Internationale Tourismus Borse (Itb) Berlin

URAIAN  SINGKAT PEKERJAAN                              
           Internationale Tourismus Borse Berlin 2024                    
                                                                         
                                                                         
                                                                         
Uraian Pekerjaan : ITB Berlin adalah pameran perdagangan pariwisata terbesar di dunia
              khususnya di industri perjalanan. Industri yang akan hadir adalah para
              operator tur, operator transportasi, hotel, akomodasi dan banyak perusahaan
              pariwisata lainnya akan berkumpul di ruang pameran mempresentasikan tren
              perjalanan terbaru. Baik untuk berjejaring dengan mitra industri atau sebagai
                                                                         
              sumber inspirasi untuk perjalanan berikutnya. ITB Berlin merupakan platform
              B2B penting tempat para mitra industri dari 180 negara dari lima benua
              bertemu.                                                   
                                                                         
              Kegiatan ITB Berlin 2024 akan dilaksanakan tanggal 5-7 Maret 2024 dengan
                                                                         
              target industri sebanyak 95 seller. Untuk melaksanakan rencana pekerjaan,
              pelaksanaannya diatur sebagai berikut :                    
              1) Persiapan                                               
                 a) Melakukan sosialisasi kepada industri pariwisata Indonesia;
                 b) Mengundang industri pariwisata Indonesia untuk berpartisipasi;
                                                                         
                 c) Menerima dan menyeleksi pendaftaran industri pariwisata Indonesia
                   yang akan berpartisipasi pada paviliun Indonesia;     
                 d) Koordinasi dengan pihak – pihak yang terlibat: Industri/Asosiasi
                   Pariwisata Indonesia; Pemkot./Kab. Dinas Pariwisata Daerah; KBRI/KJRI
                   di Jerman; Mitra Co-Branding Wonderful Indonesia.     
                 e) Melaksanakan proses pelelangan untuk menetapkan penyedia jasa
                                                                         
                   sebagai pelaksana kegiatan;                           
                 f) Berkoordinasi dengan para peserta/co-exhibitors;     
                 g) Berkoordinasi dengan pihak pemenang lelang dan melakukan rapat
                   persiapan;                                            
                 h) Berkoordinasi dengan pihak ketiga untuk pembayaran kepesertaan
                                                                         
                   serta aktivasinya;                                    
                 i) Menyiapkan laporan persiapan ke pimpinan.            
              2) Pelaksanaan                                             
                 a) Sewa lahan                                           
                   ■ Sewa lahan untuk paviliun Indonesia seluas 396 m 2 ;
                   ■ AUMA Fee;                                           
                                                                         
                   ■ Communication package untuk co-exhibitors.          
                   Harga sewa lahan tersebut tidak bisa ditawar dan sudah termasuk
                   perhitungan VAT, Jerman, PPN, PPh.23 dan biaya transfer.
                 b) Desain, konstruksi & dekorasi harus mencerminkan keanekaragaman
                   destinasi wisata dan keunikan budaya Indonesia dengan focal point
                   Wonderful Indonesia dengan tema Regenerative & Sustainable
                   Tourism yang menonjolkan 5 Destinasi Super Prioritas di Paviliun
                   Indonesia dengan tiga sisi terbuka berbentuk Peninsula seluas 396m2,
                   yang dibagi menjadi 2 area, yaitu:                    
                   ■ Area seluas 100m2 akan dipergunakan untuk aktivasi Kementerian
                                                                         
                     Pariwisata dan Ekonomi Kreatif                      
                     ●  Desain paviliun Indonesia merupakan hasil konsultasi dengan
                        tim ADGI (Asosiasi Desain Grafis Indonesia);     
                     ●  Desain paviliun Indonesia merujuk pada guideline dan
                        menonjolkan ciri khas Indonesia dengan unsur-unsur visual,
                                                                         
                        clean, dan welcoming, memadukan unsur budaya Indonesia
                        agar lebih eyecatching dengan focal point yang mengekspose
                        destinasi pariwisata;                            
                     ●  Image-image destinasi Indonesia yang digunakan sebagai
                        dekorasi di Paviliun Indonesia harus beresolusi tinggi, penyedia
                                                                         
                        dapat membeli atau menyewa image-image dari luar aset
                        Indonesia.travel;                                
                     ●  Dekorasi dan konstruksi paviliun Indonesia harus sesuai dengan
                        aturan-aturan yang telah ditetapkan Organizing Committee
                        (OC) dan telah disetujui Kemenparekraf;          
                     ●  Konstruksi full custom design (bukan knockdown system) dan
                                                                         
                        memberikan keterangan dari bahan apa komponen tersebut
                        dibuat;                                          
                     ●  Konstruksi sudah harus siap untuk ditinjau delegasi
                        Kemenparekraf satu hari sebelum pelaksanaan kegiatan dalam
                        keadaan pekerjaan telah selesai seluruhnya dan bersedia untuk
                                                                         
                        dikoreksi /disesuaikan bila ada item/komponen yang belum
                        sesuai spek;                                     
                     ●  Biaya petugas konstruksi harus sudah termasuk dalam
                        penawaran Penyedia;                              
                   ■ Komponen-komponan dalam dekorasi dan konstruksi paviliun
                                                                         
                     Indonesia di ITB Berlin 2024 untuk lahan seluas 100 m 2 , adalah
                     sebagai berikut:                                    
                     ●  2 (dua) set meja lengkap dengan laci penyimpanan berpintu
                        kunci dan 4 (empat) buah kursi untuk information counter;
                     ●  1 (satu) set meja lengkap dengan laci penyimpanan berpintu
                        kunci dan 1 (satu) buah kursi sebagai activation corner
                                                                         
                        (mixologist/coffee/wellness);                    
                     ●  1 (satu) gudang/locker room dengan pintu berkunci, dengan
                        ukuran minimal 2 m 2 ;                           
                     ●  2 (dua) set LED built on wall dengan kualitas gambar high
                        definition, dengan fungsi utama untuk memutar video dan
                        audio;                                           
                     ●  1 (satu) set hanging banner Wonderful Indonesia dengan 2
                        (dua) sisi;                                      
                                                                         
                     ●  4 (empat) buah one seater sofa untuk meeting dengan 1 (satu)
                        meja;                                            
                     ●  1 (satu) set image Wonderful Indonesia dengan kualitas High
                        Resolution (HR) dengan highlight 5 (lima) Destinasi Super
                        Prioritas (DSP) (Penyedia wajib menyediakan image yang tidak
                                                                         
                        menyalahi aturan hak cipta);                     
                     ●  1 (satu) set mini stage berpeta destinasi Indonesia dengan
                        highlight 5 (lima) Destinasi Super Prioritas (DSP), luas
                        menyesuaikan proporsi keseluruhan total luas lahan;
                     ●  1 (satu) set electricity, lighting, sound system, dan WiFi internet
                                                                         
                        on the spot minimal berkekuatan 200 Mbps;        
                     ●  2 (dua) buah signboard berupa list of sharers dan juga jadwal
                        paviliun;                                        
                     ●  2 (dua) buah monitor genggam sewaan terhubung dengan
                        koneksi internet untuk keperluan pengisian kuesioner;
                     ●  1 (satu) set refreshments selama 3 hari (drinks and snacks)
                                                                         
                        untuk VIP;                                       
                     ●  1 (satu) set dispenser dan air mineral selama 3 hari;
                     ●  1 (satu) set printing dan branding wall untuk penempatan logo
                        co-branding partners dan Wonderful Indonesia. Jika
                        Kemenparekraf memiliki co-branding partners, logo-logo para
                                                                         
                        partner akan ditampilkan berdampingan dengan logo
                        Wonderful Indonesia;                             
                     ●  Biaya kebersihan dan teknisi selama 3 (tiga) hari kegiatan dan 1
                        (satu) set tempat sampah.                        
                   ■ Area seluas 296 m 2 akan dipergunakan untuk area one-on-one
                                                                         
                     business meeting Co-Exhibitor. Area ini akan menjadi tanggung
                     jawab Co-Exhibitor untuk menyiapkan konstruksi dan dekorasi;
                                                                         
                 c) Mengakomodir honorarium, visa, asuransi, tiket, akomodasi dan meals
                   tim Wonderful Indonesia dalam rangka memperkaya aktivitas pameran
                   pariwisata di paviliun Indonesia dengan menampilkan pertunjukan
                                                                         
                   kesenian/kuliner/produk kreatif Indonesia sebagai daya tarik
                   pengunjung & mengirimkan 2 orang PIC kegiatan yang telah
                   memiliki visa Schengen;                               
                 d) Mengakomodir pelayanan dan asistensi tamu VIP (Menteri/Duta
                   Besar/Ess. I & II) yang meliputi mobilitas, kebutuhan, sarana
                   & prasana yang dibutuhkan selama kegiatan berlangsung;
                 e) Menyiapkan technical meeting secara hybrid dengan para co-exhibitors,
                   dinas pariwisata daerah, mitra co-branding Wonderful Indonesia dan
                                                                         
                   pihak terkait lainnya;                                
                 f) Penyediaan cinderamata untuk pengunjung Paviliun Indonesia berbasis
                   Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah (UMKM) bidang ekonomi kreatif
                   berbahan ramah lingkungan dan menjunjung tinggi keberlangsungan
                   ekonomi masyarakat lokal;                             
                                                                         
                 g) Pengiriman bahan penunjang kegiatan berupa materi promosi dan
                   alat-alat pendukung tim Wonderful Indonesia;          
                 h) Dokumentasi, berupa short video dengan durasi 1 menit, video &
                   foto dokumentasi kegiatan (pre and post) dan dokumen tertulis berupa
                   laporan kegiatan dan keuangan termasuk biaya penggandaan dan
                                                                         
                   penjilidan.