KERANGKA ACUAN KERJA
BELANJA ALAT/BAHAN UNTUK KEGIATAN KANTOR –
ALAT/BAHAN UNTUK KEGIATAN KANTOR LAINNYA
(DIGITALISASI ARSIP PAD 2)
SUB KEGIATAN PENYEDIAAN BAHAN LOGISTIK KANTOR
BADAN PENDAPATAN DAERAH
KOTA BANDUNG
TAHUN 2025
1. LATAR : Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki
BELAKANG peranan potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam
menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari – hari di segala
bidang kegiatan. Arsip mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan,
sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang sangat
diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan perencanaan,
penganalisaan, pengembagan, perumusan, kebijaksanaan,
pengambilan keputusan , dan pengendalian secara tepat.
Mengingat pentingnya arsip tersebut diatas maka perlu adanya
manajemen kearsipan atau sistem pengelolaan yang sistematis,
efektif dan efisien. Hal ini untuk memudahkan dalam mencari,
mengatur, memanfaatkan, dan menginventarisir masing – masing
jenis kearsipannya. Adapun tujuannya guna menjamin keselamatan
arsip agar suatu waktu diperlukan masih dapat disediakan dengan
cepat, tepat dan akurat.
Pertumbuhan dokumen yang dihasilkan dari proses administrasi
akan menyebabkan terjadinya penumpukan dan menimbulkan
permasalahan, seperti meningkatnya kebutuhan akan ruang
penyimpanan dokumen, peralatan. Sumber daya manusia (SDM)
serta kesulitan untuk menemukan kembali arsip/dokumen yang
dibutuhkan. Oleh karena itu, usaha – usaha untuk mengantisipasi
permasalahan tersebut sudah waktunya untuk dipersiapkan, antara
lain penataan fisik dokumen secara baik dan benar serta sesuai
dengan prinsip – prinsip kearsipan.
Dengan memperhatikan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang kearsipan dan semakin meningkatnya permintaan informasi
secara cepat, tepat dan akuntabel serta dalam rangka menjalankan
tugas pokok dan fungsi maka diperlukan pengelolaan informasi
secara efektif dan efisien. Untuk memenuhi maksud tersebut diatas,
Bidang Pendapatan Asli Daerah (PAD) 2 Badan Pendapatan Daerah
(BAPENDA) untuk tahun anggaran 2025 ini akan melaksakan
Pekerjaan Belanja Alat/Bahan Untuk Kegiatan Kantor – Alat/Bahan
Untuk Kegiatan Kantor Lainnya (Digitalisasi Arsip). Adapun
rencana kegiatan Digitalisasi Arsip yang akan dilaksanakan adalah
mengkonversi dokumen di sebelas kegiatan pelayanan Pajak Bumi
dan Bangunan (PBB) sejumlah ± 45.000 Lembar Arsip Pelayanan
PBB Tahun 2022 dan Tahun 2023.
2. MAKSUD DAN : 1. Maksud
TUJUAN
A. Meningkatkan kinerja pengorganisasian dan
memudahkan pelaksanaan kegiatan dalam pelayanan Sub
Bidang Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) Bidang PAD2
Badan Pendapatan Daerah;
B. Memberikan kemudahan pelayanan dalam kebutuhan
data di 9 pelayanan PBB;
C. Terkonversinya data arsip/dokumen fisik menjadi
arsip/dokumen digital ke dalam data dokumentasi arsip
Sub Bidang Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) Bidang PAD
2 Badan Pendapatan Daerah.
2. Tujuan
Mengkonversi arsip/dokumen fisik menjadi arsip/dokumen
digital data pemohon 9 pelayanan PBB Sub Bidang Pajak Bumi
dan Bangunan (PBB) Bidang PAD 2 Badan Pendapatan Daerah.
3. Manfaat : A. Mendorong terciptanya ketersediaan data yang benar secara
digital yang berkaitan dengan pengelolaan dokumen.
B. Mempermudah penyimpanan dan pengarsipan data,
mempercepat proses pencarian, dan membangun pusat data
beserta kelengkapan teknis dan administrasi lainya serta
standarisasi pelaporan.
4. TARGET/ : A. Terbentuknya dokumentasi dalam bentuk Digital (PDF dan
Excel) yang berguna dan bermanfaat secara nyata terutama
SASARAN
bagi penyelenggara pengelolaan tugas kearsipan Sub Bidang
Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) Bidang PAD2 Badan
Pendapatan Daerah.
B. Terbentuknya penyimpanan arsip/dokumen secara Digital
yang memiliki kelebihan antara lain menghemat ruang sebagai
back up/cadangan data, meminimalkan resiko kerusakan dan
kehilangan fisik arsip, serta pengamanan arsip dari pihak –
pihak yang tidak bertanggung jawab.
5. LOKASI : BADAN PENDAPATAN DAERAH KOTA BANDUNG
KEGIATAN
DAN PEJABAT HENRYCO ARIE SAPIIE, SE.AK
PEMBUAT NIP. 19710621 199806 1 001
KOMITMEN
6. SUMBER : Untuk pelaksanaan kegiatan ini disediakan biaya sebesar Rp.
199.800.000 (Seratus Sembilan Puluh Sembilan Juta Delapan
DANA DAN
Ratus Ribu Rupiah) termasuk PPN, dibiayai APBD Kota Bandung
PERKIRAAN
Tahun Anggaran 2025 dengan Kode Rekening
BIAYA 5.02.01.2.06.0004.5.1.02.01.01.0036 Sub Kegiatan Penyediaan
Bahan Logistik Kantor.
7. RUANG : A. Ruang Lingkup Pekerjaan :
LINGKUP Konversi arsip/dokumen fisik menjadi digital melalui proses
PEKERJAAN pemindaian dan input data kegiatan pelayanan PBB.
DAN DATA Pendataan arsip 9 pelayanan PBB sejumlah ± 45.000 Lembar
SERTA Arsip Tahun 2020 dengan rincian sebagai berikut :
FASILITAS Pendaftaran Objek Pajak Baru PBB;
PENUNJANG Mutasi Objek/Subjek PBB;
Pembetulan/Pembatalan SPPT PBB;
Salinan SPPT PBB;
Keberatan Atas Pajak Terhutang;
Pengurangan atas besarnya Pajak Terhutang;
Restitusi dan Kompensasi;
Penghapusan/Pengurangan denda administrasi
Pemberian Informasi PBB
B. Data serta Fasilitas Penunjang :
Arsip/Dokumen dari 9 Pelayanan PBB beserta
kelengkapan Teknis dan Adminstrasi Lainnya.
Pemindai yang dapat memindai dengan minimal
kecepatan 60 ppm
8. WAKTU : Waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan Digitalisasi Arsip ini
PELAKSANAAN adalah selama 15 (Lima Belas) Hari Kalender.
YANG
DIPERLUKAN
9. PRODUK : Hasil produk yang akan dihasilkan dari pelaksanaan Digitalissasi
YANG arsip ini berupa :
DIHASILKAN A. Konversi arsip fisik menjadi arsip digital sebanyak 45.000
lembar arsip fisik ke dalam format PDF dan excel;
B. Back Up Data kedalam Compact Disc (CD) yang memuat data
hasil entry data arsip digital sebanyak 45.000 lembar arsip
fisik ke dalam format PDF dan excel;
10 PENUTUP : Demikian yang dapat disampaikan, Kerangka Acuan Kerja Rencana
Pekerjaan Sub Kegiatan Penyediaan Bahan Logistik Kantor
Pekerjaan Belanja Alat/Bahan Untuk Kegiatan Kantor –
Alat/Bahan Untuk Kegiatan Kantor Lainnya (Digitalisasi Arsip
PAD 2) yang akan dilaksanakan ini disusun dengan harapan
dengan penyelenggaraan pekerjaan ini dapat mendukung pelayanan
administrasi perkantoran dalam rangka meningkatkan Pendapatan
Asli Daerah Kota Bandung.
BANDUNG, 20 MEI 2025
KUASA PENGGUNA ANGGARAN
SELAKU
PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN
HENRYCO ARIE SAPIIE, SE.AK
NIP. 19710621 199806 1 001