PERPUSTAKAAN NASIONAL RI
KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
PEER LEARNING MEETING REGIONAL
PENGADAAN BELANJA BARANG NON OPERASIONAL
PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA
JL. SALEMBA RAYA RAYA NO. 28A JAKARTA
2023
KERANGKA ACUAN KERJA(KAK)
PEER LEARNING MEETING REGIONAL
1. Latar Perpustakaan Nasional (Perpusnas) di tahun 2023 menjalankan Program
Belakang Transformasi Perpustakaan Berbasis Inklusi Sosial dengan melakukan
perluasan wilayah ke 450 desa/kelurahan di 136 Kabupaten/Kota yang
berada di 34 provinsi. Di tahun yang ke-11 (sebelas) transformasi
perpustakaan, peningkatan literasi masyarakat melalui peningkatan
kualitas layanan perpustakaan umum ini telah menyebar ke lebih dari
3985 desa/kelurahan, 399 kabupaten kota di 34 provinsi Dalam
implementasinya, Program Transformasi Perpustakaan Berbasis Inklusi
Sosial, mendapatkan dukungan dari pemerintah melalui Badan
Perencanaan Pembangunan Nasional (Bappenas) yang dituangkan dalam
Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2020 – 2024,
Program Prioritas keempat (PP IV) yaitu : ‘Meningkatkan budaya literasi,
inovasi dan kreativitas’. Pada praktiknya, perpustakaan diharapkan dapat
membantu capaian pembangunan nasional terutama dalam pembangunan
Sumber Daya Manusia (SDM) yang unggul dan berkualitas. Perpustakaan
dapat berkontribusi besar dalam membangun masyarakat
berpengetahuan dengan menyediakan akses informasi melalui layanan
buku, perangkat IT seperti komputer dan internet serta melalui kegiatan-
kegiatan pemberdayaan sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Dalam
Program Transformasi Perpustakaan Berbasis Inklusi Sosial, kegiatan
Peer Learning Meeting (PLM) merupakan satu kegiatan
pendampingan/mentoring yang dilakukan kepada perpustakaan dengan
cara mengumpulkan para pengelola perpustakaan untuk saling
sharing/berbagi pengalaman seputar keberhasilan yang telah dicapai
maupun tantangan yang dihadapi untuk didiskusikan solusinya secara
bersama. Kegiatan sharing/berbagi disampaikan berdasarkan
pengalaman nyata yang dialami saat implementasi program di
perpustakaan pasca pembekalan yang diikuti pengelola dalam Sosialisasi
Program dan Bimbingan Teknis (Bimtek) Strategi Pengembangan
Perpustakaan dan Teknologi Informasi Komunikasi (SPP-TIK). Berbeda
dengan PLM Nasional dimana porsi terbanyak berisi tentang berbagi
pengalaman dan praktik baik serta saling memotivasi dan menginspirasi
dengan sesama pengelola perpustakaan mitra program. Dari berbagai
wilayah dan antar perpustakaan dengan tahun intervensi program yang
berbeda. Sedangkan PLM Regional 2023 ini khusus melibatkan
perpustakaan mitra tahun 2022-2023 sebanyak 450 perpustakaan
desa/kelurahan, 136 Dinas Perpustakaan Kabupaten Kota dan 34 Dinas
Perpustakaan Provinsi. Selain itu, di PLM Regional lebih fokus pada
penguatan kapasitas pengelola perpustakaan mitra 2022-2023 agar terus
meningkatkan kualitas layanannya dan menyuarakan transformasi yang
telah dilakukan. Mengingat program ini harus tetap berlanjut dan meluas
pasca berakhirnya RPJMN di tahun 2024. Pengelola perpustakaan
didorong untuk meningkatkan kreativitas, inovasi, entrepreneurship,
kepemimpinan dan kemampuan komunikasinya. Kapasitas tersebut
diharapkan dapat mendukung pencapaian program meliputi:
1) Meningkatkan Kualitas Layanan Perpustakaan;
2) Meningkatkan Penggunaan Layanan oleh Masyarakat sesuai dengan
Kebutuhan Masyarakat, dan;
3) Membangun Komitmen & Dukungan Stakeholder untuk Transformasi
Perpustakaan yang Berkelanjutan. PLM Regional dilakukan dengan
menghadirkan dan mencampurkan peserta dari berbagai wilayah
dalam 2 regional /batch. Hal ini dilakukan untuk memudahkan
pengelolaan peserta sehingga proses transfer pengetahuan menjadi
efektif, dan proses saling belajar antar wilayah tetap terjadi. Dalam
kegiatan Peer Learning Meeting (PLM) Regional harapannya dapat
2 | 7
memberikan dorongan kepada pengelola perpustakaan agar mampu
untuk menangkap perubahan yang terjadi mengikuti perkembangan
zaman sehingga berdampak terhadap layanan yang diberikan di
perpustakaan untuk masyarakat. Melalui kegiatan PLM, pengelola
perpustakaan dapat mengukur keberhasilan program di
perpustakaannya masingmasing, serta proses mentoring berjenjang
yang telah dilakukan dari provinsi, kabupaten kota hingga ke
desa/kelurahan.
2. Maksud dan Maksud dan tujuan dilaksanakan Peer Learning Meeting Regional adalah :
Tujuan Memfasilitasi proses self assessment setiap perpustakaan untuk
penguatan implementasi program perpustakaan mitra 2022 – 2023
melalui self assessment setiap perpustakaan untuk mengetahui secara
mendalam performa dari implementasi program. Memberikan
penguatan kapasitas peserta terkait kreativitas, inovasi, 2023 dan
proses mentoring yang dijalankan dari provinsi, kabupaten/kota
hingga desa/kelurahan
kelurahan entrepreneurship, dan kepemimpinan dan kemampuan
komunikasi
Menghadirkan secara khusus narasumber expert untuk meningkatkan
kapasitas peserta, baik teori maupun praktik
Meningkatkan kapasitas peserta dalam kreativitas, inovasi,
entrepreneurship, dan kepimimpinan (CIEL) serta kemampuan
komunikasi (communication skills) yang penting bagi keberlanjutan
transformasi perpustakaan
Menyusun rencana kerja implementasi program
3. Sasaran Peer Learning Meeting Regional ini akan melibatkan peserta dari mitra
program tahun 2022-2023. Terdiri perwakilan dari :
34 Dinas Perpustakaan Provinsi,
136 Dinas Perpustakaan Kabupaten/Kota, dan
450 Perpustakaan Desa/Kelurahan. Total peserta yang diundang hadir
secara onsite/tatap muka sebanyak 636 orang dan menyediakan
perangkat pertemuan secara daring dengan kapasitas 1000 orang.
Dari jumlah tersebut akan dibagi dalam 2 regional/batch. Rincian peserta
kegiatan yang hadir onsite/tatap muka, dapat dilihat dalam tabel berikut
ini.
Daftar Peserta tatap muka (luring) PLM Regional
No Institusi Regional 1 Regional 2
1. Dinas Perpustakaan Provinsi 21 orang 17 orang
2. Dinas Perpustakaan Kabupaten/Kota 72 orang 70 orang
2023
3. Perpustakaan Desa/ Kelurahan 2023 232 orang 224 orang
Jumlah 325 orang 311 orang
Total 636 orang
4. Metode 1. Dilakukan secara onsite (tatap muka), menyatukan beberapa provinsi
dalam satu lokasi kegiatan. Dari 34 provinsi dibagi menjadi 2
kelompok/regional, di 2 (dua) provinsi.
5. Lokasi Kegiatan Peer Learning Meeting Regional dilaksanakan di lokasi yang
Kegiatan telah ditetapkan oleh Perpustakaan Nasional RI :
- Jakarta di Hotel Grand Sahid Jaya Jakarta
- Surabaya di Hotel VASA Surabaya
6. Waktu dan 1. Kegiatan PLM Regional dilaksanakan secara onsite di 2 lokasi :
Durasi Kelompok/batch 1 : tanggal 22 – 24 Agustus 2023
3 | 7
Kelompok/batch 2 : tanggal 29 – 31 Agustus 2023
2. Kegiatan dilakukan selama 3 (tiga) hari, termasuk hari perjalanan.
Hari Pertama : Kedatangan Peserta & Pembukaan Kegiatan PLM
Regional
Hari Kedua : Pelaksanaan PLM Regional
Hari Ketiga: Kepulangan peserta
Jadwal :
Hari Sesi Durasi Waktu Fasilitator Keterangan
I Kedatangan Peserta Sebelum 17.00 EO
Sesi 1. 90 menit 19.00 – 20.30 Konsultan Ballroom
Penyampaian Tujuan dan Agenda Perpusnas
PLM Regional
Pembukaan Kegiatan secara
Resmi
II Energizer & Perkenalan 30 menit 08.00 – 08.30 Konsultan Ballroom
Sesi 2. 45 menit 08.30 – 09.15 Konsultan Ballroom
Update Progres Program
Pengantar Sesi Self Assessment
Progres Implementasi Program
dan Mentoring Berkelanjutan
Rehat Kopi 15 menit 09.15 – 09.30 EO Ballroom
Diskusi Self Assessment Progres 150 menit 09.30 – 12.00 Konsultan Breakout
Implementasi Program dan room
Mentoring Berkelanjutan
Rehat Siang 60 menit 12.00 – 13.30 EO
Sesi 3. 150 menit 13.30 – 16.00 Ekspert Ballroom
Penguatan Kreativitas, Inovasi,
Entrepreneurship, dan
Kepimimpinan (CIEL) dan
Communication Skills bagi
Keberlanjutan Transformasi
Perpustakaan
Rehat Kopi 30 menit 16.00 – 16.30 EO Ballroom
Sesi 4. 45 menit 16.30 – 17.15 Konsultan Ballroom
Finalisasi Rencana Tindak Lanjut
Sesi 5. 30 menit 17.15 – 17.45 Konsultan Ballroom
Wrap Up dan Kesimpulan
Sesi 6. Penutupan Kegiatan secara 30 menit 17.15 – 18.15 Perpusnas Ballroom
Resmi
Koordinasi Lanjutan dengan 60 menit 19.00 – 20.00 Konsultan Ballroom
Konsultan Pendamping Wilayah
III Kepulangan Peserta
7. Sumber Kegiatan ini dibiayai dari sumber pendanaan APBN Perpustakaan Nasional
Pendanaan Tahun Anggaran 2023 sejumlah Rp. 6.999.944.844,- ( Enam milyar sembilan
ratus sembilan puluh sembilan juta sembilan ratus empat puluh empat ribu
delapan ratus empat puluh empat rupiah ). Apabila terdapat kebijakan
pemerintah/PA/KPA perihal penganggaran yang berakibat kegiatan ini
dibatalkan/dihentikan/dikurangi maka penyedia tidak dapat menuntut PA, KPA,
PPK, UKPBJ dan Pokja Perpustakaan Nasional RI.
8. Referensi 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan;
Hukum 2. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang pemerintahan daerah;
3. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan UU No 43
Tahun 2007 tentang Perpustakaan;
4. Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 tentang perangkat daerah;
5. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan
Barang/jasa Pemerintah, yang terakhir dirubah dengan Peraturan
Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Perubahan atas Peraturan
4 | 7
Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/jasa
Pemerintah;
6. Peraturan Perpustakaan Nasional Republik Indonesia Nomor 3 Tahun
2023 Tentang tentang Transformasi Perpustakaan Berbasis Inklusi
Sosial.
9. Lingkup 1. Kegiatan Peer Learning Meeting Regional dilaksanakan di Jakarta dan
Kegiatan Surabaya yang dihadiri sejumlah 636 orang terdiri dari dinas perpustakaan
provinsi, dinas perpustakaan kabupaten/kota dan perpustakaan
desa/kelurahan penerima manfaat program Transformasi Perpustakaan
Berbasis Inklusi Sosial,
2. Paket Meeting Fullboard Twinshare selama 3 hari 2 malam, dilaksanakan di
hotel minimal bintang 4 Berlokasi di 2 Provinsi yang telah ditetapkan oleh
Perpustakaan Nasional RI.
Paket Meeting Fullboard di Jakarta sejumlah 325 orang,
Paket Meeting Fullboard di Surabaya sejumlah 311 orang
Total Paket Meeting Fullboard sejumlah 636 orang
3. Penawaran Paket Meeting Fullboard tidak boleh melebihi ambang batas
tertinggi SBM (Standard Biaya Masukan) dimasing-masing provinsi sebagai
mana ditetapkan dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor
83/PMK.02/2022 tentang Standar Biaya Masukan Tahun 2023;
4. Ruang Pertemuan dengan kapasitas 500 orang di setiap lokasi dengan
settingan Rountable (lay out dapat berubah disesuaikan dengan kebutuhan
dilengkapi dengan meja); tanpa tiang didalam ruangan dilengkapi dengan :
LED Screen ukuran 8x4 m2
Frame bawah LED
Ringging gawang LED
Genset 80Kva
Spanduk selamat datang
Standing banner
Bacdrop
5. Menyediakan 7 paket meeting room (breakout room) dengan kapasitas
80 orang di setiap lokasi kegiatan dilengkapi dengan :
LCD Proyektor,
Screen
Soundsystem,
Conector audio, S
standing flinchart, dll
6. Menyediakan air minum untuk seluruh peserta selama kegiatan berlangsung;
7. Menyediakan Gift pulsa untuk peserta daring di 2 lokasi untuk 10 orang
8. Menyediakan paket video shooting live streaming zoom dengan 3 kamera
selama 2 (dua) hari dengan minimal kapasitas 200 Mbps.
9. Menyediakan Publikasi kegiatan di media massa nasional (cetak dan online)
10. Menyediakan paket dokumentasi foto dan video (1paket di setiap provinsi)
11. Menyediakan dukungan daya listrik yang memadai
12. Menyediakan uang harian peserta kegiatan sejumlah hari yang telah
ditentukan:
13. Menyediakan biaya transportasi perjalanan dari daerah asal ke tempat acara
pergi dan pulang, sejumlah peserta yang telah ditentukan. Berupa terdiri dari:
a. transportasi lokal
b. perjalanan dari provinsi/kabupaten/kota ke DKI Jakarta atau
Surabaya berupa:
o Perjalanan udara dengan pesawat terbang maskapai layanan penuh
kelas ekonomi
o Perjalanan darat dengan Kereta Api kelas eksekutif
o Perjalanan darat lainnya menyesuaikan yang setara
14. Menyediakan property di setiap regional berupa :
a. Kertas plano (Flipchart sebanyak 1860 lembar);
b. Kertas HVS A4 warna (kuning, pink, biru muda, orange, hijau muda)
sebanyak 1240 lembar
c. Spidol boardmarker kombinasi, (hitam, biru , merah) 40 box
d. Masking tape 40 buah
e. Stiker tomjerry bulat warna-warni sebanyak 4 pax
15. Menyediakan perlengkapan peserta sejumlah 636 orang berupa:
a. Tas Ransel :
5 | 7
Spesifikasi tas :
Bahan : Kanvas
Dimensi: 40 cm x 26 cm x 10 cm
Warna : Hitam/Abu-abu/Coklat muda,
Logo :Bordir Perpusnas
b. Polo Shirt
Spesifikasi Kaos:
Bahan : Katun Combet
Size : M, L XLXXL
Logo : Bordir Perpusnas
Warna : Hitam
c. Block note
d. Name tag
f. Pulpen berlogo perpusnas
16. Berkoordinasi dengan Perpustakaan Nasional RI selaku penanggungjawab
kegiatan;
17. Berkoordinasi dengan Konsultan Pendamping Program Transformasi
Perpustakaan Berbasis Inklusi Sosial untuk penjadwalan pelaksanaan dan
konten acara;
18. Berkoordinasi dengan Dinas Perpustakaan Provinsi
19. Berkoordinasi dengan peserta untuk konfirmasim kedatangan dan
pengurusan biaya transportasi terutama yang menggunakan pesawat udara
10. Jenis Kontrak Pekerjaan ini menggunakan kontrak campuran Harga Satuan dan Lumpsum,
untuk Biaya Paket Meeting dan Biaya Peserta berlaku harga satuan, dan untuk
pekerjaan lainnya berlaku lumpsum.
11. Keluaran Laporan pelaksanaan kegiatan meliputi : Laporan pelaksanaan acara PLM,
laporan pertanggungjawaban keuangan PLM, Visualisasi kegiatan dalam bentuk
Photo dan Video
12. Jangka Waktu Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan selama 60 (enam puluh) hari kalender
Penyelesaian sejak ditandatangani SPMK. Kegiatan Peer Learning Meeting Regional akan
Kegiatan dilaksanakan :
Kelompok/batch 1 : di Jakarta pada tanggal 22 – 24 Agustus 2023
Kelompok/batch 2 : di Surabaya pada tanggal 29 – 31 Agustus 2023
13. Laporan Laporan Akhir memuat seluruh hasil pelaksanaan kegiatan. Laporan Akhir
Akhir sebanyak 5 (lima) buku laporan akhir beserta softcopynya.
14. Personil Yang Dalam pelaksanaan kegiatan Peer Learning Meeting Regional dibutuhkan tenaga
Dibutuhkan sebagai berikut :
1. Project Leader
Kualifikasi :
- Pendidikan Minimal S1
- Pengalaman di bidangnya minimal 5 (lima) tahun
- Menguasai, memahami dan mengerti pelaksanaan kegiatan.
- Melengkapi: CV, KTP, NPWP, Surat Referenci Pekerjaan.
Job Description :
- Memimpin dan bertanggungjawab atas keberhasilan pelaksanaan
kegiatan Peer Learning Meeting Regional
- Menyusun Rencana kegiatan, Analisa kebutuhan dan time lime setiap
tahap pelaksanaan kegiatan
- Melakukan Koordinasi dengan pihak Perpustakaan Nasional RI sebagai
pihak penyelenggara
- Menyusun laporan kegiatan Peer Learning Meeting Regional.
2. Koordinator Lapangan
Kualifikasi :
- Pendidikan Minimal D3
- Pengalaman di bidangnya minimal 3 (tiga) tahun
- Menguasai, memahami dan mengerti pelaksanaan kegiatan atau
pekerjaan dilapangan
- Melengkapi: CV, KTP, NPWP, Surat Referenci Pekerjaan.
Job Description :
- Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan Peer Learning Meeting Regional
6 | 7
- Memastikan bahwa tahapan kegiatan sudah dilaksanakan sesuai
Rencana kegiatan dan time lime yang telah ditetapkan
- Melakukan Komunikasi dengan tim dilapangan, Manajemen, konsultan
pendamping, pihak hotel dan Perpustakaan Nasional RI sebagai pihak
penyelenggara apabila ada perubahan dan kendala dilapangan.
- Bertanggungjawab atas penyelesaian kegiatan dilapangan dan mencari
solusi agar pekerjaan bisa berjalan sesuai target dan ketentuan yang ada.
3. Tenaga Administrasi Keuangan
Kualifikasi :
- Pendidikan Minimal D3
- Pengalaman di bidangnya minimal 2 (dua) tahun
- Melengkapi: CV, KTP, NPWP, Surat Referenci Pekerjaan.
Job Description :
- Menyiapkan administrasi pelaksanaan kegiatan Peer Learning Meeting
Regional
- Membuat, memeriksa kelengkapan dan kebenaran dokumen
tagihan/kwitansi baik dari segi jumlah, penulisan dan keabsahan nya.
- Mengelola semua pembayaran tagihan, mencatat dan mengarsipkan
semua bukti transaksi pembayaran.
- Membantu pembuatan Laporan Pertanggungjawab Keuangan
Pelaksanaan Kegiatan Peer Learning Meeting Regional.
4. 4 (empat) orang Tenaga Runner
Kualifikasi :
- Pendidikan Minimal SMA/Sederajat
- Pengalaman di bidangnya minimal 2 (dua) tahun
- Melengkapi: CV, KTP, NPWP, Surat Referenci Pekerjaan.
Job Description :
- Melakukan koordinasi penyambutan kedatangan peserta, pembagian
seminar kit dan pembagian kamar serta kepulangan peserta
- Memberikan informasi kepada peserta jadwal pelaksanaan kegiatan
- Mengingatkan peserta yang berada diluar ruang meeting pada saat
berlangsungnya kegiatan Peer Learning Meeting Regional.
- Membantu penyiapan sarana dan prasarana yang diperlukan pada saat
pelaksanaan kegiatan Peer Learning Meeting Regional
Dalam BOQ harga tiket perjalanan peserta, biaya transportasi peserta dan uang harian
peserta merupakan harga fix (tidak dapat ditawar). Dalam pertanggungjawaban
berlaku tarif at cosh dengan mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan Nomor
83/PMK.02/2022 tentang Standar Biaya Masukan Tahun 2023, jika terdapat selisih
antara harga dalam BOQ dengan pelaksanaan di lapangan maka berlaku harga riil
sesuai dengan bukti yang syah yang dapat dipertanggungjawabkan dan sesuai
peraturan yang berlaku.
7 | 7