Pendampingan Penguatan Penyelenggara Spam Kabupaten Kepulauan Tanimbar Provinsi Maluku

1. Maksud dan Tujuan                                                    
     Maksud kegiatan:                                                     

     - Mendorong peningkatan kinerja PDAM Kabupaten Kepulauan Tanimbar melalui
       pendampingan dan pelaksanaan program bantuan manajemen, meningkatkan

       kompetensi SDM dan operasional PDAM untuk dapat mengoperasikan SPAM;
     - Advokasi Komitmen Pemerintah Daerah dan Bupati Kepulauan Tanimbar untuk
       mendukung peningkatan kinerja dan operasional PDAM Kabupaten Kepulauan

       Tanimbar;                                                          
     - Dukungan Kebijakan dan pendanaan APBD untuk optimalisasi SPAM yang sudah

       dan akan dikelola oleh PDAM.                                       

     Tujuan kegiatan:                                                     
     1. Melaksanakan pendampingan/fasilitasi pelaksanaan bantuan manajemen PDAM

        Kabupaten Kepulauan Tanimbar baik dalam aspek teknis operasional (Efisiensi),
        keuangan (meningkatkan pendapatan) maupun peningkatan kompetensi SDM;

     2. Melaksanakan pendampingan/fasilitasi penyusunan Business Plan PDAM
       Kabupaten Kepulauan Tanimbar.                                      

  2. Sasaran:                                                             
     Terlaksananya Pendampingan/Fasilitasi Peningkatan Kinerja PDAM Kabupaten

     Kepulauan Tanimbar.                                                  

  3. Lokasi Kegiatan                                                      
     Kabupaten Kepulauan Tanimbar dan Kota Tual.                          

  4. Lingkup Kegiatan                                                     

     a. Persiapan :                                                       
       •  Menyiapkan format-format dalam rangka Fasilitasi Peningkatan Kinerja PDAM
          Kabupaten Kepulauan Tanimbar dan Penyusunan Business Plan;      

       •  Melakukan analisis kinerja eksisting PDAM Kab. Kepulauan Tanimbar;
       •  Menyusun rencana kerja dalam rangka Fasilitasi Peningkatan Kinerja PDAM dan

          Penyusunan Business Plan.                                       
     b. Melakukan pengumpulan data:                                       

       •  Data Primer: data pengukuran produksi, data tekanan, survey karyawan dan
          pelanggan (RDS, SKP dan SKK), data pengukuran terkait operasional

          mekanikal/elektrikal;                                           
       •  Data Sekunder: Reviu Business Plan (jika sudah ada Business Plan), daftar

          rekening yang ditagih (DRD), laporan keuangan Perumda, RISPAM, RKAP,
          laporan bulanan teknik, skematik SPAM, laporan bulanan Hubungan Pelanggan,

          Perda pendirian perusahaan, data SDM, Perda/ Perbup/ Perwali tentang tarif,
          standard operational procedure (SOP)/ POS, data hasil uji kualitas air.

     c. Melakukan analisis terhadap data primer dan data sekunder yang diperoleh;
     d. Identifikasi perbaikan kinerja PDAM pada aspek finansial, operasional, teknis dan

       SDM;                                                               
     e. Melakukan pemahaman dan memberikan motivasi bagi SDM PDAM Kabupaten
       Kepulauan Tanimbar dalam peningkatan kinerja;                      

     f. Menyusun POS/SOP yang berkaitan dengan kinerja Perumda AM dan Pengelolaan
       SPAM;                                                              

     g. Mendampingi PDAM dalam penyusunan rencana bisnis 5 tahun ke depan;
     h. Advokasi Peraturan Daerah PMPD;                                   

     i. Twinning Program:                                                 
       1) OJT (Workshop) Pelatihan manajemen pengelolaan PDAM di Kab. Kepulauan

         Tanimbar, dengan menggunakan Narasumber Direktur Utama PDAM Kota Tual
         kepada operator PDAM Kab. Kepulauan Tanimbar terkait Transmisi, Distribusi,

         Pembaca Meter, dan Hubungan Pelanggan.                           
       2) Studi Lapangan PDAM Kab. Kepulauan Tanimbar ke PDAM Kota Tual kepada
         Pejabat inti PDAM Kab. Kepulauan Tanimbar terkait transmisi, distribusi,

         pembaca meter, hubungan pelanggan dan penyusunan laporan keuangan (SAK
         ETAP).                                                           

     j. Pelaporan                                                         
       Pelaporan disusun pertahap sesuai kegiatan antara lain: Laporan Pendahuluan,

       Laporan Antara, Konsep Laporan Akhir dan Laporan Akhir.            

  5. Metodelogi Kegiatan                                                  
     Metode Pelaksanaan Kegiatan ini adalah :                             

     a. Melakukan pendampingan penyusunan rencana bisnis (business plan) PDAM,
       yang meliputi beberapa pekerjaan berikut:                          

       - Menyusun rencana kerja fasilitasi penyusunan rencana bisnis;     
       - Memberi panduan/bimbingan pada saat penyusunan rencana bisnis;   

       - Menyusun/mereview masing-masing BAB dalam draft rencana bisnis;  
       - Mendampingi PDAM pada saat penyampaian rencana bisnis kepada kepala

         daerah;                                                          
       - Penyusunan laporan kegiatan;                                     
       - Tersedianya dokumen Rencana Bisnis PDAM yang sudah disetujui Pemerintah

         Daerah terkait.                                                  
     b. Melakukan advokasi Peraturan Daerah PMPD, diantaranya melalui kegiatan-

       kegiatan berikut:                                                  
       - Mereview Peraturan Daerah PMPD;                                  

       - Mendapingi PDAM dalam advokasi Peraturan Daerah PMPD pada Bupati 
         Kepualuan Tanimbar.                                              

    c. Melakukan identifikasi perbaikan kinerja PDAM, diantaranya dengan melakukan

       fasilitasi:                                                        
       - Melakukan identifikasi kinerja PDAM pada aspek keuangan, opersional, teknis,
         dan SDM;                                                         

       - Menyusun langkah-langkah peningkatan kinerja PDAM.               
     d. Membuat program penguatan kelembagaan, dengan kegiatan berikut:   

       - Membuat pelatihan manajemen pengelolaan PDAM;                    
       - Membuat pelatihan penyusunan laporan keuangan (SAK ETAP);        

       - Membuat studi lapangan di PDAM Kota Tual untuk memberikan gambaran kepada
         struktur inti PDAM Kab. Kepulauan Tanimbar mengenai pengelolaan aspek

         keuangan, opersional, teknis, dan SDM di PDAM Kota Tual yang merupakan satu-
         satunya PDAM yang memperoleh penilaian kinerja sehat oleh BPKP.  

       - Membuat On Job Training (Workshop) di PDAM Kabupaten Kepulauan Tanimbar
         dengan menghadirkan PDAM Kota Tual untuk memberikan bimbingan pada
         operator PDAM Kabupaten Kepulauan Tanimbar terkait teknis transmisi distribusi,

         pembacaan meter, customer complaint handling dan lain sebagainya.
     e. Melakukan training program untuk penguatan SDM, diantaranya untuk:

       - Identifikasi kebutuhan diklat dan mendaftar SDM untuk mengikuti diklat di BTAM,
         bekasi;                                                          

       - Pemetaan kompetensi pegawai PDAM.                                

  6. Keluaran                                                             
     Output :                                                             

     Laporan peningkatan kapasitas teknis dan kelembagaan PDAM Kabupaten Kepulauan
     Tanimbar, yang memuat:                                               
     a. Laporan dokumen rencana bisnis yang lengkap dan detail sesuai dengan Peraturan

       Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia No. 118 Tahun 2018 dan sudah disetujui
       oleh Bupati Kabupaten Kepulauan Tanimbar;                          

     b. Laporan advokasi Peraturan Daerah PMPD yang sudah disepakati oleh Pemerintah
       Daerah untuk segera ditindaklanjuti;                               

     c. Laporan rekomendasi teknis peningkatan kinerja PDAM, Laporan manajemen
       pengelolaan PDAM, Laporan keuangan PDAM dan Laporan operator PDAM; 

     d. Laporan kegiatan peningkatan kompetensi SDM PDAM.                 

     Outcome :                                                            
     Terlaksananya fasilitasi peningkatan kapasitas teknis dan kelembagaan PDAM
     Kabupaten Kepulauan Tanimbar.                                        

  7. Jangka Waktu Penyelesaian Kegiatan                                   
     Periode kerja dengan ini selama 6 (enam) bulan kalender / seratus delapan puluh (180)

     hari kalender terhitung setelah Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) ditanda tangani dan
     berlaku efektif dengan 3 (tiga) orang bulan (man month) Tenaga Ahli. 

  8. Personil                                                             

                                 Kualifikasi                Jumlah        
                                                            Orang         
        Posisi                                                            
                                                            Bulan         
                  Pendidikan    Keahlian      Pengalaman                  
      Tenaga Ahli :                                                       
                                           Minimal 3 Tahun bidang         
                                            teknik air minum dan          
                   S1 Teknik               mempunyai pengalaman           
                                 Ahli Muda                                
      Tim Leader Lingkungan/ S1             sebagai Tim Leader 6 OB       
                              Teknik Air Minum                            
                Teknik Penyehatan            (didukung dengan             
                                              referensi dari              
                                            PPK/pengguna Jasa)            
                              Ahli Muda Teknik Minimal 1 Tahun di         
        1 orang                                                           
                               Mekanikal/ Ahli bidang mekanikal           
      Tenaga Ahli  S1 Teknik                                              
                                Muda Bidang elektrikal (didukung 6 OB     
        Teknik  Mesin/Teknik Elektro                                      
                               Keahlian Teknik dengan referensi dari      
       Mekanikal                                                          
                                 Mekanikal  PPK/pengguna Jasa)            
      Asisten Tenaga Ahli                                                 
                                            Minimal 1 Tahun di            
        1 orang                               bidang analisa              
                  S1 Ekonomi                                 6 OB         
      Asisten Ahli                 -        keuangan (didukung            
                Akutansi/Keuangan                                         
       Keuangan                             dengan referensi dari         
                                            PPK/pengguna Jasa)            
 9.  Tugas dan tanggung jawab tenaga ahli                                 
     Adapun tugas dan tanggung jawab tenaga ahli adalah :                 
      No   Tenaga Ahli          Uraian tugas dan tanggung jawab           
                     • Menyusun rencana kegiatan;                         
      1   Tim Leader • Mengkoordinasikan tim konsultan dalam pelaksanaan kegiatan;
                     • Monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan tenaga ahli
                     • Memeriksa setiap hasil pekerjaan tenaga ahli dan asisten tenaga ahli;
                     • Memeriksa dan membahas seluruh POS/SOP yang sudah disusun
                       oleh Tenaga Ahli dan merangkumnya menjadi satu POS/SOP
                       Pengelolaan SPAM;                                  
                     • Mempresentasikan hasil kegiatan baik kepada stakeholder maupun
                       pemberi tugas;                                     
                     • Melaksanakan tahapan kegiatan dalam rangka mencapai output yang
                       diharapkan sesuai dengan kompetensi sebagai ahli teknik lingkungan
                       1antara lain;                                      
                     • Mengumpulkan dan menganalisis data teknis;         
                     • Menyusun Business Plan dan merencanakan kegiatan Aspek Teknis;
                     • Melaksanakan bantuan manajemen pada Aspek Operasional dan
                       Pelayanan dan Penyusunan POS/SOP aspek Operasional SPAM;
                     • Menghitung kebutuhan biaya operasional SPAM;       
                     • Menyusun laporan kegiatan;                         
                     • Membahas hasil kegiatan bersama Pengguna Jasa;     
                     • Merumuskan tindak lanjut fasilitasi bantuan manajemen dan bantuan
                       program;                                           
      No   Tenaga Ahli          Uraian tugas dan tanggung jawab           
                     • Membuat Kajian Opsi Pengelolaan SPAM;              
                     • Menyusun bahan materi untuk aspek teknis, operasional, keuangan,
                       hubungan langganan, dan SDM;                       
                     • Menyiapkan training need analysis berdasarkan kondisi riil PDAM
                       Kabupaten Kepulauan Tanimbar.                      
                     • Berkoordinasi dengan tim leader dalam pelaksanaan kegiatan;
      2   Tenaga Ahli • Melakukan audit energi dan skema efisiensi operasional;
          Teknik     • Mengumpulkan dan analisa data mekanikal elektrikal;
          Mekanikal  • Menyusun rencana kegiatan terkait mekanikal elektrikal;
                     • Melaksanakan bantuan manajemen pada Aspek Operasional
                       (khususnya terkait Mekanikal Elektrikal) dan Penyusunan POS/SOP
                       terkait Mekanikal dan elektrikal;                  
                     • Menyusun laporan kegiatan;                         
                     • Memberikan training di PDAM Kepulauan Tanimbar terkait
                       perpompaan distribusi dan tenaga surya.            
      3   Asisten Tenaga • Berkoordinasi dengan tim leader dalam pelaksanaan kegiatan;
          Ahli Keuangan • Melaksanakan tahapan kegiatan dalam rangka mencapai output yang
                       diharapkan sesuai dengan kompetensi sebagai ahli keuangan antara
                       lain;                                              
                     • Mengumpulkan dan analisa data keuangan;            
                     • Menyusun Business Plan dan merencanakan kegiatan Aspek
                       keuangan;                                          
                     • Menfasilitasi bantuan manajemen pada Aspek Keuangan dan
                       Penyusunan POS/SOP aspek Keuangan;                 
                     • Menghitung tarif jasa pelayanan air minum (FCR)    
                     • Menyusun laporan kegiatan                          
                     • Mengajarkan penyusunan laporan keuangan sesuai SAK ETAP.

  10. Jadwal dan tahapan kegiatan                                         
      Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah 6 (enam) bulan atau 180 (seratus
      delapan puluh) hari kalender.                                       

                                           Pendampingan Penguatan Penyelenggara SPAM Kab. Kepulauan Tanimbar, Provinsi Maluku 2023

                                  Tabel Jadwal Kegiatan dan Pembagian Tugas                                 

                                                  Bulan ke-                                                 

No. Sub-Kegiatan / Pekerjaan 1       2          3          4          5         6       TL   ME   KU        
                      1  2  3 4  1  2  3 4  1  2 3  4  1 2  3  4  1 2  3  4 1  2  3  4                      

1   Persiapan Kegiatan                                                                                      

    Pengumpulan data                                                                                        
                                                                                        v    v    v         
    sekunder                                                                                                
    Menyiapkan format-format                                                            v    v    v         
    Penyusunan metodologi                                                               v    v    v         
    Penyusunan jadwal                                                                                       
                                                                                        v    v    v         
    pelaksanaan                                                                                             
    Penyusunan Rencana                                                                                      
2                                                                                                           
    Bisnis PDAM                                                                                             
    Pembentukan tim teknis                                                                                  
                                                                                        v                   
    PDAM                                                                                                    
    Review Rencana Bisnis                                                                                   
                                                                                        v         v         
    PDAM                                                                                                    
    Pendampingan                                                                                            
    Penyusunan Recana                                                                   v         v         
    Bisnis PDAM                                                                                             
    Pembahasan hasil                                                                                        
    Pendampingan                                                                                            
                                                                                        v    v    v         
    Penyusunan Rencana                                                                                      
    Bisnis PDAM                                                                                             
    Finalisasi Rencana Bisnis                                                                               
                                                                                        v    v    v         
    PDAM                                                                                                    
    Penyepakatan Rencana                                                                                    
                                                                                        v         v         
    Bisnis oleh Direktur PDAM                                                                               
                                                  Bulan ke-                                                 

No. Sub-Kegiatan / Pekerjaan 1       2          3          4          5         6       TL   ME   KU        
                      1  2  3 4  1  2  3 4  1  2 3  4  1 2  3  4  1 2  3  4 1  2  3  4                      
    Melakukan advokasi                                                                                      
3                                                                                                           
    Peraturan Daerah PMPD                                                                                   
    Pernyataan Komitmen                                                                                     
    Bupati Kepulauan                                                                                        
    Tanimbar untuk                                                                                          
                                                                                        v                   
    mendukung peningkatan                                                                                   
    kinerja dan operasional                                                                                 
    PDAM                                                                                                    
    Mereview Peraturan                                                                                      
                                                                                        v                   
    Daerah PMPD                                                                                             
    Mendapingi PDAM dalam                                                                                   
    advokasi Peraturan                                                                                      
    Daerah PMPD pada                                                                    v    v              
    Bupati Kepualuan                                                                                        
    Tanimbar                                                                                                
    Peraturan Daerah PMPD                                                                                   
    sudah disepakati oleh                                                                                   
                                                                                        v    v              
    Pemerintah Daerah untuk                                                                                 
    segera ditindaklanjuti                                                                                  
    Membuat program                                                                                         
4                                                                                                           
    penguatan kelembagaan                                                                                   
    Melakukan studi lapangan                                                                                
                                                                                        v    v    v         
    ke PDAM Kota Tual                                                                                       
    Membuat On Job Training                                                                                 
    (Workshop) di PDAM                                                                                      
    Kabupaten Kepulauan                                                                                     
                                                                                        v    v    v         
    Tanimbar dengan                                                                                         
    menghadirkan PDAM Kota                                                                                  
    Tual                                                                                                    
                                                  Bulan ke-                                                 

No. Sub-Kegiatan / Pekerjaan 1       2          3          4          5         6       TL   ME   KU        
                      1  2  3 4  1  2  3 4  1  2 3  4  1 2  3  4  1 2  3  4 1  2  3  4                      
    Membuat pelatihan                                                                                       
    manajemen pengelolaan                                                               v                   
    PDAM di Saumlaki                                                                                        
    Pelatihan penyusunan                                                                                    
    laporan keuangan (SAK                                                               v         v         
    ETAP)                                                                                                   
    Menyusun POS/SOP dan                                                                                    
    tata kelembagaan                                                                    v    v              
    Penyelenggara SPAM                                                                                      
    Menghitung kebutuhan                                                                                    
                                                                                        v    v              
    biaya operasional SPAM                                                                                  
    Membuat Kajian Opsi                                                                                     
                                                                                        v    v    v         
    Pengelolaan SPAM                                                                                        
    Menyusun bahan materi                                                                                   
    untuk aspek teknis,                                                                                     
    operasional, keuangan,                                                              v    v              
    hubungan langganan, dan                                                                                 
    SDM                                                                                                     
    Mengumpulkan dan                                                                                        
    analisa data ME serta                                                                                   
    melakukan audit energi                                                                   v    v         
    dan skema efisiensi                                                                                     
    operasional                                                                                             
    Menyusun laporan audit                                                                                  
    energi dan skema efisiensi                                                          v    v    v         
    operasional                                                                                             

                                                  Bulan ke-                                                 

No. Sub-Kegiatan / Pekerjaan 1       2          3          4          5         6       TL   ME   KU        
                      1  2  3 4  1  2  3 4  1  2 3  4  1 2  3  4  1 2  3  4 1  2  3  4                      
    Melakukan training                                                                                      
5   program untuk                                                                                           
    penguatan SDM                                                                                           
    Identifikasi kebutuhan                                                                                  
    diklat dan mendaftar SDM                                                                                
                                                                                        v    v              
    untuk mengikuti diklat di                                                                               
    BTAM                                                                                                    
    Menyiapkan training need                                                                                
    analysis berdasarkan                                                                                    
    kondisi riil PDAM                                                                   v    v    v         
    Kabupaten Kepulauan                                                                                     
    Tanimbar.                                                                                               
    Pemetaan kompetensi                                                                                     
                                                                                        v    v              
    pegawai PDAM                                                                                            
6   Laporan                                                                                                 
    Laporan Pendahuluan                                                                 v    v    v         
    Laporan Antara                                                                      v    v    v         
    Laporan Konsep Akhir                                                                v    v    v         
    Laporan Akhir                                                                       v    v    v         

  Keterangan:                                                                                               
  TL    = Tim Leader                                                                                        
  ME    = Tenaga Ahli Teknik Mekanikal                                                                      
  KU    = Asisten Tenaga Ahli Keuangan                                                                      

                                               Pendampingan Penguatan Penyelenggara SPAM Kab. K

  11. Laporan Pendahuluan                                                 

     Laporan Pendahuluan memuat latar belakang, ruang lingkup, metodologi pekerjaan,
     rencana dan jadwal pelaksanaan, penyiapan format-format yang diperlukan mendukung

     keluaran kegiatan, rencana kerja dan tindak lanjut. Diserahkan selambat-lambatnya 1
     (satu) bulan setelah diterbitkan SK Tim Pelaksana Kegiatan, sebanyak 5 (lima)

     eksemplar.                                                           

  12. Laporan Antara                                                      
     Laporan Antara memuat progress pelaksanaan pekerjaan yang telah dilaksanakan,
     serta evaluasi status capaian pekerjaan terhadap target keluaran kegiatan, hasil

     kegiatan saat ini, rencana binis sudah terselesaikan 50%, peta rekomendasi teknis
     PDAM. Laporan Antara harus sudah diserahkan selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan

     setelah kontrak ditandatangani dan hasilnya digandakan sebanyak 5 (lima) eksemplar.

  13. Konsep Laporan Akhir                                                
     Konsep Laporan Akhir memuat laporan dokumen rencana bisnis yang lengkap dan detail

     sesuai dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia No. 118 Tahun 2018
     dan sudah disetujui oleh Bupati, Laporan advokasi Peraturan Daerah PMPD yang sudah

     disepakati oleh Pemerintah Daerah untuk segera ditindaklanjuti, Laporan rekomendasi
     teknis peningkatan kinerja PDAM, Laporan manajemen pengelolaan PDAM, Laporan

     keuangan PDAM dan Laporan operator PDAM serta Laporan kegiatan peningkatan
     kompetensi SDM PDAM. Konsep Laporan Akhir harus sudah diserahkan selambat-

     lambatnya 5 (lima) bulan setelah kontrak ditandatangani dan hasilnya digandakan
     sebanyak 5 (lima) eksemplar.                                         

  14. Laporan Final                                                       

     a. Laporan akhir sebanyak 5 (lima) buku yang merupakan perbaikan dari Konsep
        Laporan Akhir setelah dibahas bersama stakeholder dan pemberi tugas. Selain itu
        konsultan harus menyiapkan bahan presentasi sesuai kebutuhan. Laporan Akhir

        berisi hasil pelaksanaan kegiatan Fasilitasi Peningkatan Kinerja PDAM. Laporan
        Akhir diserahkan paling lambat 6 (enam) bulan kalender setelah SPMK

        ditandatangani.                                                   
     b. Ringkasan Eksekutif summary sebanyak 3 (tiga) eksemplar, diserahkan bersamaan

        dengan penyerahan Laporan Akhir                                   
     c. Hasil dari penyusunan laporan berupa soft copy pelaporan harus diserahkan kepada

        pemberi tugas sebanyak 2 (dua) buah flash disk.