Pengadaan Jasa Manajemen Fasilitas Terpadu Kementerian Luar Negeri Tahun Anggaran 2025 - 2027 [Rup Manual]

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) SINGKAT                       

                   SEKRETARIAT JENDERAL                               

KPA                : SEKRETARIAT JENDERAL                             

PPK                : RIYAN JUANDA                                     

NAMA PEKERJAAN     : PENGADAAN  JASA  MANAJEMEN  FASILITAS            
                     TERPADU KEMENTERIAN LUAR NEGERI TAHUN            
                     ANGGARAN 2025-2027                               

1. PENDAHULUAN                                                        

   a. Latar Belakang                                                  

    Biro Umum Kementerian Luar Negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 huruf
    f, Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 10 Tahun 2023 tentang Perubahan atas
    Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 6 Tahun 2021 tentang Organisasi dan Tata
    Kerja Kementerian Luar Negeri mempunyai tugas melaksanakan analisis kebutuhan
    sarana dan prasarana, layanan pengadaan barang dan jasa maupun pemeliharaan
    dan pengelolaan barang milik negara Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan
    Republik Indonesia, serta urusan kerumahtanggaan Kementerian Luar Negeri.

    Guna mendukung tugas dan fungsi Biro Umum tersebut, diperlukan adanya

    penyedia jasa profesional yang dapat membantu tugas dan fungsi biro umum dalam
    mengelola fasilitas, sarana dan prasarana di lingkungan Kementerian Luar Negeri.
    Selain itu, penyedia jasa tersebut juga diharapkan dapat mengintegrasikan sumber
    daya manusia, tempat, dan proses bisnis dalam lingkungan kerja Kementerian Luar
    Negeri sehingga peningkatan kualitas kerja pegawai di lingkungan Kementerian Luar
    Negeri dapat tercapai.                                            

    Selain itu, adanya beragam potensi kerusakan ataupun masalah bangunan dapat
    membahayakan bagi para pengguna bangunan. Oleh karena itu, pengelolaan
    fasilitas bangunan menjadi faktor penting untuk memastikan kenyamanan,
    keamanan, dan keselamatan seluruh orang yang menjalankan aktivitas di dalam
    bangunan.                                                         

    Urgensi terkait pengelolaan fasilitas tersebut dapat didukung dengan Manajemen
    Fasilitas terpadu.                                                

   b. Definisi                                                        

    Menurut ISO 41001:2018 pengertian dari Facility Management adalah upaya untuk
    menangani fasilitas secara tepat, menyeluruh, dan dengan tujuan mempertahankan
    dan memelihara fasilitas bangunan dengan tepat. Sumber lain, icicert.com
    menyebutkan definisi Facility Management adalah alat atau layanan yang
    mendukung fungsi organisasi yang mengintegrasikan sumber daya manusia (SDM),
    tempat, dan proses dalam lingkungan yang dibangun dengan tujuan meningkatkan
    kualitas hidup orang dan produktivitas inti bisnis.               

    Dari dua definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa Facility Management merupakan
    upaya untuk memberikan layanan yang dapat mempertahankan dan memelihara
    fasilitas dengan mengintegrasikan sumber daya manusia, tempat, dan proses dalam
    lingkungan yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas hidup.      

2. RUANG LINGKUP                                                      

  Secara umum, Manajemen Fasilitas Terpadu memiliki ruang lingkup sebagai berikut :
   a. Menyediakan layanan manajemen fasilitas yang meliputi:          
     1. Perawatan dan pemeliharaan bangunan, Utilitas bangunan dan lansekap;
     2. Tata Grha;                                                    
     3. Hospitality;                                                  
     4. Pelayanan Publik;                                             
     5. Pengendali Hama;                                              
     6. Layanan Pengamanan; dan                                       
     7. Dukungan Pelaksanaan Kegiatan Kementerian.                    

    Rincian dari masing - masing layanan di atas tercantum dalam dokumen Spesifikasi
    Teknis.                                                           

   b. Menyediakan fasilitas manajemen personel atas alih daya Pegawai Pemerintah Non
    Pegawai Negeri (PPNPN) Kementerian Luar Negeri;                   

   c. Membuat/menyediakan metodologi pelaksanaan pekerjaan untuk masing - masing
    layanan pada butir 8a;                                            

   d. Membuat/menyediakan Standard Operational Procedure (SOP) pelaksanaan
    pekerjaan untuk masing - masing layanan pada butir 8a.            

   e. Menyediakan peralatan dan perlengkapan operasional sesuai dengan yang
    tercantum dalam dokumen Spesifikasi Teknis;                       
   f. Mengadakan pelatihan yang bersifat substantif dan teknis kepada seluruh sumber

    daya manusia untuk mendukung layanan sebagaimana tercantum pada butir 8a;
   g. Mengadakan pemeriksaan kesehatan kepada seluruh sumber daya manusia
    sekurang - kurangnya 1 kali dalam kurun waktu 1 tahun.            

  Detail ruang lingkup Pekerjaan Manajemen Fasilitas Terpadu sesuai dengan yang
  tercantum dalam dokumen Spesifikasi Teknis.