World Travel Market (Wtm) London

URAIAN  SINGKAT PEKERJAAN                              
           WORLD  TRAVEL  MART  (WTM)  LONDON  2024                      
                                                                         
                                                                         
                                                                         
Uraian Pekerjaan : World Travel Market (WTM) London, yang didirikan pada tahun 1980, adalah
              salah satu pameran pariwisata terbesar di dunia dan acara tahunan utama
              untuk industri perjalanan global. WTM menyediakan platform bagi para
              profesional industri (termasuk perdagangan perjalanan, perhotelan, dan
              maskapai penerbangan) untuk mengembangkan hubungan bisnis baru dan
                                                                         
              mempertahankan hubungan yang sudah terjalin secara efektif melalui berbagai
              aktivitas yang diorganisir oleh Sekretariat WTM. Acara ini secara rutin dihadiri
              oleh para profesional pariwisata dan pengambil keputusan, termasuk lebih dari
              70 perwakilan pemerintah di bidang pariwisata dan pengembangan yang
              tergabung dalam UNWTO (United Nations World Tourism Organization).
                                                                         
              Setiap tahun, WTM menarik lebih dari 51.000 pengunjung, termasuk para
              profesional perjalanan internasional dari 38 sektor pariwisata dan main buyers.
              Bagi pemerintah Indonesia, khususnya Kementerian Pariwisata dan Ekonomi
              Kreatif, WTM 2024 merupakan kesempatan berharga untuk menghubungkan
              seller Indonesia dan buyer internasional, menjaga brand awareness, dan
                                                                         
              memperbarui informasi terkait pariwisata Indonesia kepada konsumen dan
              international buyer, terutama di pasar utama seperti Inggris. WTM London
              2024 dijadwalkan berlangsung pada tanggal 5-7 November di Excel London,
              London, Inggris. Untuk melaksanakan rencana pekerjaan, pelaksanaannya
              diatur sebagai berikut :                                   
                 a. Persiapan                                            
                                                                         
                 1) Menyebarkan registration form dan questionnaire terkait rencana
                   collaborative marketing;                              
                 2) Merancang kegiatan WTM London 2024 sesuai masukan yang diterima
                   melalui stakeholder terkait;                          
                 3) Mengundang peserta untuk berpartisipasi;             
                                                                         
                 4) Menerima pendaftaran peserta;                        
                 5) Menyeleksi calon peserta dan mengumumkan peserta yang lolos
                   kualifikasi;                                          
                 6) Melakukan koordinasi dengan Reed Exhibitons;         
                 7) Melakukan koordinasi dengan Kedutaan Besar Republik Indonesia
                                                                         
                   (KBRI) di London, Inggris;                            
                 8) Berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait untuk teknis pelaksanaan
                   kegiatan;                                             
                 9) Melakukan rapat-rapat persiapan.                     
                                                                         
                 b. Pelaksanaan                                          
                 1) Paket WTM 2024:                                      
                   Paket WTM 2024 sebesar GBP 111,925 (tidak bisa ditawar) terdiri dari:
                   - WTMKT Premium 1 Package:                            
                   *Exhibition Services GBP 82,225 dengan luas lahan 2 (dua) dimensi
                   seluas 150 m2 (perkiraan ukuran panjang 30 m x lebar 5 m),
                                                                         
                   sebagaimana layout;                                   
                   *Stand Check GBP 420;                                 
                   *Digital Enhanced Profile – Gold GBP 8,475;           
                   *Digital Registration Package GBP 955;                
                   *Digital Incentive Bag Entry GBP 2,380;               
                                                                         
                   *Exhibitor Indemnity GBP 155;                         
                   *Exhibitor Dashboard – Pro GBP 1,220;                 
                   *WTMKT Smart Lead Solution Package Main Stand Holder GBP 1,095;
                   *WTMKT Smart Lead Solution Package Sharer GBP 15,000; 
                   Harga penawaran Penyedia harus sudah memperhitungkan Pajak
                                                                         
                   Pertambahan Nilai dan biaya transfer, serta biaya pengaturan, desain,
                   dan pembuatan konten.                                 
                                                                         
                 2) Desain, Konstruksi, dan Dekorasi                     
                   - Penyedia membuat dan mengaplikasikan konsep paviliun Indonesia
                   sesuai spek kegiatan dan tema seluas 25% dari total luas paviliun,
                                                                         
                   yaitu 37,25 m2 (dimensi perkiraan 5 x 7,5 m2);        
                   - Penyedia menunjuk salah satu timnya menjadi Person in Charge (PIC)
                   yang bertugas mendesain dan dapat melakukan presentasi dalam
                   rapat koordinasi secara luring dengan menggunakan software desain
                   dan siap untuk melakukan editing di tempat.           
                                                                         
                   - Penyedia menyiapkan image-image destinasi Indonesia (termasuk
                   beli/sewa) yang diperlukan sesuai dengan permintaan;  
                  - Penyedia mendesain paviliun Indonesia merujuk pada guideline dan
                   menonjolkan ciri khas Indonesia dengan unsur-unsur visual, clean, dan
                   welcoming secara memadukan unsur budaya Indonesia agar lebih
                                                                         
                   eyecatching dengan mengekspos image destinasi pariwisata. Secara
                   detil, ketentuan desain paviliun Indonesia dalam WTM London 2024
                   sebagai berikut:                                      
                  § Desain paviliun minimalis, indah, ramah, nyaman, terbuka, memiliki
                   daya tarik, dan menunjukkan keanekaragaman Indonesia; 
                  § Desain paviliun merupakan full custom design (tidak dengan
                                                                         
                   knockdown system);                                    
                  § Desain paviliun diberikan keterangan pada setiap komponen yang
                   penting dari bahan apa komponen tersebut dibuat, diutamakan dibuat
                   dari bahan ramah lingkungan;                          
                  § Desain paviliun dibuat dari segala sisi dan mendetail;
                  § Desain paviliun dibuat untuk dapat mengakomodir semua aktivitas
                   pemasaran pariwisata Indonesia;                       
                  § Desain paviliun yang dibuat mengikuti peraturan dari pihak
                   Organising Committee (OC) / penyelenggara.            
                                                                         
                   - Konstruksi dan dekorasi paviliun Indonesia meliputi ketentuan sebagai
                   berikut:                                              
                  § Dekorasi dan konstruksi paviliun Indonesia harus sesuai dengan desain
                   paviliun yang telah disetujui Kemenparekraf;          
                  § Dekorasi dan konstruksi dibangun dengan merujuk pada poin desain
                                                                         
                   paviliun yang telah disebutkan di atas;               
                  § Pembuatan dekorasi dan konstruksi menyesuaikan peraturan dari
                   pihak OC / penyelenggara;                             
                  § Konstruksi harus sudah siap untuk ditinjau delegasi Kemenparekraf
                   dan rombongan satu hari sebelum pelaksanaan kegiatan dalam
                                                                         
                   keadaan pekerjaan telah selesai seluruhnya dan bersedia untuk
                   dikoreksi / disesuaikan bila ada item / komponen yang belum sesuai
                   spek;                                                 
                  § Biaya petugas konstruksi harus sudah termasuk dalam penawaran
                   Penyedia;                                             
                  § Dekorasi dan konstruksi paviliun secara keseluruhan / bangunan utuh
                                                                         
                   dengan tema Wonderful Indonesia dan memiliki focus of interest sesuai
                   dengan desain yang telah disetujui.                   
                   - Komponen-komponan dalam dekorasi dan konstruksi paviliun
                   Indonesia untuk WTM London 2024, adalah sebagai berikut:
                 § 1 (satu) set meja informasi seluas 2 meter persegi dengan dimensi 1 x
                                                                         
                   2 m2 dengan laci penyimpanan berpintu kunci;          
                 § 2 (dua) buah kursi bagian informasi;                  
                 § 1 (satu) gudang / locker room dengan pintu berkunci, berukuran 2
                   meter persegi (dengan dimensi 1 x 2 m2);              
                 § 1 (satu) layar LED ber-frame built on wall berukuran 4 x 2 meter persegi
                                                                         
                   dengan kualitas gambar high definition, dengan fungsi utama untuk
                   memutar video dan audio;                              
                 § 1 (satu) set hanging banner Wonderful Indonesia bersisi 4 (empat)
                   berukuran 2 meter per sisi dilengkapi dengan ridging jika diperlukan;
                 § 1 set meeting chairs terdiri dari 1 (satu) meja dan 6 (enam) kursi
                   berbusa;                                              
                                                                         
                 § 1 (satu) set image Wonderful Indonesia dengan kualitas High
                   Resolution (HR) (Penyedia wajib menyediakan image yang tidak
                   menyalahi aturan hak cipta);                          
                 § 1 (satu) set stage berpeta destinasi Indonesia dengan highlight 5 (lima)
                   Destinasi Super Prioritas (DSP), luas menyesuaikan proporsi
                   keseluruhan total luas lahan;                         
                 § 1 (satu) set electricity, lighting, sound system, dan WiFi internet on the
                   spot minimal berkekuatan 200 Mbps;                    
                 § 3 (tiga) buah signboard berupa list of sharers, jadwal paviliun, dan arah
                                                                         
                   destinasi pariwisata Indonesia;                       
                 § 2 (dua) buah monitor genggam sewaan terhubung dengan koneksi
                   internet untuk keperluan questionnaire collection;    
                 § 1 (satu) set games interaktif;                        
                 § 1 (satu) set refreshments: drinks and snacks;         
                                                                         
                 § 1 (satu) set printing dan branding wall untuk penempatan logo co-
                   branding partners dan Wonderful Indonesia:            
                   Jika Kemenparekraf memiliki co-branding partners, logo-logo para
                   partner akan ditampilkan berdampingan dengan logo Wonderful
                   Indonesia.                                            
                 § 1 (satu) set tempat sampah;                           
                                                                         
                 § Biaya kebersihan dan teknisi selama 3 (tiga) hari kegiatan;
                 § Biaya opening ceremony: ribbon cutting, gunting, dekorasi, dan
                   peralatan penunjang lainnya.                          
                                                                         
                 3) Perjalanan tim Wonderful Indonesia:                  
                                                                         
                 - Tiket kelas ekonomi pesawat Jakarta – London – Jakarta untuk 4
                   (empat) orang;                                        
                 - Visa Inggris dan asuransi untuk 4 (empat) orang;      
                 - Akomodasi 4 (empat) kamar untuk 6 (enam) malam;       
                 - Uang saku senilai 150 USD (tidak bisa ditawar) untuk 2 (dua) orang
                                                                         
                   selama 7 (tujuh) hari;                                
                 - Konsumsi untuk 4 (empat) orang selama 7 (tujuh) hari sebanyak 3 (tiga)
                   kali.                                                 
                                                                         
                 4) Transportasi lokal di Inggris (harga harus sudah termasuk biaya supir,
                                                                         
                   bensin, parkir, dan toll (bila ada)):                 
                 - Sewa kendaraan VIP selama 24 jam untuk Very Important Person (VIP)
                   sebanyak 2 (dua) unit untuk 7 (tujuh) hari;           
                 - Sewa minivan berkapasitas 15 orang selama 24 Jam sebanyak 2 (dua)
                   unit untuk 7 (tujuh) hari.                            
                                                                         
                                                                         
                 5) Suvenir umum:                                        
                 - Card holder premium ukuran 10 x 7.5 cm memiliki 4 kantung berlogo
                   Wonderful Indonesia sebanyak 275 (dua ratus tujuh puluh lima) buah.
                 6) Seragam petugas paviliun:                            
                   Outer tenun sebanyak 14 buah.                         
                                                                         
                 7) Pengiriman bahan penunjang kegiatan:                 
                   Biaya tambahan pengiriman bagasi untuk keperluan membawa
                                                                         
                   peralatan teknis dan barang-barang pendukung lainnya sebanyak 1
                   (satu) set.                                           
                                                                         
                 8) Dokumentasi dan Pelaporan Kegiatan:                  
                   Peliputan dokumentasi dan pelaporan kegiatan berupa gambar, video,
                                                                         
                   dan laporan selama 3 (tiga) hari penyelenggaraan pameran WTM
                   London 2024. Paling lambat 7 (tujuh) hari setelah kegiatan berakhir,
                   Penyedia Barang / Jasa harus menyampaikan laporan pelaksanaan
                   kegiatan yang memuat seluruh kegiatan yang dikerjakan disertai foto
                   – foto dalam bentuk buku laporan dilengkapi dengan CD photo dan
                                                                         
                   video dokumentasi kegiatan.