Penyelenggaraan Pertemuan Sub-Regional The 12Th Bimp-Eaga Power And Energy Infrastructure Cluster (Peic) Meeting 2025

URAIAN SINGKAT                                  
                           PEKERJAAN                                     
               PENYELENGGARAAN   PERTEMUAN  SUB REGIONAL                 
The 12th BIMP – EAGA Power and Energy Infrastructure Cluster (PEIC) Meeting 2025

 I. RUANG LINGKUP UMUM                                                   

   A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan                                       

     The 12th BIMP – EAGA Power and Energy Infrastructure Cluster (PEIC) 
     Meeting 2025 akan diselenggarakan pada 22 s.d. 26 September 2025 di salah
     Hotel Bintang 5 , di Kawasan Jakarta Selatan.                       

   B. Spesifikasi Pekerjaan Umum                                         

      Lingkup pekerjaan Pengadaan Jasa Lainnya Professional Conference   
      Organizer (PCO) dalam rangka persiapan dan pelaksanaan seluruh rangkaian

      kegiatan The 12th BIMP – EAGA Power and Energy Infrastructure Cluster
      (PEIC) Meeting 2025 sebagai berikut:                               
      a. Menyediakan Konsep Acara                                        

        Menyediakan konsep acara dengan nuansa adat betawi yang melingkupi
        desain branding, perlengkapan, layout ruangan, dan rencana excursion
        sesuai agenda The 12th BIMP-EAGA PEIC. Konsep acara dituangkan   
        dalam dokumen yang menampilkan yang menjadi dekorasi dan ornamen 
        selama pelaksanaan acara termasuk pada perlengkapan termasuk desain
        dan layout ruangan, diantaranya:                                 
        •  Desain dan branding acara, termasuk logo                      
        •  Dekorasi dan nuansa adat betawi                               

        •  Layout ruangan, backdrop, dan photobooth                      
        •  Desain souvenir dan seminar kit                               
        •  Pelaksanaan ekskursi yang akan dilaksanakan di Museum Nasional,
           Thamrin City, Lunch, dan Dinner.                              
     b. Menyelenggarakan Persidangan The 12th BIMP-EAGA Power And        
        Energy Infrastructure Cluster (PEIC) Meeting 2025                

        Lingkup pekerjaan pengadaan barang/jasa oleh PCO   selama        
        penyelenggaraan persidangan The 12th BIMP-EAGA PEIC, sebagai     
        berikut:                                                         

        1. Ruang Konferensi, Workshop, Dinner :                          
           a. Ruang Meeting/Ruang Konferensi Pertemuan The 12th BIMP-EAGA
             PEIC dan Workshop BIMP-EAGA Vision (BEV) 2035               

             Ruang konferensi akan disediakan oleh PCO. Ruang konferensi 
             berupa Ballroom atau Plenary Hall dengan ukuran minimal 720 Meter
             Persegi dengan layout ruangan berbentuk U-Shape untuk acara 
             konferensi dan Round Table Shape untuk acara workshop. Ruang
             konferensi memiliki panggung serta berkapasitas ruangan yang
             dapat menampung minimal 50 (lima puluh) peserta.            
           b. Ruang Farewell Dinner Pertemuan The 12th BIMP-EAGA PEIC    

             Ruang Farewell Dinner akan disediakan oleh PCO. Ruang dinner
             berupa restoran dan memiliki set-up panggung serta berkapasitas
             ruangan yang dapat menampung minimal 50 (lima puluh) peserta.

        2. Akomodasi                                                     
           Menyediakan kamar di lokasi acara untuk Head of Delegation (HOD)
           setara Eselon II Indonesia sebanyak 6 (enam) buah kamar selama 4
           (empat) malam sesuai dengan spesifikasi.                      

        3. Ruang Penunjang                                               
           Ruang Penunjang lainnya terdiri dari:                         

           Ruang Sekretariat Panitia dan PCO – sebanyak 1 (satu) buah ruangan
           sesuai dengan spesifikasi.                                    
        Menyediakan peralatan dan jasa yang ada di dalam venue yang sesuai
        dengan rincian.                                                  

      c. Menyediakan Perlengkapan dan Peralatan Acara                    
        Menyediakan perlengkapan dan peralatan acara selama kegiatan     
        konferensi The 12th BIMP-EAGA  PEIC  berlangsung. Spesifikasi    
        perlengkapan dan perlengkapan acara yang disediakan sesuai dengan

        rincian spesifikasi teknis sebagaimana terlampir.                
     d. Menyediakan   Dokumentasi    Seluruh   Rangkaian   Acara         
        Penyelenggaraan Kegiatan                                         
        •  Menyediakan videographer dan  fotografer beserta seluruh      
           perlengkapannya untuk mendokumentasikan seluruh rangkaian kegiatan
           konferensi mulai dari kedatangan peserta sampai dengan berakhirnya

           ekskursi dan delegasi kembali ke negara masing-masing.        
        •  Hasil dokumentasi yang telah melalui proses editing dalam bentuk soft
           copy, foto, dan video diserahkan paling lambat 10 (sepuluh) hari
           kalender setelah berakhirnya seluruh rangkaian kegiatan The 12th
           BIMP-EAGA PEIC.                                               

     e. Menyediakan Seminar Kit dan Souvenir untuk Peserta Acara         
        Menyediakan Seminar Kit dan souvenir dengan tema yang sesuai dengan
        konsep acara serta rincian spesifikasi teknis.                   

     f. Menyediakan Sarana Publikasi Kegiatan (Event Branding) di Sekitar
        Venue Acara                                                      
        Menyediakan seluruh sarana publikasi kegiatan di sekitar venue acara yang
        di dalamnya termasuk biaya desain, set-up, pemasangan, serta sewa dan
        perizinan.                                                       
     g. Menyediakan Perlengkapan Pendukung Perkantoran                   
        PCO   menyediakan perlengkapan pendukung perkantoran selama      
        konferensi sesuai dengan rincian spesifikasi teknis.             

     h. Menyediakan Konsumsi Delegasi dan Peserta                        
        PCO menyediakan konsumsi untuk seluruh delegasi dan peserta selama
        rangkaian penyelenggaraan kegiatan The 12th BIMP-EAGA PEIC sesuai
        dengan rincian spesifikasi teknis.                               
     i. Menyediakan Sistem Registrasi dan Microsite                      
        PCO  menyediakan sistem registrasi dan microsite untuk pendaftaran
        peserta atau delegasi serta untuk distribusi informasi dan materi seluruh
        rangkaian kegiatan The 12th BIMP-EAGA PEIC dengan rincian spesifikasi
        teknis.                                                          

     j. PCO  Memastikan dan mengkoordinir seluruh rangkaian kegiatan     
        sehingga dapat berjalan dengan lancar.                           

     k. PCO   bertanggung jawab mendokumentasikan dan  melaporkan        
        perkembangan persiapan acara secara periodik serta membuat       
        dokumentasi dan laporan secara lengkap hasil dari penyelenggaraan dalam
        seluruh rangkaian kegiatan The 12th BIMP – EAGA Power and Energy 
        Infrastructure Cluster (PEIC) Meeting 2025 kepada Tim Pelaksana  
        paling lambat satu minggu setelah seluruh rangkaian acara selesai
        dilaksanakan.