Belanja Jasa Penyelenggaraan Acara Kegiatan Ramadhan Fair Xviii

URAIAN PEKERJAAN                                 

               BELANJA JASA EO RAMADHAN FAIR XVII TAHUN 2023               

1. LATAR BELAKANG                                                          

     Bulan suci Ramadhan menıpakan bulan yang penuh berkah dengan limpahan rahmad dan

     maghfirah dari Allah SWT, Ramadhan merupakan bulan yang dinanti oleh umat Islam
     karena didalamnya penuh dengan kebaikan, keberkatan dan ampunan dari Allah SWT dan

     wajar jika seluruh umat Islam merasa sukacita dalam menjalankan ibadah pada bulan

     Ramadhan 1444 H dan begitu tingginya frekuensi umat lslam dalam beribadah. Sebagai
     refleksi dari kesadaran sosial dan sebagai sarana pengikat ukuwah Islamiyah, sesama

     muslim perlu adanya sentralisasi kegiatan selama bulan Ramadhan.      

     Ramadhan Fair menjadi salah satu barometer Kota Medan sebagai kota yang

     masyarakatnya religius. Selain itu sebagai bukti bahwa ibukota Provinsi Sumatera Utara ini,

     mempunyai peran penting dalam meningkatkan seni dan budaya. Untuk itu Pemerintahan

     Kota Medan menginginkan, penyelenggaraan Ramadhan Fair tahun ini lebih berkualitas dan
     nilai spiritual maupun nilai ekonomi harus dapat seimbang, sehingga maksud dan tujuan

     diselenggarakannya Ramadhan Fair ini tetap dapat terpelihara dengan baik. Sebagai event

     yang menjadi kalender rutin Pemko Medan. Berbagai masalah kerap mewarnai
     pelaksanaan kegiatan yang dinilai sangat efektif bagi para pelaku UMKM untuk lebih

     mengenalkan produknya kepada masyarakat luas.                         

     Dari hal-hal seperti inilah yang mendasari dilaksanakannya kegiatan Ramadhan Fair,

     mengingat Ramadhan Fair adalah event milik semua masyarakat kota Medan. Dari kegiatan

     ini diharapkan mampu menampung kegiatan ekonomi masyarakat kecil atau sebagai
     fasilitator bagi para pedagang musiman atau pelaku usaha untuk memenuhi kebutuhan

     masyarakat menjelang hari raya ldul Fitri sekaligus dapat memberi kenyamanan umat

     dalam beribadah. Kemudian dapat menjadi roda perekonomian masyarakat sekaligus daya

     guna potensi sebagai sentra usaha masyarakat. Selain itu tanpa mengurangi kekhusukan
     dalam beribadah selama bulan Ramadhan dengan adanya event Ramadhan Fair ini juga

     dapat dijadikan sebagai wisata religious bagi seluruh lapisan masyrakat kota Medan. Maka

                                             Ramadhan Fair Ke XVII Tahun 2023. 1
     Pemerintahan kota Medan akan melaksanakan kegiatan Belanja Jasa Eo Ramadhan Fair XVII

     Tahun 2023 yang mana kegiatan Ramadhan tahun ini akan di laksanakan menjadi 2 (dua)

     lokasi antara lain di Mesjid Raya – Istana Maimun dan Kawasan Medan Utara.

2. TARGET SASARAN                                                          

   Target/sasaran dari pelaksanaan kegiatan Belanja Jasa Eo Ramadhan Fair XVII Tahun 2023

   adalah :                                                                
   a. Pejabat Pemerintah baik dari Provinsi Sumatera Utara maupun Kabupaten dan Kota,

     Diplomat Negara - Negara tetangga dan undangan lainnya;               

   b. Wisatawan Asing dan Domestic;                                        
   c. Masyarakat umum, Pelajar serta Mahasiswa;                            

   d. Pelaku Usaha dan UMKM Kota Medan; dan                                

   e. Peserta pengajian baik dari Kota Medan bahkan dari luar Kota Medan.  

3. LINGKUP PEKERJAAN                                                       
   Kegiatan Belanja Jasa Eo Ramadhan Fair XVII Tahun 2023 dilaksanakan dalam bentuk :

   a. Pameran/Bazar baik berbentuk kuliner, konveksi den pemeran kreatif lainnya;

   b. Melaksanakan kegiatan Tausiah menjelang berbuka puasa;               
   c. Membuka konsultasi keagamaan secara terbuka untuk masyarakat umum;   

   d. Melaksanakan berbagai macam lomba;                                   

   e. Menggelar acara malam Nuzulul Qur’an yang di isi oleh Ustadz Kondang dari Ibukota;
   f. Menampilkan berbagai hiburan benuansa islami baik dari pengisi acara lokal maupun dari

     ibukota (dengan menghadirkan Artis dan Band Religi Ibukota) sehingga kegiatan Ramadhan

     Fair Ke- XVII akan lebih menarik.                                     

5. TATA PENYELENGGARAAN                                                    

  1) Standar Teknis Penyedia untuk Kawasan Mesjid Raya – Istana Maimun     

     a. Kesekretariatan yang Merupakan kegiatan awal dari penyusunan rencana keja dan
       dilengkapi dengan peralatan yang mendukung baik dari mencetak undangan,

       menyiapkan tagihan rekening listrik dari PLN, mempersiapkan pengeras suara di lokasi

       kegiatan untuk menginformasikan jadwal buka puasa atau informasi lainnya serta
       mempersiapkan peralatan kebersihan seperti kain lap, sapu, Tong sampah, serokan

       sampah, ID Card, cetak brosur, penggandaan formulir, stiker, HT, produksi seragam
                                             Ramadhan Fair Ke XVII Tahun 2023. 2
       pramusaji, petugas pengatur acara, petugas pengatur pameran dan petugas pengatur

       lomba.                                                              

     b. Rapat Pertemuan dan Sarana Pengundian Pedagang, yaitu dengan memasang sound

       system 3.000 watt, memasang tenda kerucut 5 x 5 m, menyediakan kursi plastik,
       menyediakan meja petak dan menyediakan petugas penerimaan formular dan

       pengundian pedagang.                                                

     c. Promosi, pekejaan ini difokuskan pada pemasangan Spanduk kegiatan, Spanduk
       himbauan dan Umbul-Umbul karenaa dianggap efektif dalam menyebarkan informasi

       kegiatan kepada masyarakat umum, selain itu juga akan mencetak jadwal Acara dengan

       bahan terbuat dari mmt/vinyl beiukuran 3 x 4m dan Baliho Selamat Datang uk. 3 x 4 m.

     d. Panggung Utama dan VIP , yaitu dengan memasang Panggung Utama, Rigging Utama,

       Rigging LED, Dekorasi Panggung, Lampu Hias, memasang Sound System dengan
       kapasitas 45.000 Watt. pemasangan LED uk. 40 m, menyediakan Genset 60 kva untuk

       sound system dan lighting, menyediakan Genset 100 kva untuk LED, pemasangan

       Lighting System dengan komposisi yang baik, acara akan di dokumentasikan melalui

       video shooting dan foto, pemasangan tenda dan panggung VIP, memasang pagar
       keamanan VIP, memasang tenda untuk undangan, menyediakan kursi dan meja untuk

       VIP dan para undangan serta Meja Roundtable, mendirikan tenda kerucut untuk UMKM

       dan pengisi acara serta sewa flooring + karpet untuk tenda kerucut dan VIP.
     e. Stand UMKM, yaitu dengan mendirikan Tenda Dome uk. 20 x 140 m untuk

       tamu/pengunjung kuliner, mendirikan partisi uk. 2 x 2 m, mendirikan tenda kerucut

       untuk keperluan keamanan, kesehatan, panitia, konsulltasi keagamaan, pedagang, dan
       UMKM, mendirikan Panggung tausiah, menyediakan sound system 3.000 watt,

       menyediakan meja petak, menyediakan kursi, merakit instalasi listrik dan air,

       mendekorasi landmark dan mendirikan Gapura masuk dan keluar yang didesain secara
       tematik dan baik, serta menyediakan generator set.                  

     f. Menghadirkan Ustad untuk mengisi kegiatan Konsultasi Keagamaan yang dilakukan di

       Tenda Kerucut yang di sekitar lokasi kegiatan.                      

     g. Pengisi Acara dalam kegiatan ini, yaitu dengan menampilkan Group band lbukota, Artis
       Ibukota (Solo) dan Ustadz lbukota tentunya yang popular di mata masyarakat. Tentunya

       para Artis yang didatangkan dari Ibukota akan dilengkapi dengan beberapa akomodasi

                                             Ramadhan Fair Ke XVII Tahun 2023. 3
       (termasuk honor, tiket pesawat, penginapan, transportasi local, snack dan uang makan

       sehingga para artis tersebut merasa nyaman selama mengisi acara pada kegiatan ini.

       Beberapa group Haflah, band religi lokal dan musik akustik lokal juga akan menghibur

       pengunjung dengan membawakan lagu-lagu bertema islami. Selain itu juga akan
       menghadiri para ustadz lokal guna mengisi jadwal tausiah yang dilakukan menjelang

       berbuka puasa di panggung tausiah. Acara akan dipandu oleh MC yang berpengalaman.

     h. Menyediakan Makanan dan Minuman VIP dan Tamu Undangan, seperti makanan
       prasmanan, teh/ kopi, snack dan buah VIP.                           

     i. Melaksanakan beberapa perlombaan yang bernuansa religi, seperti Lomba Adzan,

       Lomba Busana Muslimah, Lomba Tahfiz Qur’an Tingkat Anak-Anak 1 Juz, Lomba Pildacil,
       lomba mewarnai dan kaligrafi, dalam pekejaan ini akan disusun secara sistematis nutuk

       pelaksanaan berbagai perlombaan sehingga nantinya akan mengacu pada tata tertib

       acara selama berlangsungnya kegiatan. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
       pedoman aturan yang berlaku.                                        

  2) Standar Teknis Penyedia untuk Kawasan Medan Utara                     

    a. Kesekretariatan yang Merupakan kegiatan awal dari penyusunan rencana keja dan
       dilengkapi dengan peralatan yang mendukung baik dari mencetak undangan,

       menyiapkan tagihan rekening listrik dari PLN, mempersiapkan pengeras suara di lokasi

       kegiatan untuk menginformasikan jadwal buka puasa atau informasi lainnya serta
       mempersiapkan peralatan kebersihan seperti kain pembersih, sapu, tempat sampah,

       serokan sampah, ID Card, cetak brosur, penggandaan formulir, stiker, HT, produksi

       seragam pramusaji, petugas pengatur acara, petugas pengatur pameran dan petugas
       pengatur lomba.                                                     

    b. Rapat Pertemuan dan Sarana Pengundian Pedagang, yaitu dengan memasang sound

       system 3.000 watt, penyediaan lokasi pertemuan beserta kursi, meja , spanduk dan
       menyediakan petugas penerimaan formulir dan pengundian pedagang.    

    c. Promosi, pekejaan ini difokuskan pada pemasangan Spanduk kegiatan, Spanduk

       himbauan dan Umbul-Umbul karena dianggap efektif dalam menyebarkan informasi

       kegiatan kepada masyarakat umum, selain itu juga akan mencetak jadwal Acara dengan
       bahan terbuat dari mmt/vinyl berukuran 3 x 4m dan Baliho Selamat Datang uk. 3 x 4 m.

    d. Panggung Utama dan VIP , yaitu dengan memasang Panggung Utama, Rigging Utama,

                                             Ramadhan Fair Ke XVII Tahun 2023. 4
       Dekorasi Panggung, memasang Sound System dengan kapasitas 20.000 Watt.

       pemasangan LED uk. 24 m, menyediakan Genset 60 kva untuk sound system dan

       lighting, menyediakan Genset 100 kva untuk LED, pemasangan Lighting System dengan

       komposisi yang baik, acara akan di dokumentasikan melalui video shooting dan foto,
       pemasangan tenda dan panggung VIP, memasang pagar keamanan, menyediakan kursi

       untuk VIP dan para undangan serta Meja Roundtable, mendirikan tenda kerucut untuk

       UMKM dan pengisi acara serta sewa flooring + karpet untuk tenda kerucut dan VIP.
    e. Stand Kuliner dan UMKM, yaitu dengan mendirikan tenda kerucut 5 x 5 m, 3 x 3, m,

       mendirikan tenda uk 25 x 15 m, dan pemasangan partisi 2 x 2 m, mendirikan tenda

       kerucut untuk keperluan keamanan, kesehatan, panitia, konsulltasi keagamaan, Misty
       Fan, Meja Petak, kursi Kuliner, instalasi listrik dan air, mendekorasi landmark dan

       mendirikan Gapura masuk dan keluar yang didesain secara tematik dan baik, serta

       menyediakan generator set.                                          
    f. Menghadirkan Ustad untuk mengisi kegaiatan Konsultasi Keagamaan yang dilakukan di

       Tenda Kerucut yang di sekitar lokasi kegiatan.                      

    g. Pengisi Acara dalam kegiatan ini, yaitu dengan menampilkan Group band lbukota, Artis

       Ibukota (Solo) dan Ustadz lbukota tentunya yang popular di mata masyarakat. Tentunya
       para Artis yang didatangkan dari Ibukota akan dilengkapi dengan beberapa akomodasi

       (termasuk honor, tiket pesawat, penginapan, transportasi local, snack dan uang makan

       sehingga para artis tersebut merasa nyaman selama mengisi acara pada kegiatan ini.
       Beberapa group Haflah, band religi lokal dan musik akustik lokal juga akan menghibur

       pengunjung dengan membawakan lagu-lagu bertema islami. Selain itu juga akan

       menghadiri para ustadz lokal guna mengisi jadwal tausiah yang dilakukan menjelang
       berbuka puasa di panggung tausiah. Acara akan dipandu oleh MC yang berpengalaman.

    h. Melaksanakan beberapa perlombaan yang bernuansa religi, seperti Busana Muslim,

       Loma Pildacil dan Mewarnai dalam pekejaan ini akan disusun secara sistematis untuk
       pelaksanaan berbagai perlombaan sehingga nantinya akan mengacu pada tata tertib

       acara selama berlangsungnya kegiatan. Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan

       pedoman aturan yang berlaku.                                        

  3) Penjadwalan                                                           

    Masa pelaksanaan kegiatan tanggal 1 s/d 30 Ramadhan 2023, dengan memperhitungkan

                                             Ramadhan Fair Ke XVII Tahun 2023. 5
    masa persiapan dan pasca pelaksanaan kegiatan.                         

7. SUMBER DANA DAN PEMBIAYAAN                                              

  Sumber Dana Kegiatan Penyelenggaraan Belanja Jasa Eo Ramadhan Fair XVII Tahun 2023 berasal
  dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) Pemerintah Kota Medan tahun Anggaran 2023,

  pada pos Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kota Medan dalam kode rekening nomor:
  5.1.02.02.01.0047 dengan prakiraan biaya sebagai berikut :               

  -  Pagu Anggaran       : Rp. 5.035.211.960,-                             

8. PRODUK YANG DIHASILKAN                                                  

  Hasil yang diperoleh dari kegiatan ini berupa terselenggaranya kegiatan Belanja Jasa Eo

  Ramadhan Fair XVII Tahun 2023 dengan baik dan terpenuhinva dokumen pelaksanaan dan
  pelaporan yang sesuai dengan peraturan yang berlaku.                     

9. TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN                                            
  Kegiatan Belanja Jasa EO Ramadhan Fair XVII Tahun 2023 dilaksanakan selama 20 (dua puluh)

  hari pada tanggal 25 Maret sampai dengan 13 April 2023. Lokasi kegiatan terdiri dari 2 lokasi

  antara lain :                                                            
  a. Mesjid Raya – Istana Maimun                                           

  b. Kawasan Medan Utara                                                   

                             Medan,  Februari 2023                         
                             KEPALA DINAS PENDIDIKAN DANKEBUDAYAAN         
                             KOTA MEDAN                                    
                             Selaku Pengguna Anggaran                      

                             LAKSAMANA  PUTRA SIREGAR, SH, M.SP            
                             PEMBINA TK. I                                 
                             NIP. 197502282006041015                       

                                             Ramadhan Fair Ke XVII Tahun 2023. 6