Sewa Pemakaian Sistem Tata Udara Beserta Kelengkapannya Dalam Rangka Hut Kemerdekaan Ke-78 Ri

RENCANA KERJA DAN SYARAT-SYARAT (RKS)                   

 SEWA PEMAKAIAN SISTEM TATA UDARA BESERTA KELENGKAPANNYA DALAM RANGKA   
     HUT KE-78 RI TAHUN 2023 DI LINGKUNGAN ISTANA KEPRESIDENAN JAKARTA  

A. GAMBARAN UMUM                                                        

   Pelaksanaan kegiatan Penyelenggaraan Peringatan Hari Kemerdekaan 17 Agustus 2023,
   menentukan metode pelaksanaan kegiatan sebagai berikut :             
   1. Pada persiapannya, Pelaksana dapat berkoordinasi dengan PPK untuk lokasi penempatan,
     jalur instalasi, dan kualitas unit AC dan Misting Fan.             
   2. Pelaksana dapat mensurvei area untuk persiapan marking kebutuhan AC dan instalasi di

     lapangan.                                                          
   3. Pelaksana dapat membuat Layout dan Gambar Kerja                   
   4. Pembuatan jadwal waktu pelaksanaan sesuai dengan perkembangan terakhir rencana
     rangkaian kegiatan HUT RI ke-78 dari mulai persiapan hingga pembongkaran.
   5. Proses penyiapan unit AC dan Misting Fan berikut instalasinya harus sesuai dengan yang

     tercantum dalam BQ dan kualitas unit yang bagus, dingin, bersih dan berfungsi baik.
   6. Semua persiapan item unit dan kelengkapan instalasinya sudah dalam keadaan siap pasang di
     lapangan.                                                          
   7. Untuk AC Ceiling 3 PK (2unit) di Panggung Mimbar Kehormatan kedatangan unit harus
     mengikuti progres konstruksi panggung kehormatan tanggal 9/10 Agustus 2023, karena
     posisi akan ditaruh di bawah panggung.                             

   8. Durasi sewa dihitung sejak AC berfungsi (hidup dan dingin)        
   9. Tenda Kegiatan Utama terdiri dari 5 (lima) :                      
     a) Tenda dan Panggung untuk undangan VVIP/Mimbar Kehormatan,       
     b) Tenda dan Panggung untuk undangan VIP Timur dan MC,             
     c) Tenda dan Panggung untuk aubade, korsik dan paduan suara        

     d) Tenda dan Panggung untuk media                                  
     e) Tenda dan Panggung Kesenian                                     
   10. Tenda Dekorasi untuk kebutuhan loading dan penyimpanan bunga dekorasi.
   11. Lokasi Tenda dan Partisi Ruang untuk tim Media.                  
   12. Lokasi Tenda pasukan, tim medis dan lain-lain.                   

B. SPESIFIKASI TEKNIS                                                   
   Pelaksana harus menyiapkan persiapan selama pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari :
                                              Volume                    
 No.             Uraian Kegiatan                          Keterangan    
                                           Jumlah Satuan                
 a                    b                      c      d         e         

    LOKASI PENEMPATAN                                                   
 I  AREA HALAMAN UPACARA ISTANA MERDEKA                                 

 A  TENDA UTAMA                                                         
    Tenda/Panggung Kehormatan dan VVIP (13-17 Agustus                   
 1                                                                      
    2023)                                                               
     - Sewa pemakaian AC ceiling suspended Kap. 5 PK 2 unit             
     - Sewa pemakaian AC ceiling suspended Kap. 3 PK 2 unit             
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 25 unit               
    - Sewa protector kabel                     2  unit                  

    - Sewa sketsel                             4  unit                  
 2  Tenda Tamu Undangan Barat (14-17 Agustus 2023)                      
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 18 unit               
     - Sewa pemakaian misting fan             14  unit                  

 3  Tenda Tamu Undangan Timur (14-17 Agustus 2023)                      
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 25 unit               
     - Sewa pemakaian misting fan             16  unit                  
    Tenda Tamu Undangan Tambahan Timur (14-17 Agustus                   
 4                                                                      
    2023)                                                               
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 9 unit                
     - Sewa pemakaian misting fan              9  unit                  
 5  Tenda Undangan Sisi Aubade (14-17 Agustus 2023)                     
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 10 unit               

     - Sewa pemakaian misting fan              9  unit                  
 6  Aubade, Korsik, dan Paduan Suara (14-17 Agustus 2023)               
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 10 unit               
     - Sewa pemakaian misting fan              9  unit                  
     - Sewa kabel twist 4 x 35 mm, tambahan (> 50 m) 30 meter           

 B  TENDA PENDUKUNG                                                     
 1  Tenda Artis (15-17 Agustus 2023)                                    
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 5 unit                
 2  Tenda Control Sound (15-17 Agustus 2023)                            

     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 4 unit                
    Tenda Kesehatan (Und. Barat, Aubade & Kanpres) (14-17               
 3                                                                      
    Agustus 2023)                                                       
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 4 unit                
    Tenda Rangkai Bunga (Area Chiller Kantor Presiden) (15-17           
 4                                                                      
    Agustus 2023)                                                       
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 2 unit                
 II AREA AIR MANCUR TIMUR                                               

 A  TENDA UTAMA                                                         
 1  Panggung Kesenian (15-17 Agustus 2023)                              
     - Sewa pemakaian misting fan              2  unit                  
 B  TENDA PENDUKUNG                                                     
 1  Tenda Konsumsi (15-17 Agustus 2023)                                 

     - Sewa pemakaian misting fan              3  unit                  
 2  Tenda Goody Bag (15-17 Agustus 2023)                                
     - Sewa pemakaian misting fan              3  unit                  
 3  Tenda Dharma Wanita (15-17 Agustus 2023)                            

     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 2 unit                
     - Sewa pemakaian misting fan              1  unit                  
 4  Tenda Secdoor (15-17 Agustus 2023)                                  
     - Sewa pemakaian misting fan              1  unit                  
 III AREA WISMA NEGARA                                                  
 A  TENDA UTAMA                                                         
 1  Panggung Kesenian (15-17 Agustus 2023)                              
     - Sewa pemakaian misting fan              2  unit                  

 B  TENDA PENDUKUNG                                                     
 1  Tenda Secdoor (15-17 Agustus 2023)                                  
     - Sewa pemakaian misting fan              1  unit                  

 IV AREA HALAMAN WANTIMPRES                                             

 A  TENDA UTAMA                                                         
 1  Tenda Pemeran Serta Kesenian (14-17 Agustus 2023)                   
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 8 unit                
     - Sewa pemakaian misting fan             12  unit                  

     - Sewa kabel twist 4 x 35 mm, tambahan (> 50 m) 150 m              
 2  Tenda Pendukung Kesenian (14-17 Agustus 2023)                       
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 4 unit                
 3  Tenda Kesehatan Wantimpres (14-17 Agustus 2023)                     
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 6 unit                

 4  Tenda Secdoor (15-17 Agustus 2023)                                  
     - Sewa pemakaian misting fan              1  unit                  

 V  AREA BARAT ISTANA (PARKIR SETNEG)                                   

 A  TENDA PENDUKUNG                                                     
  1 Tenda TV Control (10-17 Agustus 2023)                               
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 8 unit                
  2 Ruang Bahasa Isyarat (13-17 Agustus 2023)                           

     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 1 unit                
  3 Tenda Sekretariat Media (13-17 Agustus 2023)                        
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 1 unit                
  4 Tenda Storage TV Pool (10-17 Agustus 2023)                          
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 1 unit                

  5 Tenda Istirahat TV Pool (10-17 Agustus 2023)                        
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 1 unit                
  6 Tenda Media Lain (13-17 Agustus 2023)                               
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 1 unit                

  7 Tenda Cadangan (15-17 Agustus 2023)                                 
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 2 unit                
  8 Tenda Standby PLN (15-17 Agustus 2023)                              
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 1 unit                
  9 Tenda Standby Telkom (15-17 Agustus 2023)                           

     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 1 unit                
 10 Tenda Satria Nusantara (15-17 Agustus 2023)                         
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 2 unit                
 11 Tenda Kesehatan (15-17 Agustus 2023)                                
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 2 unit                

 12 Tenda Konsumsi (15-17 Agustus 2023)                                 
     - Sewa pemakaian misting fan              3  unit                  
 13 Tenda Antigen (13-17 Agustus 2023)                                  
     - Sewa pemakaian misting fan              3  unit                  

 14 Tenda Secdoor (15-17 Agustus 2023)                                  
     - Sewa pemakaian misting fan              1  unit                  
 15 Tenda Dharma Wanita (14-17 Agustus 2023)                            
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 1 unit                

 VI AREA ISTANA NEGARA                                                  
 A  TENDA UTAMA                                                         
 1  Panggung Kesenian (15-17 Agustus 2023)                              
     - Sewa pemakaian misting fan              2  unit                  

 VII AREA MONAS                                                         
 A  TENDA PENDUKUNG                                                     
 1  Tenda Secdoor (15-17 Agustus 2023)                                  

     - Sewa pemakaian misting fan              1  unit                  
 2  Ruang Bendera (12-17 Agustus 2023)                                  
     - Sewa pemakaian kipas angin duduk        8  unit                  
 3  Tenda TV Pool (10-17 Agustus 2023)                                  
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 8 unit                

 4  Tenda Telkom (11-17 Agustus 2023)                                   
     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 2 unit                
     - Sewa kabel twist 4 x 70 mm, tambahan (> 50 m) 85 m               
 5  Tenda Istirahat (11-17 Agustus 2023)                                

     - Sewa pemakaian AC standing floor Kap. 5 PK 2 unit                

 VIII MOBILISASI                                                        
 1  Sewa Minibus (15-17 Agustus 2023)         10  unit                  

C. PERALATAN UTAMA DAN PERALATAN PENDUKUNG                              
  Dalam pelaksanaan kegiatan mengingat kegiatan acara yang sangat dinamis dengan time schedule
  pelaksanaan yang sangat ketat, guna tercukupinya sumber daya peralatan utama dan pendukung
  sehingga setiap peralatan harus dalam kondisi ready to use, maka penyedia berkeharusan

  memiliki sendiri/dukungan unit/ perjanjian sewa untuk jenis, kapasitas, jumlah dan komposisi
  peralatan serta perlengkapan sebagai berikut:                         
  -  AC Standing Floor 5 PK ex Daikin including cover dengan kondisi bagus dan baru, minimal 50
     unit disertai bukti kepemilikan                                    
  -  AC Ceiling suspended ex Daikin 5PK kondisi baru dan bagus untuk mimbar kehormatan

     disertai bukti kepemilikan                                         
  -  AC Ceiling suspended ex Daikin 3PK including cover warna merah sesuai warna karpet,
     kondisi baru dan bagus untuk panggung mimbar kehormatan dan unit harus datang
     menyesuaikan dengan konstruksi panggungnya.                        
  -  Sketsel untuk menutupi unit AC di area Mimbar Kehormatan           

  -  Misting Fan kondisi berfungsi dengan baik                          
  -  Kabel Tray menyesuaikan di lapangan                                
  -  Genset menyesuaikan di lapangan                                    
  -  Toolset, Freon, Peralatan Kerja yang mendukung dalam pekerjaan.    

D. TENAGA AHLI DAN PELAKSANA LAPANGAN SERTA KOMPETENSI DAN PENGALAMAN PENYEDIA
  Dalam pelaksanaan pekerjaan, pelaksana diharuskan memiliki kemampuan yang kompeten dan
  berkinerja baik dalam pelaksanaan pemasangan AC dan Misting Fan berikut Instalasinya pada
  kegiatan yang dihadiri oleh VVIP setingkat Kepala Negara (Presiden). Penyedia juga harus
  didukung dengan SDM yang mumpuni sehingga didapatkan hasil pekerjaan yang optimal dan
  dapat terselesaikan on-time sesuai dengan time schedule yang disusun. Untuk mendapatkan

  kriteria di atas diperlukan persyaratan-persyaratan sebagaimana berikut :
  a. Daftar Tenaga Ahli yang harus dimiliki :                           
     1 orang Pengawas/Koordinator, S-1 Teknik Mesin/Elektro , memiliki Sertifikat SKA Muda
     Ahli Teknik Sistem Tata Udara dan Refigerasi dengan pengalaman kerja ≥ 3 tahun dan terlibat
     pada pekerjaan skala kegiatan di atas untuk 2 tahun terakhir (dibuktikan dengan surat

     keterangan berkinerja baik dari pemberi tugas/klien)               
  b. Daftar Tenaga Teknis/Terampil yang harus dimiliki :                
     4 orang Pelaksana Lapangan, Minimal SMA/SMK/Sederajat, memiliki Sertifikat SKT Mekanik
     Heating Ventilation dan Air Condition (HVAC) dengan pengalaman ≥ 3 tahun dan terlibat
     pada pekerjaan skala kegiatan di atas untuk 2 tahun terakhir (dibuktikan dengan surat

     keterangan berkinerja baik dari pemberi tugas/klien.               
  c. Kualifikasi Pelaksana :                                            
 1. Akte Pendirian dan Perubahan                                        
 2. Memiliki Surat Izin Usaha sesuai peraturan perundang-undangan dan bidang pekerjaan
   yang diadakan.                                                       
   a. Surat Izin: NIB BERBASIS RESIKO                                   

   b. Bidang Usaha:                                                     
    Perdagangan Besar Mesin,Peralatan dan Perlengkapannya(46599)       
    Aktivitas Penyewaaan dan Sewa Guna Usaha Tanpa Hak Opsi Alat Pesta(77291)

    Instalasi Pendingin dan Ventilasi Udara (43224)                    
    SBU Instalasi Pendingin dan Ventilasi Udara (43224) Spesialis IN 008
   c. Kualifikasi usaha: Kecil                                          
 3. Memiliki Tanda Daftar Perusahaan (TDP) atau Nomor Induk Berusaha (NIB).
 4. KTP                                                                 

 5. Memiliki NPWP dan telah memenuhi kewajiban perpajakan tahun terakhir (SPT
   Tahunan) Tahun 2022                                                  
 6. Mempunyai atau menguasai tempat usaha/kantor dengan alamat yang benar, tetap dan
   jelas berupa milik sendiri atau sewa.                                
 7. Status valid Keterangan wajib pajak                                 

 8. Sertifikat BPJS Kesehatan dan Ketenaga Kerjaan                      
 9. Sertifikat ISO 9001-2015                                            
   Sertifikat ISO 45001-2018                                            
   Sertifikat ISO 14001-2015                                            
 10. Surat referensi atau surat keterangan berkinerja baik terbaru dari pengguna

   jasa/pemberi kontrak kepada perusahaan (minimal satu surat referensi dalam kurun
   waktu dua tahun terakhir)                                            

E. TEKNIS PELAKSANAAN PEKERJAAN                                         
  Setelah penandatanganan kontrak penyedia segera melakukan langkah-langkah persiapan yang

  meliputi :                                                            
  1. Melaksanakan koordinasi dengan PPK dan Bagian Bangunan Biro Umum Sekretariat Presiden
    guna membahas rencana pelaksanaan pekerjaan dengan melibatkan tenaga ahli dan tenaga
    teknis yang berkompeten.                                            
  2. Bersama-sama melakukan marking area untuk mendapatkan titik –titik penempatan yang
    fixed dan sesuai sehingga fungsi dari AC dan Misting fan optimal serta tidak terlihat tidak rapi

    dari instalasi dan penempatan.                                      
  3. Melakukan penyesuaian gambar jika diperlukan terkait dengan perubahan lokasi titik
    penempatan unit di lapangan untuk selanjutnya dimintakan persetujuan ke PPK dan Bagian
    Bangunan Biro Umum Sekretariat Presiden.                            
  4. Melakukan proses produksi instalasi sesuai dengan gambar yang disetujui, selama pelaksanaan

    proses instalasi penyedia wajib memberikan laporan secara berkala terkait progress yang
    dicapai serta garansi kualitas dari unit AC dan misting fan yang dipasang.
  5. Pelaksana melakukan mobilisasi dan menyimpan material serta peralatan sesuai dengan alur
    dan tempat yang sudah ditetapkan dengan menyiapkan penutup sehingga terlihat rapi.
  6. Selain Tim Ahli dan Tim Teknis, penyedia wajib menunjuk koordinator untuk setiap area

    pekerjaan yang bertanggungjawab atas kendali pekerjaan pada setiap area.
  7. Selama melaksanakan pekerjaan di lapangan, tim ahli, tim teknis dan koordinator area wajib
    mengarahkan pekerja, material peralatan serta alur teknis pekerjaan sedemikian rupa supaya
    berjalan efektif dan efisien.                                       
  8. Waktu pelaksanaan pekerjaan disesuaikan dengan kegiatan VVIP dan pelaksana bisa
    mengajukan pekerjaan lembur dengan mengajukan ijin terlebih dahulu kepada Bagian

    Keamanan Dalam Sekretariat Presiden dan Paspampres.                 
  9. Dalam melaksanakan pekerjaan pelaksana harus mematuhi segala tata tertib yang berlaku di
    lingkungan Istana Kepresidenan Jakarta.                             
  10. Setiap selesai melakukan pekerjaan penyedia wajib membersihkan lokasi pekerjaan sehingga
    rapi seperti semula.                                                

  11. Pelaporan kegiatan menjadi bentuk pertanggungjawaban penyedia jasa kepada PPK
    diharapkan laporan yang disusun memenuhi seluruh komponen pekerjaan yang telah
    dilaksanakan dengan susunan yang sistematis, mudah dipahami serta akuntabel.

F. PENUTUP                                                              

  Demikian Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS) ini dibuat sebagai bahan rencana kerja dan
  acuan dalam pelaksanaan kegiatan Pekerjaan Sewa Pemakaian Sistem Tata Udara beserta
  Kelengkapannya dalam rangka HUT Kemerdekaan Ke-78 RI Tahun 2023 di Lingkungan Istana
  Kepresidenan Jakarta.