prioritas pelaksanaan termasuk
penganggarannya agar pelaksanaannya berjalan sesuai dengan rencana
kebijakan pimpinan dan ketentuan perundang-undangan yang berlaku; dan
3) Kalakgiat. Pelaksana program kegiatan menyelenggarakan kegiatan
Pengadaan Aplikasi Arsip Slogad sesuai dengan pentahapan kegiatan yang
disusun mulai dari tahap perencanaan, persiapan pelaksanaan sampai
dengan pengakhiran secara benar dan dapat dipertanggung jawaban.
9
BAB V
PENUTUP
15. Penutup. Demikian Renlakgiat ini dibuat sebagai panduan/acuan didalam
melaksanakan kegiatan Pengadaan Aplikasi Arsip Slogad TA 2023.
Jakarta, 2023
a.n. Kepala Disinfolahta TNI AD
Sekretaris
Selaku
Pejabat Pembuat Komitmen,
Nugroho Septijantono, S.I.P.
Kolonel Inf NRP 1920021600967