KERANGKA ACUAN KERJA
BELANJA ALAT/BAHAN UNTUK KEGIATAN KANTOR –
ALAT/BAHAN UNTUK KEGIATAN KANTOR LAINNYA
(DIGITALISASI ARSIP SEKRETARIAT)
SUB KEGIATAN PENYEDIAAN BAHAN LOGISTIK KANTOR
BADAN PENDAPATAN DAERAH
KOTA BANDUNG
TAHUN 2025
1. LATAR : Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang memiliki
BELAKANG peranan potensial dan tidak mungkin dapat dihapus dalam
menunjang kelancaran kegiatan administrasi sehari – hari di segala
bidang kegiatan. Arsip mempunyai peranan sebagai pusat kegiatan,
sumber informasi, dan sebagai alat pengawas yang sangat
diperlukan dalam setiap organisasi dalam melakukan perencanaan,
penganalisaan, pengembagan, perumusan, kebijaksanaan,
pengambilan keputusan , dan pengendalian secara tepat.
Mengingat pentingnya arsip tersebut diatas maka perlu adanya
manajemen kearsipan atau sistem pengelolaan yang sistematis,
efektif dan efisien. Hal ini untuk memudahkan dalam mencari,
mengatur, memanfaatkan, dan menginventarisir masing – masing
jenis kearsipannya. Adapun tujuannya guna menjamin keselamatan
arsip agar suatu waktu diperlukan masih dapat disediakan dengan
cepat, tepat dan akurat.
Pertumbuhan dokumen yang dihasilkan dari proses administrasi
akan menyebabkan terjadinya penumpukan dan menimbulkan
permasalahan, seperti meningkatnya kebutuhan akan ruang
penyimpanan dokumen, peralatan. Sumber daya manusia (SDM)
serta kesulitan untuk menemukan kembali arsip/dokumen yang
dibutuhkan. Oleh karena itu, usaha – usaha untuk mengantisipasi
permasalahan tersebut sudah waktunya untuk dipersiapkan, antara
lain penataan fisik dokumen secara baik dan benar serta sesuai
dengan prinsip – prinsip kearsipan.
Dengan memperhatikan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang kearsipan dan semakin meningkatnya permintaan informasi
secara cepat, tepat dan akuntabel serta dalam rangka menjalankan
tugas pokok dan fungsi maka diperlukan pengelolaan informasi
secara efektif dan efisien. Untuk memenuhi maksud tersebut diatas,
Sekretaiat Badan Pendapatan Daerah (BAPENDA) untuk tahun
anggaran 2025 ini akan melaksakan Pekerjaan Belanja Alat/Bahan
Untuk Kegiatan Kantor – Alat/Bahan Untuk Kegiatan Kantor
Lainnya (Digitalisasi Arsip). Adapun rencana kegiatan Digitalisasi
Arsip yang akan dilaksanakan adalah mengkonversi dokumen di
Sekretariat Bapenda sejumlah ± 22.550 Lembar Arsip.
2. MAKSUD DAN : 1. Maksud
TUJUAN
A. Meningkatkan kinerja pengorganisasian dan
memudahkan pelaksanaan kegiatan;
B. Terkonversinya data arsip/dokumen fisik menjadi
arsip/dokumen digital ke dalam data dokumentasi arsip
Sekretariat Badan Pendapatan Daerah.
2. Tujuan
Mengkonversi arsip/dokumen fisik menjadi arsip/dokumen
digital Arsip Sekretariat Badan Pendapatan Daerah.
3. Manfaat : A. Mendorong terciptanya ketersediaan data yang benar secara
digital yang berkaitan dengan pengelolaan dokumen.
B. Mempermudah penyimpanan dan pengarsipan data,
mempercepat proses pencarian, dan membangun pusat data
beserta kelengkapan teknis dan administrasi lainya serta
standarisasi pelaporan.
4. TARGET/ : A. Terbentuknya dokumentasi dalam bentuk Digital (PDF dan
Excel) yang berguna dan bermanfaat secara nyata terutama
SASARAN
bagi penyelenggara pengelolaan tugas kearsipan Sekretariat
Badan Pendapatan Daerah.
B. Terbentuknya penyimpanan arsip/dokumen secara Digital
yang memiliki kelebihan antara lain menghemat ruang sebagai
back up/cadangan data, meminimalkan resiko kerusakan dan
kehilangan fisik arsip, serta pengamanan arsip dari pihak –
pihak yang tidak bertanggung jawab.
5. LOKASI : BADAN PENDAPATAN DAERAH KOTA BANDUNG
KEGIATAN
DAN PEJABAT HENRYCO ARIE SAPIIE, SE.AK
PEMBUAT NIP. 19710621 199806 1 001
KOMITMEN
6. SUMBER : Untuk pelaksanaan kegiatan ini disediakan biaya sebesar Rp.
100.122.000 (Seratus Juta Seratus Dua Puluh Dua Ribu
DANA DAN
Rupiah) termasuk PPN, dibiayai APBD Kota Bandung Tahun
PERKIRAAN
Anggaran 2025 dengan Kode Rekening
BIAYA 5.02.01.2.06.0004.5.1.02.01.01.0036 Sub Kegiatan
Penyediaan Bahan Logistik Kantor.
7. RUANG : A. Ruang Lingkup Pekerjaan :
LINGKUP Konversi arsip/dokumen fisik menjadi digital melalui proses
PEKERJAAN pemindaian dan input data Arsip Sekretariat.
DAN DATA Pendataan arsip Sekretariat Bapenda sejumlah ± 22.550
SERTA Lembar Arsip
FASILITAS B. Data serta Fasilitas Penunjang :
PENUNJANG Arsip/Dokumen Sekretariat Bapenda beserta
kelengkapan Teknis dan Adminstrasi Lainnya.
Pemindai yang dapat memindai dengan minimal
kecepatan 60 ppm
8. WAKTU : Waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan Digitalisasi Arsip ini
PELAKSANAAN adalah selama 15 (Lima Belas) Hari Kalender.
YANG
DIPERLUKAN
9. PRODUK : Hasil produk yang akan dihasilkan dari pelaksanaan Digitalissasi
YANG arsip ini berupa :
DIHASILKAN A. Konversi arsip fisik menjadi arsip digital sebanyak 22.550
lembar arsip fisik ke dalam format PDF dan excel;
B. Back Up Data kedalam Compact Disc (CD) yang memuat data
hasil entry data arsip digital sebanyak 22.550 lembar arsip
fisik ke dalam format PDF dan excel;
10 PENUTUP : Demikian yang dapat disampaikan, Kerangka Acuan Kerja Rencana
Pekerjaan Sub Kegiatan Penyediaan Bahan Logistik Kantor
Pekerjaan Belanja Alat/Bahan Untuk Kegiatan Kantor –
Alat/Bahan Untuk Kegiatan Kantor Lainnya (Digitalisasi Arsip
Sekretariat) yang akan dilaksanakan ini disusun dengan harapan
dengan penyelenggaraan pekerjaan ini dapat mendukung pelayanan
administrasi perkantoran dalam rangka meningkatkan Pendapatan
Asli Daerah Kota Bandung.
BANDUNG, 10 NOVEMBER 2025
KUASA PENGGUNA ANGGARAN
SELAKU
PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN
HENRYCO ARIE SAPIIE, SE.AK
NIP. 19710621 199806 1 001