| Reason | |||
|---|---|---|---|
| 0937474187401000 | - | tidak memiliki pengalaman sebagaimana dipersyaratkan | |
| 0026279679416000 | - | tidak memiliki pengalaman sebagaimana dipersyaratkan | |
| 0030149744008000 | - | tidak memiliki pengalaman sebagaimana dipersyaratkan | |
| 0856352687626000 | - | tidak memiliki pengalaman sebagaimana dipersyaratkan | |
| 0030886030063000 | - | jumlah pengalaman yang dimiliki kurang dari dipersyaratkan | |
PT Nareswara Kreasi Indonesia | 09*4**4****06**0 | - | tidak memiliki pengalaman sebagaimana dipersyaratkan |
| 0030149751407000 | - | - | |
| 0940233349443000 | - | - | |
| 0703467365905000 | - | - | |
| 0824485072015000 | - | - | |
| 0946778354028000 | - | - | |
| 0869429597216000 | - | - | |
| 0023795925039000 | - | - | |
| 0751458282804000 | - | - | |
| 0723407474019000 | - | - | |
| 0314523374407000 | - | - | |
| 0967099813412000 | - | - | |
| 0032027914061000 | - | - | |
| 0312908734542000 | - | - | |
| 0739181147429000 | - | - | |
| 0022454763003000 | - | - | |
| 0318003068034000 | - | - | |
| 0539749622443000 | - | - | |
| 0865174551432000 | - | - |
a. Waktu
Pelaksanaan kegiatan yang mencakup persiapan, pelaksanaan serta penyusunan laporan
dan evaluasi akan dilaksanakan pada tanggal 24-27 Juli 2023.
b. Lokasi
Kegiatan akan diselenggarakan secara fisik di Bali.
c. Peserta
Peserta kegiatan terdiri dari sekitar 20 peserta perwakilan negara anggota MIKTA, K/L yang
terlibat pada rangkaian kegiatan Keketuaan MIKTA Indonesia, pakar ekonomi kreatif, serta
masyarakat umum.
d. Agenda Kegiatan
Tanggal Waktu Kegiatan Lokasi
24-Jul-23 08.00-18.00 Kedatangan Para MIKTA Senior Officials -
09.00 - 10.30 2nd MIKTA Senior Officials’ Meeting
10.30 - 11.00 Coffee Break
Nusa Dua (TBC)
11.00 - 12.30 MIKTA Outreach: Creative Economy
25-Jul-23 12.30 - 14.00 Makan Siang
14.00 - 14.45 Perjalanan ke Denpasar -
14.45 - 15.45 Site Visit ke Bali Creative Hub Denpasar
15.45 - 16.30 Perjalanan Ke Nusa Dua -
16.30 - 17.30 Istirahat Nusa Dua (TBC)
17.30 - 19.00 Cocktail Reception -
19.00 - 19.15 Perjalanan ke Devdan Show -
19.15 - 20.30 Devdan Show
Cultural Performance
Nusa Dua
26-Jul-23 10.00 - 12.00 Perjalanan ke Samsara Living Museum -
12.00 - 13.00 Makan Siang tbc
13.00 - 14.30 Site Visit: Samsara Living Museum Samsara Living
Museum
14.30 - 15.30 Perjalanan ke Pura Besakih -
15.30 - 17.00 Site Visit: Pura Besakih Besakih
17.00 - 18.00 Perjalanan ke Jimbaran/Sanur -
18.00 - 20.00 Dinner Reception Jimbaran/Sanur
27-Jul-23 08.00 - 18.00 Kepulangan MIKTA Senior Officials -
Kualifikasi Penyedia
Syarat Kualifikasi Administrasi/Legalitas:
1. Memiliki Surat Izin Usaha di bidang Meeting, Incentive, Convention and Exhibition (MICE)
dengan kualifikasi kecil yang masih berlaku, dengan Klasifikasi Baku Lapangan Usaha
Indonesia (KBLI) 82301- Penyelenggara Pertemuan, Perjalanan Insentif, Konferensi Dan
Pameran.
2. Memiliki Nomor Induk Berusaha (NIB) atau Tanda Daftar Perusahaan (TDP).
Syarat Kualifikasi Teknis:
1. Penyedia jasa memiliki pengalaman minimal 3 (tiga) kali dalam 5 (lima) tahun terakhir
dengan nilai kontrak minimal sama dengan nilai HPS pengadaan ini, menangani
penyelenggaraan konferensi internasional minimal setingkat Pejabat Tinggi (setingkat
Eselon I/Deputy Minister/Under Secretary), yang dihadiri oleh sekurang-kurangnya 3 (tiga)
orang Pejabat Tinggi negara asing dibuktikan dengan kontrak kerja/surat perjanjian.
Kualifikasi Personel
Penyedia harus menyampaikan daftar personel pada saat pelaksanaan kick off meeting
dengan kualifikasi sebagai berikut:
Syarat Kualifikasi Tenaga Ahli:
a. 1 (satu) orang Team leader dengan kualifikasi:
• Memiliki tingkat pendidikan minimal Sarjana (S1) atau Diploma (D4) dibuktikan
dengan scan/salinan ijazah/copy legalisir ijazah;
• Memiliki sertifikat keahlian bidang MICE yang masih berlaku atau surat keterangan
perpanjangan bagi yang sedang mengurus proses perpanjangan sertifikat MICE;
• Memiliki pengalaman kerja minimal 3 (tiga) kali dalam penyelenggaraan kegiatan
konferensi bertaraf internasional minimal setingkat Pejabat Tinggi (setingkat Eselon
I/Deputy Minister/Under Secretary) yang dihadiri oleh sekurang-kurangnya 3 (tiga)
orang Pejabat Tinggi negara asing, dimana minimal pada salah satu kegiatan tersebut
Ybs. menjabat sebagai Team Leader, dengan dibuktikan dalam CV atau surat
referensi pengalaman kerja;
• Melampirkan CV yang memuat minimal nama, foto, dan pengalaman Personel.
b. 7 (Tujuh) orang Koordinator dengan kualifikasi:
• Memiliki tingkat pendidikan minimal Sarjana (S1) atau Diploma (D4) dibuktikan
dengan scan/salinan ijazah/copy legalisir ijazah;
• Memiliki pengalaman kerja minimal 2 (dua) kali dalam penyelenggaraan kegiatan
konferensi bertaraf internasional minimal setingkat Pejabat Tinggi (setingkat Eselon
I/Deputy Minister/Under Secretary), yang paling kurang dihadiri oleh 3 (tiga) Pejabat
Tinggi negara asing;
• Melampirkan CV yang memuat minimal nama, foto, dan pengalaman Personel.
c. Tenaga Penunjang minimal sejumlah 16 (enam belas) orang dengan rincian sebagai
berikut:
• 3 (tiga) orang untuk membantu Koordinator Bidang Acara dan House Keeping Venue;
• 2 (dua) orang untuk membantu Koordinator Bidang Excursion;
• 3 (tiga) orang untuk membantu Koordinator Bidang Transportasi, Logistik, dan Medis;
• 2 (dua) orang untuk membantu Koordinator Bidang Konsumsi dan Jamuan;
• 2 (dua) orang untuk membantu Koordinator Bidang Teknisi dan Multimedia;
• 2 (dua) orang untuk membantu Koordinator Bidang Pengamanan dan Protokol;
• 2 (dua) orang untuk membantu Koordinator Bidang Media dan Dokumentasi;
Tenaga penunjang harus memenuhi persyaratan:
- Berusia minimal 19 tahun, dengan melampirkan KTP;
- Pendidikan minimal SMA atau sederajat, dibuktikan dengan scan/salinan ijazah/copy
legalisir ijazah.
Selain tenaga penunjang diatas penyedia menyediakan 2 (dua) orang tenaga tambahan
untuk handling bandara (penjemputan dan kepulangan) tamu VIP beserta bagasi.
Daftar tenaga tambahan diatas diserahkan kepada PPK pada saat Kick-off Meeting.
Tanggung Jawab Tenaga Ahli:
• Melakukan rapat koordinasi secara berkala dengan panitia pelaksana untuk membahas
rencana persiapan penyelenggaraan;
• Menyusun rencana kerja kegiatan penjadwalan dan tolok ukurnya;
• Memantau kemajuan dari setiap langkah persiapan yang telah dilaksanakan;
• Membantu panitia pelaksana dalam melaksanakan tugas pelayanan kesekretariatan
dalam masa persiapan;
• Menyediakan perlengkapan untuk para delegasi yang akan digunakan selama acara
berlangsung; dan
• Memfasilitasi segala keperluan teknis selama kegiatan berlangsung yang belum
diprediksi sebelumnya.
Tugas Tim Tenaga Ahli:
a. 1 (satu) orang Team Leader:
• Mengkoordinir koordinator dan tenaga penunjang yang dibutuhkan;
• Memimpin koordinator dan tenaga penunjang serta bekerjasama dengan Panitia dan
Instansi terkait;
• Membuat rencana kerja, melaksanakan, mengawasi kegiatan agar berjalan dengan
lancar dan benar, serta memberikan laporan secara menyeluruh kepada Panitia
setiap hari;
• Melakukan komunikasi dalam bahasa Inggris baik lisan maupun tulisan secara baik
dan benar mengingat kegiatan melibatkan delegasi asing dan untuk menjaga citra
Indonesia selaku tuan rumah; dan
• Memberikan layanan kesekretariatan dalam masa persiapan dan pelaksanaan
kegiatan.
b. 7 (tujuh) orang Koordinator:
1) 1 (satu) orang Koordinator Bidang Acara dan House Keeping Venue
• Menyiapkan data perlengkapan persidangan, ruang persidangan dan jadwal
persidangan serta memastikan kesiapannya;
• Memastikan kesiapan jaringan dan sistem serta fasilitas bagi kegiatan virtual
meeting;
• Mengkoordinasikan tugas pengamanan dan kebersihan ruang sidang;
• Menyiapkan data perlengkapan pertemuan, ruang pertemuan dan jadwal
pertemuan serta memastikan kesiapannya;
• Standby di ruang pertemuan dan bertugas sebagai runner jalannya pertemuan;
• Membantu/mendelegasikan tim penunjang untuk standby di ruang sekretariat
sekiranya diperlukan;
• Melakukan komunikasi dalam bahasa Inggris baik lisan maupun tulisan secara
baik dan benar mengingat kegiatan melibatkan delegasi asing dan untuk menjaga
citra Indonesia selaku tuan rumah; dan
• Mampu memimpin tim tenaga penunjang serta bekerjasama dengan Panitia
bidang lainnya dan pihak tempat penyelenggaraan.
2) 1 (satu) orang Koordinator Excursion:
• Menyiapkan data informasi dan perlengkapan venue pertemuan serta kit yang
dibutuhkan kegiatan ekskursi;
• Memastikan pergerakan ekskursi yang lancar dan terencana dengan baik dan
tepat waktu;
• Memastikan keamanan dan kebersihan venue ekskursi;
• Melakukan komunikasi dalam bahasa Inggris baik lisan maupun tulisan secara
baik dan benar mengingat kegiatan melibatkan delegasi asing dan untuk menjaga
citra Indonesia selaku tuan rumah; dan
• Mampu memimpin tim tenaga penunjang serta bekerjasama dengan Panitia
bidang lainnya dan pihak tempat penyelenggaraan.
• Koordinasi dengan tour guide dan penanggung jawab venue.
3) 1 (satu) orang Koordinator Bidang Transportasi, Logistik dan Medis:
• Memastikan kesiapan transportasi dan sopir (profesional, ramah, tidak bau rokok,
dan berpenampilan rapi);
• Menyiapkan data kendaraan dan sopir untuk HoD;
• Mengatur penyediaan kendaraan bagi delegasi dan Panitia agar tidak menunggu
lama dan/atau terjebak kemacetan;
• Menyiapkan data dan jadwal kedatangan dan kepulangan HoD dan delegasi yang
di-update setiap hari;
• Membantu pengaturan airport handling/bagasi saat kedatangan dan
keberangkatan/check in serta VIP room;
• Mengatur ketersediaan kendaraan selama pertemuan dan kunjungan lapangan
serta ekskursi.
• Bertanggung jawab terhadap kesiapan tim medis dan perlengkapannya termasuk
obat yang sewaktu-waktu diperlukan di venue pertemuan;
• Memiliki referensi dan mengatur rute menuju rumah sakit terdekat;
• Memastikan rumah sakit terdekat memiliki semua kebutuhan Unit Gawat Darurat
(UGD);
• Melakukan komunikasi dalam bahasa Inggris baik lisan maupun tulisan secara
baik dan benar mengingat kegiatan melibatkan delegasi asing dan untuk menjaga
citra Indonesia selaku tuan rumah; dan
• Mampu memimpin tim tenaga penunjang serta bekerjasama dengan Panitia
bidang lainnya.
4) 1 (satu) orang Koordinator Bidang Konsumsi dan Jamuan
• Mengkoordinasikan seluruh rangkaian kegiatan Jamuan Makan;
• Menyiapkan seluruh perlengkapan terkait Jamuan Makan; dan
• Mengkoordinasikan tugas pengamanan dan kebersihan ruang jamuan;
• Menyediakan, mengatur, dan mendistribusikan konsumsi bagi delegasi,
keamanan, secara tepat waktu sesuai jadwal dan lokasi yang ditetapkan Panitia,
disertai tanda terima;
• Melakukan set up menu untuk konsumsi pada sesi jamuan sesuai dengan jumlah
delegasi maupun undangan yang hadir;
• Melakukan komunikasi dalam bahasa Inggris baik lisan maupun tulisan secara
baik dan benar mengingat kegiatan melibatkan delegasi asing dan untuk menjaga
citra Indonesia selaku tuan rumah; dan
• Mampu memimpin tim tenaga penunjang serta bekerjasama dengan Panitia
bidang lainnya dan tempat penyelenggaraan.
5) 1 (satu) orang Koordinator Teknisi dan Multimedia
• Memastikan internet dan jaringan LAN dan WIFI dapat berjalan dengan lancar.
• Memastikan komputer, printer, scanner, projector, facsimile, dan alat elektronik
lainnya serta software pendukungnya terutama aplikasi multimedia agar dapat
beroperasi dengan baik
• Memastikan kesiapan dan ketersediaan seluruh peralatan elektronik yang
dibutuhkan di ruang sidang dan ruang pendukung sidang setiap hari minimal 2
(dua) jam sebelum persidangan dimulai;
• Melakukan komunikasi dalam bahasa Inggris baik lisan maupun tulisan secara
baik dan benar mengingat kegiatan melibatkan delegasi asing dan untuk menjaga
citra Indonesia selaku tuan rumah; dan
• Standby dan mampu memimpin tim tenaga penunjang serta bekerjasama dengan
Panitia bidang lainnya dan tempat penyelenggaraan.
6) 1 (satu) orang Koordinator Bidang Pengamanan dan Protokol
• Memiliki data dan jadwal petugas keamanan dan perlengkapan pengamanan
untuk di lokasi dan motorcade serta membantu pengaturannya;
• Berkoordinasi dengan Panitia dan pihak keamanan (Polda Metro Jaya) untuk
menjamin keamanan venue, hotel, jalan utama, bandara dan voorijder serta lokasi
lainnya yang dianggap perlu;
• Bekerja sama dengan Panitia/Kemlu terkait Keprotokolan;
• Bekerja sama dengan koordinator transportasi terkait handling VIP di bandara;
• Melakukan komunikasi dalam bahasa Inggris baik lisan maupun tulisan secara
baik dan benar mengingat kegiatan melibatkan delegasi asing dan untuk menjaga
citra Indonesia selaku tuan rumah; dan
• Mampu memimpin tim tenaga penunjang serta bekerjasama dengan Panitia
bidang lainnya dan tempat penyelenggaraan.
7) 1 (satu) orang Koordinator Bidang Media dan Dokumentasi
• Mempersiapkan dan mengkoordinasikan dokumentasi seluruh rangkaian
kegiatan;
• Memastikan seluruh bentuk dokumentasi dalam bentuk foto, video dan audio
dapat berfungsi dan menyampaikan hasilnya kepada panitia selambat-lambatnya
dua hari kalender setelah pelaksanaan Kegiatan;
• Memastikan seluruh kegiatan baik di dalam maupun di luar ruangan
terdokumentasikan;
• Mempersiapkan produksi dokumentasi kegiatan (foto, video dan audio).
• Melakukan komunikasi dalam bahasa Inggris baik lisan maupun tulisan secara
baik dan benar mengingat kegiatan melibatkan delegasi asing dan untuk menjaga
citra Indonesia selaku tuan rumah; dan
• Mampu memimpin tim tenaga penunjang serta bekerjasama dengan Panitia dan
Media.
Tugas Tenaga Penunjang:
• Bekerja sama dengan Koordinator dan Panitia Kemlu dan pihak yang terkait sesuai bidang
tugasnya.
• Membantu pelaksanaan tugas Team Leader dan Koordinator.
Menimbang pentingnya kegiatan ini diharapkan Team Leader, para Koordinator, dan Tenaga
Penunjang masing-masing standby 24 jam dan/atau menggunakan shift jam kerja dan
memakai seragam agar mudah dikenali oleh panitia.
Mengingat konferensi yang diselenggarakan Kementerian Luar Negeri bersifat politis,
penanganan delegasi asing wajib mendukung citra baik Indonesia, dan memperlakukan setiap
anggota delegasi asing sebagai tamu negara dengan courtesy berstandar internasional.
Setiap tenaga ahli harus membuat rencana kerja, melaksanakan kegiatan, membuat laporan
dan mempertanggungjawabkan penyelenggaraan kegiatan berdasarkan Daftar Kuantitas dan
Harga serta perubahan aktual di lapangan. Pertanggungjawaban kegiatan disampaikan paling
lambat 14 (empat belas) hari kalender sejak pelaksanaan kegiatan selesai dan disampaikan
kepada PPK.
Selain hal tersebut diatas, PCO harus memperhatikan arahan dari Pejabat Pembuat Komitmen
dan Panitia terhadap perkembangan kebutuhan aktual di lapangan.
Metode Kerja
Metode kerja yang harus dilakukan oleh Penyedia Pengadaan PCO Kegiatan 2nd MIKTA
Senior Officials‘ Meeting Tahun 2023 adalah:
1. Persiapan Kegiatan:
a. PCO pemenang tender sebagai penyedia jasa menyiapkan rapat-rapat koordinasi
dengan waktu yang ditentukan oleh Panitia Pelaksana.
b. Setelah diterbitkannya SPMK, PCO dapat mulai melakukan persiapan untuk menjamin
kelancaran penyelenggaraan, meliputi pertemuan koordinasi dengan Ditjen Kerja
Sama Multilateral untuk membahas persiapan teknis dan administrasi sesuai
spesifikasi teknis yang ditetapkan dalam dokumen Daftar Kuantitas dan Harga.
c. PCO harus dapat menguraikan rangkaian persiapan teknis dalam tampilan
desain/foto/gambar penyelenggaraan persidangan dalam format 2D dan/atau 3D.
2. Pelaksanaan Kegiatan:
PCO bersama Panitia Pelaksana, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), dan Aparat
Pengawas Internal Pemerintah (APIP) dari tim pendampingan Inspektorat Jenderal Kemlu
melakukan koordinasi secara rutin dan terarah untuk menjamin kelancaran
penyelenggaraan, sebagai berikut:
a. Melakukan konfirmasi seluruh program kegiatan dan kebutuhan teknis dan administrasi
secara rinci serta memeriksa ketersediaan dan kesiapan sarana dan prasarana yang
diperlukan, mengkonfirmasi program serta hal-hal penunjang yang diperlukan agar
pelaksanaan kegiatan dapat terlaksana dengan baik dan sesuai jadwal;
b. Memastikan kesiapan dan ketersediaan sarana dan prasarana yang diperlukan
persidangan, termasuk set-up ruang pertemuan, perlengkapan, konsumsi dan fasilitas
lain yang menjamin terlaksananya persidangan dengan baik dan terarah sesuai jadwal.
c. Menyelenggarakan kegiatan 2nd MIKTA Senior Officials‘ Meeting mulai sejak
kedatangan hingga kepulangan delegasi.
d. Pembayaran tagihan kepada PCO diatur dalam Syarat-Syarat Khusus Kontrak.
3. Pelaporan Kegiatan
Sebagai bentuk pertanggungjawaban pelaksanaan kegiatan, PCO wajib menyusun dan
menyerahkan Laporan Pelaksanaan Kegiatan didukung oleh bukti dokumentasi (foto dan
video) selambat-lambatnya satu minggu setelah pelaksanaan kegiatan.