Pameran Pariwisata Di Wilayah Amerika

URAIAN  SINGKAT PEKERJAAN                              
                PAMERAN   DI WILAYAH  AMERIKA                            
                                                                         
                                                                         
                                                                         
Uraian Pekerjaan : Kegiatan ITTS Montreal 2024 dilaksanakan pada 1-3 November 2024. Untuk
              melaksanakan rencana pekerjaan, pelaksanaannya diatur sebagai berikut :
               a. Koordinasi dan Sinkronisasi                            
                 1) Mengundang peserta untuk berpartisipasi;             
                 2) Menerima dan menyeleksi pendaftaran peserta yang akan
                                                                         
                    berpartisipasi dalam Paviliun Indonesia;             
                 3) Melakukan koordinasi dengan pihak – pihak yang terlibat;
                    a.     Pemkot/Kab   &      Dinas    Pariwisata;      
                    b. KBRI / KJRI di Kanada;                            
                 4) Melaksanakan proses pelelangan untuk menetapkan pihak ketiga
                                                                         
                    sebagai pelaksana kegiatan;                          
                 5) Melakukan rapat persiapan;                           
                 6) Berkoordinasi dengan pihak ketiga untuk pembayaran sewa lahan,
                    pembuatan desain booth, pembangunan konstruksi dan penentuan
                    jenis refreshment;                                   
                                                                         
                 7) Berkoordinasi dengan para peserta/co-exhibitors terkait collaborative
                    marketing;                                           
                 8) Berkoordinasi dengan Direktorat Komunikasi Pemasaran untuk materi
                    iklan, landing page, poster destinasi dan bahan promosi pariwisata
                    berbahasa Perancis;                                  
                 9) Menyiapkan laporan persiapan ke pimpinan; dan        
                                                                         
                 10) Mempersiapkan perjalanan dinas luar negeri bagi delegasi
                    Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif.          
               b. Pelaksanaan Pameran                                    
                 Penjabaran     kegiatan    yang      dilaksanakan:      
                 Paviliun Indonesia                                      
                                                                         
                 1) Pembayaran ke Organizing Committee (OC)              
                   ●  Sewa Lahan                                         
                      Pemenang lelang melakukan pembayaran sewa lahan dengan
                      ukuran 20’ x 30’ (600ft2/54m2) untuk pelaksanaan kegiatan
                      International Tourism and Travel Show sejumlah yang telah
                                                                         
                      ditentukan termasuk pembayaran pajak dalam dan luar negeri.
                   ●  Marketing Package Kit                              
                      Mengakomodir pembayaran Marketing Package Kit berupa:
                      Newsletter (Editorial or Promotional Text + 1 web banner + 1 image
                      + hyperlink leading to website www.indonesia.travel), dan Seminar
                      B2B.                                               
                 2) Desain, Konstruksi, dan Dekorasi                     
                    a) Desain Booth dan Materi Marketing Package Kit     
                      Peserta lelang harus memasukkan desain untuk Paviliun Indonesia
                      dengan mengangkat konsep Wonderful Indonesia dengan
                      mengacu pada Pedoman Aplikasi Brand & Design Wonderful
                                                                         
                      Indonesia. Materi Marketing Package Kit dan public sign harus
                      disesuaikan dengan aturan OC yang mewajibkan penggunaan
                      Bahasa Perancis. Spesifikasi yang dicantumkan harus memiliki
                      ketentuan:                                         
                      ●  Menyiapkan 1 orang profesional (graphic designer) dengan
                                                                         
                         background 3D design atau Desain Komunikasi Visual (DKV)
                         yang sudah berpengalaman untuk membuat desain booth,
                         artwork booth, dan mock up publikasi (advertisement, leaflet
                         paket, dll). Lampirkan CV dan portofolio;       
                      ●  Menyiapkan 1 orang dengan background Sastra Perancis atau
                                                                         
                         memiliki sertifikat Bahasa Perancis minimal level B2 yang
                         sudah berpengalaman untuk menerjemahkan bahasa  
                         copywriting untuk desain publikasi (advertisement, leaflet
                         paket, dll). Lampirkan CV dan portofolio;       
                      ●  Desain merupakan gambar perspektif 3D tampak atas, depan,
                         dan samping mendetail beserta komponen-komponen yang
                                                                         
                         terdapat dalam spek yang telah ditetapkan, dapat
                         menampilkan detail tiap sisi ruangan, dan gambar perspektif
                         3D juga menunjukan flow pengunjung sesuai dengan floor
                         plan terlampir;                                 
                      ●  Desain paviliun dibuat dengan mengutamakan nilai estetis,
                                                                         
                         minimalis, fungsional, dan dapat mengangkat satu tema
                         utama yaitu sustainable dan regenerative tourism namun
                         tetap menunjukkan keanekaragaman Indonesia;     
                      ●  Desain paviliun diberikan keterangan pada setiap komponen
                         yang penting dari bahan apa komponen tersebut dibuat dan
                                                                         
                         penggunaan material mengacu pada aturan OC mengenai fire
                         safety regulations yang terlampir dalam exhibitor kit;
                      ●  Desain paviliun dibuat untuk dapat mengakomodir semua
                         aktivitas promosi pariwisata Indonesia yang terdiri dari
                         information counter, coffee corner, VIP Lounge, meja industri,
                         dan main storage;                               
                                                                         
                      ●  Desain paviliun yang dibuat mengikuti peraturan dari pihak
                         OC sesuai dengan exhibitor kit terlampir;       
                      ●  Menyiapkan images destinasi Indonesia high resolution
                         (sewa/beli) diperlukan sesuai dengan permintaan apabila
                         tidak tersedia di databank image Kemenparekraf/Baparekraf.
                         Images memiliki daya tarik dan nilai komersial sesuai dengan
                         tema yang diangkat, dilengkapi dengan lokasi destinasi.
                                                                         
                 3) Dekorasi dan Furnishing                              
                                                                         
                   Paviliun Indonesia harus mencakup:                    
                    ● Menyiapkan VIP lounge yang nyaman dan representatif dengan
                      menyediakan set sofa dan coffee table untuk pertemuan 4-5
                      orang;                                             
                    ● Menyiapkan meja seller custom (yang didesain sesuai dengan
                                                                         
                      bentuk/jenis pameran) sebanyak 10 buah, dilengkapi dengan high
                      resolution image. Meja seller dilengkapi storage dengan kunci dan
                      stop kontak serta tersedia peta Indonesia;         
                    ● Menyiapkan kursi yang nyaman bagi seller sebanyak 30 buah;
                    ● Menyiapkan signage industri pariwisata pada setiap meja peserta;
                                                                         
                    ● Menyiapkan 3 buah kursi untuk di meja informasi dan coffee
                      corner yang sesuai dengan tinggi meja;             
                    ● Menyiapkan LED Screen (55’ with USB Port) untuk information
                      counter dengan fungsi utama untuk memutar video dan audio
                      promosi Wonderful Indonesia;                       
                    ● Menyediakan rak brosur/standing rack untuk menampung
                                                                         
                      brosur/pamflet terkait pariwisata Indonesia yang diletakkan
                      secara proporsional di area Paviliun Indonesia;    
                    ● Menyiapkan 1 paket tanaman hias asli/hidup pada booth dengan
                      penempatan yang proporsional;                      
                    ● Menyediakan barang dekorasi bernuansa nusantara/etnik
                                                                         
                      Indonesia yang bisa menjadi daya tarik sesuai dengan tema utama
                      yang diangkat. Dapat ditempatkan secara proporsional di Paviliun
                      Indonesia;                                         
                    ● Menyiapkan dispenser dengan fitur panas dan dingin yang
                      digunakan selama pameran. Dispenser dilengkapi oleh galon air
                                                                         
                      yang cukup untuk 3 hari pameran serta menyediakan mug/cangkir
                      yang digunakan untuk menyuguhkan minuman ke tamu VIP;
                    ● Menyediakan tempat sampah dengan ukuran minimal medium
                      (dengan bahan solid tidak tembus air) sebanyak 7 buah yang
                      diletakkan secara proporsional di sekitar Paviliun Indonesia;
                    ● Menyewa Espresso Machine (minimal two groups), grinder, dan
                                                                         
                      tools yang dibutuhkan oleh Barista dalam menyajikan kopi;
                    ● Menyediakan biji kopi nusantara dengan kualitas baik sebanyak
                      12 kg yang diperlukan untuk kebutuhan selama 3 hari pameran;
                      dan                                                
                    ● Menyediakan peralatan dapur (air, gula, creamer, gelas
                      disposable, tissue, dll) sesuai dengan yang dibutuhkan oleh Barista
                      dalam menyajikan kopi kepada pengunjung selama 3 hari
                      pameran.                                           
                                                                         
                                                                         
                 Aktivasi Booth, meliputi:                               
                 a) Menyiapkan WiFi Router dengan kuota unlimited dan berkecepatan
                    tinggi di Paviliun Indonesia selama pameran berlangsung;
                 b) Menyiapkan 2 buah tablet yang akan digunakan oleh pengunjung
                    untuk mengisi survey wisata;                         
                                                                         
                 c) Menyiapkan souvenir eksklusif produk lokal yang memiliki story telling
                    tentang kebudayaan dan kekayaan Indonesia dengan kriteria sesuai
                    kebutuhan sebagai berikut:                           
                    ● Souvenir untuk tamu VIP sebanyak 15 buah berupa produk
                      dengan bahan dan desain yang memiliki kualitas premium dan
                                                                         
                      merepresentasikan produk ekraf Indonesia.          
                    ● Souvenir untuk para influencer yang disediakan oleh OC sebanyak
                      20 buah berupa produk PR Package yang menarik untuk
                      mempromosikan Wonderful Indonesia yang memiliki kualitas
                      premium, interaktif saat dilakukan live review, dan dapat
                      digunakan untuk kegiatan yang berkaitan dengan perjalanan dan
                                                                         
                      pariwisata.                                        
                 d) Menyiapkan gift of redemption berupa barang kerajinan ekraf lokal
                    kualitas ekspor yang ramah lingkungan dan dapat digunakan di
                    keseharian untuk didistribusikan kepada para pengunjung Paviliun
                    Indonesia. Produk tetap mencantumkan logo Wonderful Indonesia
                                                                         
                    sesuai dengan brand guideline; dan                   
                 e) Menyiapkan goodie bag yang ramah lingkungan dan sesuai dengan
                    Pedoman Aplikasi Brand & Design Wonderful Indonesia. 
                                                                         
                 Tim Wonderful Indonesia, meliputi:                      
                                                                         
                 a) Tim                                  Pelaksana       
                    Penyedia menunjuk 1 orang tim pelaksana yang mahir berbahasa
                    Inggris (lebih diutamakan juga dapat berbahasa Perancis) dan akan
                    diakomodir kebutuhan perjalanan seperti tiket PP, akomodasi selama
                    7D6N, visa, dan asuransi perjalanan;                 
                 b) Tim               Kesenian             Lokal         
                                                                         
                    Menyiapkan 3 orang seniman seperti penari/pemusik tradisional
                    Indonesia dari diaspora dengan mencantumkan CV pengalaman
                    penampilan. Serta mengakomodir honorarium, meals, biaya
                    transportasi, dan pengadaan sewa kostum/properti untuk
                    penampilan 2 hari;                                   
                 c) Barista                                Lokal         
                    Menyiapkan 1 orang barista yang berdomisili setempat dengan
                    mencantumkan CV portofolio. Serta mengakomodir honorarium,
                                                                         
                    meals, dan biaya transportasi untuk 3 hari. Barista yang diajukan harus
                    memiliki pengetahuan yang luas mengenai kopi nusantara, interaktif,
                    dan komunikatif;                                     
                 d) Liaison Officer (LO) Berbahasa Perancis dan Bahasa Inggris
                    Menyiapkan 1 orang yang berpengalaman menjadi LO dan MC dalam
                                                                         
                    kegiatan formal dan informal yang menggunakan bahasa Perancis dan
                    Inggris dibuktikan dengan mencantumkan CV portofolio. Serta
                    mengakomodir honorarium, meals, dan biaya transportasi untuk 4
                    hari. LO yang diajukan juga harus memiliki pengetahuan tentang
                    destinasi wisata Indonesia.                          
                                                                         
                                                                         
                 Pendukung Kegiatan                                      
                 a) Sewa Kendaraan selama pameran dan transfer in-out bandara
                    Demi kelancaran transportasi selama kegiatan berjalan, perlu
                    menyewa 1 unit transportasi dengan kapasitas s/d 16 orang yang akan
                    mengantar seluruh delegasi dari bandara ke hotel, ke tempat pameran
                                                                         
                    dan kembali, serta untuk keperluan operasional lainnya;
                 b) Menyediakan extra baggage pada maskapai yang digunakan untuk
                    membawa bahan penunjang kegiatan seperti bahan promosi dan
                    kelengkapan pameran; dan                             
                 c) Melakukan pengiriman souvenir eksklusif untuk influencer
                                                                         
                    menggunakan ekspedisi internasional yang terpercaya dan memiliki
                    pilihan pengiriman express/premium.