KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
Nomor : 364/SEK.PTA.W11-A/PL1.1/XII/2023
PA / KPA PENGADILAN TINGGI AGAMA SEMARANG MAHKAMAH AGUNG R.I.
NAMA PEKERJAAN :
SEWA MESIN FOTOCOPY
WILAYAH PENGADILAN TINGGI AGAMA SEMARANG
TAHUN ANGGARAN
2024
KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
PENGADAAN SEWA MESIN FOTO COPY
SEWILAYAH HUKUM PENGADILAN TINGGI AGAMA SEMARANG
Program : Peningkatan Dukungan Managemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis Lainnya
Mahkamah Agung RI
Kegiatan : Pembinaan Administrasi dan Pengelolaan Keuangan Badan Urusan
Administrasi
Output : Operasional dan Pemeliharaan Kantor
Pekerjaan : Pengadaan Sewa Mesin Fotokopi se-Wilayah Hukum PTA Semarang
Tahun Anggaran : 2024
1. Latar Belakang : Bahwa untuk memenuhi tuntutan reformasi dalam bidang
hukum, Mahkamah Agung RI menyusun Program Pembaruan
untuk meningkatkan citra Mahkamah Agung serta Pengadilan
di bawahnya sebagai lembaga yang terhormat dan dihormati.
Reformasi Birokrasi berupa penataan organisasi, perbaikan
tatakerja, pengembangan sumber daya (Capacity Building),
perbaikan sistem Renumerasi, dan manajemen dukungan
Teknologi Informasi. Pelaksanaan Reformasi birokrasi tersebut
diukur dengan Akreditasi Penjaminan Mutu untuk mewujudkan
Performa/Kinerja Peradilan Indonesia Yang Unggul / Prima
(Indonesia Court Performance Excellent -ICPE) Berdasarkan
kebijakan Umum tersebut di atas, maka Pengadilan Tinggi
Agama Semarang dan peradilan Tingkat Pertama di bawahnya
telah menindaklanjutinya dengan menetapkan kebijakan
menyusun Program Kerja yang menitikberatkan pada skala
prioritas Program Kerja yakni :
1) Peningkatan manajemen organisasi dan tatakerja.
2) Peningkatan Sumber Daya Manusia.
3) Peningkatan Manajemen Peradilan, administrasi perkara
dan administrasi persidangan.
4) Peningkatan penataan administrasi umum dan pelayanan
informasi.
5) Peningkatan Pembinaan dan Pengawasan
Untuk memenuhi hal-hal tersebut diatas maka diperlukan
peralatan dan fasilitas untuk menunjang operasional Kantor
yang Baik dan tepat fungsi yang dananya dibebankan pada
DIPA tahun 2024 Pengadilan Tinggi Agama Semarang.
Kegiatan Pengadaan Sewa Mesin Fotocopy Sewilayah
Hukum Pengadilan Tinggi Agama Semarang ini dilaksanakan
untuk mendukung kebutuhan pelayanan kepada masyarakat
2. Maksud dan Tujuan : Maksud dari pekerjaan ini adalah terlaksananya pengadaan
Sewa Mesin Fotocopy Sewilayah Hukum Pengadilan Tinggi
Agama Semarang sesuai dengan perencanaan baik dari segi
Jumlah Mesin Fotocopy yang akan disewa adalah 52 (lima
puluh dua) unit. Mesin Fotocopy tersebut akan
dipakai/ditempatkan pada Pengadilan Tinggi Agama dan
masing- masing Pengadilan Agama yang ada di wilayah
hukum Pengadilan Tinggi Agama Semarang (tersebar disetiap
kota dan kabupaten dalam provinsi Jawa Tengah). Tujuan dari
pekerjaan ini adalah agar terpenuhinya Operasional Kantor
Pengadilan Tinggi Agama Semarang dan Pengadilan Agama
Se Jawa Tengah yang memadai.
3. Target dan Sasaran : Target dan sasaran yang ingin dicapai dari pekerjaan ini
adalah terealisasinya Belanja Sewa untuk Operasional Kantor.
4. Nama Organisasi : K/L/D/I : Mahkamah Agung RI
Pengadaan Barang/ Satker/SKPD : Pengadilan Tinggi Agama Semarang
Jasa KPA : Karyarini Fatonah, S.H., M.M.
PPK : Darin Raharjo, S.Kom
5. Sumber Dana : a. Sumber Dana : DIPA Tahun anggaran 2024 SP-
dan Pembiayaan DIPA-005.01.2.402964/2024 tanggal 24 November 2023
b. Total Perkiraan Biaya Pekerjaan/HPS: Rp. 3.428.100.000,-
(tiga milyar empat ratus dua puluh delapan juta serratus ribu
rupiah ).
6. Jenis Kontrak : a. Kontrak berdasarkan cara pembayaran : Kontrak Lump Sum
b. Kontrak berdasarkan pembebanan Tahun Anggaran:
Kontrak Tahun Tunggal
7. Jangka Waktu : 12 (Bulan) terhitung mulai 4 Januari 2024
Pelaksanaan
Pekerjaan
8. Ruang lingkup, : Pengadaan Sewa Mesin Fotocopy Se-wilayah Pengadilan
Tinggi Agama Semarang.
Lokasi Pekerjaan : di Pengadilan Tinggi Agama Semarang dan 36 Pengadilan
Agama di wilayah Hukum Pengadilan Tinggi Agama Semarang.
Keluaran/ Volume, : Belanja Sewa mesin fotocopy untuk Operasional Kantor
Kualitas, Biaya dan
Ketepatan Waktu.
9. Waktu Pelaksanaan : 12 (dua belas) bulan.
10. Persyaratan dan : METODE KERJA
Kondisi Metoda kerja yang harus dilakukan oleh Penyedia Jasa Lainnya
dalam melaksanakan pekerjaan, sesuai dengan persyaratan
yang ditetapkan, antara lain meliputi:
1. Sejak ditandatanganinya kontrak, Penyedia Jasa mengirimkan
unit sebagaimana dimaksud di atas ke 37 lokasi satuan kerja di
wilayah Hukum Pengadilan Tinggi Agama Semarang dengan
rincian sebagai berikut:
1) Pengadilan Tinggi Agama Semarang 1 unit
2) Pengadilan Agama Semarang 2 unit
3) Pengadilan Agama Surakarta 2 unit
4) Pengadilan Agama Tegal 2 unit
5) Pengadilan Agama Pati 2 unit
6) Pengadilan Agama Klaten 1 unit
7) Pengadilan Agama Sukoharjo 1 unit
8) Pengadilan Agama Cilacap 2 unit
9) Pengadilan Agama Sragen 2 unit
10) Pengadilan Agama Pekalongan 2 unit
11) Pengadilan Agama Purwokerto 2 unit
12) Pengadilan Agama Magelang 1 unit
13) Pengadilan Agama Kudus 1 unit
14) Pengadilan Agama Brebes 2 unit
15) Pengadilan Agama Salatiga 1 unit
16) Pengadilan Agama Kebumen 2 unit
17) Pengadilan Agama Purworejo 1 unit
18) Pengadilan Agama Blora 1 unit
19) Pengadilan Agama Purwodadi 1 unit
20) Pengadilan Agama Boyolali 1 unit
21) Pengadilan Agama Ambarawa 1 unit
22) Pengadilan Agama Jepara 1 unit
23) Pengadilan Agama Pemalang 2 unit
24) Pengadilan Agama Kendal 2 unit
25) Pengadilan Agama Demak 1 unit
26) Pengadilan Agama Purbalingga 1 unit
27) Pengadilan Agama Temanggung 1 unit
28) Pengadilan Agama Wonosobo 2 unit
29) Pengadilan Agama Wonogiri 1 unit
30) Pengadilan Agama Slawi 2 unit
31) Pengadilan Agama Mungkid 1 unit
32) Pengadilan Agama Banyumas 1 unit
33) Pengadilan Agama Banjarnegara 2 unit
34) Pengadilan Agama Rembang 1 unit
35) Pengadilan Agama Karanganyar 1 unit
36) Pengadilan Agama Batang 1 unit
37) Pengadilan Agama Kajen 1 unit
Dengan Total Jumlah sebanyak 52 unit.
2. Mesin fotocopy yang diterima oleh ke-37 satuan kerja tersebut
harus dalam kondisi baik dan dapat beroperasi dengan
semestinya yang dibuktikan dengan Berita Acara Serah Terima
Barang yang ditandatangani oleh pihak Penyedia Jasa dan
pihak pejabat satuan kerja yang dimaksud.
3. Penyedia Jasa berkewajiban memberikan perawatan rutin
terhadap seluruh komponen mesin fotocopy dan dibuktikan
dengan tanda bukti yang ditandatangani user yang menyatakan
bahwa mesin fotocopy tersebut dalam kondisi yang baik dan
dapat beroperasi dengan baik .
4. Minimal 1 (satu) kali dalam sebulan dilakukan komunikasi
dengan user untuk mengetahui keluhan- keluhan yang timbul
terhadap mesin fotocopy tersebut dan dibuktikan dengan bukti
hasil wawancara/ komunikasi yang ditandatangani oleh user.
5. Menyediakan perbaikan mesin fotocopy yang rusak dan
permintaan bahan pakai (toner/drum) dilakukan dengan syarat:
■ Respon Time maksimal 6 (enam) jam sejak diterima
permintaan perbaikan dari user;
■ Maksimal 1 (satu) hari kerja setelah diterimanya laporan dari
user, mesin toner atau drum harus sudah dapat diperbaiki/
diterima dan dapat berfungsi normal. Untuk kondisi remote/ di
luar ibukota provinsi disesuaikan;
■ Apabila dalam jangka waktu 3 (tiga) hari kerja belum bisa
diperbaiki, maka harus disediakan mesin pengganti yang
setara tanpa dipungut biaya.
6. Dilakukan pengecekan secara berkala untuk mengetahui
ketersediaan toner catridge dan drum catridge, sehingga user
tidak perlu melakukan permintaan toner kepada pihak Penyedia
Jasa, artinya toner dan drum catridge harus selalu terjaga
ketersediaannya di setiap mesin fotocopy.
7. Menyediakan Call Centre (Nomor Telepon dan Alamat Email)
yang dapat dihubungi oleh user minimal dari Penyedia Jasa
atau Service Center.
8. Semua laporan hasil pengecekan mesin, daftar keluhan user,
dan tindak lanjut dari penyedia harus disampaikan kepada
Pejabat Pembuat Komitmen secara berkala pada setiap akhir
bulan sebagai bahan evaluasi.
9. Setelah instalasi mesin selesai dapat dilakukan pelatihan
penggunaan mesin kepada user di lokasi masing-masing mesin
berada sampai user dapat mengoperasikan seluruh fitur dalam
mesin fotocopy tersebut sesuai kebutuhan user.
11. METODE JANGKA : Metode Pengadaan ini menggunakan metode Tender Cepat
WAKTU DAN dengan berpedoman pada perpres 12 Tahun 2021
PENYELESAIAN Jangka waktu pelaksanaan kegiatan sewa ini dilaksanakan
PEKERJAAN selama 12 (dua belas) bulan sejak SPMK dikeluarkan dan
ditandatangani sampai dengan 31 Desember 2024
12. KUALIFIKASI PENYEDIA : KUALIFIKASI PENYEDIA
DAN SPESIFIKASI 1. Penyedia adalah yang sudah terkualifikasi dengan memiliki
MESIN FOTOCOPY NIB Kecil Berbasis Resiko dengan KBLI 77394 aktivitas
penyewaan dan sewa guna usaha tanpa hak opsi mesin
kantor dan peralatannya, dan KBLI 82190 aktivitas fotokopi
penyiapan dokumen dan aktivitas khusus penunjang kantor
lainnya. KBLI 77394 dan KBLI 82190 adalah kondisi
semua Keseluruhan Terpenuhi.
2. Penyedia harus memiliki surat keterangan pengalaman
berkinerja baik minimal 10 (sepuluh) kontrak/Surat
Perjanjian sebelumnya dan belum pernah mendapatkan surat
teguran/surat peringatan satu (SP1) dalam kurun waktu tahun
2023 yang ditandatangani oleh Pejabat Pembuat
Komitmen/PPK.
3. Penyedia harus memiliki surat dukungan dari pihak pemilik
mesin fotokopi sesuai dengan merk, type dan spesifikasi
teknis sejumlah 800 unit dibuktikan dengan surat notaris atas
kepemilikan tersebut dengan kondisi semua mesin dalam
kondisi baik dan berfungsi sebagaimana mestinya.
4. Penyedia harus membuktikan mendapatkan surat dukungan
lampiran device statistic atas 800 unit dengan minimal
pembuatan mesin tahun 2020 disertai nomor rangka atau
Serial Number / SN mesin.
5. Penyedia bersedia melampirkan brosur dan membuat surat
keterangan menyediakan mesin fotokopi yang ditawarkan
sesuai spesifikasi teknis.
6. Penyedia bersedia memberikan surat keterangan
kesanggupan ketersediaan bahan pakai berupa toner, drum
dan sparepart mesin yang ditawarkan sesuai dengan
spesifikasi teknis.
7. Penyedia bersedia memberikan surat keterangan
kesanggupan memberikan pelayanan service, penggantian
sparepart dan kebutuhan toner black atau toner hitam selama
masa kontrak.
8. Penyedia bersedia memberikan surat keterangan
kesanggupan pelayanan kebutuhan 1 (satu) set cartridge
toner colour cadangan selama masa kontrak.
9. Penyedia harus memiliki jaringan kerja minimal 1 (satu) kantor
Layanan di Ibukota Propinsi dengan mencantumkan alamat
kantor Layanan dan Nomor Telepon yang bisa dihubungi.
10. Penyedia harus memiliki minimal 3 teknisi bersertifikasi di tiap
Propinsi yang dibuktikan dengan KTP dan sertifikat
keterampilan teknis.
11. Penyedia harus mendapatkan surat dukungan
atau menyediakan sendiri pelayanan Call Centre atau Hotline
selama 24 jam dengan tenaga operator minimal 2 orang.
12. Penyedia melampirkan surat tanda bukti atau sertifikat sistem
manajemen mutu / ISO 9001:2015 dengan akreditasi KAN
atas pelayanan operasional khusus memberikan pelayanan
fotokopi.
13. Penyedia harus memberikan proposal alur pelayanan service
dari satker kantor pengadilan seluruh Indonesia ke hotline,
yang meliputi metodologi pelaksanaan pekerjaan timeline
dalam bentuk flow chart, struktur organisasi untuk
layanan menyediakan perbaikan mesin fotokopi yang rusak
sampai akhirnya bisa berjalan sebagaimana mestinya.
14. Penyedia harus memberikan proposal bahwa tipe mesin yang
ditawarkan mempunyai solusi dan kemampuan pengecekan
secara online (menggunakan Cloud Fleet Management
berbasis Internet cloud dan web) secara berkala untuk
mengetahui ketersediaan toner cardridge agar selalu
terjaga ketersediaannya untuk setiap mesin fotokopi.
15. Penyedia harus memberikan 10 (sepuluh) contoh laporan
bulanan pada tahun 2022 dan 2023 terkait kondisi mesin yang
ditandatangani oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) atau
pejabat yang berwenang.
SPESIFIKASI TEKNIS MESIN FOTOKOPI
Komponen Keterangan
Fungsi Sampai A3 Color Multifungsi (Copy, Scan,
Print dan Fax)
Teknologi Cetak Laser
Display 10-inch atau 254 mm color touch screen
Ukuran Kertas Bisa copy dan cetak dari ukuran kertas
paling kecil A6, A5, A4, F4 sampai SRA3
Daya Tampung
Kertas Input
Tray Bypass
2 x 500 lembar
Tray
Ukuran Mesin 1365.03 l eXm 2b4a.2r X 27.4 in.
(pxlxt) Atau (921 mm x 615 mm x 697 mm)
Fungsi Copy / Cetak (Print)
Kecepatan Copy / 35 ppm
Cetak A4
Resolusi Cetak Sampai 2400 image Quality
Print from Bisa mencetak langsung dari USB format file
USB/Flash Drives Microsoft Office (word, excel, ppt)
Fungsi Pemindai (Scan)
Scanner Type Single Pass Duplex
Kecepatan Scan BW : 160 spm,
Colour : 160 spm
Destinasi Scan to Email, Scan to USB, Scan to FTP
Format File Hasil scan bisa dalam format File Secure
PDF, file PDF Searchable (hasil PDF bisa
OCR)
Fungsi Faks (Fax)
Resolusi Fax 600 x 600 dpi
(kirim)
BROSUR Penyedia melampirkan Brosur perangkat
yang ditawarkan memiliki standard
lingkungan : Blue Angel, RoHS Compliant
.
13. METODE :1. Pembayaran sewa dilakukan secara sekaligus (lumpsum)
PEMBAYARAN dengan cara bayarkan dimuka selambat-lambatnya 15 (lima
belas) hari Kerja tanggal surat penagihan.
2. Pembayaran dilakukan setelah Penyedia Jasa mengajukan
surat penagihan dengan melampirkan:
a. Salinan NPWP;
b. Salinan rekening koran yang mencantumkan nomor
rekening dan nama Penyedia Jasa;
c. SSP PPN yang telah ditandatangani dan stempel basah
sebanyak2 (dua) lembar;
d. SSP Kosong sebanyak 2 (dua) lembar;
e. Faktur pajak/E-Billing;
f. Salinan Berita Acara Serah Terima Barang dari ke-36 satuan
kerja yang dimaksud.
3. Pembayaran dilakukan oleh KPPN melalui rekening Penyedia
Jasa sebagaimana tercantum dalam rekening koran dan/ atau
kontrak.
4. Pembayaran dilakukan sesuai Peraturan Menteri Keuangan
Nomor 145 Tahun 2017.
Semarang, 20 Desember 2023
Pejabat Pembuat Komitmen
TTD
DARIN RAHARJO, S.Kom
NIP.198407082011011006