Pemeliharaan Perangkat Tik Hitachi Pada Dc Dan Drc Kementerian Keuangan Tahun Anggaran 2024

Ruang Lingkup Pemeliharaan                                              

   Penyedia Jasa Pemeliharaan Perangkat TIK Hitachi pada DC dan DRC Kemenkeu Tahun
   Anggaran 2024, yang akan melaksanakan kegiatan diharapkan dapat memberikan
   layanan sebagai berikut:                                             
   1. Assessment                                                        
       Kegiatan assessment perangkat TIK Hitachi meliputi:              
       a. Melakukan labeling dan membuat kartu kontrol pemeliharaan perangkat;
       b. Melakukan assessment terhadap perangkat storage Hitachi yang berada pada
       DC dan DRC Kementerian Keuangan. Adapun ruang lingkup kegiatan assessment
       ini meliputi:                                                    

         1. Assessment versi firmware perangkat TIK Hitachi;            
         2. Assessment topologi perangkat TIK Hitachi;                  
         3. Assessment konfigurasi perangkat TIK Hitachi;               
         4. Assessment optimalisasi perangkat TIK Hitachi;              
         5. Assessment utilisasi Perangkat TIK Hitachi;                 
         6. Assessment performance Perangkat TIK Hitachi;               

       c. Melakukan presentasi hasil assessment serta memberikan laporan
       rekomendasi sesuai assessment yang telah dilakukan;              
       d. Kegiatan asesmen dilaksanakan maksimal 30 hari kalender sejak kontrak.

   2. Renewal                                                           
       Melakukan kegiatan perpanjangan lisensi perangkat TIK Hitachi meliputi:
       a. Melakukan renewal perpanjangan masa garansi yang berlaku selama satu
       tahun sejak tanggal kontrak dibuktikan dengan kontrak/support warranty
       maintenance/Certificate of Ownership (sertifikat perpanjangan lisensi) perangkat
       TIK Hitachi atau dapat dibuktikan melalui sistem aplikasi;       
       b. Menyediakan dan melakukan reaktivasi lisensi perangkat TIK Hitachi;
       c. Memberikan laporan dokumentasi (prosedur dan hasil) renewal;  
       d. Kegiatan renewal dilaksanakan maksimal 30 hari kalender sejak kontrak.

   3. Update/Upgrade Software                                           
       Melakukan update/upgrade perangkat lunak (apabila diperlukan) selama masa
       kontrak dan sesuai kesepakatan bersama, meliputi:                
       a. Melakukan upgrade/update versi terakhir selama masa kontrak;  
       b. Penyedia berkewajiban memberikan informasi pengetahuan mengenai
       pengalaman, kendala, kelebihan dan kekurangan versi software terbaru serta
       memberikan rekomendasi kepada Pusintek sesuai dengan kebutuhan beserta
       risiko yang mungkin terjadi;                                     
       c. Memberikan dokumentasi prosedur upgrade/update;               
       d. Kegiatan upgrade/update versi terbaru sesuai dengan kebutuhan dan prosedur
       tata kelola Pusintek;                                            
       e. Jika upgrade/update versi terbaru tidak dilakukan, maka penyedia diwajibkan
       memberikan analisis atau laporan alasan masih menggunakan versi lama beserta
       risiko yang mungkin terjadi;                                     
       f. Memberikan laporan hasil pelaksanaan upgrade/update bila dilakukan.
   4. Engineer                                                          
       Melakukan dukungan ketersediaan dan kehandalan perangkat TIK Hitachi dengan
       menempatkan Engineer On Site (EOS) dengan ketentuan sebagai berikut :
       a. Menyediakan minimal 1 (satu) orang Engineer On Site (EOS) yang merupakan
       tenaga ahli masing-masing di DC dan DRC Kemenkeu yang memiliki pengalaman
       minimal 2 (dua) siklus pekerjaan yang dibuktikan dengan surat keterangan atau
       kontrak dari pemberi jasa atau Curirculum Vitae (CV) di bidang implementasi
       Perangkat TIK yang disahkan Penyedia.                            
       b. Memiliki sertifikasi minimal Hitachi Vantara Qualified Professional – VSP
       Midrange Familiy Installation yang dapat dibuktikan dengan pindaian atau fotokopi
       sertifikat.                                                      
       c. Memberikan dukungan Professional Support dari penyedia, sesuai dengan
       jadwal kehadiran dengan minimal 9 jam perhari, (sebagaimana tabel dibawah) dan
       khusus hari libur sesuai penugasan Pusintek, yang dibuktikan dengan bukti
       kehadiran yang disepakati. Adapun rincian kehadiran Engineer adalah sebagai
       berikut:                                                         
       d. Jika dalam kondisi kahar yang dinyatakan oleh lembaga negara yang
       berwenang dalam hal Engineer tidak dapat dilaksanakan dengan kunjungan
       langsung maka Penyedia sepakat melaksanakan mekanisme pelaksanaan kontrak
       sesuai dengan yang ditentukan oleh PPK;                          
       e. Bersedia menandatangani dokumen NDA (Non Disclosure Agreement) dan
       menjaga kerahasiaan data dan informasi;                          
       f. Melakukan kegiatan pemantauan preventive dan corrective maintenance
       perangkat TIK Hitachi untuk menjaga stabilitas layanan dan segera melakukan
       eskalasi ke pihak terkait dan melaporkan kepada Pusintek jika ditemukan adanya
       permasalahan;                                                    
       g. Melakukan kegiatan pembersihan perangkat satu kali dalam setiap triwulan;
       h. Melakukan dan membuat dokumentasi kegiatan yang dilakukan Engineer
       dalam bentuk kertas kerja Engineer yang minimal terdiri dari analisa hasil
       monitoring seluruh perangkat TIK Hitachi, baik availability, Utilization maupun
       performance yang tertuang dalam laporan bulanan dan dilaporkan ke Pusintek.
       i. Memberikan dukungan kegiatan migrasi perangkat storage (jika dibutuhkan):
              Melakukan pengecekan perangkat sebelum dilakukan migrasi 
              Melakukan pengecekan perangkat setelah dilakukan migrasi 
              Melakukan konfigurasi perangkat storage setelah dilakukan migrasi
              Melakukan instalasi dan konfigurasi sistem operasi untuk perangkat
         storage setelah dilakukan migrasi (jika dibutuhkan)            
       j. Memberikan dukungan kegiatan penerapan Baseline Security Configuration
       (Security Hardening) untuk perangkat TIK Hitachi (apabila diperlukan).
       k. Penyedia dapat melakukan kegiatan pemeliharaan melalui akses remote atau
       virtual operation dengan pengelolaan keamanan informasi sesuai persetujuan dari
       Pusintek.                                                        
       l. Engineer On Site (EOS) merupakan warga negara Indonesia.      
   5. Problem Solving                                                   
       Melakukan problem solving/penyelesaian gangguan atau masalah, meliputi:
       a. Penyedia Jasa bertanggung jawab atas perangkat yang dipelihara dengan
       coverage pekerjaan setiap hari selama 24 jam (7x24 jam), termasuk hari-hari libur
       yang ditetapkan oleh pemerintah berdasarkan permintaan dari Pusintek;
       b. Menyediakan layanan Oncall Engineer dengan ruang lingkup kegiatan
       termasuk Onsite di DC dan DRC Kemenkeu terkait incident dan problem
       management yang terjadi diluar waktu kerja Pusintek;             
       c. Gangguan/permasalahan terhadap perangkat TIK Hitachi dibedakan menjadi
       dua kategori meliputi:                                           
         1.    Gangguan/permasalahan yang berdampak pada layanan adalah 
         gangguan/permasalahan pada perangkat Hitachi yang menyebabkan  
         sistem/data/aplikasi di dalamnya terganggu;                    
         2.    Gangguan/permasalahan yang tidak berdampak pada layanan adalah
         gangguan/permasalahan pada perangkat Hitachi namun tidak menyebabkan
         sistem/data/aplikasi di dalamnya terganggu;                    
       d. Dalam hal penyelesaian gangguan/permasalahan terhadap perangkat TIK
       Hitachi yang berdampak tidak maksimalnya fungsi perangkat, penyedia jasa
       wajib memenuhi ketentuan sebagai berikut:                        
         1.    Response time maksimal 30 menit, dihitung sejak laporan gangguan
         diterima penyedia sampai ada tindakan penanganan kerusakan tersebut;
         2.    Waktu maksimal penyelesaian penanganan gangguan/permasalahan
         yang berdampak pada layanan adalah 1x8 jam dan penanganan      
         gangguan/permasalahan yang tidak berdampak pada layanan adalah 1x24 jam,
         dihitung sejak laporan gangguan diterima oleh penyedia sampai perangkat yang
         mengalami gangguan diperbaiki, digantikan, atau menggunakan backup unit
         dari Penyedia sehingga dapat beroperasi normal kembali.        
       e. Dalam hal  penanganan gangguan atau permasalahan dengan       
       menggunakan sparepart backup unit dari penyedia, penggantian spare part/suku
       cadang asli selambat-lambatnya 1 minggu sejak terjadinya penyelesaian
       penanganan kerusakan dilakukan beserta restore konfigurasi dari perangkat
       sebelumnya;                                                      
       f. Menyediakan layanan eskalasi masalah sesuai dengan struktur organisasi Call
       Tree Problem Handling;                                           
       g. Menyediakan laporan dokumentasi permasalahan dan solusi yang dilakukan
       terhadap perangkat TIK Hitachi.                                  
       h. Apabila dalam problem solving terdapat proses yang membutuhkan konfirmasi
       dari pengguna layanan dari perangkat yang akan diperbaiki, maka penghitungan
       waktu perbaikan perangkat akan dihentikan sementara sampai pengguna layanan
       perangkat tersebut mengkonfirmasi bahwa perbaikan dapat dilanjutkan.
       i. Proses perhitungan problem solving berhenti pada saat perangkat dilakukan
       proses migrasi yang dibuktikan dengan BAST atau tiket atau dokumen lain.
   6. Service Level Agreement                                           
       Memberikan jaminan service level agreement (SLA) 99% ketersediaan fungsi
       Perangkat TIK Hitachi pada DC dan DRC Kemenkeu dengan menggunakan alat
       ukur dari penyedia atau Pusintek. Apabila terdapat gangguan atau anomali pada
       alat ukur tersebut, dapat menggunakan fitur/teknologi dari Perangkat TIK Hitachi
       untuk membuktikan ketersediaan perangkat tersebut. Proses perhitungan SLA
       berhenti pada saat perangkat dilakukan proses migrasi yang dibuktikan dengan
       BAST atau tiket atau dokumen lain.                               

   7. Transfer Knowledge                                                
       Memberikan transfer knowledge minimal sebanyak 2 (dua) kali selama masa
       kontrak.                                                         

   8. Evaluasi Pelaksanaan Pemeliharaan                                 
       Memberikan laporan evaluasi pelaksanaan pemeliharaan selama masa kontrak
       meliputi:                                                        
       a. Ringkasan laporan assessment beserta rekomendasinya;          
       b. Kegiatan tindak lanjut atas rekomendasi laporan assessment selama
          pelaksanaan pemeliharaan;                                     
       c. Daftar renewal perangkat dan periode garansi;                 
       d. Daftar kegiatan update/upgrade software;                      
       e. Daftar kegiatan problem solving/penyelesaian gangguan atau masalah;
       f. Daftar response time dan waktu penyelesaian gangguan atau masalah;
       g. Rekapitulasi SLA /laporan ketersediaan perangkat;             
       h. Rekapituasi kehadiran Engineer;                               
       i. Rekomendasi peningkatan kualitas pemeliharaan pada tahun mendatang
   9. Dokumentasi                                                       
       Menyampaikan Laporan dokumentasi perkerjaan meliputi :           
       a. Laporan hasil pekerjaan atas butir 2.1 dan 2.2 disampaikan maksimal 30 hari
       sejak kontrak;                                                   
       b. Laporan kegiatan pekerjaan setiap bulannya maksimal 5 (lima) hari kerja setiap
       awal bulan berikutnya, yang terdiri dari laporan kegiatan, minimal berisikan:
         1.    Laporan dokumentasi kegiatan;                            
         2.    Laporan kehadiran Engineer ;                             
         3.    Laporan upgrade/update software (jika ada);              
         4.    Laporan dokumentasi solusi permasalahan perangkat TIK Hitachi;
         5.    Laporan hasil analisa dan implementasi Optimalisasi VM (jika ada);
         6.    Laporan SLA;                                             
         7.    Kertas kerja (worksheet) kegiatan, sekurang-kurangnya berisi :
            a. Tanggal aktivitas;                                       
            b. Log aktivitas kegiatan engineer;                         
            c. Dokumentasi solusi kerusakan;                            
            d. Check list laporan pemantauan (preventive);              
            e. Tanda tangan PIC pendamping.                             
       c. Laporan evaluasi pelaksanaan pemeliharaan disampaikan secara bertahap
       sebagai berikut:                                                 
         1) Laporan Evaluasi tahap 1 disampaikan bersama dengan laporan bulan
            Oktober (maksimal 5 (lima) hari kerja di bulan November).   
         2) Laporan Evaluasi tahap 2 disampaikan bersama dengan laporan bulan
            November (maksimal 5 (lima) hari kerja di bulan Desember).  
         3) Laporan Evaluasi tahap akhir disampaikan maksimal 30 Desember 2024.