URAIAN SINGKAT PEKERJAAN
BELANJA JASA KONSULTANSI BERORIENTASI LAYANAN-JASA
KHUSUS
Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) merupakan upaya pemerintah untuk mewujudkan
birokrasi yang bersih, efektif, transparan, dan akuntabel melalui pemanfaatan teknologi informasi.
Digitalisasi arsip menjadi bagian integral dari SPBE, karena memungkinkan pengelolaan arsip
secara elektronik yang terintegrasi dan efisien.
pengelolaan arsip konvensional menghadapi berbagai tantangan, seperti keterbatasan ruang
penyimpanan, kesulitan dalam pencarian dokumen, dan risiko kerusakan fisik arsip. Digitalisasi
arsip menjadi solusi untuk mengatasi masalah tersebut dengan mengubah arsip fisik menjadi
format digital yang lebih efisien dan mudah diakses. Beberapa hal berikut yang menjadi
keuntungan mengunakan arsip digital :
1. Efisiensi Administrasi :
Mengurangi penggunaan kertas, mempercepat proses administrasi, dan menghemat biaya
operasional.
2. Aksesibilitas dan Transparansi
Memudahkan akses informasi bagi publik dan meningkatkan keterbukaan pemerintahan .
3. Keamanan dan Perlindungan Data
Menjamin keamanan data melalui sistem yang dilengkapi dengan fitur keamanan yang ketat
A. Tujuan dan sasaran
1. Tujuan pengadaan Arsip Digital adalah untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan
akuntabilitas dalam pengelolaan arsip dinamis, serta mendukung penerapan Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE)
2. Sasaran
Pengelolaan tata pemerintahan berbasis elektronik.
B. Metodologi
Metodologi dalam pengerjaan Aplikasi yaitu dengan metode Waterfall, dengan
metode tersebut pengembang aplikasi akan melaksanan beberapa tahapan, dimulai
dengan tahapan perencanaan konsep, pemodelan(design), implementasi, pengujian
dan pemeliharaan.
1) Perencanaan Konsep
Pada tahap ini pengembang sistem diperlukan suatu komunikasi yang bertujuan untuk
memahami aplikasi yang dibutuhkan pengguna dan batasannya. Informasi tersebut
diperoleh melalui wawancara atau diskusi.
2) Pemodelan(design)
Pada proses desain, dilakukan penerjemahan syarat kebuthan ke sebuah perancangan
desain perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuatnya proses
pengkodean (coding), proses ini berfokus pada struktur data, arsitektur perangkat
lunak, representasi interface, dan detail algoritma prosedural.
3) Implementasi
Pada tahap ini terjadi proses menerjemahkan perancangan desain ke bentuk yang
dapat dimengerti oleh mesin, dengan menggunakan kode kode bahasa pemrograman,
kode program yang dihasilkan masih berupa modul-modul kecil yang nantinya akan
digabungkan pada tahap berikutnya.
4) Pengujian
Di tahap ini dilakukan penggabungan modul-modul yang sudah dibuat dan dilakukan
pengujian ini dilakukan untuk mengetahui apakah aplikasi yang dibuat telah sesuai
dengan desain dan fungsinya dan apakah aplikasi terdapat kesalahan atau tidak.
5) Pemeliharaan
Ini merupakan tahap terakhir pembuatan Aplikasi, pemeliharaan dimaksud adalah
perbaikan kesalahan kesalahan aplikasi yang didapatkan pada saat Pengujian.
C. Lingkup Pekerjaan
Pengadaan Aplikasi Arsip Digital, dengan minimal fitur
1) Modul Home
Modul Home pada aplikasi arsip digital merupakan tampilan pertama yang pengguna
lihat saat membuka aplikasi. Modul ini berfungsi sebagai pusat kontrol utama aplikasi,
menyediakan akses cepat ke fitur-fitur utama dan informasi penting.
2) Dashboard
Dashboard aplikasi adalah sebuah tampilan visual yang menyajikan informasi penting
dalam bentuk grafik, tabel, atau indikator. Pada Aplikasi Arsip Digital Berisikan Informasi
Arsip Digital, Indikator Penyimpanan, Image, Video, Dokumen, Dan Lainnya.
Menampilkan Juga Data Unggahan Terbaru dan Total Data Bidang.
3) Modul Otorisasi (User Admin)
Modul otorisasi dalam aplikasi arsip digital adalah komponen yang mengontrol akses
pengguna ke fitur, data, atau sumber daya tertentu setelah mereka berhasil melakukan
autentikasi. Modul ini memastikan bahwa pengguna hanya dapat mengakses apa yang
diperbolehkan berdasarkan peran, izin, atau hak istimewa mereka.
4) Tambah User
Menu Ini Digunakan Untuk Menambah User Pemakai Aplikasi.
5) Modul User
Modul user pada aplikasi arsip digital merupakan bagian penting yang mengelola
identitas dan hak akses pengguna. Ini termasuk fitur untuk pendaftaran, login, logout, dan
pengelolaan profil pengguna.
6) Profil
Profil dalam aplikasi merupakan area yang berfungsi untuk menampilkan dan mengelola
informasi terkait pengguna seperti biodata, pengaturan dan history.
7) Modul Master
Modul master dalam aplikasi arsip digital adalah komponen yang berfungsi untuk
mengelola dan menyimpan data dasar atau data acuan yang digunakan oleh modul-modul
lain dalam aplikasi tersebut.
8) Bidang
Pada menu ini, Oragnisasi dapat mengatur pengelompokan folder/file berdasarkan
keinginan, dan dapat melakukan upload file.
9) Folder Umum
Pada Menu Folder Umum Berisikan Folder/file Umum yang dapat diakses oleh semua.
10) Modul File Manager
Modul file manager pada aplikasi arsip digital adalah sebuah fitur atau perangkat lunak
yang memungkinkan pengguna untuk mengelola file dan folder di dalam sistem
penyimpanan.
11) Pencarian
Pada menu pencarian terdapat 2 (dua) macam metode pencarian yaitu lewat teks dan
lewat suara. Jenis filepun dikategorikan menurut jenisnya seperti gambar, video, dokumen
dan lainnya.
12) Modul Pengaturan
Modul pengaturan pada aplikasi arsip digital adalah area dalam sebuah aplikasi yang
memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan pengaturan aplikasi sesuai dengan
preferensi mereka.
13) Pengaturan Client
Berisikan tentang profil pengguna dengan menampilkan status, nama SKPD, Pemda,
Alamat dan sudah dilengkapi dengan tombol edit dan hapus.
Dalam rangka efektivitas dan peningkatan kualitas layanan dari Aplikasi Arsip Digital pada
BPKAD Kota Makassar menuju arah yang lebih baik, maka dalam perjalanan implementasinya,
jika pihak pengguna jasa ingin memodifikasi Modul yang telah ada sesuai dengan kebutuhan
yang mengacu kepada peraturan perundang-undangan tentang pengelolaan keuangan
daerah yang berlaku maka pihak penyedia jasa dapat menyiapkan modul yang dimaksud.
D. Standar Teknis
Sistem imformasi ini berbasis Web, menggunakan Bahasa Pemrograman PHP, data base
MySQL.
E. Keluaran
Tesedianya Sistem Informasi Managemn Arsip Digital.
F. Jenis Kontrak
Jenis Kontrak adalah Waktu Penugasan